Capacity planning: Align your team's resources with project needs
Planuj efektywnie i unikaj popychania zespołu do granic możliwości
Przeglądaj tematy
Każdy lider lub kierownik projektu wie, że faktyczna wydajność zespołu może być wielką niewiadomą.
Za każdym razem, gdy ktoś prosi Cię o udział w nowym interdyscyplinarnym przedsięwzięciu, stawiasz sobie pytanie: czy Twój zespół realnie ma czas, aby pomóc? Być może wyrażenie zgody poważnie nadwyręży wasze możliwości?
Na tym właśnie polega planowanie wydajności (bo tak formalnie nazywa się ten proces).
What is capacity planning?
Capacity planning is the process of determining the resource needs of your project. By analyzing project needs, the goal of capacity planning is to match workload based on team availability to complete projects on time.
Jak sama nazwa wskazuje, proces można podzielić na dwie części: wydajność i planowanie.
Najpierw musisz ustalić ogólną wydajność swojego zespołu, czyli maksymalną ilość pracy, jaką możesz im powierzyć bez nadwyrężania. Z tymi informacjami możesz przejść do etapu planowania. Ustalasz więc priorytet poszczególnych zadań i tak planujesz dostępny czas, aby praca została ukończona w zamierzonym terminie.
Wyobraź sobie, że Twój zespół został poproszony o zebranie danych i przygotowanie raportu w celu wsparcia zespołu sprzedaży — powiedzmy, że potrzebne są im dane o klientach z ostatnich dwóch lat.
Zapoznajesz się więc z wymaganiami projektu, ustalasz zakres i szacujesz potrzebny czas, aby określić, jak długo potrwa ten projekt. Myślisz, że całość wymaga około ośmiu godzin pracy.
Teraz musisz się dowiedzieć, czy Twój zespół faktycznie dysponuje ośmioma godzinami.
Najprostszym sposobem jest poproszenie członków zespołu o wypisanie wszystkich obowiązków wykonywanych w typowym tygodniu wraz z szacowanym czasem każdej czynności (wyrażonym jako liczba godzin w tygodniu). Powinni przy tym sprawdzić swoje kalendarze, skrzynki odbiorcze, zgłoszenia Jira itp., aby podane informacje były jak najbardziej realistyczne. Tak otrzymasz łączną liczbę godzin w tygodniu, które obecnie są zajęte.
Na tej podstawie ustalisz, czy jest jakiś zapas czasu, w którym można podjąć się nowego projektu. Zidentyfikujesz również najlepsze osoby do jego realizacji (na podstawie tego, kto dysponuje największą elastycznością) i wyznaczysz bardziej realistyczny termin dostarczenia projektu.
Przykładowo Dennis poświęca na swoje aktualne obowiązki tylko około 30 godzin tygodniowo, ma moce przerobowe i odpowiednią wiedzę, ale mówi, że na przygotowanie raportu będzie potrzebować czasu do poniedziałku.
Planowanie wydajności oznacza sprowadzenie na ziemię planu projektu i oczekiwań — a nie snucie optymistycznych domysłów na temat możliwości swojego zespołu.
Planowanie wydajności w praktyce
Aby dowiedzieć się, jak krok po kroku zaplanować wydajność, zapoznaj się z naszym procesem planowania wydajności. Następnie udokumentuj wyniki w szablonie planowania wydajności dostępnym w Confluence. Oto jak wygląda dokument planowania wydajności:
Capacity planning vs. capacity management vs. resource planning
Capacity planning vs. capacity management
Gdy zaczniesz zgłębiać temat planowania wydajności, możesz spotkać się również z terminem „zarządzanie wydajnością”. Jest on najczęściej używany w odniesieniu do zespołów i projektów IT, ale pojawia się też w innych branżach.
Zarządzanie wydajnością jest szerszym pojęciem, opisującym ogólną zdolność firmy do nadzorowania i koordynowania wszystkich dostępnych zasobów w celu spełnienia wymagań projektu.
Zarządzanie wydajnością to termin ogólny, natomiast planowanie wydajności jest jednym z elementów procesu zarządzania wydajnością — podobnie jak rozmowy kwalifikacyjne są częścią procesu rekrutacji.
Capacity planning vs. resource planning
Prawdopodobnie usłyszysz też o planowaniu zasobów. Termin ten jest często używany zamiennie z terminem „planowanie wydajności”, ale w rzeczywistości są to dwie różne rzeczy.
Planowanie wydajności dotyczy zasobu, jakim są pracownicy, i polega na ustaleniu, czy dysponują oni umiejętnościami i mocami przerobowymi pozwalającymi spełnić wymagania projektu. Na przykład: czy zespół realnie jest w stanie zgromadzić potrzebne dane do piątku?
Planowanie zasobów polega natomiast na przydzieleniu do projektu określonych zasobów — ludzi, budżetu, oprogramowania, sprzętu, materiałów itp.
Celem jest upewnienie się, że każdy zasób jest wykorzystywany jak najlepiej. Może w pulpicie danych da się wprowadzić zmiany, które ułatwią wyszukanie potrzebnych informacji? Może zespół pracuje nad innymi raportami, które mogą jednak poczekać, aż ten będzie gotowy? Jak zmaksymalizować wykorzystanie konkretnego narzędzia?
Zalety planowania wydajności
Minie trochę czasu, zanim nabierzesz wprawy w planowaniu wydajności, zwłaszcza jeśli zazwyczaj zgadzasz się na spełnienie każdej prośby, która ląduje na Twoim biurku. Ale wyrobienie tego nawyku zapewnia wiele korzyści.
1. Unikniesz wypalenia zespołu
Statystyki są przerażające: 48% pracowników twierdzi, że zbyt często narzucane są im nierealistyczne terminy i mają zbyt dużo pracy do wykonania. Trudno się dziwić — jeśli nikt nie kontroluje faktycznych możliwości danego zespołu, jego możliwości na pewno zostaną nadwyrężone. W końcu dodatkowa praca zawsze się znajdzie.
Podjęcie wysiłku w celu dokładnego poznania rzeczywistej wydajności zespołu oznacza, że nie przytłoczysz go zbyt wieloma zadaniami i obowiązkami, a także będziesz w stanie pomóc w zarządzaniu czasem, nadając priorytet czynnościom mającym największe znaczenie.
2. Będziesz ustalać bardziej realistyczne terminy
Wiesz już, że projekty mają tendencję do rozmijania się z harmonogramem. Wynika to z błędów planowania, czyli tendencji do optymistycznego skracania planowanego czasu, jakiego naprawdę potrzeba na realizację danego projektu.
To trudny do przezwyciężenia nawyk, ale planowanie wydajności może w tym pomóc. Szczególnie przydatne jest uzyskanie szczegółowych informacji na temat dostępności bezpośrednio od członków zespołu, gdyż pozwala to sformułować realistyczne oczekiwania co do terminów na podstawie faktycznych możliwości.
3. Zidentyfikujesz luki w umiejętnościach
Planowanie wydajności polega na zrozumieniu, jaką pracę jest w stanie wykonać Twój zespół. Dotyczy to nie tylko czasu, ale także umiejętności. Niestety aż 54% pracowników twierdzi, że nie wiedzą wszystkiego, co powinni, aby wykonywać obecną pracę.
Oceniając możliwości zespołu i planując pracę z wyprzedzeniem, łatwiej dostrzec, czy dany projekt wymaga umiejętności, których brakuje Twoim pracownikom. Może do spełnienia prośby zespołu sprzedaży potrzeba specjalistów ds. danych, którymi firma po prostu nie dysponuje.
Ustalenie tego na wczesnych etapach pozwala podjąć proaktywne działania, takie jak przeszkolenie kogoś z zespołu, outsourcing zadania czy zmiana zakresu projektu.
Wyzwania związane z planowaniem wydajności
Planowanie wydajności oferuje wiele zalet, ale wymaga również sporo wysiłku. Omówmy kilka typowych przeszkód.
1. Wydajność może być trudna do uchwycenia
Sądzisz, że planowanie wydajności to jednorazowa czynność? Przemyśl to jeszcze raz. Wydajność Twojego zespołu stale się zmienia, w miarę jak zmieniają się projekty, a członkowie zespołu opuszczają lub zasilają jego szeregi. Ponadto jest się zdanym na uczciwość innych osób oraz ich umiejętność oceny obecnego obciążenia pracą i ograniczeń.
Wszystko to sprawia, że trudno dokładnie wskazać, jakim potencjałem wykonawczym dysponuje Twój zespół na potrzeby podejmowania nowych wyzwań, szczególnie jeśli składa się z ambitnych pracowników, którzy zawsze powiedzą, że mogą przyjąć kolejne zlecenie. Dlatego im częściej będziesz rozmawiać z zespołem o planowaniu wydajności (większość zespołów robi to co tydzień), tym łatwiej będzie wam dawać realistyczne odpowiedzi na wszelkie prośby.
Podczas tych rozmów synchronizacyjnych plany Jira mogą pomóc w wizualizacji i zrozumieniu obciążenia i potencjału wykonawczego członków zespołu.
2. Zmiany mogą powodować zboczenie z kursu
Nikt nie jest jasnowidzem i nawet najbardziej doświadczeni kierownicy projektów napotykają czasem przeszkody. Z każdym projektem wiąże się ryzyko, a nieprzewidziane okoliczności — począwszy od sezonowych wahań aż po zmiany w branży — mogą zburzyć najbardziej misterny plan.
Kiedy próbujesz uwzględnić wszystkie potencjalne niepowodzenia, planowanie wydajności staje się jeszcze trudniejsze. Dlatego ważne jest przewidzenie zapasu (nawet jeśli będzie to tylko dodatkowy dzień lub dwa), które zapobiegnie katastrofie.
3. Konieczne jest podejmowanie trudnych rozmów
Planowanie wydajności oznacza, że trzeba będzie czasem mówić „nie”, nawet jeśli Twój zespół był wcześniej znany w firmie jako wyjątkowo spolegliwy.
Pamiętaj: planowanie wydajności spełnia swoją rolę tylko wtedy, gdy faktycznie robisz coś z pozyskanymi informacjami. Na przykład odrzucasz projekty z powodu braku mocy przerobowych, dostosowujesz lub zmniejszasz oczekiwania albo wydłużasz terminy. Zawsze lepiej odmówić, niż zgodzić się, a później nawalić.
Najlepsze praktyki w zakresie planowania wydajności
Nauka planowania wydajności z pewnością wymaga trochę czasu (oraz wielu prób i błędów). Poniżej kilka wskazówek, które ułatwią ten proces.
1. Wyciągaj wnioski z poprzednich projektów
Doświadczenie jest świetnym nauczycielem, pod warunkiem że chcesz spojrzeć wstecz i uczyć się. Kiedy skończysz projekt, nie umywaj od razu rąk. Zorganizuj analizę post-mortem, aby omówić jego przebieg, zwracając szczególną uwagę na wszelkie momenty, w których wydajność została nadwyrężona.
Co doprowadziło do problemu? Czy zakres projektu rozszerzył się? Czy członkowie zespołu przeszacowali swoją dostępność? Znajdź pierwotną przyczynę i zidentyfikuj sposoby, dzięki którym unikniesz tego samego problemu w przyszłości.
2. Prowadź szczere rozmowy ze swoim zespołem
Nikt nie wie lepiej, jakie moce przerobowe ma damy zespół, niż jego członkowie. Dlatego warto szczerze z nimi rozmawiać na temat obłożenia pracą i ewentualnych dodatkowych projektów, których realizacji mogliby się podjąć.
Pamiętaj, że wydajność stale się zmienia, więc musisz przeprowadzać te rozmowy regularnie. Poświęć kilka minut standardowego spotkania zespołu na omówienie bieżących zadań. Dzięki temu uzyskasz aktualne informacje dotyczące obowiązków i bieżącego obciążenia pracą. Polecamy dokumentowanie rozmów w szablonie Role i obowiązki, dzięki czemu członkowie zespołu będą mieli łatwy dostęp do przydatnych informacji na początku nowego kwartału, projektu czy podczas kontroli zmian wydajności.
3. Z wyprzedzeniem uzyskaj niezbędne informacje
Często przyjmujemy nowy projekt i jego wymagania, a dopiero później zastanawiamy się, jak zespół sobie z nim poradzi.
Sprytniejszym podejściem jest jednak wykorzystanie planowania wydajności, by odwrócić kolejność. Zacznij od realistycznej oceny, ile Twój zespół aktualnie może z siebie dać, a następnie zaplanuj całą pracę.
Wyeliminowanie zabawy w zgadywanie na temat wydajności zespołu pozwala skutecznie ustalić priorytet poszczególnych projektów, sformułować bardziej realistyczne oczekiwania i terminy oraz zachować wysokie morale wśród członków zespołu — a na dodatek zaoszczędzić wszystkim mnóstwa stresu i frustracji.
Spraw, aby ten proces był jeszcze bardziej płynny, korzystając z szablonów Jira i szablonu planowania potencjału wykonawczego w Confluence do przygotowania i organizowania pracy we wszystkich zespołach. Powodzenia przy planowaniu!
Start using capacity planning software
Często przyjmujemy nowy projekt i jego wymagania, a dopiero później zastanawiamy się, jak zespół sobie z nim poradzi.
Sprytniejszym podejściem jest jednak wykorzystanie planowania wydajności, by odwrócić kolejność. Zacznij od realistycznej oceny, ile Twój zespół aktualnie może z siebie dać, a następnie zaplanuj całą pracę.
Wyeliminowanie zabawy w zgadywanie na temat wydajności zespołu pozwala skutecznie ustalić priorytet poszczególnych projektów, sformułować bardziej realistyczne oczekiwania i terminy oraz zachować wysokie morale wśród członków zespołu — a na dodatek zaoszczędzić wszystkim mnóstwa stresu i frustracji.
Spraw, aby ten proces był jeszcze bardziej płynny, korzystając z szablonów Jira i szablonu planowania potencjału wykonawczego w Confluence do przygotowania i organizowania pracy we wszystkich zespołach. Powodzenia przy planowaniu!
