Uzgodnienia dotyczące współpracy

Każdy ma inny styl pracy, ale osiągnięcie celów wymaga współdziałania. Nakreśl wspólne sposoby pracy zespołu, aby ustalić wzajemne oczekiwania, zaoszczędzić czas i efektywnie współpracować.

Obejrzyj film

Przygotowanie

10 min

Czas trwania

60 min

Osoby

2–10

5–SEKUNDOWE PODSUMOWANIE

Zorientuj się, kiedy i jak członkowie Twojego zespołu pracują najlepiej.
Ustal wzajemne oczekiwania dotyczące komunikacji zespołowej.
Określ najbardziej wydajne i skuteczne sposoby współpracy.

POTRZEBNE ELEMENTY

Wideokonferencje z udostępnianiem ekranu
Narzędzie do współpracy cyfrowej (zobacz przykłady szablonów)
Opcjonalnie: fizyczna tablica, markery i karteczki samoprzylepne

Zasoby do gry

Szablon Confluence

Szablon Trello

Jak przygotować uzgodnienia dotyczące współpracy zespołowej

Określ zasady, które umożliwią Twojemu zespołowi skuteczne działanie na drodze do osiągania wspólnych celów.

Czym są uzgodnienia dotyczące współpracy?

Uzgodnienia dotyczące współpracy to wspólne normy dotyczące tego, jak zespół będzie razem funkcjonować, komunikować się i współpracować, niezależnie od tego, czy znajduje się w tym samym miejscu, czy w wielu strefach czasowych.

Dlaczego warto opracować uzgodnienia dotyczące współpracy?

Każda osoba stosuje własne praktyki, ale osiąganie celów jako zespół wymaga przyjęcia sposobów pracy, które będą skuteczne dla wszystkich. Nawet jeśli wydaje się, że wszystko idzie gładko, zawsze jest miejsce na poprawę.

Atlassian Teamwork Lab przetestował tę grę w Atlassian i ustalił, że:

74% pracowników, którzy przeprowadzili tę grę, odczuło potrzebę wypowiedzenia się na temat zmian, które chcieliby zobaczyć w swoim zespole w celu poprawy współpracy;
uzgodnienia dotyczące współpracy pomogły zespołom zwiększyć zaangażowanie każdego członka zespołu, dzielić się odpowiedzialnością za decyzje i opracowywać długoterminowe rozwiązania problemów związanych ze sposobami pracy.

Kiedy należy przeprowadzić grę Uzgodnienia dotyczące współpracy?

Niezależnie od tego, czy Twój zespół jest nowy, czy ma ugruntowaną pozycję, nigdy nie ma „nieodpowiedniego” momentu na opracowanie uzgodnień dotyczących współpracy. Ta gra jest szczególnie przydatna podczas onboardingu nowych członków zespołu, po reorganizacji lub gdy zmieniają się scenariusze pracy.

Korzyści wynikające z uzgodnień dotyczących współpracy

Badania przeprowadzone przez Atlassian Teamwork Lab i literatura naukowa sugerują, że uzgodnienia dotyczące współpracy pomagają:

Prowadzić mniej spotkań, ale o bardziej celowym charakterze (i określać, kiedy mogą być asynchroniczne).
Komunikować się w jasny sposób.
Zmniejszyć liczbę nieporozumień.
Skuteczniejsza komunikacja
Zwiększyć wydajność zespołu.
Poprawić rozwiązywanie konfliktów.
Zwiększyć bezpieczeństwo psychiczne.
Przyspieszyć onboarding.

1. Przygotowanie prowadzącego

Szac. czas: 5 MIN

Wyślij wiadomość do zespołu objaśniającą grę, aby upewnić się, że wszyscy rozumieją temat i cel spotkania: opracowanie zbioru uzgodnień dotyczących postępowania, które będą określać sposób współpracy.
Utwórz dokument do współpracy, taki jak tablica Trello, tablica Confluence lub strona Confluence.
Wyślij dokument do zespołu co najmniej kilka dni przed grą wraz z instrukcjami dotyczącymi tego, co należy zrobić. (Patrz punkty „Przygotowanie członków zespołu” i „Przygotowanie lidera” poniżej). Podaj kontekst związany z uzgodnieniami dotyczącymi współpracy i znaczenie, jakie odgrywają w przygotowaniu zespołu do odniesienia sukcesu. Jeśli masz przygotowany plakat zespołu, umieść go w wiadomości, aby przypomnieć wszystkim o celu i zadaniach zespołu.
Zbierz informacje o problemach, z którymi obecnie boryka się zespół, zarówno na podstawie retrospektyw, jak i wcześniejszych doświadczeń i informacji zwrotnych. Te wyzwania będą źródłem informacji w grze.

WSKAZÓWKA: UTWÓRZ INFORMACJE O PRACOWNIKACH

Świetnym sposobem, aby pomóc nowym członkom, wykonawcom, zespołom projektowym, interesariuszom i zespołom w sieci szybko rozpocząć współpracę z Twoim zespołem, jest wypełnienie profilu pracownika wyjaśniającego, jak lubisz pracować.

2. Przygotowanie członków zespołu

Szac. czas: 5 MIN

Poproś każdą osobę o wypełnienie szablonu paroma przemyśleniami na każdy z poniższych tematów. (Członkowie zespołu mogą również zamieszczać łącza do swoich profili pracowników, które zawierają więcej informacji o ich optymalnym sposobie pracy).

Imię i nazwisko
Miejsce pracy i strefa czasowa
Godziny pracy i zobowiązania
Środowisko pracy i preferencje
Jak lubię otrzymywać informacje zwrotne
Informacje kontekstowe o mnie

3. Przygotowanie lidera

Szac. czas: 10 min

Przed rozpoczęciem gry przygotuj wersję roboczą dwóch poniższych sekcji szablonu.

Kanały komunikacji

Zastanów się, jak Twój zespół będzie się skutecznie komunikować. Wpisz kanał, jego przeznaczenie, odbiorców oraz wszelkie standardy określone dla komunikacji w tej przestrzeni. Przykładowo możesz używać Confluence jako pojedynczego źródła rzetelnych informacji na potrzeby dokumentacji i planowania, a aplikacji Slack do codziennej komunikacji.

Proces eskalacji

Zgodnie z powiedzeniem, brak planu to plan porażki. Zastanów się, jak chcesz, aby Twój zespół eskalował pilne problemy lub podejmował decyzje, gdy nie jest w stanie osiągnąć konsensusu. Wyjaśnij, kto podejmuje decyzje, jak będziesz radzić sobie z eskalacjami, jaki poziom przejrzystości zamierzasz zapewnić i jak będziesz informować innych o decyzjach.

Nie wiesz, jak obsługiwać eskalacje? Wypróbuj naszą macierz decyzyjną DACI. Możesz też wspólnie z zespołem opracować ścieżkę Jednoznaczne eskalacje, która określi opcje eskalacji i pomoże w podejmowaniu lepszych decyzji.

4. Rozpoczęcie gry od wprowadzenia

Szac. czas: 15 min

Rozpocznij warsztaty, podsumowując cel spotkania i formułując pewne wzajemne ustalenia dotyczące warsztatów, np. prosząc zespół o:

zachowanie otwartości i dociekliwości,
aktywne słuchanie i zabieranie głosu,
ograniczenie czynników rozpraszających uwagę i optymalizację łączności: odłożenie telefonów, włączenie kamer, ustawienie statusu „Nie przeszkadzać”;
nieprzerywanie innym i umożliwienie każdemu zabrania głosu;
pamiętaniu, że uzgodnienia dotyczące współpracy będą z czasem korygowane.

Następnie podsumuj bieżące wyzwania zespołu zebrane przed warsztatami. Pomogą one zainspirować pomysły na ulepszenie sposobów pracy.

Następnie daj zespołowi pięć minut na przeczytanie w ciszy wersji roboczej dokumentu, który powstał w ramach przygotowania do sesji. Członkowie zespołu mogą zostawiać swoje komentarze na stronie.

Na koniec poproś każdą osobę o wskazanie jednej rzeczy, której dowiedziała się o innym członku zespołu. Pomoże to wszystkim lepiej się poznać i zachęci do rozmowy.

WSKAZÓWKA: LUDZIE, NIE PROCESY

W tej grze chodzi o współpracę między ludźmi. Jeśli pojawią się pomysły związane z procesem, utwórz „Parking” i ustal osobny czas na rozmowę na te tematy, aby utrzymać koncentrację grupy.

5. Edycja sekcji Kanały komunikacji

Szac. czas: 10 min

Poświęć 10 minut na omówienie z zespołem sekcji Kanały komunikacji i wprowadzenie w niej zmian. Możesz wprowadzać zmiany w dokumencie cyfrowym i/lub zapisywać pomysły na fizycznej tablicy, jeśli spotykacie się osobiście. (Pamiętaj tylko, aby zapisać w formie cyfrowej notatki z fizycznej tablicy, aby móc z nich skorzystać w przyszłości).

Wstęp do rozmowy:

Czy można coś dodać, usunąć lub zmienić?
Kiedy powinniśmy sprawdzić, czy to działa?
Jak chcemy, aby inne zespoły, liderzy lub interesariusze komunikowali się z nami?

WSKAZÓWKA: OSIĄGNIJ KOMPROMIS, A NIE KONSENSUS

Masz problem z uzgodnieniem najlepszego sposobu na osiąganie wyników jako zespół? Często zdarza się, że członkowie zespołu mają różne preferencje. Jedna osoba może preferować korzystanie z aplikacji Slack, podczas gdy inna woli rozmowę w aplikacji Zoom. Przeprowadź głosowanie, aby osiągnąć akceptowalny kompromis do wypróbowania jako zespół, z obietnicą, że jest to punkt wyjścia do testowania i dostosowywania w miarę upływu czasu.

6. Utworzenie lub udoskonalanie planu spotkania

Szac. czas: 30 min

Współpraca jest niezbędna do osiągnięcia celów zespołu, ale nie zawsze wymaga spotkań. Podczas tej części warsztatów omówicie jako zespół, dlaczego, kiedy oraz jak korzystać ze spotkań synchronicznych i komunikacji asynchronicznej. Przykładami tego drugiego sposobu są: wysyłanie pisemnych komunikatów w aplikacji Slack, aktualizacje wideo za pomocą narzędzia Loom lub przeprowadzanie burzy mózgów na tablicy Confluence.

(Próbujesz zdecydować, która komunikacja — synchroniczna czy asynchroniczna — ma większy sens? Zapoznaj się z różnicami między komunikacją synchroniczną i asynchroniczną, aby wybrać najlepszy sposób w każdej sytuacji).

Zawężając liczbę przypadków, w których potrzebne jest organizowanie spotkania, przedyskutuj następujące pytania z zespołem, aby przeprowadzić audyt dotychczasowych spotkań i starannie zaplanować działania na przyszłość:

Jakie rodzaje spotkań są potrzebne?
Jaki format spotkania ułatwi osiągnięcie naszych celów? (Spotkania prowadzone na podstawie strony są wyjątkowo skuteczne).
Jaka częstotliwość i długość są odpowiednie?
Kto powinien uczestniczyć w spotkaniu i jakie będą ich role?
W których z tych spotkań domyślnie będzie mógł uczestniczyć agent SI do robienia notatek?

Jeśli komunikacja asynchroniczna jest dobrą alternatywą, omów następujące pytania ze swoim zespołem:

Jakie rodzaje komunikacji asynchronicznej ułatwią osiągnięcie naszych celów? (np. wiadomości pisemne, filmy, tablice itp.).
Kto powinien być zaangażowany i jaka będzie rola tych osób? (np. Kto i do kiedy przygotowuje treści? Kto i do kiedy wnosi swój wkład? Kto recenzuje i do kiedy?)
Jaka powinna być częstotliwość?

Znalezienie odpowiedniej równowagi między komunikacją synchroniczną i asynchroniczną może wymagać pewnych eksperymentów. Zakończ tę część rozmowy dyskusją: Kiedy powinniśmy sprawdzić, czy to działa?

WSKAZÓWKA: ZMAGANIE SIĘ ZE STREFAMI CZASOWYMI

Masz rozproszony zespół, który pracuje w wielu strefach czasowych? Pomocne może być wyznaczenie okien współpracy, aby wszyscy wiedzieli, które godziny są najlepsze do prowadzenia działań synchronicznych.

7. Edycja sekcji Proces eskalacji

Szac. czas: 10 min

Przejrzyj i zmodyfikuj sekcję Proces eskalacji, której wersję roboczą przygotował lider. Wspólnie z zespołem przedyskutuj wszelkie uzupełnienia lub zmiany, które należy wprowadzić, aż zespół osiągnie konsensus.

8. Ustanowienie planu ciągłego doskonalenia

Szac. czas: 10 min

Uzgodnienia dotyczące współpracy przyjęte podczas tych warsztatów stanowią jedynie punkt wyjścia i z czasem mogą, a nawet powinny, być aktualizowane. Ostatnim krokiem warsztatów powinno być omówienie sposobu korygowania uzgodnień w miarę rozwoju zespołu i zdobywania przez niego doświadczenia.

Wstęp do rozmowy:

Kiedy powinniśmy dokonywać przeglądu tych uzgodnień dotyczących współpracy i dlaczego? (np. kwartalnie na podstawie wyciągniętych wniosków, po dużym kamieniu milowym itp.)
Jak zdecydujemy, czy uzgodnienia wymagają korekty?
Jaki poziom przejrzystości jest wymagany, a jaki byłby mile widziany?
Jak będziemy udostępniać zmiany?

Kolejne czynności

Weryfikacja

Oprócz kwartalnych przeglądów uzgodnień dotyczących współpracy warto je również ponownie przeanalizować podczas onboardingu nowych członków zespołu, reorganizacji zespołu, gdy zmieniają się scenariusze pracy lub gdy uzgodnienia nie mogą być dłużej stosowane. Jest to szczególnie ważne, jeśli Twój zespół przechodzi na tryb pracy hybrydowej lub w pełni rozproszonej. Wasze rytuały i uzgodnienia będą musiały ulec zmianie, aby uwzględnić różne lokalizacje geograficzne, strefy czasowe i technologie.

Przejrzyj z zespołem dotychczasowe uzgodnienia i zagłosuj za ich utrzymaniem lub zmianą. Następnie poproś członków zespołu o przeprowadzenie burzy mózgów oraz zaproponowanie i przegłosowanie wszelkich dodatkowych uzgodnień.

Jeśli uzgodnienie nie jest wykonalne, omów z zespołem, co może być tego powodem.

Weryfikacja

Jeśli uzgodnienie nie jest wykonalne, omów z zespołem, co może być tego powodem.

Różnice

Sprawdź swoje uzgodnienia dotyczące współpracy, korzystając z szeregu przemyśleń:

Przykłady zespołów, które sprawnie ze sobą współpracują. Co moglibyśmy od nich przejąć?
Co możemy zrobić, aby uniknąć błędów popełnionych w przeszłości przez inne zespoły?

2. Przygotowanie zespołu 5 MIN

Przed rozpoczęciem warsztatu na żywo wyślij do członków zespołu szablon. Podaj kontekst związany z uzgodnieniami dotyczącymi współpracy i znaczenie, jakie odgrywają w przygotowaniu zespołu do odniesienia sukcesu. Pamiętaj, aby oznaczyć dokument jako wersję roboczą lub prace w toku. Roześlij plakat zespołu, aby zapoznać wszystkich jego członków z tym, co i dlaczego robicie jako zespół. Czy nadal musisz pomagać członkom zespołu dobrze zrozumieć jego cele i zadania? Zacznij od uruchomienia gry Plakat zespołu.

Poproś członków zespołu, aby każdy przekazał następujące informacje:

Imię i nazwisko
Miejsce pracy i strefa czasowa
Godziny pracy i zobowiązania
Środowisko pracy i preferencje
Jak lubię otrzymywać informacje zwrotne
Informacje o mnie. W tym ćwiczeniu ogranicz się do maksymalnie dwóch punktów. Dodatkowe punkty otrzymasz za zachęcenie członków zespołu, aby zajrzeli do swoich informacji o pracownikach, które wyjaśniają, kiedy radzą sobie najlepiej.

WSKAZÓWKA: UTWÓRZ INFORMACJE O PRACOWNIKACH

Świetnym sposobem na to, żeby pomóc nowym członkom, wykonawcom, zespołom projektowym, interesariuszom i zespołom sieciowym szybko odnaleźć się w Twoim zespole jest wypełnienie informacji o pracownikach wyjaśniającej, jak lubisz pracować.

WSKAZÓWKA: ZMAGANIE SIĘ ZE STREFAMI CZASOWYMI

Masz rozproszony zespół, który pracuje w wielu strefach czasowych? Pomocne może być znalezienie właściwego czasu do współpracy, aby wszyscy zrozumieli, jakie godziny najlepiej służą pracy synchronicznej.

5. Utworzenie kanałów komunikacji 10 MIN

Poświęć 10 minut na omówienie z zespołem punktu Kanały komunikacji.

Zaczyny myślowe do dyskusji:

Czy można coś dodać, usunąć lub zmienić?
Kiedy powinniśmy sprawdzić, czy to działa?
Jak chcemy, aby inne zespoły, liderzy lub interesariusze komunikowali się z nami?

WSKAZÓWKA: OSIĄGNIJ KOMPROMIS, A NIE KONSENSUS

Masz problem z uzgodnieniem najlepszego sposobu na osiągnięcie wyników w zespole? Bardzo często członkowie zespołu mają różne preferencje. Jeden woli korzystać ze Slacka, a inny połączenia na żywo w Zoom. Zarządź głosowanie, aby osiągnąć kompromis w zespole, obiecując, że wrócicie do tematu. Z czasem będziecie się uczyć i doskonalić jako zespół.