Рабочие соглашения

До начала семинара по сценарию заполните два следующих раздела шаблона в предварительном варианте.

Каналы коммуникации

Подумайте, как наладить общение внутри команды. В этом разделе укажите каналы, их назначение, аудиторию и стандарты коммуникации. Например, в качестве единого источника достоверной информации по планам и документации можно использовать Confluence, а для повседневного общения выбрать Slack.

Процесс эскалации

Как говорится, не планировать — значит планировать проиграть. Подумайте, что нужно делать команде в случае срочной проблемы, по которой не удается достичь консенсуса. Как принимать решения? Какова процедура эскалации? Укажите, кому команда должна будет эскалировать проблемы, как проводить эскалацию, какой уровень прозрачности вы ожидаете и как будете информировать других о своих решениях.

Не знаете, как правильно провести эскалацию? Попробуйте нашу систему принятия решений DACI. А еще вы можете вместе с командой разработать программу чистой эскалации, в которой будут описаны варианты эскалации проблем и рекомендации по принятию действенных решений.

В начале семинара кратко изложите его цель и договоритесь по нескольким вопросам, например попросите команду:

• быть объективными и открытыми;
• внимательно слушать и поддерживать коллег в их желании выразить мнение;
• минимизировать отвлекающие факторы и поддерживать максимальную вовлеченность, то есть отложить телефоны, включить веб-камеры и активировать функцию «Не беспокоить»;
• стараться не перебивать других и давать каждому возможность высказаться;
• не забывать, что со временем в рабочие соглашения будут внесены корректировки.

Затем кратко изложите созданный перед семинаром список трудностей, с которыми сталкивается команда. Так у участников появятся мысли о том, как улучшить методы работы.

Затем дайте команде пять минут на чтение предварительного варианта документа с вопросами, который все заполняли на этапе подготовки. Участники также могут оставлять комментарии на странице.

Наконец, попросите каждого поделиться чем-то новым, что они узнали о другом участнике команды. Это поможет всем лучше познакомиться и начать обсуждение.

В течение 10 минут обсудите и отредактируйте с командой раздел «Каналы коммуникации». Редактируйте цифровой документ, а если вы проводите семинар в очном формате, записывайте идеи на магнитно-маркерной доске (в этом случае не забудьте перенести записи с доски в цифровую форму, чтобы к ним можно было обращаться позже).

Начните обсуждение со следующих вопросов:

• Есть ли аспекты, которые нужно дополнить, убрать или изменить?
• Когда нужно проверить, работает ли выбранное решение?
• Как нам нужно вести общение с другими командами, руководителями или заинтересованными сторонами?

Для достижения командных целей необходима совместная работа, а вот совещания требуются не всегда. В этой части семинара вы с командой обсудите, зачем, когда и как проводить синхронные совещания или общаться асинхронно. Например, можно оправлять письменные сообщения об изменениях в Slack, снимать видео с помощью Loom, или проводить мозговой штурм с помощью досок Confluence.

(Пытаетесь понять, какой вид коммуникации лучше? Оцените разницу между синхронным и асинхронным общением и выберите подходящее решение для каждой ситуации.)

Когда вы определите, в каких случаях действительно нужно проводить совещания, внимательно пересмотрите график совещаний и составьте новый план. Для этого обсудите следующие вопросы:

• Какие типы собраний необходимы?
• Какой формат собраний поможет нам в достижении целей? (Собрания с использованием страницы особенно эффективны.)
• Как часто и как долго должны проходить собрания?
• Кому следует присутствовать на собрании и каковы их роли?

• Какие собрания по умолчанию может протоколировать искусственный интеллект?

Если вам подходит асинхронное общение, обсудите следующие вопросы с командой:

• Какие виды асинхронного общения помогут нам в достижении целей (например, письменные сообщения, видео, доски и т. д.)?
• Кому следует принимать участие и каковы их роли (например, кто и когда создает контент, кто и когда вносит свой вклад, кто и когда проверяет)?

• Каким должен быть график совещаний?

Чтобы найти правильный баланс между синхронной и асинхронной коммуникацией, нужно немного поэкспериментировать. В завершение семинара обсудите, когда нужно будет проверить успешность достигнутых рабочих соглашений.

Просмотрите и отредактируйте раздел «Процесс эскалации», подготовленный руководителем. Обсуждайте с командой необходимые дополнения или изменения до тех пор, пока не придете к единому мнению.

Рабочие соглашения, достигнутые на этом семинаре, — это просто отправная точка, и со временем их можно и нужно обновлять. В качестве заключительного шага обсудите, как вы будете корректировать эти соглашения по мере обучения и роста команды.

Начните обсуждение со следующих вопросов:

• Когда и почему нам следует пересматривать эти рабочие соглашения (например, ежеквартально на основе сделанных выводов, после важной контрольной точки и т. д.)?
• Как мы поймем, что соглашение нужно скорректировать?
• Какой уровень прозрачности требуется и какого уровня достигать не обязательно, но было бы неплохо?
• Как мы будем делиться информацией об изменениях?