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Lucid Software + Atlassian

A gente queria a posição de líder no setor. Não se vê líderes no setor de SaaS usando soluções no local.” David Torgerson, vice-presidente de infraestrutura e TI

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de economia no tempo de engenharia após a migração para a nuvem

Trinta dias para mais inovação e satisfação dos colaboradores: a história de migração na nuvem da Lucid

A Lucid Software, fornecedora líder de software de colaboração visual, acredita que a felicidade do cliente se baseia na felicidade dos funcionários, dessa forma, ela investe bastante em melhorias internas e externas. A migração para o Atlassian Cloud a ajuda a atingir os dois objetivos. Em apenas 30 dias, a Lucid e a parceira de soluções Oxalis fizeram a transição tranquila da implementação no local das ferramentas Atlassian para a nuvem, consolidando a posição da Lucid como líder de SaaS e aumentando a economia de tempo, a inovação e a satisfação dos funcionários. Continue lendo para saber mais sobre essa jornada e as lições importantes aprendidas.

Como profissionais modernos, a gente ouve repetidas vezes que o cliente tem sempre razão e que o foco das empresas deve ser o de tornar suas vidas melhores. Embora a equipe por trás da Lucid Software, fornecedora líder de software de colaboração visual, concorde com esse mantra, sua maneira de aplicar essa abordagem é um pouco diferenciada: ela acredita que a felicidade do cliente se baseia na felicidade dos funcionários, dessa forma, ela investe bastante em melhorias internas e externas. A migração da Lucid para o Atlassian Cloud foi uma vitória em ambas as vertentes.

A equipe usou implantações no local do Jira e do Confluence no trabalho diário durante anos e avaliava com frequência se (e quando) deveriam migrar para a nuvem. Em 2021, todos os sinais indicavam que era o momento certo. Para se consolidar como líderes de SaaS, utilizar seu produto na nuvem (da mesma forma que seus clientes fazem) e oferecer a experiência rápida e segura que os funcionários queriam, a Lucid contratou a parceira de solução Oxalis para realizar a migração em tempo recorde.

Em 30 dias, a Lucid e a Oxalis concluíram o que, em geral, seria uma migração com duração de três a seis meses. Em estreita colaboração, os parceiros fizeram concessões estratégicas para avançar com rapidez, transformando os produtos Atlassian da empresa em um sistema de nuvem escalável e de alto desempenho que potencializou a eficiência e a eficácia da Lucid. Hoje, os funcionários estão economizando tempo e se preocupando menos, o que promove um ambiente de trabalho mais feliz e, por sua vez, clientes mais felizes.

Ao longo do processo, a Lucid alcançou grandes vitórias e aprendeu lições importantes. Veja como ela realizou a transição para o Atlassian Cloud, junto com suas principais dicas para empresas de pequeno e médio porte que estão embarcando em sua própria jornada de migração.

Ver e criar o futuro para seus clientes e empresas

O Pacote de colaboração visual da Lucid (que inclui os produtos Lucidchart, Lucidspark e Lucidscale) atende a formas modernas de trabalho e colaboração. Em vez de depender de um fluxo interminável de texto para transmitir um ponto de vista, os colegas podem trabalhar em uma tela compartilhada a partir de qualquer lugar do mundo para visualizar quase que qualquer coisa. Pense em executivos reunidos em um quadro branco virtual para debater um novo plano estratégico ou uma equipe de DevOps colaborando no design visual de uma nova arquitetura de nuvem.

Quando a Lucid foi fundada em 2010, a tecnologia de nuvem ainda estava dando seus primeiros passos. Sua equipe pequena utilizava o Google Docs para compartilhamento de conhecimento e o Mantis para emissão de tickets, mas à medida que a empresa crescia, David Torgerson, vice-presidente de infraestrutura e TI, informa que essas ferramentas “foram descontinuadas com rapidez”. “Era impossível encontrar o que se queria”, lembra. “Assim que a gente cresceu para além de um pequeno grupo de pessoas, se fez necessária uma maneira mais consistente de armazenar informações. Foi aí que Jira e Confluence entraram em cena.”

A equipe de David realizou implantações no local do Jira e do Confluence, o método de implantação mais popular da Atlassian na época, que logo foram adotadas em toda a empresa. O Jira se tornou a ferramenta preferida para priorizar e concluir epics, histórias e tarefas de desenvolvimento. A equipe recorreu ao Confluence para documentações, roteiros, runbooks, registros de chamadas, relatórios e muito mais.

Enquanto muitas empresas “configuram e esquecem” quando adicionam novas soluções tecnológicas, a missão da Lucid é ajudar seus clientes a ver e a criar o futuro — e ela adota a mesma abordagem em sua própria empresa. O uso da Atlassian no local atendeu às suas necessidades na época, mas a Lucid estava sempre de olho no futuro e explorando maneiras de otimizar seu ambiente.

Na empresa, a gente agrega valor criando características, tornando o produto mais estável e inovando. Todo o tempo que a gente passa na manutenção de ferramentas internas é um custo de oportunidade perdida.”

David Torgerson
Vice-presidente de infraestrutura e TI

Uma “tempestade perfeita” antecipa uma rápida migração para a nuvem

Com o tempo, a tecnologia de nuvem se fortaleceu e se tornou o padrão do setor, enquanto as ferramentas baseadas em servidor ficaram mais caras e difíceis de manter. O gerenciamento dos plug-ins era complicado, as atualizações contínuas precisavam ser implementadas de modo manual e a capacidade diminuía à medida que a Lucid crescia.

Em 2019, a empresa fez o upgrade para o Atlassian Data Center para diminuir algumas das complicações operacionais da manutenção de ferramentas no local e aproveitar uma experiência mais moderna. Ela sabia que migrar para a nuvem era seu objetivo final — era apenas uma questão de tempo.

“A gente queria a posição de líder no setor. Não se vê líderes no setor de SaaS usando soluções no local”, diz David. “Na empresa, a gente agrega valor criando características, tornando o produto mais estável e inovando. Todo o tempo que a gente passa na manutenção de ferramentas internas é um custo de oportunidade perdida.”

Além de seguir as práticas recomendadas do setor e reduzir a sobrecarga de manutenção, a Lucid também queria realizar a migração para que pudesse utilizar seus próprios produtos baseados em nuvem e seus apps exclusivos do Atlassian Cloud da mesma forma que seus clientes fazem (um passo inestimável para incentivar a empatia e a inovação), melhorando a segurança e possibilitando acesso remoto aos funcionários.

À medida que a Lucid avaliava os custos e os benefícios da migração na nuvem a cada ano, essa transição se tornou favorável em 2020. A decisão foi fácil graças a todas as análises realizadas ao longo dos anos. David diz que foi “enfim, uma tempestade perfeita” de ter os motivos e as pessoas certas, alinhados no momento certo.

Dica profissional da Lucid: entre em contato com um parceiro quando precisar de suporte, velocidade e/ou experiência adicionais.

A Lucid pediu ajuda à Parceira de soluções Oxalis para entender melhor as nuances da nuvem e ter uma equipe experiente que pudesse dar orientações com rapidez sobre como organizar dados, estruturar permissões de segurança e resolver problemas complexos.

A equipe de David reconheceu que a Oxalis tinha vasta experiência em migrações para o Atlassian Cloud, mas também estava disposta a admitir quando era necessário realizar mais pesquisas ou reflexões. “A gente sabia que havia uma lacuna. Quando a gente iniciou esse processo por conta própria, não havia clareza sobre se os desafios enfrentados eram itens conhecidos, alterações esperadas ou lacunas de entendimento. A equipe da Oxalis foi rápida em informar quando os problemas eram comuns ou novos”, diz David. “Com a confiança nessa equipe de especialistas, a gente conseguiu se unir, filtrar a desorganização e colaborar na solução dos problemas difíceis de fato.”

A equipe executiva da Lucid estava de acordo com a migração e, fiel ao seu espírito inovador, desafiou a Engenharia a se esforçar ainda mais. “Nosso CEO sempre criou um senso de urgência — não de um ponto de vista irreal, mas para garantir que as pessoas estejam sempre entusiasmadas e lutando para permanecer no topo. Então ele disse: ‘O que é preciso para realizar essa migração em duas semanas?’”

A Oxalis estava preparada para um desafio, mas disse à equipe que uma migração como essa, em geral, levaria cerca de seis meses. Após discutir as concessões, foi definido um cronograma agressivo, porém, viável: 30 dias. Seria difícil, mas com estreita colaboração e compromissos estratégicos, ambas as equipes acreditaram que essa meta poderia ser atingida.

Dica profissional da Lucid: alinhamento com uma visão clara.

Jake Sullivan, consultor administrativo da Oxalis, diz que um dos “superpoderes” da Lucid foi se alinhar em torno de uma visão compartilhada e criar confiança para obter consenso e acelerar o processo. David acrescenta: “divulgar nossa visão dentro da empresa ajudou a criar entusiasmo interno. A gente queria deixar claro o que a migração representa para o funcionário final, não apenas dizer: ‘Agora você está usando a nuvem.’”

O objetivo era facilitar ao máximo as vidas dos funcionários e liderar com as coisas que eles consideravam mais importantes — coisas pelas quais poderiam ansiar. Levar essa realidade para todos os funcionários e expressar o possível valor dela para eles ajudou a contrabalançar o esforço envolvido e foi instrumental para o aumento da motivação interna.

David Torgerson
Vice-presidente de infraestrutura e TI

Foco, validação, comunicação: os três segredos da Lucid para realizar a migração em um mês

Com uma visão bem definida de poder praticar o que prega (trabalhar na nuvem) e um cronograma agressivo para atingir essa meta (30 dias), a Lucid e a Oxalis começaram a se preparar para a migração, se concentrando em mover apenas os ativos mais importantes e essenciais. “Como empresa, a gente decidiu que chegar à nuvem era mais importante do que garantir 100% de paridade com o que havia no local. Isso fez uma grande diferença”, lembra David. “A gente tem uma filosofia interna de que, se não estiver mais agregando valor, a gente não vai continuar investindo recursos e nem manter essa opção.”

Essa filosofia serviu de base para a governança de plug-ins da Lucid ao longo do tempo. Já haviam sido identificados quais plug-ins não eram mais muito utilizados ou seriam muito difíceis de mover, o que ajudou a Oxalis e a Lucid no planejamento da migração na nuvem. Em vez de ter que fazer um mapeamento extensivo de funcionalidades antigas para novas, a equipe identificou o que queria e precisava mover e deixou todo o resto de lado.

O Jira Cloud Migration Assistant, ferramenta atualizada da Atlassian, também foi útil ao tornar o mapeamento de usuários mais intuitivo, dando suporte mais avançado para tipos de campo personalizados e permitindo a migração de quadros entre projetos. Economizar tempo nessas tarefas significava que a Lucid poderia se concentrar mais nos testes, o que era importante não apenas para evitar problemas, mas também para ganhar adesão e gerenciar mudanças organizacionais. Foram convidados cerca de 20 testadores em toda a empresa, para que a engenharia pudesse ver como o ambiente de nuvem funcionava para vários casos de uso.

"A Oxalis descobriu que uma cadência de testes de migração em conjunto com o UAT ajuda a socializar as pessoas com as diferenças entre as implementações no local e na nuvem da Atlassian”, diz Jake. “Foram obtidos os melhores recursos da documentação interna da Atlassian e da Lucid para comunicar o que esperar com clareza e antecedência, dando aos funcionários a confiança de que há um plano para garantir uma experiência estável."

Dica profissional da Lucid: inclua uma ampla variedade de usuários, que envolva entusiastas e céticos, no planejamento e teste de migração.

O recrutamento de testadores em toda a empresa e a inclusão de apoiadores da nuvem e céticos no processo ajudou a Lucid a identificar mais lacunas nas ferramentas, solucionar essas lacunas e desenvolver entusiastas e recursos para seus departamentos. David diz: “A inclusão de todos os tipos de usuários nos testes foi muito importante. Por exemplo, foram envolvidos os usuários diários, que são os usuários experientes, bem como a equipe de SRE, que são usuários menos frequentes e não estão tão familiarizados. Ter uma ampla variedade de testadores ajudou a transmitir entusiasmo, e os usuários e céticos menos frequentes foram ótimos em apontar deficiências técnicas”.

Esses investimentos intencionais em testes e comunicação valeram a pena, pois a Lucid realizou diversas simulações e iniciou a migração para a nuvem apenas algumas semanas depois. A migração foi concluída em um fim de semana e sem apresentar maiores dificuldades. "Como a gente tinha realizado várias simulações e testes de aceitação do usuário (UATs) em várias instâncias, houve apenas um item problemático no dia da migração. A gente corrigiu na hora", diz David.

A mudança foi tão tranquila que os funcionários mal perceberam sua implementação. "Quando as pessoas voltaram na segunda-feira, a maioria não percebeu nenhuma mudança, ou seja, a gente alcançou o objetivo pretendido. Eles sabiam apenas que era possível acessar o sistema pelo telefone", diz David. As pessoas que expressaram preocupação com a perda de dados ou com interrupções em seus trabalhos tiveram uma ótima surpresa. Muitas horas e semanas depois, era como se eles estivessem trabalhando no Atlassian Cloud desde sempre. "Quando soube que a gente estava migrando para o Atlassian Cloud, fiquei preocupada com o impacto que o processo poderia ter nos dados e no fluxo de trabalho que eu tinha. Agora, já não consigo me lembrar de como era trabalhar fora da nuvem”, diz Emma Reece, Especialista sênior em garantia de qualidade.

Os funcionários também estão aproveitando a experiência aprimorada e os recursos úteis do Atlassian Cloud. "A interface do Jira é melhor e a experiência é mais suave", explicou o gerente de produtos, Chance Ramey. “O Jira Plans também é um divisor de águas. Conforme as prioridades mudam, dá para atualizar os planos com rapidez e acompanhar melhor se a gente está pronto para os lançamentos."

Dica profissional da Lucid: fale sobre a importância da nuvem, não apenas as mudanças.

Pessoas são criaturas de hábitos, por isso, mudanças — não importa se grandes ou pequenas — muitas vezes enfrentam resistência. Para ganhar adesão, superar objeções e gerar entusiasmo, a Lucid foi honesta sobre as mudanças que os funcionários poderiam esperar após a migração e incentivou bastante os benefícios da transição. “A gente precisou dar algumas mensagens desafiadoras. O objetivo era facilitar ao máximo as vidas dos funcionários e lidar com os itens que eles consideravam mais importantes — as coisas pelas quais eles poderiam esperar”, diz David. “Levar essa realidade para todos os funcionários e expressar o possível valor dela para eles ajudou a contrabalançar o esforço envolvido e colaborou para o aumento da motivação interna.”

A equipe de SRE foi a que mais se beneficiou. Agora, há uma economia de 25% do tempo de trabalho semanal com o Atlassian Cloud.

David Torgerson
Vice-presidente de infraestrutura e TI

Grande economia de tempo, além da satisfação inestimável dos funcionários

Com apenas 30 dias após a decisão de migrar, a Lucid trabalhava em perfeitas condições no Atlassian Cloud e aproveitava a velocidade, a segurança e a experiência tranquila esperada há anos. “A gente pôde parar de se preocupar com a manutenção do banco de dados, a manutenção e configuração do servidor, a automatização da configuração do Data Center e as diferenças nos ambientes. A gente sabe que a Atlassian vai corrigir as vulnerabilidades que surgirem. Há menos coisas com as quais a equipe de SRE precisa estar ciente e se preocupar. Ela consegue fazer o gerenciamento consistente do nosso ambiente de produção, o que alivia o estresse, a quantidade de testes que precisam ser feitos e muito mais”, diz David.

A equipe de David também economizou um tempo significativo em correções, escalabilidade e interrupções, muitas das quais exigiam esforço, mas não agregavam muito valor. “A equipe de SRE foi a que mais se beneficiou. Agora, há uma economia de 25% do tempo de trabalho semanal no Atlassian Cloud”, segundo ele. “Pelo menos duas vezes por mês, um dos dez membros da equipe teria que parar o que estava fazendo e passar de cinco minutos a algumas horas consertando algo. Em seguida, houve as atualizações e revisões. Também foi difícil ajustar a escalabilidade. Cada tarefa em si levava apenas alguns minutos, mas somadas, elas não agregavam muito valor e, muitas vezes, geravam interrupções durante reuniões ou nos fins de semana. Hoje, todas essas atividades não existem mais”, explica David.

Com menos interrupções e tarefas tediosas, além de maneiras mais simples de trabalhar e colaborar, os funcionários da Lucid enfim experimentam o mesmo contentamento que seus clientes. À medida que continuam avançando, a equipe espera ter o Atlassian Cloud ao seu alcance e a Oxalis ao seu lado para apoiar a satisfação dos funcionários, impulsionar a produtividade e ajudar os clientes a construírem seu futuro.

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