Acordos de trabalho

Antes do workshop de táticas ao vivo, preencha um rascunho das duas seções a seguir no template.

Canais de comunicação

Pense em como a equipe vai se comunicar com eficácia. Preencha o canal, o propósito dele, o público e todos os padrões estabelecidos para comunicação nesse espaço. Por exemplo, você pode usar o Confluence como a única fonte de informações para documentação e planejamento e o Slack para a comunicação diária.

Processo de escalonamento

Como diz o ditado, a falta de planejamento é um plano para o fracasso. Pense em como você quer que a equipe enfrente problemas urgentes ou tome decisões quando não for possível chegar a um consenso. Decida quem toma a decisão, como você vai lidar com escalonamentos, qual nível de transparência vai oferecer e como vai informar aos outros sobre as decisões.

Não sabe como lidar com os escalonamentos? Teste a estrutura de tomada de decisão DACI. Você também pode trabalhar com a equipe para oferecer um caminho de escalonamento limpo que vai descrever as opções de escalonamento e orientar uma melhor tomada de decisão.

Abra o workshop recapitulando o propósito da reunião e estabelecendo alguns acordos mútuos para o workshop, como pedir à equipe que:

• Manter a mente aberta e curiosa
• Praticar a escuta ativa e incentivar todos a contribuir
• Minimize as distrações e maximize a conexão: desligue os telefones, ative as câmeras e ative a opção “Não perturbe”
• Tente não interromper os outros e dê a todos a oportunidade de falar
• Não esqueça que os acordos de trabalho vão ser ajustados ao longo do tempo

Em seguida, ofereça um resumo dos desafios atuais da equipe reunidos antes do workshop. Esses desafios ajudam a gerar ideias sobre como melhorar as formas de trabalhar.

Em seguida, dê à equipe cinco minutos para ler em silêncio o documento preliminar para o qual todos contribuíram como pré-trabalho. Os membros da equipe também podem comentar na página.

Por fim, peça a cada pessoa que compartilhe uma coisa nova que aprendeu sobre outro membro da equipe. Essa prática ajuda todos a se conhecerem melhor e a quebrar o gelo.

Reserve dez minutos para discutir e editar a seção Canais de comunicação com a equipe. Você pode fazer edições no documento digital e/ou escrever ideias em um quadro branco físico no caso de reunião presencial. (Não se esqueça de fazer anotações digitais do quadro branco físico para referência futura).

Iniciadores de conversa:

• Alguma adição, remoção ou alteração?
• Quando devemos analisar se isso está funcionando?
• Como a gente quer que outras equipes, líderes ou partes interessadas se comuniquem com a gente?

A colaboração é essencial para atingir as metas da equipe, mas isso nem sempre exige uma reunião. Durante esta parte do workshop, você vai discutir com a equipe por que, quando e como usar reuniões síncronas e comunicação assíncrona, como o envio de atualizações por escrito pelo Slack, atualizações de vídeo pelo Loom ou brainstorming com os quadros brancos do Confluence.

(Está tentando decidir se a comunicação síncrona ou assíncrona faz mais sentido? Veja a diferença entre sincronia e assincronia para que você possa escolher qual meio é o melhor para cada situação).

Ao identificar os casos em que uma reunião é necessária, converse sobre estas perguntas com a equipe para auditar as reuniões e planejar com cuidado o futuro:

• Que tipos de reuniões são necessárias?
• Qual formato de reunião vai ajudar a atingir as metas? (As reuniões conduzidas por página são muito eficazes.)
• Qual frequência e duração são apropriadas?
• Quem deve comparecer e quais são as funções de cada um na reunião?

• Em quais dessas reuniões a gente vai permitir o uso de um anotador de IA por padrão?

Quando a comunicação assíncrona for uma boa alternativa, converse sobre essas questões com a equipe:

• Quais tipos de comunicação assíncrona vão ajudar a atingir as metas? (por exemplo, mensagens escritas, vídeos, quadro branco etc.)
• Quem deve estar envolvido e quais são as funções de cada um? (por exemplo, quem está criando conteúdo e até quando? Quem está contribuindo e até quando? Quem está avaliando e até quando?)

• Qual deve ser a frequência?

Descobrir o equilíbrio certo entre a comunicação síncrona e assíncrona pode exigir alguns testes. Termine esta parte da conversa discutindo: quando a gente deve verificar se isso está funcionando?

Analise e edite a seção processo de escalonamento que o líder iniciou. Discuta em equipe as adições ou alterações que precisam ser feitas até que a equipe chegue a um consenso.

Os acordos de trabalho estabelecidos durante este workshop são apenas um ponto de partida. Eles podem e devem ser atualizados ao longo do tempo. Como etapa final do workshop, discuta como esses acordos vão ser ajustados à medida que a equipe aprende e cresce.

Iniciadores de conversa:

• Quando a gente deve revisar esses acordos de trabalho e por quê? (por exemplo, a cada trimestre com base nas lições aprendidas, após um grande marco, etc.)
• Como vai ser decidido se um acordo precisa ser ajustado?
• Que nível de transparência é necessário e/ou “bom ter”?
• Como a gente vai compartilhar as alterações?