업무 합의의 실제 활용 모습
이 소프트웨어 개발자들은 Zoom으로 업무 합의에 대해 논의하고 Trello를 사용하여 의견을 수집합니다.
한 원격 캠페인 팀에서는 Confluence에서 브레인스토밍하고 어떤 업무 합의를 이행할지 투표하고 의견을 수집합니다.
한 투자 유치 팀에서 완료한 업무 합의 플레이입니다.
필요한 것
원격
화면 공유 기능이 있는 화상 회의
디지털 협업 도구(템플릿 참조)
대면
회의 공간
화이트보드 또는 큰 종이
디지털 협업 도구(템플릿 참조)
마커
스티커 메모
선택적 템플릿
Atlassian 템플릿
플레이 실행 안내
1. 준비 5분
이 플레이는 3개의 부분으로 이루어져 있습니다. 아래 단계에서 각 부분의 세부 사항을 살펴볼 것입니다. 목표는 회의에 몇 시간씩 낭비하지 않고 팀이 어떻게 성공적으로 협업할 수 있을지에 집중하는 것입니다.
- 팀: 비동기식으로 사전 작업을 완료하고 검토합니다.
- 리더: 분위기를 조성할 준비를 합니다.
- 모든 구성원: 라이브 워크숍에서 논의할 토픽에 대해 합의를 이루고 이행을 약속합니다.
먼저 Trello 보드 또는 Confluence 페이지와 같은 공동 작업 문서를 만듭니다. 대면 회의 또는 원격 회의에 위에 링크된 템플릿을 사용할 수 있습니다. 선택적으로 이 플레이를 대면으로 진행하는 경우 콘셉트를 화이트보드에 작성하면 공동 작업을 향상할 수 있습니다. 나중에 참조할 수 있도록 산출물을 문서화하세요.
2. 팀 준비 5분
실시간 워크숍 전에 팀원에게 템플릿을 보냅니다. 업무 합의와 관련된 컨텍스트를 비롯해 팀의 성공을 준비하는 데 업무 합의의 중요성을 설명합니다. 해당 문서를 초안 또는 진행 중인 작업으로 표시해야 합니다. 팀 포스터를 보내 모든 팀원에게 여러분이 팀으로서 하는 일과 그 이유를 알립니다. 팀의 목적과 목표에 대해 공통된 이해를 구축하지 못했습니까? 먼저 팀 포스터 플레이를 실행하세요.
팀원에게 각각 다음 내용을 공유하도록 합니다.
- 이름
- 근무 위치 및 표준 시간대
- 근무 시간 및 이행 약속
- 근무 환경 및 선호 사항
- 피드백을 받는 데 선호하는 방식
- 나에 대한 배경 정보. 이 연습에서는 한두 개로 제한합니다. 팀원에게 나의 사용 설명서를 링크하여 자신이 가장 효과적으로 일하는 방법을 설명하도록 하면 더욱 좋습니다.
팁: 나의 사용 설명서 만들기
신규 팀원, 계약자, 프로젝트 팀, 이해 관계자 및 네트워크 팀이 빠르게 온보딩하도록 돕는 가장 효과적인 방법은 자신이 좋아하는 업무 방식을 설명하는 나의 사용 설명서를 작성하는 것입니다.
팁: 복잡하게 얽힌 시간대
여러 시간대에 걸쳐 작업하는 분산된 팀이 있습니까? 공동 작업 시간을 정해 동기식 활동에 가장 적합한 시간에 대한 공통된 이해를 갖추면 도움이 될 수 있습니다
3. 리더 준비 10분
실시간 워크숍에 앞서 팀 리더에게 템플릿의 다음 두 섹션에서 첫 번째 시도를 완료하도록 요청합니다.
커뮤니케이션 채널
팀이 어떻게 효과적으로 커뮤니케이션할 것인지 고려합니다. 채널, 목적, 대상 및 해당 공간의 커뮤니케이션 기준을 작성합니다. 예를 들어 프로젝트의 공식 정보 출처를 문서화하는 데 Confluence를 사용하고, 일상적인 팀 커뮤니케이션 공간으로 Slack을 사용할 수 있습니다.
에스컬레이션 프로세스
훌륭한 팀이라면 계획하지 못하는 것은 곧 실패할 계획과도 같다는 사실을 알고 있습니다. 합의를 이룰 수 없는 시급한 문제가 있을 때 팀이 어떻게 에스컬레이션하기를 원하는지 고려하세요. 의사 결정권자가 누구인지, 에스컬레이션을 어떻게 처리할 것인지, 어떤 수준의 투명성을 제공할 것인지, 의사 결정에 대해 다른 팀원에게 어떻게 알릴 것인지 작성합니다.
에스컬레이션을 처리하는 방법을 잘 모르시겠습니까? DACI 의사 결정 프레임워크를 사용해 보세요. 팀과 협업하여 에스컬레이션 옵션을 설명하고 더 나은 의사 결정을 내리는 데 도움이 되는 깔끔한 에스컬레이션 경로를 제공할 수도 있습니다.
4. 회의 준비 5분
그룹으로서 함께 효율적으로 일하는 방법을 안내하는 일련의 행동 합의를 구축하는 것이라고 팀원에게 설명하면서 회의를 시작합니다.
팀원에게 다음을 요청합니다.
- 항상 열린 마음과 호기심을 갖습니다
- 능동적 경청을 연습하고 모두가 기여하도록 장려합니다
- 방해 요소를 최소화하고 연결을 최대화: 휴대폰을 멀리 두고, 웹캠을 켜고 '방해 금지' 모드를 켭니다
- 대화를 중간에 끊거나 지배하지 않습니다
- 상황이 바뀌면 이것은 향후에 조정될 것임을 기억합니다
5분 동안 하나의 팀으로서 미리 준비한 초안 문서를 조용히 읽습니다. 이 시간 동안 팀원은 페이지에 댓글을 추가할 수 있습니다. 다른 팀원에 대해 알게 된 것 한 가지를 공유하도록 하면서 토론 단계를 시작합니다.
팁: 프로세스가 아닌 팀원에 초점
팀원으로서 함께 일하는 것에 대한 플레이입니다. 기술 프로세스 또는 프로젝트 관리 워크플로를 문서화하는 것과 같은 작업 관리와 관련된 아이디어가 떠오르면 팀이 다시 계획대로 진행하도록 하고 관련 팀원을 위한 구체적인 작업 관리 프로세스에 대해 논의할 시간을 마련하세요.
5. 커뮤니케이션 채널 구축 10분
10분 정도 시간을 내서 팀과 함께 커뮤니케이션 채널 섹션에 대해 토론합니다.
생각을 유도하는 토론 질문:
- 추가, 제거 또는 변경 사항이 있습니까?
- 효과가 있는지 언제 검토해야 합니까?
- 다른 팀, 리더 또는 이해 관계자가 우리와 어떻게 커뮤니케이션하기를 원합니까?
팁: 합의가 아닌 타협에 도달
팀으로서 성과를 내는 가장 좋은 방법이 무엇인지 합의를 이루는 데 어려움이 있습니까? 어떤 팀원은 Slack을 선호하고 다른 팀원은 실시간 Zoom 회의를 선호하는 등 팀원이 서로 다른 것을 선호하는 일은 매우 흔합니다. 투표를 활용하여 하나의 팀으로서 만족스러운 타협점을 찾으세요. 한 번 정하고 잊어버리는 것이 아니라는 약속을 하세요. 시간이 지남에 따라 팀으로서 배우고 발전할 것입니다.
6. 회의 수립 30분
회의 섹션을 작성합니다. 집중하는 시간은 소중하다는 가장 중요한 원칙부터 시작합니다. 작업을 완료(GSD)하기 위한 공간을 만들기 위해 이것을 뒷받침하는 몇 가지 규칙이 적용될 수 있습니다. 회의가 적을수록 더 좋으며 동기식보다 비동기식 커뮤니케이션에 최적화됩니다. 회사의 회의 문화를 어떻게 바꿀 수 있을지 궁금하십니까? 효과적인 회의 진행 방법에 대한 과정부터 시작하세요.
생각을 유도하는 토론 질문:
- 원하는 목표와 결과는 무엇입니까?
- 어떤 형식의 회의를 원합니까?
- 누가 회의에 참석합니까? 참석자의 역할과 팀은 무엇입니까?
- 어떤 매체와 도구가 필요합니까?
- 어떤 방식으로 회의에 참석합니까?
- 후속 조치는 어떻게 관리합니까?
- 효과가 있는지 언제 검토해야 합니까?
예: 아이디어
팀이 회의에 대해 브레인스토밍한 내용의 예시입니다.
제품부터 행동 및 프로세스 개선에 이르기까지 광범위한 아이디어가 나오는 것을 볼 수 있습니다.
7. 에스컬레이션 관리 10분
에스컬레이션 프로세스 섹션을 함께 검토합니다. 팀으로서 어떤 조치를 취할지 논의한 후 결정을 내리세요. 팀 전체가 동의하는지 확인합니다.
8. 지속적 개선 10분
팀으로서 다뤄야 할 가장 중요한 사항 중 하나는 미리 계획을 세워 함께 학습하고 적응하는 것입니다. 리추얼 및 커뮤니케이션 기준에 대해 토론하세요.
생각을 유도하는 토론 질문:
- 피드백 공유
- 교훈
- 성공 축하
- 개인적 마일스톤
후속 조치
정기적으로 다시 검토
팀의 업무 합의를 주기적으로 다시 검토합니다. 특히 새 팀원을 온보딩할 때, 팀을 재구성할 때, 업무 시나리오가 바뀌거나 합의한 내용을 더 이상 유지할 수 없을 때 더욱 필요한 단계입니다. 예전에 사무실 내에서 근무하는 팀이었다가 하이브리드 또는 완전한 원격 근무 팀이 되었다면 특히 중요합니다. 지역, 표준 시간대 및 기술에 따라 리추얼과 합의 내용을 변경해야 합니다.
검토를 진행하여 기존 합의를 유지할 것인지 아니면 변경할 것인지에 관해 투표를 진행합니다. 그런 다음 팀원들이 브레인스토밍 및 제안하고 합의 내용 추가에 대해 투표하도록 합니다.
합의가 유지될 수 없다면 방해 요소가 무엇인지 논의하세요.
다른 가이드라인과 마찬가지로 업무 합의는 유연하게 움직여야 하는 근육과 같습니다. 합의를 자주 반복하고 Atlas에 팀 페이지 링크를 고정하여 팀원이 분기별로 검토하도록 권장하세요. 모든 주요 프로젝트를 진행하는 동안 또는 갈등이 있을 때는 이 문서를 열어두고 최우선으로 고려하세요.
변형
돌아보기
몇 가지 돌아보기를 통해 업무 합의를 테스트해 보세요.
- 협업이 잘 이루어지는 팀을 떠올렸을 때 그 팀이 하는 일 중에 우리가 채택할 수 있는 것은 무엇입니까?
- 다른 팀이 과거에 저지른 실수를 방지하기 위해 이 팀이 무엇을 할 수 있습니까?
예: 제한 보드
한 팀이 제한 보드에 팀의 과제를 기록한 방법입니다.
도전 정신으로 이끌기
업무 합의 세션 전에 제한 보드(예시 참조), 회고 또는 알려진 과제를 통해 팀이 현재 직면한 문제를 수집합니다. 이러한 문제를 모아 세션에서 공유하면 업무 합의에 도움이 될 것입니다.
팀에서 팀으로
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