Gestione degli asset e della configurazione in Jira Service Management
Panoramica
La gestione degli asset IT (nota anche come ITAM) è il processo che garantisce che gli asset di un'organizzazione vengano contabilizzati, distribuiti, gestiti, aggiornati e smaltiti al momento opportuno. In parole povere, significa assicurarsi che gli elementi di valore, tangibili e intangibili, dell'organizzazione siano tracciati e utilizzati.
La gestione della configurazione dei servizi garantisce la disponibilità, al momento e nel luogo opportuni, di informazioni accurate e affidabili sulla configurazione dei servizi e sugli elementi di configurazione (CI) che li supportano. Ciò include informazioni su come gli elementi di configurazione sono configurati e sulle relazioni che li legano. Questa vista di alto livello viene spesso definita mappa dei servizi o modello dei servizi e fa parte dell'architettura del servizio.
Il database di gestione della configurazione (CMDB) viene utilizzato per archiviare i record di configurazione per l'intero ciclo di vita e mantenere le relazioni tra di essi. Esempi di elementi di configurazione all'interno di un'organizzazione includono hardware, software, sistemi, strutture e personale.
Risorse è lo strumento nativo di gestione delle risorse e della configurazione di Jira Service Management. Offre ai team un modo flessibile e dinamico per monitorare tutti i tipi di asset ed elementi di configurazione, consentendo di collegarli facilmente alle richieste di assistenza, agli imprevisti, ai problemi, alle modifiche e ai carichi di lavoro.
DISPONIBILE NEI PIANI JIRA SERVICE MANAGEMENT PREMIUM ED ENTERPRISE
Risorse è incluso nei piani Premium, Enterprise e Data Center di Jira Service Management per consentirti di creare il repository degli asset o il database di gestione della configurazione (CMDB) all'interno di Jira Service Management.
Da dove deve iniziare il team con la gestione degli asset IT e della configurazione dei servizi?
Una domanda frequente che ci rivolgono i clienti riguarda se il team debba iniziare con la gestione degli asset IT o con la gestione della configurazione dei servizi (o con entrambe). Ecco alcune domande comuni che un'azienda potrebbe porre per darti qualche idea su dove iniziare. Quali sono le domande che ti vengono rivolte con maggiore frequenza? Quali sono le risposte che richiedono più tempo? Quali sono le risposte che hanno un costo maggiore per la tua organizzazione se non vengono trovate?
Gestione degli asset IT
- Che tipo di dispositivi IT è importante per noi tracciare e gestire?
- Cosa dobbiamo capire sui dispositivi IT per tenerne traccia in modo efficace?
- Cosa dobbiamo monitorare durante l'onboarding e l'offboarding di dipendenti e appaltatori?
- Quali tipi di licenze software (cloud oppure fisiche) monitoriamo? Abbiamo un quadro chiaro degli acquisti delle licenze in abbonamento rispetto a quelle assegnate?
- In che modo i team IT e di leadership possono trovare gli asset totali distribuiti, il rapporto tra licenze utilizzate e acquistate e così via per prendere decisioni aziendali fondamentali?
Gestione della configurazione dei servizi
- Quali sono i servizi principali importanti per la nostra attività?
- Chi gestisce questi servizi?
- Quale percentuale di servizi viene distribuita nel cloud (AWS, Azure, Google ecc.)?
- Abbiamo un quadro chiaro della tassonomia dei servizi (le applicazioni e l'infrastruttura dei servizi di supporto)?
- Di quali tipi di informazioni dobbiamo tenere traccia per supportare i requisiti di audit e conformità?
Se non riesci a rispondere facilmente a queste domande, è probabile che ci siano dei punti ciechi nella supervisione della configurazione di asset e servizi. Per ovviare a questo problema, Atlassian consiglia di iniziare documentando l'inventario, di passare al monitoraggio del ciclo di vita e dell'utilizzo di tale inventario con la gestione degli asset IT e quindi iniziare a esaminare lo stato corrente e il collegamento tra gli asset con la gestione della configurazione dei servizi. Una gestione efficace della configurazione dei servizi dipende dalla presenza o meno di informazioni accurate sugli asset. Allo stesso modo, la gestione degli asset dipende da record di inventario aggiornati.
Per ulteriori informazioni, dai un'occhiata alla nostra pagina Gestione degli asset IT e della configurazione.
Best practice e suggerimenti per la gestione degli asset e della configurazione
Adottare un approccio dall'alto verso il basso per costruire l'architettura del modello di servizio
Per ottenere più valore dal CMDB, concentrati sull'esecuzione del pull dei dati solo dai servizi chiave che intendi gestire. Adotta un approccio snello iniziando con uno o due dei tuoi servizi aziendali più critici. Questo obiettivo più ristretto ti aiuta a imparare man mano che il CMDB cresce e a creare rapidamente una mappa dei servizi con gli elementi di configurazione e le dipendenze pertinenti. Ancora più importante, non farai l'errore di sovraccaricare il CMDB con dati non necessari.
Il concetto di federazione dei dati è diventato realtà anche per molti team IT. Applicazioni come la Console di gestione AWS o il portale Microsoft Azure consentono ai team di accedere rapidamente all'infrastruttura IT che supporta i loro servizi. Questo approccio "incentrato sui servizi" alla definizione e alla creazione del CMDB bilancia le informazioni necessarie con il valore da esse creato. Evita inoltre i costosi sforzi collegati alla gestione di grandi quantità di informazioni dettagliate su ogni componente e sulle sue relazioni.
Trai il massimo dai modelli per iniziare a utilizzare gli schemi di oggetti
Inizialmente, la flessibilità di Risorse può essere complicata da capire. I modelli degli schemi di oggetti forniscono un ottimo punto di partenza per familiarizzare con i tipi e le strutture di oggetti predefiniti in casi d'uso fondamentali come Gestione delle risorse IT, delle persone e delle strutture. Questi modelli sono stati progettati per funzionare in sinergia, realizzando il "cosa" (ITAM), il "chi" (Persone) e il "dove" (Strutture) di un efficace database di gestione delle risorse IT. Questi modelli sono pensati per aiutare i team a popolare rapidamente il database e standardizzare in modo migliore i dati sulle risorse all'interno di un'organizzazione.
I modelli appaiono come opzione quando un utente con autorizzazioni sufficienti fa clic su Crea schema nella pagina di destinazione Assets.
Crea una vista unificata dei servizi in tutta l'organizzazione con la funzione dei servizi di Jira Service Management
La funzione dei servizi di Jira Service Management ti consente di registrare facilmente gli importanti servizi aziendali e tecnici che alimentano la tua attività. Si basa sulla piattaforma Atlassian Graph, che collega le query e consolida i dati tra i prodotti Atlassian e di terze parti e, a sua volta, aiuta ad aumentare la visibilità sui servizi all'interno dell'organizzazione, unificare il lavoro dei team IT e di sviluppo e agevolare la collaborazione in team in base alle esigenze aziendali critiche.
Agevolare la collaborazione dei dipendenti con una facile selezione degli asset
Come prima linea di interazione con il cliente, il tuo service desk dovrebbe offrire esperienze utente eccezionali attraverso il self-service. Con Jira Service Management, i dipendenti possono selezionare facilmente gli asset giusti da associare alle loro richieste. Gli agenti riceveranno tutto il contesto necessario per risolvere la richiesta, come la data di acquisto e i ticket precedenti collegati a tale asset. Più contesto gli agenti ricevono, più velocemente possono risolvere i ticket dei clienti.
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Usa l'automazione per tenere traccia degli asset e monitorare l'inventario
Utilizza le regole di automazione e l'input dei ticket Jira per aggiornare Risorse con le informazioni necessarie per tenere traccia degli asset. Quando un dipendente richiede dell'hardware, utilizza le regole di automazione per assegnarlo come responsabile dell'elemento scelto. Non perdere più tempo a dare la caccia a chi ha cosa o ad aggiornare i fogli di calcolo!
Le regole di automazione possono essere utilizzate anche per ricevere notifiche su licenze imminenti, scadenze della garanzia e diminuzione delle scorte.
Analizza e crea report sui tuoi dati di Risorse
I report sulle risorse ti consentono di analizzare in modo critico i dati di configurazione e le risorse, migliorare il processo decisionale e creare report con facilità. A seconda di come hai impostato Risorse, puoi utilizzare i report pronti all'uso per la gestione dell'inventario, la gestione del ciclo di vita, la misurazione della produttività dei dipendenti e altro ancora. Puoi monitorare lo stato delle tue risorse/dei tuoi dati CI, valutarne la precisione e la completezza e riepilogare i ticket di Jira che includono dati relativi alle risorse (ad esempio, imprevisti che hanno avuto un impatto sui laptop).
Rendi visibili i dati in Risorse in Confluence Cloud
Con la macro Risorse in Confluence, gli agenti possono creare elenchi intelligenti di oggetti da Risorse direttamente in Confluence. Porta i dati delle risorse nell'ambiente in cui lavori con report sullo stato delle risorse chiave, in modo da poterli condividere con i membri del team interessati e aumentare la visibilità all'interno del team.
Questi elenchi si basano su schemi di oggetti e possono essere personalizzate con attributi o dati specifici.
Per iniziare a usare questa funzione, segui questi tre passaggi:
- Premi il tasto barra ("/") sulla tastiera
- Digita e seleziona "Risorse" nel menu a discesa
- Seleziona e visualizza gli oggetti di Risorse che desideri.
Questa funzione consente a tutti gli utenti dotati di una licenza Confluence di visualizzare gli elenchi di risorse, sia che abbiano accesso a Jira Service Management o meno. Affinché ciò sia possibile, è necessario chiedere a un amministratore di Jira di assegnare all'utente il ruolo di "visualizzatore di oggetti" in Risorse. Per configurare questi elenchi in Confluence e aggiungere le autorizzazioni necessarie, devi essere un amministratore di Jira e/o avere l'autorizzazione per vedere lo schema di oggetti pertinente in Risorse in Jira Service Management.
Guida introduttiva
Gestione della conoscenza
Suggerimenti e consigli
Automazione