Che cos'è la gestione delle risorse IT (ITAM)?

Troppo spesso, il tracciamento delle risorse viene condotto da innumerevoli persone in tantissime posizioni diverse. Non c'è un'unica persona che sia responsabile delle cose e non viene utilizzato alcuno strumento per la raccolta e la centralizzazione delle informazioni. Le conseguenze naturali di tutto questo sono il caos e l'imprecisione. Prendere decisioni informate è difficile. Ci sono persino aziende che assumono delle persone solo per tenere traccia delle risorse IT, ma questa è un'attività che dovrebbe essere svolta dai sistemi. I dipendenti IT che non sono costretti a dedicare tempo e impegno al tracciamento degli artefatti, al monitoraggio dell'utilizzo e alla comprensione delle dipendenze possono concentrarsi maggiormente su ciò che è più importante per l'organizzazione. La gestione delle risorse è sinonimi di ordine e offre una singola origine di riferimento per i team IT, i dirigenti e, in ultima analisi, per tutta l'organizzazione.

La gestione delle risorse permette di tenere sempre aggiornate le informazioni, consentendo ai team di eliminare gli sprechi e di migliorare l'utilizzo. Offre un risparmio di denaro, evitando acquisti non necessari, e riducendo i costi di licenza e assistenza. Un controllo maggiore rafforza anche la conformità alle policy legali e di sicurezza, riducendo i rischi. Le implicazioni positive sui costi e sulla produttività vanno a vantaggio dell'intera organizzazione.

Con la trasformazione digitale che cambia il modo di operare delle organizzazioni, la moderna gestione delle risorse va ben oltre il monitoraggio di computer portatili e mouse. I team stanno adottando i principi DevOps e SRE e necessitano di processi e strumenti di gestione delle risorse per fornire rapidamente nuove funzionalità e servizi senza compromettere l'affidabilità. Nel report Prepare Your IT Asset Management for 2020 (Prepara la tua gestione delle risorse IT al 2020), Gartner osserva che, data la maggiore dipendenza dai servizi di piattaforma e infrastruttura, una gestione efficace delle risorse può consentire alle organizzazioni di gestire il loro consumo di "servizi on demand". Usufruendo di livelli maggiori di controllo, visibilità e responsabilità assegnate, i team possono ridurre il consumo eccessivo, incluso l'overprovisioning e le istanze inattive, evitando costi inutili.

La gestione delle risorse IT è fondamentale per supportare i processi ITIL, inclusa la gestione delle modifiche, degli imprevisti e dei problemi. Il team IT consente all'intera organizzazione di diventare più innovativa e di fornire valore più rapidamente. Con i dati giusti a portata di mano, i team possono agire in modo veloce e prevedere l'impatto delle modifiche prima ancora che si verifichino. Democratizzando l'accesso alle informazioni, l'organizzazione ottiene un vantaggio competitivo, accelerando l'offerta di valore. Qualsiasi organizzazione che cerchi di stare al passo con l'innovazione moderna deve diventare strategica per il controllo, il tracciamento e la padronanza dei dati IT.

La gestione delle risorse IT non è un progetto. Non è un'attività che si esegue una volta sola ed è conclusa. Si tratta di un processo che i team eseguono regolarmente o in seguito a cambiamenti di risorse, obiettivi e strumenti.

1. Risorse di inventario: il primo passo nel processo di gestione delle risorse IT è creare un inventario dettagliato di tali risorse. L'inventario dovrà includere le risorse che possiedi, il luogo in cui si trovano al momento dell'acquisto e il prezzo di acquisto.
2. Calcolo dei costi del ciclo di vita: la seconda fase consiste nel calcolare i costi del ciclo di vita per tutte le risorse dell'inventario. Durante la vita media di una risorsa, si può incorrere in diversi costi aggiuntivi, come i costi di manutenzione, di capitale e di smaltimento. Il calcolo dei costi del ciclo di vita rende il tuo inventario delle risorse accurato e utilizzabile.
3. Tracciamento: il terzo passaggio è rappresentato dal tracciamento tramite uno strumento di gestione delle risorse. L'obiettivo è quello di monitorare continuamente le risorse IT durante il ciclo di vita, prestando attenzione ad aspetti come la scadenza del contratto, della licenza e della garanzia. Il tracciamento aiuta anche a stare al passo con la quarta fase, la manutenzione.
4. Manutenzione: la manutenzione prevede la riparazione, l'aggiornamento e la sostituzione delle risorse. Tutte le attività di manutenzione devono essere tracciate in uno strumento di gestione delle risorse IT così che i dati possano essere utilizzati per comprendere le prestazioni complessive della risorsa.
5. Pianificazione finanziaria: la quinta e ultima fase riguarda la pianificazione finanziaria. Con un quadro accurato delle tue risorse IT, della fase del ciclo di vita in cui si trovano e dei costi, puoi pianificare il futuro in modo efficace. Uno degli obiettivi della pianificazione finanziaria è determinare il budget necessario per mantenere o migliorare i "livelli di servizio" forniti dal tuo team per le risorse più importanti. Una risorsa gestita con successo con un elevato livello di servizio, come un service desk e un team dedicato, avrà bisogno di quel livello di servizio in futuro. Le risorse con prestazioni non soddisfacenti potrebbero richiedere un livello di servizio più elevato in futuro, che costerà di più.

Iniziare con la gestione delle risorse IT può sembrare un compito arduo, ma seguendo il quarto principio ITIL "Inizia dal punto in cui ti trovi" puoi prepararti per il successo. Invece di provare a rinnovare l'intero sistema in una sola volta, inizia a valutare e ad analizzare i processi e l'infrastruttura attuali. Questo ti consentirà di identificare le aree che necessitano di miglioramento e di apportare modifiche graduali per ottimizzare la strategia di gestione risorse. Ottieni buoni risultati in poco tempo concentrandoti sugli aspetti più importanti della tua attività e affrontando innanzitutto i principali punti deboli.

Sicuramente vorresti usare un software e un approccio che soddisfino le tue esigenze attuali e che possano crescere insieme alla tua organizzazione. Man mano che i tuoi requisiti cambiano, avrai bisogno di una soluzione flessibile in grado di adattarsi alle esigenze emergenti.

Sviluppare una cultura della collaborazione e della trasparenza è essenziale per una gestione delle risorse IT di successo. Assicurati che le persone giuste possano accedere alle informazioni di cui hanno bisogno, quando ne hanno bisogno. Ciò promuoverà un ambiente di lavoro più efficiente e più produttivo.

Per una guida più dettagliata su come iniziare con la gestione delle risorse IT, consulta il nostro manuale gratuito sulla gestione delle risorse e della configurazione o scopri di più sulle best practice per la gestione delle risorse IT.

Quando inizi a prendere in considerazione diversi fornitori di software di gestione delle risorse, inizia con il valutare il motivo per cui è necessario migliorare l'approccio a tale gestione. Ecco alcuni segnali più comuni che dimostrano che è tutto pronto per il software di gestione delle risorse:

Poiché la dipendenza da software, infrastruttura e servizi di piattaforma continua ad aumentare, uno degli strumenti essenziali per tagliare i costi è l'ottimizzazione della spesa per questi servizi. Secondo una ricerca di Gartner, "molte organizzazioni possono ridurre la spesa per il software fino al 30%" utilizzando best practice per ottimizzare le licenze software. Non si tratta di un compito facile da svolgere manualmente. Secondo Gartner, "L'ottimizzazione manuale di licenze complesse richiede molta fatica e conoscenze specialistiche, oltre a non essere scalabile. Le aziende di maggiori dimensioni avranno bisogno di uno strumento di gestione delle risorse software (SAM, Software Asset Management), in grado di automatizzare, accelerare e migliorare i processi manuali. Lo strumento può offrire numerosi vantaggi rispetto alle alternative manuali e spesso si ripaga da solo".

I fogli di calcolo sono ancora uno dei modi più comuni con cui le aziende iniziano a tenere traccia delle proprie risorse. Potrà mai essere una modalità accurata nel lungo periodo? Assolutamente no. Con il passare del tempo perdono di accuratezza o diventano poco pratici da consultare. Sage Accounting ha scoperto che un'azienda da 2 milioni di dollari che utilizza fogli di calcolo per tenere traccia delle proprie risorse potrebbe spendere fino a $ 50.000 all'anno in "beni fantasma" o in articoli acquistati e contabilizzati nella propria contabilità generale ma di cui in realtà non dispone. Accidenti!

Oggi sono arrivate cinque nuove cuffie. A quattro dipendenti è stato rubato il computer portatile in un ristorante. Il mese prossimo, dieci stampanti verranno sostituite con nuovi modelli della società di leasing e il mese successivo 14 computer portatili. Se hai la necessità che un dipendente, anche part-time, tenga traccia di tutto, ti serve un sistema di base che semplifichi il lavoro.

Sempre più spesso, applicazioni, licenze e altre risorse IT vengono acquistate, gestite e utilizzate "nell'ombra", all'insaputa del team IT centrale. Un software che semplifichi la collaborazione può mantenere l'IT aggiornato, consentendo ad altri team di essere più produttivi ed evitando rischi e costi inutili.

Quando ti rendi conto che è arrivato il momento giusto, capire come implementare un nuovo approccio alla gestione delle risorse per la tua organizzazione ti aiuterà a chiarire ulteriormente qual è il software in grado di soddisfare al meglio le tue esigenze. In base alla nostra esperienza, creare un inventario delle risorse è il primo passo per ottenere una comprensione migliore della posizione delle risorse e dei tuoi costi. Successivamente, puoi mappare i cicli di vita delle risorse e valutare i costi insieme al reparto finanziario.

Una gestione più avanzata delle risorse IT va oltre questo passaggio e prevede l'automazione delle attività di routine. Ad esempio, un dipendente può utilizzare un portale self-service per richiedere una licenza per un abbonamento software comune. Utilizzando regole preesistenti, tale richiesta può essere approvata con un link inviato per fornire al richiedente l'accesso all'abbonamento. In questo modo i team IT possono dedicare meno tempo all'assistenza e concentrarsi su attività di livello superiore.

Anche la collaborazione è una parte importante di una gestione efficace delle risorse. Uno strumento collaborativo consente ai dipendenti di inviare le richieste facilmente e ai team, come quello addetto agli acquisti, di pubblicare commenti e approvare gli acquisti, evitando in tal modo gli acquisti "nell'ombra". Ancora meglio se riesci a collegare lo strumento di gestione delle risorse ai servizi già utilizzati dai dipendenti. Ad esempio, l'inserimento di un link a Slack permette ai dipendenti di inviare una richiesta con pochi clic. Migliorare il processo di acquisizione delle richieste di risorse migliora notevolmente la visibilità del team IT.

A tale scopo, è opportuno notare che un service desk costituisce un elemento di base importante. Offre ai dipendenti un modo semplice per chiedere assistenza, oltre a consentire al personale IT di organizzare e fornire report relativi alle richieste. Un service desk collegato al software di gestione delle risorse offre ai team IT un contesto importante per fornire un servizio migliore. Ad esempio, quando un utente richiede la riparazione di un computer portatile, alcune informazioni di base si rendono automaticamente disponibili, tra cui la data di acquisto, i ticket precedenti e così via. Il team IT può anche accedere a eventuali ticket collegati a tale computer portatile. Questo contesto rapido e completo comporta una risoluzione più rapida dei ticket dei clienti.

Man mano che l'IT continua a evolversi, si fa sempre più affidamento sui fornitori SaaS per i servizi critici ed è necessario tenere traccia delle modifiche in ambienti cloud sempre più dinamici, la gestione delle risorse si adatta. È importante scegliere gli strumenti che possono favorire al meglio la collaborazione e supportare la pratica di gestione dei servizi.

Ogni organizzazione è diversa: potresti avere la necessità di mappare dipendenze complicate all'interno di un'azienda o dover tenere traccia delle risorse immateriali come le licenze e i documenti di conformità per ridurre i rischi oppure avere esigenze più semplici, che implicano il tracciamento di un inventario di computer.

Per fortuna sono disponibili applicazioni software di gestione delle risorse per ogni esigenza, dalle integrazioni Agile e convenienti a soluzioni complesse e costose in grado di rilevare automaticamente tutto l'hardware basato su IP presente nella rete, lavare i piatti impilati nel lavello della cucina dell'ufficio e altro ancora. Che tu scelga uno strumento di tracciamento leggero o un sistema di livello enterprise, la considerazione più importante è trovare l'opzione più adatta al tuo caso d'uso specifico.