Gestión de activos y configuración en Jira Service Management
Presentación
La gestión de activos de TI (también llamada "ITAM") sirve para garantizar que los activos de una organización se contabilizan, despliegan, mantienen, actualizan y eliminan en el momento oportuno. En pocas palabras: garantiza que los elementos valiosos, tangibles e intangibles de tu organización tienen seguimiento y uso.
La gestión de la configuración de servicios garantiza que tanto la información precisa y fiable sobre la configuración de los servicios como los elementos de configuración (CI) que los respaldan estén disponibles cuando y donde se necesiten. Esto incluye información sobre cómo se configuran los CI y qué relaciones hay entre ellos. Esta visión general a menudo se denomina mapa de servicio o modelo de servicio y forma parte de la arquitectura del servicio.
Una base de datos de gestión de la configuración (CMDB) sirve para almacenar registros de configuración a lo largo de su ciclo de vida y para mantener las relaciones entre ellos. Algunos ejemplos de elementos de configuración dentro de una organización son el hardware, el software, los sistemas, las instalaciones y el personal.
Activos es la herramienta nativa de gestión de activos y configuración de Jira Service Management. Ofrece a los equipos una forma flexible y dinámica de rastrear todo tipo de activos y elementos de configuración (CI), para que los equipos puedan vincularlos a solicitudes de asistencia, incidentes, problemas, cambios y cargas de trabajo.
DISPONIBLE EN LOS PLANES PREMIUM Y ENTERPRISE DE JIRA SERVICE MANAGEMENT
Activos se incluye en los planes Premium, Enterprise y Data Center de Jira Service Management y te permite crear tu repositorio de activos o base de datos de gestión de la configuración (CMDB) dentro del propio entorno de Jira Service Management.
¿Tu equipo debe comenzar por la gestión de activos de TI o por la gestión de la configuración de servicios?
Una pregunta habitual de los clientes es: ¿mi equipo debe comenzar por la gestión de activos de TI o por la gestión de la configuración de servicios? ¿O tal vez con ambas? Estas son algunas preguntas habituales que una empresa podría hacer y que te servirán de inspiración para decidir por dónde empezar. ¿Qué preguntas te planteas con más frecuencia? ¿Qué respuestas tardas más en encontrar? ¿Qué respuestas suponen un mayor coste para tu organización en caso de no tenerlas?
Gestión de activos de TI
- ¿Qué tipo de dispositivos de TI es importante que supervisemos y gestionemos?
- ¿Qué debemos entender sobre nuestros dispositivos de TI para supervisarlos de manera efectiva?
- ¿Qué necesitamos supervisar al incorporar a empleados y contratistas y gestionar su salida?
- ¿Qué tipos de licencias de software supervisamos (en la nube frente a las físicas)? ¿Conocemos bien las compras de licencias de suscripción en comparación con las asignadas?
- ¿Cómo pueden los equipos directivos y de TI encontrar el total de activos desplegados, la relación entre licencias usadas y compradas, etc., para tomar decisiones comerciales clave?
Gestión de configuración del servicio
- ¿Cuáles son los servicios más importantes para nuestro negocio?
- ¿Quién gestiona estos servicios?
- ¿Qué porcentaje de servicios se implementa en la nube (AWS, Azure, Google, etc.)?
- ¿Conocemos bien la taxonomía del servicio (las aplicaciones y la infraestructura de soporte del servicio)?
- ¿Qué tipos de información necesitamos supervisar para cumplir con los requisitos de auditoría y conformidad?
Si no puedes contestar fácilmente a estas preguntas, es probable que haya puntos ciegos en tu supervisión de la configuración de activos y servicios. Para solucionar este problema, Atlassian recomienda comenzar por documentar el inventario, pasar al seguimiento del ciclo de vida y el uso de ese inventario con la gestión de activos de TI y, después, empezar a analizar el estado actual y la conexión entre tus activos con la gestión de la configuración del servicio. Una gestión eficaz de la configuración del servicio depende de la precisión de la información de los activos. Del mismo modo, la gestión de activos depende de que los registros de inventario estén actualizados.
Para obtener más información, consulta nuestra página Gestión de activos de TI y configuración.
Consejos y prácticas recomendadas sobre la gestión de activos y configuración
Adopta un enfoque descendente para crear tu arquitectura de modelo de servicio
Para sacar más partido de tu CMDB, céntrate en incorporar datos solo de los servicios clave que tienes previsto gestionar. Adopta una estrategia lean comenzando con uno o dos de tus servicios empresariales más importantes. Con este enfoque limitado, aprenderás a medida que la CMDB crezca y podrás crear rápidamente un mapa de servicios con CI y dependencias relevantes. Y lo más importante es que evitarás el riesgo de sobrecargar la CMDB con datos innecesarios.
El concepto de federación de datos también se ha convertido en una realidad para muchos equipos de TI. Aplicaciones como AWS Management Console o Microsoft Azure Portal permiten a los equipos acceder rápidamente a la infraestructura de TI que respalda sus servicios. Este enfoque "centrado en el servicio" para definir y desarrollar la CMDB equilibra la información necesaria con el valor que dicha información aporta. También evita los costosos esfuerzos que supone mantener una gran cantidad de información detallada sobre cada componente y sus relaciones.
Aprovecha las plantillas para ponerte en marcha con los esquemas de objetos
La flexibilidad de los activos puede hacer que sea más difícil saber por dónde empezar. Las plantillas de esquemas de objetos proporcionan un excelente punto de partida con tipos y estructuras de objetos predefinidos en los principales casos prácticos, como la gestión de activos de TI, personal e instalaciones. Estas plantillas también están diseñadas para funcionar una junto a la otra, formando el "Qué" (ITAM), el "Quién" (el personal) y el "Dónde" (las instalaciones) de una base de datos eficaz de gestión de activos de TI. Estas plantillas están diseñadas para ayudar a los equipos a rellenar rápidamente su base de datos y a estandarizar mejor los datos de los activos en toda la organización.
Las plantillas aparecen como una opción cuando un usuario con los permisos suficientes hace clic en Crear esquema desde la página de inicio de Activos.
Crea una vista de servicios unificada en toda tu organización con la función de servicios de Jira Service Management
La función de servicios de Jira Service Management te permite registrar fácilmente los servicios empresariales y técnicos más importantes que impulsan tu negocio. Esta función se integra en la plataforma Atlassian Graph, que conecta las consultas y consolida los datos en productos de Atlassian y de terceros, y que a su vez ayuda a aumentar la visibilidad del servicio en toda la organización, a unificar el trabajo de los equipos de TI y desarrollo, y a abrir una vía de colaboración en torno a las necesidades críticas de la empresa.
Facilita el trabajo de los empleados simplificando la selección de activos
Como primera línea de interacción con el cliente, tu centro de asistencia debe ofrecer experiencias de usuario excepcionales a través del autoservicio. Con Activos, los empleados pueden seleccionar fácilmente los activos adecuados para asociarlos a sus solicitudes. Los agentes recibirán todo el contexto necesario para resolver la solicitud, como la fecha de compra y las incidencias anteriores vinculadas al activo en cuestión. Cuanto más contexto reciban los agentes, más rápido podrán resolver las incidencias de los clientes.
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Usa la automatización para hacer un seguimiento de los activos y supervisar el inventario
Usa reglas de automatización y los datos de las incidencias de Jira para actualizar Activos con la información necesaria para hacer un seguimiento de tus activos. Cuando un empleado solicite hardware, usa reglas de automatización para asignarlo como propietario del elemento seleccionado. No pierdas más tiempo en buscar a quién corresponde cada elemento ni en actualizar hojas de cálculo.
Las reglas de automatización también se pueden usar para informarte de próximas licencias, vencimientos de garantía y un bajo nivel de existencias.
Análisis y elaboración de informes sobre los datos de tus activos
La elaboración de informes sobre activos te permite analizar de forma crítica los datos de tus activos y configuraciones, propiciar una mejor toma de decisiones e informar con facilidad. Según cómo hayas configurado Assets, los informes listos para usar se pueden utilizar para gestionar el inventario o el ciclo de vida, medir la productividad de los empleados y mucho más. Puedes supervisar el estado de los datos de tus activos/CI, evaluar su precisión e integridad y resumir las incidencias de Jira, incluidos los datos relacionados con los activos (por ejemplo, los incidentes que afectan a los ordenadores portátiles).
Deja los datos de Activos visibles en Confluence Cloud
Con la macro Activos de Confluence, los agentes pueden crear listas inteligentes de objetos desde Activos directamente en Confluence. Incorpora datos de los activos a tu lugar de trabajo con informes sobre el estado de tus activos importantes para que puedas compartirlos con los compañeros de equipo pertinentes y aumentar la visibilidad en todos los equipos.
Estas listas se basan en esquemas de objetos y también se pueden personalizar para atributos o datos específicos.
Para empezar a utilizar esta función, sigue estos tres pasos:
- Pulsa la barra diagonal ("/") de tu teclado.
- Escribe y selecciona "Activos" en el menú desplegable.
- Selecciona y muestra los objetos de Activos que elijas.
Esta función permite a todos los usuarios con licencia de Confluence, independientemente de su acceso a Jira Service Management, ver las listas de Activos, lo cual se puede hacer pidiéndole a un administrador de Jira que le asigne el rol "visor de objetos" en Activos. Para configurar estas listas en Confluence y añadir los permisos pertinentes, debes ser administrador de Jira o tener permiso para ver el esquema de objetos correspondiente en Activos in Jira Service Management.
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