Guía de incorporación de Activos

Paso 3: elige los datos que se incluirán

Cada instancia de Activos es única, puesto que cada empresa necesita supervisar datos distintos. Activos puede almacenar cualquier información que tú y tu empresa debáis conocer y entender. Los activos o elementos de configuración específicos que debes incluir dependen de lo que estés intentando conseguir. En esta sección incluimos nuestros consejos para decidir qué datos hay que incluir.

Define el problema

La mayoría de las herramientas se implementan para solucionar un problema, y Activos no es una excepción. Puede que el tiempo de resolución de incidentes sea superior al deseado o que el resultado de los cambios realizados en un servicio específico no sea el esperado porque sus dependencias no están claras.

Encuentra el problema y básate en él para definir todo lo demás (con qué personas vas a contar, qué activos e información incluirás en la base de datos, etc.). Luego, analízalo para saber qué información adicional se necesita para resolverlo. Esta información te servirá para definir los tipos de objetos.

Si se añade demasiada información de golpe, puede ser más difícil comprobar que sea precisa. Por eso es mejor centrarse en un problema cada vez. Cuando hayas resuelto el primer problema, Activos podrá ir ampliándose para solucionar otros.

Empieza por tus servicios

Si tienes previsto usar Activos para la gestión de la configuración, te recomendamos que adoptes un enfoque descendente comenzando por tus servicios. A continuación, asigna los elementos de los que dependen dichos servicios (por ejemplo, las aplicaciones y los hosts). Después, asigna los elementos de los que dependen estas dependencias, y así sucesivamente. De esta manera, se creará rápidamente un mapa de servicios que se puede usar cuando se produzcan incidentes y solicitudes de cambio. Puedes seguir documentando otras áreas según sea necesario.

Piensa más allá de los objetos físicos

Como Activos te permite definir los objetos que necesitas, no estás limitado a los activos tradicionales, ni siquiera a los físicos. Los servicios empresariales, por ejemplo, no son activos físicos, pero a menudo es fundamental que todo el mundo los conozca bien. Puedes vincular todas las dependencias físicas y no físicas a un servicio para que con tan solo mirar el objeto del servicio empresarial se pueda entender su funcionamiento.

Puedes ser tan abstracto como quieras. Entre los ejemplos más habituales se incluyen objetos de importancia empresarial, tipo de entorno, departamentos o equipos, ubicaciones, etc.

Ejemplo: Categorización de servicios empresariales

Pongamos que has añadido todos tus servicios empresariales al tipo de objetos "Servicios empresariales" de Activos. Puede que te interese asignarles la categoría "Finanzas", "Logística", "Ventas", "Infraestructura", etc. Puedes hacerlo asignando un atributo al tipo de objetos "Servicio empresarial" o convertir esas categorías en su propio tipo de objetos llamado "Categoría del servicio".

Piensa en el futuro y apuesta por un crecimiento gradual

Piensa en las ampliaciones que puede que quieras incluir en el futuro. Esto te ayudará a decidir qué datos hay que incluir y cómo estructurarlos.

Aunque siempre está bien tener en mente el estado final, nuestro consejo es que vayas desarrollando Activos de forma gradual. Intentar crear una versión enorme con una precisión del cien por cien de los datos de miles de objetos es una tarea descomunal. Resulta mucho más sencillo desarrollar a pequeña escala e ir añadiendo atributos, objetos y esquemas de objetos nuevos.

Nuestra recomendación es buscar un problema, solucionarlo a través de Activos y pasar al siguiente problema para ir desarrollando Activos progresivamente.

Define expectativas realistas para conseguir datos precisos

Lo ideal sería que los datos fueran precisos al cien por cien en todo momento, aunque puede que en la práctica no se pueda conseguir. Esto no supone ningún problema, ya que lo que cuenta es que los datos sean lo suficientemente precisos como para aportar más valor que si no existieran, con lo cual el balance es positivo. Muchos proyectos de CMDB pueden retrasarse o incluso fracasar si se espera hasta que todo esté perfecto para ponerlos en marcha.

Paso 4: transfiere los datos a Activos

Introducir toda la información manualmente puede ser una tarea interminable para una gran organización. Por eso existen herramientas que facilitan el trabajo.

Assets Discovery

Assets Discovery (disponible en Atlassian Marketplace sin coste alguno) es un analizador sin agente que recopila los activos de red. Puedes elegir los activos y atributos que se incluirán en los esquemas de objetos y crear tus propios patrones de análisis para encontrar activos más específicos. Si lo programas para que se ejecute de forma periódica, detectará los cambios y mantendrá los datos actualizados. Además, gracias a las reglas de automatización, podrás incluso desencadenar incidencias de Jira, enviar notificaciones por correo electrónico y muchas otras cosas en función de los cambios detectados.

Importadores

Puedes usar las importaciones de Activos para añadir datos de otras fuentes. Es posible programar la sincronización de las reglas de importación para que puedas modificar los datos cuando sea necesario. Para cada tipo de importación, debes definir dónde se almacenarán los datos y su ubicación en Activos.

Importar CSV

Si todos tus activos están en una hoja de cálculo de Excel o Google Sheets, puedes usar la importación de archivos CSV para añadir los datos a Activos. Así obtendrás un sistema integrado y transparente que te permita vincular los activos a las incidencias y analizar su impacto.

Importación de JSON

Puedes importar objetos a Activos con un archivo JSON que contenga los datos que quieras importar.

Consejos y sugerencias

Recomendamos ejecutar Assets Discovery y los importadores con la mayor frecuencia posible en los momentos de menos actividad. Analiza con qué frecuencia crees que cambiarán los datos y la importancia que tienen para determinar cada cuánto deben ejecutarse. Así irás siempre por delante de los cambios.

Con Assets Discovery, puedes ejecutar diferentes patrones de análisis con distinta frecuencia para reducir los recursos necesarios para que Activos esté lo más actualizado posible.

Divide los datos en esquemas de objetos que tengan lógica

Recomendamos disponer de varios esquemas de objetos en función del uso o del propietario de los datos.

Dividir los datos en diferentes esquemas de objetos es más intuitivo y fácil de mantener que un esquema de gran tamaño. No hace falta bombardear a los equipos como el Departamento de Finanzas o de RR. HH. con información que no les interesa cuando necesitan algún dato de Activos. Además, es más fácil que un equipo compruebe periódicamente la calidad de los datos de un esquema de objetos que solo ciertas partes de un esquema de objetos de gran tamaño.

Federa los datos

Si ya tienes una base de datos o una fuente de información que puedas usar y cuentas con procesos para mantenerla actualizada, no es necesario que traslades tus datos a Activos. En lugar de eso, puede que sea mejor hacer una copia de los datos relevantes con las integraciones y programar dichas integraciones para que actualicen la información de Activos.

Activos incluye varios importadores (descritos en la sección anterior) que permiten contar con la información necesaria para tomar decisiones tanto en una incidencia de Jira como en Activos sin necesidad de mantener dos copias distintas.

Hay gente que crea esquemas de objetos separados para los datos importados, mientras que otros prefieren integrarlos en esquemas de objetos más grandes. Si los datos van a tener distintos usos (por ejemplo, para el soporte de TI y RR. HH.), tiene más sentido que sean un esquema de objetos separado que vincularlos directamente al esquema de objetos de TI y luego dar acceso a RR. HH. a dicho esquema.

Si no es posible usar un importador, se puede crear un objeto y asignarle un atributo de URL que enlace con la base de datos que contiene más información. Esta opción es útil si solo quieres que los agentes vean la información y no te interesa hacer búsquedas o generar informes de los datos.

Evita utilizar los mismos atributos en todas partes

Si un atributo se usa en muchos lugares con los mismos valores, suele tener más sentido convertirlo en su propio tipo de objetos. Por ejemplo, puedes tener un atributo llamado "Proveedor" para los tipos de objetos "Portátil", "Teléfono", "Impresora", "Monitor", etc., y para cada objeto tendrías que escribir (o importar) el nombre del proveedor de ese portátil o teléfono.

Este es un buen sistema, pero es más eficiente tener un tipo de objetos llamado "Proveedores" y definir cada proveedor como un objeto. Esto es así por varias razones:

• Puede que interese tener más datos del proveedor aparte del nombre, como el número de contacto de soporte o enlaces a contratos, y que no quieras introducir esta información para cada portátil y teléfono. En estos casos, solo es necesario introducirla una vez y vincularla al objeto del proveedor. Esto también es útil si deseas crear elementos de gestión de los proveedores en Jira Service Management.
• Es una forma de estandarizar los datos de los proveedores, lo que facilita la generación de informes. Si quieres crear un informe sobre el número de solicitudes de soporte por proveedor, por ejemplo, podrás estar seguro de que no faltará ningún dato porque alguien haya escrito Micrsoft o Aple en algún sitio.
• Así, si el proveedor hace un cambio de marca o hay que modificarlo de alguna otra manera, solo tendrás que actualizarlo en un sitio.

El caso del proveedor es solo un ejemplo. Hay otros, como los niveles de importancia empresarial, los entornos de implementación, los departamentos y las ubicaciones.

Paso 6: configura campos personalizados de Activos para las incidencias de Jira

En esta sección se explica cómo se pueden configurar las incidencias de Jira para vincularlas con objetos de Activos. Puedes añadir el servicio empresarial afectado a tus incidencias relacionadas con incidentes, añadir un ordenador a una incidencia relacionada con una solicitud de hardware o añadir un conjunto de hosts potencialmente afectados a una incidencia relacionada con una solicitud de cambio.

Con Activos tendrás acceso a campos personalizados nuevos y específicos, que deberás configurar para dirigirlos a un conjunto determinado de objetos.

Paso 7: crea automatizaciones

Activos presenta un nuevo conjunto de desencadenadores y acciones de automatización relacionados con objetos que se pueden usar para automatizar diversas tareas.

Estos son algunos ejemplos:

• Actualizar el propietario o el estado de un portátil durante el flujo de trabajo de una solicitud de asistencia.
• Actualizar el estado de partes de tu infraestructura a "incidente en curso" cuando se produzca una incidencia relacionada con un incidente.
• Enrutar automáticamente las incidencias de Jira a determinados miembros del personal en función de los objetos adjuntos.
• Avisar a las personas clave cuando estén a punto de caducar las licencias, los contratos o las garantías.
  

Paso 8: decide cómo mantener la precisión de los datos

Mantener los datos actualizados es fundamental para que los equipos no trabajen basándose en suposiciones falsas, ya que eso podría retrasar la resolución de incidentes o llevar a un resultado incorrecto tras una solicitud de asistencia.

Hay varias formas de mantener los datos actualizados en Activos, y muchas de ellas se basan en la automatización para realizar el trabajo duro.

1. Haz auditorías periódicas de los datos.
   Las reglas de automatización de Activos pueden utilizarse para programar el envío de notificaciones cuando sea necesario auditar los datos. Así, las personas encargadas recibirán un recordatorio para hacer una comprobación rápida de integridad y asegurarse de que los activos están actualizados.
2. Sincroniza periódicamente Assets Discovery y los importadores e integraciones relevantes.
   Una causa muy habitual de que los datos estén desactualizados es no sincronizar Activos con las fuentes externas de datos con suficiente frecuencia. Piensa cada cuánto cambian los datos de la fuente externa y con qué frecuencia se utilizan en Jira Service Management para encontrar un equilibrio. Si hay algún dato que cambia a menudo y suele vincularse a incidencias, puede que haya que sincronizarlo cada 24 horas, mientras que otras integraciones puedan esperar semanas o incluso meses.
3. Utiliza reglas de automatización.
   Cuando se toman decisiones relacionadas con incidencias de Jira que modifican los datos de los activos o de la configuración, es importante capturar esos cambios en Activos.

Por ejemplo, si un agente decide entregar un portátil nuevo a un usuario porque el que tiene se ha estropeado, habrá que añadir cierta información en Activos:

• Hay que actualizar el propietario del portátil nuevo con los datos del solicitante y cambiar su estado a "En servicio".
• Hay que eliminar el propietario del portátil antiguo y cambiar su estado a "Estropeado".

Mientras el agente informa al solicitante, puedes usar pantallas de transición y funciones posteriores de Activos para obtener este tipo de información e introducir los nuevos propietarios y estados en Activos mediante la automatización.

Esto es solo un ejemplo para ilustrar que, al integrar Activos en los flujos de trabajo de Jira, hay que tener en cuenta qué información de la incidencia puede ser necesario enviar de vuelta a Activos. Lo ideal es que las actualizaciones manuales en Activos sean las mínimas posibles, porque es fácil olvidarse de hacerlas.