GTD 템플릿으로 생산성 최대화

GTD 템플릿의 유형

GTD 템플릿은 다양하게 활용할 수 있습니다. 프로젝트 매니저가 템플릿을 팀, 이해 관계자 및 프로젝트 자체의 요구 사항에 맞게 조정합니다. 하지만 다음을 포함하여 일부 GTD 템플릿은 표준이며 모든 GTD 시스템에 포함되어야 합니다.

일일 작업 목록

GTD에서 일일 작업 목록은 다음 작업 템플릿의 형태를 취합니다. 그러면 GTD 사용자에게 작업 항목 간에 이동하고 중요한 일을 중요한 시기에 수행할 수 있는 빠른 참조 지점을 제공하게 됩니다. 사용자는 캘린더 템플릿에서 일일 작업을 연결하고 일일 작업을 위해 다음 작업 항목을 분리합니다.

주간 플래너

주간 플래너 템플릿은 일상 업무를 더 광범위한 업무와 정렬하는 데 매우 중요합니다. GTD에 정통한 사용자는 주간 계획 세션을 활용하여 다음 작업 목록을 재평가하고 재구성하여 각 작업이 전체 목표와 관련성을 유지하도록 합니다.

프로젝트 체계화 템플릿

우선 순위 또는 미팅 목표와의 관련성을 기준으로 주제 또는 안건 항목을 나열하면 생산적인 토론을 지원하는 좋은 구조의 안건이 만들어집니다.

Confluence의 유연한 페이지 레이아웃을 사용하여 안건 항목을 개략적으로 설명하고 체계화합니다.

수신함

수신함 템플릿의 힘은 모든 생각, 아이디어, 컨셉, 야심 찬 계획을 한곳에서 자유롭게 공개할 수 있다는 데서 비롯됩니다. GTD 전문가는 이 항목을 삶의 무작위적인 입력이라고 부르기도 하며 다른 사람들은 그냥 '항목'이라고 부릅니다. 이 경우 프로젝트와 관련된 서로 다른 항목이 수신함에 들어옵니다. 받은 편지함의 항목을 다른 템플릿의 해당 위치로 이동하는 프로세스는 다음과 같습니다.

1. 목록 만들기: 수신함 템플릿을 사용하는 첫 번째 단계는 목록을 만드는 것이며 이 단계는 생각 정리라고도 합니다.

2. 목록 분류: 항목을 정확한 범주에 넣습니다. 올바른 범주가 무엇인지 어떻게 알 수 있습니까? GTD 워크플로는 어떤 목록 항목이 어느 범주로 가는지 결정합니다.

항목이 실행 가능합니까?

예: 실행 가능한 항목을 다음 두 곳 중 하나에 배치합니다.

• 대기 목록: 작업을 완료하기 전에 다른 사용자의 개입이 필요한 경우 항목을 여기로 보냅니다.
• 다음 작업 목록: 기한이 있고 완료로 표시하기 전에 더 진행해야 하는 단계가 하나 이상 있는 경우 항목을 여기에 넣습니다.

아니요: 실행 불가능한 항목은 휴지통이나 나중에 할 일 목록 또는 참조 목록에 넣습니다.

• 나중에 할 일 목록: 지금은 관련이 없지만 미래에는 관련이 있게 될 경우 이 목록에 항목을 넣습니다. 기한 날짜 또는 작업이 없는 항목을 예로 들 수 있습니다.
• 참조 목록: 이 목록에는 작업이 없지만 해당 항목에는 대기 목록 및 다음 작업 목록에 있는 항목을 완료하는 데 필요한 중요한 정보가 들어 있습니다.

GTD 템플릿을 사용하는 방법

항목의 여정은 분류 후에도 멈추지 않습니다. 수신함에 있는 많은 항목은 프로젝트 목록에 들어갈 것입니다. 각 프로젝트에는 주간 검토 플래너가 포함되어 있습니다.

주간 검토 체크리스트에는 다음이 포함됩니다.

• 진행 중인 프로젝트에 집중할 수 있는 명확한 물리적 및 디지털 공간.
• 프로젝트 플래너에 없는 모든 프로젝트, 업데이트 요청, 작업 항목을 기록하고 구조화합니다.
• 캘린더 목록을 검토합니다. 각 작업 항목의 일정을 계획보다 일찍 또는 늦게 예약했는지 확인합니다.
• 다음 작업 목록을 확인합니다. 완료한 항목을 모두 완료로 표시합니다. 목록에 있는 나머지 작업 항목을 검토하여 별도의 프로젝트로 만들어야 하는지 아니면 목록에 남겨야 하는지 결정합니다.
• 테스트하려는 혁신 및 아이디어를 추가합니다.
• 잘 진행된 부분을 되돌아봅니다.
• 개선 방법을 문서화합니다.

이제 GTD 프로젝트의 각 목록을 간단히 살펴보겠습니다.

다음 작업 목록

이 목록에 있는 항목을 검토하고 다음과 같이 질문하여 항목을 완료에 더 가까워지게 합니다.

이 항목을 한 단계에서 완료할 수 있습니까? 대답이 '예'이고 2분 안에 완료할 수 있는 경우 완료로 표시합니다.

항목이 완료되기까지 여러 단계를 거쳐야 합니까? 이 항목을 프로젝트로 만들고 완료하는 단계를 목록에 추가합니다.

항목에 하나의 단계가 있지만 2분 안에 할 수 없습니까? 다음 작업 목록에 남겨두고 나중에 완료하도록 예약합니다.

참고: GTD 방법론에서는 모든 목록을 주기적으로 검토해야 하므로 지연된 항목의 추적을 놓치지 않습니다. GTD 전문가는 이 검토를 통해 항목의 상태를 변경하여 완료, 보류 또는 삭제할 때까지 한 목록에서 다른 목록으로 이동할 수 있습니다.

대기 목록

이 목록에 있는 항목의 경우 항목을 완료로 이동하기에 관련된 사용자의 이름을 포함합니다. 항목의 기한 날짜를 포함하고 완료될 때까지 후속 조치를 취합니다.

나중에 할 일 목록

이 목록에는 작업 또는 촉박한 마감 날짜가 없는 항목이 포함됩니다. 정기적으로 검토할 때 이 목록을 훑어보고 가능성 있는 프로젝트, 한 단계로 구성된 항목 및 다른 사람의 도움이 필요한 항목이 있는지 확인하는 것이 중요합니다.

참조 목록

이 목록 없이는 아무것도 완료할 수 않습니다. 이 목록을 각 항목에 대한 컨텍스트를 제공하는 참조 자료 또는 디렉터리라고 생각하세요. 참조 목록 항목을 다른 목록에 있는 하나 이상의 항목에 연결하세요. 참조 목록 항목의 예로는 누군가의 생일, 연락처, 미팅에서 나온 프로젝트에 대한 인사이트, 책에서 인용한 내용, 텍스트 블록 또는 PDF 링크가 있습니다.

캘린더 목록

GTD 실행자는 이 목록을 사용하여 목록 항목과 관련된 중요한 날짜를 기록합니다. 다음 작업 목록 및 대기 목록의 항목에는 날짜가 함께 있어야 합니다. 캘린더 목록에서 해당 항목을 찾을 수 있습니다.

정기적인 검토 중에 워크플로가 작업 수용량에 맞도록 필요에 따라 날짜를 이동하세요.

적합한 GTD 템플릿을 선택하는 방법

이 방법론은 간단하면서도 사용자에게 유연성을 제공합니다. 이 유연성에는 다음과 같은 고려 사항이 따릅니다.

개인적 선호 사항

예를 들어 다음 작업 항목은 매일 검토하고 프로젝트 목록은 매주 검토할 수 있습니다. 또는 더 적합한 경우 시급한 프로젝트 및 꼭 필요한 프로젝트는 매주 두 번 검토하도록 일정을 계획할 수도 있습니다.

이런 검토를 일정을 계획했으면 사용자는 항목을 무시하거나 간과하지 않을 것이라는 확신을 가지고 눈앞의 과제에 집중할 수 있는 심리적 안정감이 생깁니다.

워크플로 요구 사항

프로젝트 관리자는 이해 관계자의 요구 사항이 변한다는 것을 알고 있습니다. GTD 템플릿을 사용하면 이 요구 사항을 충족하도록 조정하는 것이 간단하지만 노력을 지원할 적절한 리소스가 있어야 합니다.

Confluence는 프로젝트 추진력을 잃지 않고 방향을 전환할 수 있도록 사용자 지정할 수 있는 여러 GTD 템플릿을 제공합니다.

Confluence 및 Jira GTD 템플릿 사용

Jira 및 Confluence 데이터베이스를 사용하면 프로젝트 관리자가 GTD 방법론을 중심으로 한곳에서 체계화할 수 있습니다. Confluence 데이터베이스는 다양한 유형의 정보를 저장, 연결 및 관리할 수 있는 구조화된 방법을 제공합니다. 실시간 동기화 및 구성 외에도 Confluence 데이터베이스를 사용하면 데이터 간 관계를 정의하고 사용자 지정 보기를 만들며 Confluence 페이지 어디서에든 데이터베이스 정보를 참조할 수 있습니다.

예를 들어 데이터베이스를 구축하여 한곳에서 프로젝트 요구 사항을 추적하고 미팅 메모를 저장하며 팀 작업을 관리하고 고객 조사를 체계화할 수 있습니다. 데이터베이스는 텍스트, 날짜, 사용자 및 페이지를 포함하여 다양한 유형의 필드도 지원합니다. 이 유연성으로 인해 구체적 사용 사례에 맞게 정보를 모델링할 수 있습니다.

또한 Confluence 데이터베이스 및 Jira의 원활한 통합으로 강력한 프로젝트 관리 워크플로가 가능합니다. Jira 이슈를 Confluence 데이터베이스에 동기화하여 프로젝트 상태, 우선 순위 및 종속성을 전체적으로 파악할 수 있습니다. 연결된 Jira 이슈에서 변경한 모든 업데이트는 데이터베이스에 자동으로 반영되므로 정보는 항상 최신 상태입니다. 이 통합은 Confluence에서 계획 및 Jira에서 실행 간 간격을 해소합니다.

복잡한 프로젝트에 필요한 스마트 시스템

Confluence와 Jira를 연결하면 복잡한 프로젝트 실행이 간소화됩니다. Jira 보드를 사용하여 처음부터 끝까지 작업의 우선 순위를 지정하고 추적하고 관리하세요. 예를 들어 스마트 링크는 Confluence 및 Jira 간 효율적 프로젝트 관리를 위해 두 개 도구를 연결합니다.

여기서 가장 큰 장점은 GTD 목록에 있는 복잡한 항목에 대해 Jira 인터페이스를 통해 명확하고 조율된 제공 계획이 만들어진다는 점을 안다는 것입니다. 또한 두 도구 간 작업 가시성을 통해 포괄적인 상태 업데이트 및 원활한 검토 주기가 가능합니다.

Confluence에는 테이블, 상태, 작업 항목, 날짜, 담당자 및 의사 결정과 같은 페이지 요소도 포함됩니다.

GTD 템플릿: 자주 묻는 질문

GTD 템플릿은 얼마나 자주 업데이트해야 합니까?

정기적으로 검토할 때 GTD(할 일 관리) 목록 템플릿의 구조에 대한 피드백을 요청하세요. 프로젝트를 완료하고 팀의 필요에 맞게 템플릿을 수정하기에 충분한 정보를 수집하고 있는지 생각해 보세요.

GTD 방법론과 애자일 프레임워크의 차이는 무엇입니까?

GTD 및 애자일은 비슷한 점도 있지만 근본적으로 다른 방법론입니다. GTD는 개인이 자신의 작업을 파악하고 명확히 하고 체계화하고 되돌아보고 참여하여 스트레스를 줄이고 효율성을 높일 수 있도록 돕는 데 초점을 맞춘 생산성 시스템입니다. 반대로 애자일은 팀이 스프린트라고 하는 짧은 주기로 제품을 반복적으로 개발하도록 설계된 프로젝트 관리 프레임워크로, 공동 작업 및 적응성에 중점을 둡니다.

하지만 "완료의 정의"를 명확히 하고 아이디어 창출을 위해 브레인스토밍(애자일) 및 생각 정리(GTD)를 사용하고 항목을 사용자 스토리(애자일) 또는 프로젝트(GTD)로 분류하는 것과 같이 두 가지 방법론은 어떤 면에서는 정렬됩니다.