Using Confluence whiteboards for embedded diagramming
Confluence whiteboards are where ideas come to life in an organized and polished way while maintaining the freeform, creative spirit of collaborative brainstorms.
With whiteboards, you can post ideas then connect and arrange them visually to form timelines, workflows, strategy and product breakdowns, and more. You can also create diagrams using shapes to represent different ideas and elements, then connect them with lines and arrows to show how they relate.
Diagrams are valuable tools for organizing work, aligning teams, and presenting plans and concepts clearly and efficiently to internal and external stakeholders. When used in combination with detailed plans, diagrams often let you paint the connected picture of the work you’re doing supported by rich context.
In this guide, find out how to create diagrams in whiteboards you can share on Confluence pages.
When, why, and how to incorporate diagrams in pages
Having whiteboards and pages both as content types within Confluence makes using them together a seamless experience. No more using different tools or disconnected systems that force you to recreate diagrams from scratch or copy and paste them from one place to another, risking all your previous formatting work.
Embedding a whiteboard with a diagram into a Confluence page means you always have the precise visual exactly where you want it. Even better, any changes made to the original diagram in the whiteboard will automatically update wherever else it’s shared. You can even customize what part of a whiteboard diagram you embed by linking to a section or individual object.
Here are some instances when leveraging whiteboard diagrams in pages is particularly useful:
Diagramming flows
Whiteboard diagrams are great for building flowcharts. Flowcharts can visually represent a wide range of processes, workflows, and concepts. Diagramming these flows shows how they work and breaks down all the steps involved and how they’re connected.
Once you diagram different flows in whiteboards, you can add them to relevant pages, for example:
- Product development timelines in product roadmap documents
- User engagement journeys in product development and audience research documents
- Company-wide, departmental, and team decision making processes
Building project plans
Project management plans can be elaborate and complex with many moving parts. Diagrams help conceptualize and organize them into manageable, easily digestible pieces. Some examples of diagrams you can integrate into project planning documents include:
- Tijdlijnen van het project waarin de volgorde en de vastgestelde termijnen van de belangrijkste mijlpalen en resultaten van het project worden beschreven
- Diagrammen voor de projectscope, waarin alle afzonderlijke elementen en hun eigenaars worden opgesomd
Ontwikkelen van marketingstrategieën
Diagrammen zijn nuttig om doelgroeponderzoek, klantentrajecten, campagnetijdlijnen en meer weer te geven. Hier zijn enkele voorbeelden van het opnemen van diagrammen in documenten over marketingstrategieën:
- Diagrammen van de marketingfunnel die verschillende campagnes en initiatieven in elke fase van de funnel met elkaar verbinden
- Diagrammen met persona's van klanten waarin de demografische gegevens, het gedrag, de behoeften en de pijnpunten van je doelgroep worden geschetst
- Diagrammen met de tijdlijnen van campagnes, waarbij verschillende taken in een schema worden opgesplitst
De belangrijkste kenmerken en voordelen van whiteboard-diagrammen op pagina's
Weten hoe je een whiteboard kunt koppelen en vervolgens kunt integreren in een Confluence-pagina is de sleutel tot het succesvol toevoegen van diagrammen aan je samenwerkingsworkflows. Om een volledig Confluence-whiteboard met een diagram in een pagina te integreren, hoef je alleen maar de URL van het whiteboard te kopiëren en waar je maar wilt als link te plakken op je pagina. Confluence zet de link automatisch om in een geïntegreerde weergave van je whiteboard.
Om een specifiek deel van je diagram in een whiteboard in te voegen, moet je de sectie of de objectlink kopiëren. Klik op je whiteboard met de rechtermuisknop op de sectie, vorm, lijn of plaknotitie en selecteer 'link naar object kopiëren'. Plak die URL vervolgens op je Confluence-pagina die je op je whiteboard hebt ingesloten, terwijl je al hebt ingezoomd op de sectie of het object die/dat je wilde.
Verbeterde samenwerking
Met whiteboards kan iedereen die aan een project werkt bijdragen, diagrammen bijwerken en ermee omgaan. Meerdere teamleden kunnen diagrammen in realtime bewerken en uitbreiden. Je kunt ook opmerkingen toevoegen aan diagrammen of specifieke secties van diagrammen om vragen te stellen, verduidelijkingen te geven en collega's te taggen die op de hoogte moeten zijn van relevante informatie en problemen.
Gesynchroniseerde updates
Als je een diagram van whiteboards op een pagina koppelt, is dat diagram altijd up-to-date. Alle wijzigingen of updates in het diagram worden automatisch bijgewerkt, waar het ook is ingesloten.
Eenvoudig verschillende varianten van diagrammen aanmaken en delen
Als je complexe ideeën of processen ontwikkelt, moet je vaak meerdere varianten van een diagram aanmaken om verschillende toestanden in de loop van de tijd weer te geven. Met traditionele tools voor het aanmaken van diagrammen kunnen kopieën worden opgeslagen of het originele diagram worden gekloond. Misschien realiseer je je later dat er iets ontbrak in de originele versie, wat leidde tot een frustrerend proces waarbij je wijzigingen aanbrengt en tegelijkertijd alle versies synchroon probeert te houden.
Met whiteboards kun je meerdere versies van je diagrammen aanmaken en beheren binnen hetzelfde uitgebreide canvas. Je kunt uitzoomen om een overzicht te krijgen van al je diagrammen Je kunt vervolgens inzoomen om aan specifieke versies te werken. Met deze aanpak kun je verschillende toestanden of variaties naast elkaar zetten, waardoor het vergelijken en verfijnen ervan makkelijker wordt. Je kunt voor elke versie aparte links kopiëren, zodat je zonder verwarring specifieke diagrammen in je documenten kunt delen.
Gecentraliseerde en schaalbare bron voor diagrammen
Met whiteboards kun je een gecentraliseerde en schaalbare bron onderhouden voor al je projectdiagrammen. In andere tools heb je misschien meerdere bestanden voor verschillende diagrammen, wat lastig kan zijn om te beheren en te delen. Whiteboards bieden één flexibele plek waarop alle diagrammen van je project op één plek kunnen worden bewaard.
Whiteboards houden je werk georganiseerd en maken het makkelijker om op te schalen. Naarmate je project zich verder ontwikkelt, kun je doorgaan met items toevoegen aan hetzelfde canvas zonder dat je je zorgen hoeft te maken dat je te weinig ruimte hebt of dat je verschillende versies uit het oog verliest. Je diagrammen en andere whiteboardinhoud kunnen worden meegeschaald met je project.
Maak snel werk van tabellen
Ontdek hoe je tabellen kunt maken en opmaken in Confluence.
Teamposters voor beter teamwerk
Zo maak je teamposters aan op Confluence en bevorder je de samenwerking.