Confluence-whiteboards voor productmanagers: je team klaarstomen voor succes
De basis voor een succesvolle productlancering is het begrijpen en definiëren van het probleem of de kans die het product wil aanpakken. Volgens de meeste productteams is dit ook meteen het moeilijkste deel van het proces.
Uit een recente Duo Loop-enquête is gebleken dat productmanagers zeggen dat het plannen en prioriteren van initiatieven hun grootste uitdagingen zijn. Ze willen ook betere tools voor dit proces. Uit een onderzoek van het Product Management Festival bleek dat 51% van de productmanagers behoefte had aan geavanceerdere tools om hun werk te visualiseren en te strategiseren.
Confluence is een bekende bondgenoot voor productmanagers. Uit de enquête van Product Focus uit 2023 bleek dat productmanagers Confluence beschouwen als één van vijf essentiële tools (naast Jira). En met de introductie van virtuele whiteboards is Confluence een nog betere plek geworden voor productideeën, discussies en planning.
Virtueel brainstormen met whiteboards
Sommige voordelen van virtuele whiteboards zijn duidelijk. Je hoeft ze niet schoon te maken, je krijgt geen inktvlekken op je vingers en je post-its zullen niet wegwaaien als iemand een raam opent. Wist je dat virtueel brainstormen volgens onderzoek productiever is dan persoonlijke sessies?
Eén onderzoek wees uit dat het aantal nieuwe ideeën dat per persoon wordt gepresenteerd toeneemt naarmate een virtuele brainstormgroep groeit, terwijl het tegenovergestelde het geval is bij het uitbreiden van persoonlijke teams. Uit het onderzoek bleek dat virtueel brainstormen vaak betere resultaten oplevert omdat het speelveld gelijk wordt gemaakt. Extraverte en hooggeplaatste teamleden kunnen een persoonlijke sessie domineren, maar virtueel brainstormen zorgt ervoor dat minder uitgesproken teamleden in gelijke mate deelnemen.
Een brainstormsessie moet losjes zijn. Het moet een veilige plek zijn waar teamleden vrij ideeën kunnen toevoegen zonder zich zorgen te hoeven maken over de goedkeuring. Brainstormen met virtuele whiteboards biedt het beste van twee werelden: een plek om creatief aan de slag te gaan zonder beperkingen en een tool om een verzameling ideeën om te zetten in een nieuw initiatief of project.
Je kunt Confluence-whiteboards gebruiken om verbanden te leggen tussen ideeën door lijnen en vormen te gebruiken om diagrammen aan te maken, net zoals je dat zou doen op een echt whiteboard, maar dan zonder dat je constant hoeft te wissen en schoon te maken. Confluence heeft virtuele versies van alles wat gewone whiteboards gebruiken, waaronder post-its en stempels.
Je kunt ook snel opmerkingen achterlaten op het whiteboard om een gesprek op gang te brengen. Ben je nog steeds aan het uitzoeken waar je moet beginnen? Er zijn ook whiteboard-sjablonen voor brainstormsessies beschikbaar. Brainwriting is daar één van.
Bij brainwriting schrijven je teamleden antwoorden op prompts, meestal aangemaakt door de productmanager. Een typisch sjabloon voor brainwriting begint met een inleiding waarin het doel en de richtlijnen van de oefening worden gedefinieerd.
Teamleden krijgen dan de tijd om ideeën te bedenken, die ze aan een post-it toevoegen. De post-it wordt vervolgens doorgegeven aan elk teamlid, waarin ze worden aangespoord om de ideeën verder te ontwikkelen en ze mogelijk te verbeteren.
Zodra de post-its met ideeën rond zijn gegaan, beoordeelt en bespreekt het team elk idee. Met de sjabloon kun je zelfs stemmen met behulp van onze stempelfunctionaliteit en de beste ideeën kiezen.
Weet je nog dat we zeiden dat whiteboards kunnen worden gebruikt om gestructureerde ideeën te creëren op basis van vrije ideeën? Je kunt elementen zoals post-its omzetten in uitvoerbare Jira-taken op whiteboards of Jira-issues importeren naar een whiteboard zelf. Bekijk deze bron om te zien hoe eenvoudig het is.
Je ideevorming prioriteren
Prioritering is een uitdaging. PM's moeten rekening houden met nieuwe functieaanvragen, bugfixes en meer. Welke belangrijke stappen moeten we meteen ondernemen om klanten tevreden te stellen en hun ervaring te verbeteren, en wat kan nog even wachten? Prioritering heeft alles te maken met het op één lijn brengen van iedereen — product, techniek, marketing en verkoop — en beslissen wat je verder wilt doen en welke branden je als eerste moet blussen.
Gelukkig bieden Confluence-whiteboards geweldige sjablonen voor enkele van de meest populaire prioriteringsmethoden. De RICE-sjabloon helpt je bijvoorbeeld prioriteiten te stellen op basis van het aantal gebruikers dat zal worden beïnvloed (reach; bereik), het belang van de voordelen (impact), hoe zeker je team is van het bereik en de impact van deze taken (confidence; vertrouwen), en hoeveel tijd en moeite het kost om deze taken te voltooien (effort; inspanning).
Je kunt ook de sjabloon voor de 2x2-prioriteringsmethode gebruiken in Confluence-whiteboards, waarmee je taken kunt prioriteren op basis van hoe belangrijk en dringend ze zijn.
Net zoals bij de sjabloon voor ideevorming door middel van brainwriting kun je taken in de vorm van plaknotities aan je whiteboard toevoegen en teamleden laten stemmen over welke taken prioriteit hebben.
Maar wat nou écht handig is aan whiteboards voor productmanagement, is dat ze verbonden zijn met alle andere Atlassian-tools die je product- en engineeringteam gebruikt.
Je kunt bijvoorbeeld issues importeren uit Jira Product Discovery, zodat je taakgerelateerde context aan je whiteboard kunt toevoegen. Zo kun je taken prioriteren zonder steeds tussen Jira en je whiteboard te hoeven schakelen.
Voor meer context kun je Smart Links van Jira rechtstreeks op je whiteboard insluiten om belangrijke gegevens op te halen, zoals teamdoelen, bedrijfsprioriteiten op lange termijn en feedback van klanten die relevant zijn voor de taken die moeten worden uitgevoerd.
Je geprioriteerde projecten en taken plannen
Zodra je prioriteiten zijn gesteld, kun je het beste beginnen met het plannen van je werk door middel van storypoints. Met deze storypoints bepaal je hoe lang het duurt om taken te voltooien, welke teams of teamgenoten verantwoordelijk zijn voor een taak en welke afhankelijkheden er bij iedere taak komen kijken.
Om te beginnen met plannen, kun je alle plaknotities van je prioriteringssessies opnieuw omzetten in Jira-issues of je relevante Jira-issues rechtstreeks naar het whiteboard importeren. Je kunt hier leren hoe je dat doet
De beste manier om de ideeën en prioriteiten die via whiteboards zijn bedacht en vastgesteld te integreren, is door slimme secties en slimme connectoren te gebruiken. Met slimme secties kun je na planningssessies snel en eenvoudig Jira-issues bijwerken. Door een slimme sectie op je whiteboard aan te maken en Jira-issues daarheen te slepen, worden veranderingen in velden (zoals de uitvoerder, storypoints en labels) in realtime bijgewerkt in het whiteboard. Deze veranderingen worden dan direct weergegeven in Jira, wat voor een vlotte overgang van planning naar uitvoering zorgt.
Bovendien kun je met slimme connectoren lijnen trekken tussen Jira-issues op je whiteboard, waarbij je relaties en afhankelijkheden visualiseert. Deze connectoren zetten lijnen om in issue-links, waardoor het veld 'Gekoppelde issues' van Jira automatisch wordt bijgewerkt.
Bovendien kun je met slimme connectoren relaties aanmaken tussen Jira-issues op je whiteboard, die vervolgens worden weergegeven in Jira. Trek simpelweg een lijn om problemen visueel met elkaar te verbinden en selecteer vervolgens 'Issues koppelen' om ze om te zetten in slimme connectoren. Je kunt nu alle gekoppelde Jira-issues rechtstreeks op je whiteboard wijzigen of bijwerken tijdens je planningssessie.
Confluence-whiteboards bevatten ook sjablonen die kunnen helpen bij de planning. Zo kun je de workflowsjabloon voor de tijdlijn gebruiken om eenvoudiger te plannen door de volledige tijdlijn van het project te visualiseren en open discussies mogelijk te maken met behulp van whiteboardelementen zoals plaknotities, stempels en stemmen.
De sjabloon voor het swimlane-proces helpt je om je planning te verduidelijken en complexe processen in kaart te brengen, zodat ze gemakkelijk te volgen en te begrijpen zijn. Met stroomschema's kun je bij elke taak visueel de stappen of elk productontwikkelingsproces weergeven. Je kunt ze gebruiken om afhankelijkheden in kaart te brengen en ervoor te zorgen dat je planning aansluit bij je strategische doelen.
Iedereen eenvoudig bij retrospectieven betrekken
Na elke werkiteratie is het belangrijk om retrospectieven te houden, een veelvoorkomend proces in agile softwareontwikkeling waarbij teams elk project beoordelen om te zien wat goed is gegaan en wat niet.
Confluence-whiteboards kunnen ook helpen bij dit proces. Nogmaals, er zijn genoeg sjablonen voor whiteboard-retrospectieven om uit te kiezen.
Je kunt de eenvoudige retrospectievensjabloon gebruiken om de mening van teamleden te peilen over wat er goed ging bij recente productontwikkelingsprocessen en wat volgens hen verbeterd kon worden.
Met deze sjabloon kunnen teams ook acties voorstellen waarvan zij denken dat ze kunnen helpen bij toekomstige prioritering en planningssessies.
Je kunt ook de retrospectief voor vier L's gebruiken voor vergelijkbare resultaten. De sjabloon is heel eenvoudig om te gebruiken. Teamleden zeggen wat ze leuk en niet leuk vonden, wat ze hebben geleerd en wat ze graag willen zien tijdens een project.
Er is ook een sjabloon voor het zeilboot-retrospectief. Met deze sjabloon kunnen teamleden input geven over wat het project heeft vertraagd en wat sneller had gekund door plaknotities te plaatsen op relevante delen van de sjabloon. De voorkant van de zeilboot bevat de issues die vooruitgang belemmeren, terwijl de wind in de zeilen staat voor ideeën die processen hadden kunnen versnellen.
Whiteboard-sjablonen bieden verschillende benaderingen die kunnen helpen voorkomen dat je retrospectieve processen stagneren en saai worden.
Maak snel werk van tabellen
Ontdek hoe je tabellen kunt maken en opmaken in Confluence.
Teamposters voor beter teamwerk
Zo maak je teamposters aan op Confluence en bevorder je de samenwerking.