Whiteboards voor brainstormsessies in teams

Brainstormsessies in teams: uitdagingen en best practices

Brainstormen is een manier om oplossingen te bedenken voor complexe problemen en om creatief denken te stimuleren. Brainstormsessies in teams kunnen een verzameling innovatieve ideeën opleveren die je branche ontwrichten of je onderscheiden van je concurrenten. Het is een gezamenlijke oefening waarbij teamgenoten voortbouwen op elkaars ideeën voor meer diverse en genuanceerde resultaten en tegelijkertijd de teamrelaties versterken.

Apple, Amazon en Netflix hadden allemaal geweldige ideeën tijdens hun brainstormsessies, maar de resultaten kwamen niet zomaar op magische wijze tot stand. Brainstormen is een puzzel die je zorgvuldig moet aanpakken om het te laten werken.

Uitdagingen bij brainstormen

Omdat een groot deel van het personeel uitsluitend of gedeeltelijk op afstand werkt, kan het zijn dat je team niet altijd samen in dezelfde ruimte aan een vergadertafel zit. Moderne teams proberen dus die nauwe samenwerking en directheid van de persoonlijke ervaring digitaal na te bootsen.

Bij virtuele brainstormsessies moeten de leiders vaak tegelijkertijd videovergaderingen, notities maken, schermen delen en gegevens invoeren. Het wordt een onsamenhangende ervaring voor alle deelnemers en de resultaten van de brainstormsessie zijn verspreid over verschillende plaatsen en tools.

Of je brainstormsessies nu persoonlijk of virtueel zijn, over het algemeen kunnen ze chaotische en frustrerende ervaringen worden als ze niet goed worden beheerd. Sommige deelnemers aarzelen misschien om ideeën uit te wisselen uit gebrek aan begrip of twijfel. Anderen zouden de sessie kunnen domineren door te proberen zoveel mogelijk ideeën aan te dragen, hoe onsamenhangend deze ook zijn.

Best practices voor brainstormen

Brainstormsessies zijn van nature creatief en experimenteel, maar moeten ook gestructureerd, georganiseerd en strategisch zijn en de beste beschikbare hulpmiddelen gebruiken. Hier zijn enkele tips voor een soepele en productieve ervaring.

Creëer een comfortabele omgeving voor iedereen

Bied iedereen van alle samenwerkingsstijlen en persoonlijkheidstypen een space om deel te nemen met verschillende benaderingen, waaronder:

• Opsplitsen in kleinere discussiegroepen en vervolgens alle ideeën van elke groep combineren
• Teamleden de tijd geven om individueel te brainstormen voordat ze hun ideeën met de groep delen
• Een getimed en snel deel van de brainstormsessie aanwijzen om creativiteit, spontaan denken en een grote hoeveelheid ideeën aan te moedigen om verder op te bouwen

Stel vragen voordat je naar antwoorden zoekt

Gebruik de beproefde brainstormmethodologie van Hal Gregersen van MIT om ideeën aan de proef te stellen en verschillende en gevarieerde perspectieven tot stand te brengen. Dit houdt in dat er brainstormsessies worden georganiseerd rond één ultiem probleem dat moet worden opgelost. Er moet begonnen worden door de deelnemers vragen te laten stellen op basis van het probleem, niet op antwoorden. Het doel van deze aanpak is om veronderstellingen en vooroordelen over het probleem aan de proef te stellen, wat leidt tot betere, meer innovatieve oplossingen.

De juiste tools gebruiken

Tot slot heb je manieren nodig om alle ideeën, gesprekken en vragen die uit je brainstormsessie naar voren komen, te documenteren, te bespreken en te bewaren. Idealiter kun je voor al deze doeleinden één tool gebruiken in plaats van gefragmenteerde informatie op meerdere plekken te beheren. Dit is waar Confluence-whiteboards van pas kan komen.

Hoe kun je Confluence-whiteboards gebruiken om brainstormsessies in teams te laten slagen?

Confluence-whiteboards zijn het antwoord op waardevolle brainstormsessies op afstand die alle betrokkenen een positieve ervaring bieden. Deze Confluence-functie is de digitale versie van de echte versie, maar met meer directe functionaliteit. Confluence-whiteboards combineren visuele discussies en het maken van notities met diepgaande Jira-integraties om ideeën om te zetten in actie, allemaal vanuit het gemak van één tool.

Dit zijn de interactieve functies en formaten die je kunt implementeren om je brainstormsessies te begeleiden en te verbeteren met Confluence-whiteboards.

Sjablonen

In plaats van dat je een lege pagina voor je hebt of niet weet waar je moet beginnen, hebben we verschillende sjablonen beschikbaar voor je brainstormsessie. Maak een goed startpunt aan voor je sessie om mee te beginnen en je eigen sessie te maken. Enkele van onze sjablonen die bijzonder nuttig zijn voor brainstormsessies in teams:

Brainwriting

Brainwriting is een brainstormtechniek waarbij deelnemers onafhankelijk van elkaar hun ideeën opschrijven voordat ze deze met de groep delen. Anders dan bij traditioneel brainstormen wordt bij brainwriting vermeden dat ideeën allemaal tegelijk uitgewisseld worden. Deze methode leidt vaak tot meer goede ideeën en creëert een psychologisch veilige omgeving waarin deelnemers zich meer op hun gemak voelen om bijdrages te leveren. Het levert ook een diverser scala aan ideeën op door de invloed van groepsdenken tot een minimum te beperken.

Conceptkaart

Een conceptkaart is een visueel hulpmiddel om ideeën met elkaar te verbinden aan de hand van eenvoudige diagrammen. De kaart is ontworpen rond een primair onderwerp en bestaat uit centrale knooppunten die concepten weergeven en verbindingslijnen die relaties en hiërarchie illustreren. Dit helpt om informatie te ordenen, complexe onderwerpen begrijpelijker te maken en om problemen op een efficiëntere manier op te lossen en om beslissingen te nemen.

Disruptief brainstormen

Disruptief brainstormen is een nuttige techniek die je kunt gebruiken als je team er met een probleem niet uitkomt of verder moet met een campagne of project. Deze oefening begint met het vaststellen van de problemen die je moet oplossen. Vervolgens draagt iedereen zoveel mogelijk oplossingen bij. Als je eenmaal een verzameling ideeën hebt, introduceer je de 'verstoorkaarten'. Deze kaarten voegen variabelen toe aan het hoofdprobleem of een scenario, waardoor je ideeën geleidelijk beperkt worden tot je een kleinere, meer gerichte set winnende ideeën hebt.

Post-its

Plaknotities zijn je digitale post-its die je gebruikt om je gebrainstormde ideeën toe te voegen aan het whiteboard. Met plaknotities kun je eenvoudig ideeën documenteren en opslaan op het whiteboard, zodat iedereen ze duidelijk kan zien en ermee aan de slag kan. Ze zijn van toepassing op elk sjabloon en elke vorm van brainstormen.

Stempels en stickers

Stemmen is een georganiseerde en democratische manier voor iedereen om zijn favoriete ideeën te kiezen en prioriteiten te bepalen. Je kunt stemmen met behulp van de stempels en stickers waardoor je visuele feedback kunt gebruiken, zoals duimpjes omhoog of hartsymbolen.

Opmerkingen

Met opmerkingen kun je op elk moment tijdens de live brainstormsessie of op andere momenten reageren op bepaalde ideeën of andere elementen op het whiteboard. Opmerkingen zijn nuttig om ideeën context te geven, relevante vragen te stellen en ideeën verder uit te breiden. Deze functie zorgt voor meer duidelijkheid en vermindert de noodzaak van extra vergaderingen of e-mails om iets verder te bespreken. Je kunt ook emoticons gebruiken om te reageren op opmerkingen.

vermeldingen

Vestig de aandacht van je teamgenoten op bepaalde plaknotities door ze bij naam te noemen in een opmerking. Gebruik mentions om iemand te laten weten dat je een vraag hebt gesteld, een vraag hebt beantwoord, andere feedback hebt gegeven, of als dat nodig is, andere mensen op de hoogte hebt gebracht.

Jira-integratie

Een uniek voordeel van Confluence-whiteboards is de mogelijkheid om elke plaknotitie om te zetten in een Jira-issue. Wanneer het team de belangrijkste resultaten van brainstormsessies vaststelt om acties uit te gaan voeren, kun je ideeën omzetten in opdrachten en deadlines om naadloos door te gaan naar de volgende stappen.

Integratie met Loom

De Loom-integratie met Confluence verbetert en stroomlijnt brainstormsessies op afstand.

Teamleiders kunnen een Loom-video opnemen om de context te bepalen voordat de brainstormsessie begint. Deze vooraf opgenomen briefing zorgt ervoor dat alle deelnemers op één lijn zitten voordat ze aan de discussie beginnen. Hierdoor wordt waardevolle vergadertijd bespaard. Teamleden kunnen de video bekijken wanneer het hen uitkomt en kunnen zichzelf voorbereiden door ideeën en vragen op te stellen.

Een ander nuttig voordeel is dat je Looms kunt toevoegen aan een whiteboard nadat een brainstormsessie is geëindigd. Je kunt een video opnemen met een samenvatting over de belangrijkste punten, beslissingen en volgende stappen. Dit is nuttig referentiemateriaal voor zowel de aanwezigen als een uitgebreide update voor iedereen die er niet bij kon zijn.

Verbeter de brainstormsessies van je team met whiteboards

Of je nu een Confluence-gebruiker bent die niet met whiteboards heeft geëxperimenteerd of je gewoon voor het eerst met Confluence werkt, probeer whiteboards zelf uit. Er zijn veel verschillende manieren om te brainstormen en whiteboards zijn voor ze allemaal geschikt. Test en blijf je proces verfijnen om beter te kunnen brainstormen in je team.