Hoe je Confluence-whiteboards gebruikt voor de planning en prioritering
De Amerikaanse president, Dwight D. Eisenhower, zei ooit: "Plannen zijn waardeloos, maar plannen is ontzettend belangrijk." Hoewel plannen mogelijk niet veel invloed hebben wanneer de omstandigheden veranderen, blijven de betrokken processen, oftewel het plannen, discussiëren en uitvoeren, van onschatbare waarde.
In het moderne bedrijfslandschap vormen de planning en prioritering van je projecten en taken de basis voor het snel en succesvol omgaan met onvoorziene afwijkingen. Dit is voornamelijk van belang in sectoren zoals softwareontwikkeling, waarin de processen incrementeel zijn en samenwerking van belang is.
De bedrijfsprocessen voor het plannen en prioriteren zijn erg verschillend, maar hebben veel invloed op elkaar. Hoewel plannen helpt bij het stellen van duidelijke doelen en het ontwikkelen van strategieën om deze doelen te bereiken, zorgt prioriteren voor inspanningen die zijn gericht op activiteiten die aansluiten op deze doelen. Zo wordt de kans op succes groter.
Prioritering biedt een kader voor besluitvorming door bedrijven te helpen compromissen te evalueren. Het plannen zorgt er echter voor dat beslissingen gebaseerd zijn op een zorgvuldige afweging van de beschikbare opties en de mogelijke gevolgen daarvan.
Confluence is al lange tijd de rechterhand van projectmanagers die het werk van hun team efficiënt plannen en prioriteren. Confluence biedt namelijk een gecentraliseerd platform voor teams om doelstellingen, tijdlijnen en prioriteiten samen te documenteren.
Dankzij de introductie van Confluence-whiteboards, is het plannen en prioriteren een stuk visueler geworden. Ook wordt er nu meer samengewerkt. Deze functie biedt teams een manier om zonder restricties hun plannen vorm te geven voordat ze beginnen met de uitvoering. Zodra ze klaar zijn om met deze plannen te beginnen, kunnen ze dat werk eenvoudig overzetten naar Jira en er uitvoerbare taken van maken.
Wat zijn Confluence-whiteboards?
Confluence-whiteboards zijn interactieve en samenwerkende tools. Deze zijn ontworpen om spontane ideeën vast te leggen en te organiseren. Vervolgens worden deze ideeën omgezet in uitvoerbare taken.
Dankzij de eenvoudige integratie met andere Atlassian-producten, kun je op een zeer collaboratieve en visuele manier ongestructureerd werk vastleggen (zoals brainstormen). Ook kun je ideeën snel omzetten in formele documentatie.
Met Confluence-whiteboards heb je een oneindig canvas waarop teams hun ideeën kunnen verkennen. Op de whiteboards kunnen ze het proces van begin tot eind stroomlijnen. Bekijk deze beknopte handleiding voor meer informatie over hoe je aan de slag kunt gaan met whiteboards.
Whiteboards maken met een sjabloon
Met sjablonen kun je snel aan de slag gaan met elk type project of taak. Deze sjablonen bieden een overzichtelijk overzicht en begeleiding. Hierdoor bespaar je tijd en zorg je voor consistentie in de planning en de uitvoering.
Ook zijn de sjablonen een goed startpunt wanneer je de Confluence-whiteboards gebruikt om te beginnen met een type gezamenlijke werksessie.
Om een whiteboard te maken in Confluence, klik je op de knop 'Aanmaken' in het hoofdmenu. Selecteer vervolgens 'Whiteboard'.
Zodra je op het whiteboard uitkomt dat je zojuist hebt gemaakt, moet je een sjabloon kiezen.
Als je het gewenste sjabloon hebt gevonden, ga je met je muis naar het sjabloon in de sjabloonkiezer en selecteer je 'Sjabloon gebruiken'.
Als je niet wilt dat de sjabloonkiezer altijd wordt getoond wanneer het whiteboard laadt, vink je 'Tonen bij het aanmaken van een whiteboard' uit in de linkeronderhoek van de sjabloonkiezer.
Whiteboard-sjablonen van Confluence voor de planning en prioritering
Met de Confluence-whiteboards hebben teams een veelzijdig canvas waarop ze kunnen visualiseren, strategieën kunnen uitstippelen en kunnen innoveren. Om projectmanagement eenvoudiger te maken, hebben de whiteboards ook een groot aantal ingebouwde sjablonen voor uiteenlopende taken. Zo kunnen teams de sjablonen gebruiken om te brainstormen over projecten, diagrammen te maken, projecten te ontwerpen en projecten te onderzoeken.
Hier zijn een aantal whiteboard-sjablonen die teams kunnen gebruiken om te beginnen met de planning en prioritering van projecten.
Sjabloon voor brainwriting
Brainwriting is een brainstormtechniek waarbij deelnemers in stilte hun ideeën op een sjabloon noteren. Ook reageren ze hierbij op de prompts die in het sjabloon staan of de prompts die door de facilitator worden gegeven.
Het sjabloon voor brainwriting op whiteboards is een geweldig hulpmiddel om het creëren van nieuwe ideeën, het ontwikkelen van nieuwe oplossingen en creatief oplossen van problemen te versnellen.
Als je wilt dat brainwriting nuttig is, is het belangrijk dat teamleden open staan voor nieuwe ideeën. Het creatieve proces is niet zo effectief als de deelnemers aan de sessie deelnemen terwijl ze bang zijn om beoordeeld of bespot te worden vanwege hun ideeën.
Zo ziet een brainstormsessie met dit sjabloon eruit:
- Inleiding: biedt uitleg over het doel en bevat alle nodige instructies of richtlijnen voor het gebruik van het sjabloon voor brainwriting.
- In stilte ideeën bedenken: alle teamleden zetten hun naam op een plakbriefje. Vervolgens wordt een timer ingesteld, zodat iedereen individueel kan brainstormen over een idee voor het probleem.
- Roulatie: zodra de timer afloopt, is het tijd om te rouleren. Hierdoor worden de ideeën verspreidt. Start de timer opnieuw, luister naar het idee van degene die rechts van je zit en probeer dat idee te verbeteren.
- Beoordeling en discussie: zodra alle deelnemers hebben bijgedragen aan meerdere sjablonen voor brainwriting, kun je een discussie beginnen om de ideeën die zijn bedacht te bekijken. Zodra de discussies zijn afgerond, kun je met dit sjabloon ook stemmen op het beste idee.
Met dit whiteboard-sjabloon stel je teamleden in staat om op elkaars ideeën voort te bouwen. Hierdoor stimuleer je de creativiteit en genereer je een breed scala aan oplossingen voor bepaalde problemen of uitdagingen.
Sjablonen voor stroomschema's
Stroomschema's worden al voor lange tijd gebruikt bij het projectmanagement voor verschillende processen. Zo worden ze gebruikt om taken te prioriteren, specificaties en functievereisten te definiëren, releaseprocessen te schetsen en feedbackloops te visualiseren. Ook worden de schema's gebruikt voor het in de kaart brengen van klanttrajecten, e-mails en gebruikerstrajecten.
De schema's bieden teams een visuele weergave van de volgorde van stappen of processen die nodig zijn om een product te ontwikkelen. Zo kunnen ze de afhankelijkheden identificeren, op effectieve wijze middelen toewijzen en ervoor zorgen dat de strategische doelen overeenkomen gedurende de volledige levenscyclus van het product.
De sjablonen voor stroomschema's van Confluence-whiteboards doen wonderen voor teams die snel verschillende workflows en processen in kaart willen brengen en willen optimaliseren.
Het sjabloon voor een stroomschema is ontzettend veelzijdig. Dit sjabloon kan worden gebruikt om complexe processen in de ideevormingsfase van een project in kaart te brengen. Ook kunnen zo deze processen worden gedocumenteerd en verduidelijkt.
RICE-sjabloon
Confluence-whiteboards bieden ook een sjabloon voor een van de meest populaire prioriteringsmethoden, het RICE-kader. De RICE-methode geeft prioriteit aan taken of projecten op basis van vier factoren: bereik, impact, vertrouwen en inspanning.
- Bereik verwijst naar het aantal gebruikers waarop de taak of het project invloed heeft.
- Impact meet de potentiële impact of voordelen van de taak of het project op gebruikers of het bedrijf.
- Vertrouwen weerspiegelt het vertrouwen dat het team heeft in de schattingen voor bereik en impact.
- Inspanning is een schatting van de tijd, middelen en werkzaamheden die nodig zijn om de taak of het project te voltooien.
De RICE-methode combineert deze vier factoren in één score, waarbij Reach (bereik), Impact (impact) en Confidence (vertrouwen) worden vermenigvuldigd en het resultaat vervolgens wordt gedeeld door de Effort (inspanning), wat er als volgt uitziet:
(Bereik x Impact x Vertrouwen) / Inspanning
Deze score geeft een kwantitatieve maatstaf voor de prioriteit van elke taak of elk project, waardoor teams middelen effectief kunnen toewijzen en zich kunnen concentreren op initiatieven met de grootste potentiële impact in verhouding tot hun inspanningen.
Als je deze sjabloon gebruikt, moet je eerst de gegevens in kaart brengen voor elk project of elke taak die je prioriteert op basis van bereik, impact, vertrouwen en inspanning. Breng voor het bereik het aantal gebruikers in kaart dat beïnvloed wordt door het project/de taken.
De andere drie factoren kunnen gerangschikt worden op een schaal van 1-5 om voor consistentie te zorgen. Als je bijvoorbeeld inspanning wilt definiëren, vraag jezelf dan af: "Hoe makkelijk of moeilijk op een schaal van 1-5 is het voltooien van dit project?"
De tweede stap is om de formule te gebruiken om de RICE-score van elk project of elke taak te berekenen.
Sjabloon voor een 2x2 prioriteringsmethode
Confluence-whiteboards bieden ook een sjabloon voor een 2x2-prioriteringsmethode. Deze staat ook wel bekend als de Eisenhower Matrix of de Urgent-Important Matrix en is een kader voor het prioriteren van taken op basis van belangrijkheid en urgentie. Deze verdeelt taken in vier kwadranten:
- Taken die dringend en belangrijk zijn, vereisen onmiddellijke aandacht en moeten topprioriteit krijgen. Als deze taken niet snel worden voltooid, kan dat aanzienlijke gevolgen hebben.
- Taken die belangrijk maar niet urgent zijn, zijn strategische taken die bijdragen aan doelen of doelstellingen op lange termijn. Deze taken moeten gepland worden, maar vereisen niet altijd onmiddellijke actie.
- Taken die dringend maar niet belangrijk zijn, zijn meestal afleidingen of onderbrekingen die kunnen worden gedelegeerd, tot een minimum worden beperkt of worden geëlimineerd. Deze taken kunnen tijd en middelen vergen, maar dragen niet significant bij aan langetermijndoelen.
- Taken die niet dringend of belangrijk zijn, hebben een lage prioriteit en kunnen worden uitgesteld, gedelegeerd of geëlimineerd. Deze taken sluiten niet aan bij de doelen en zijn niet van grote waarde voor het project.
Met behulp van de 2x2-prioriteringsmethode kunnen teams hun inspanningen richten op urgente en belangrijke taken en tegelijkertijd mogelijkheden identificeren om taken die minder belangrijk zijn voor het bereiken van doelen te delegeren, in te plannen of te elimineren.
Sjabloon voor prioriteitsmatrix
Een prioriteringsmatrix, ook bekend als een beslissingsmatrix of prioriteringsraster, is een tool die wordt gebruikt om een reeks opties of alternatieven systematisch te beoordelen en te prioriteren op basis van vooraf gedefinieerde criteria. Deze bestaat uit een raster waarin langs de ene as de opties worden weergegeven en langs de andere as de criteria. Elke optie wordt vervolgens beoordeeld aan de hand van elk criterium.
Een prioriteringsmatrix zorgt voor een gestructureerde besluitvormingsaanpak, waardoor teams weloverwogen keuzes kunnen maken, middelen effectief toe kunnen wijzen en zich kunnen richten op initiatieven die aansluiten bij strategische doelstellingen of prioriteiten. Ook helpt deze om lange takenlijsten op te splitsen in beheersbare taken en om inzicht te krijgen in welke taken het meest essentieel zijn voor het bereiken van de teamdoelen.
De prioriteringsmatrixsjabloon voor het Confluence-whiteboard is ontworpen om de inspanningen van het team af te stemmen op de projectdoelen voor een effectieve prioritering. De twee belangrijkste elementen van deze sjabloon zijn "gedeelde doelen" en "werk om te doen".
Voeg de belangrijkste doelen van je team toe aan de sjabloon, zodat je prioriteiten kunt stellen aan je werk en tegelijkertijd je belangrijkste doelen voorop kunt houden. Als je eenmaal "werk om te doen" hebt gedefinieerd, kun je elementen zoals post-its toevoegen om ze te prioriteren of om de taken af te stemmen op een bepaalde tijdlijn.
Aangezien prioriteiten steeds veranderen, is de sjabloon zo ontworpen dat het heel gemakkelijk is om taken in de matrix te verplaatsen en zo nodig wijzigingen aan te brengen.
Meer opties voor planning en prioritering om te overwegen
Naast Confluence-whiteboards hebben Atlassian-producten nog veel meer hulpmiddelen voor planning en prioritering. Jira-gebruikers kunnen Jira Product Discovery uitproberen, waarmee productteams ideeën kunnen vastleggen en prioriteren en deze rechtstreeks in Jira kunnen afstemmen op productroadmaps.
Het Atlassian Teamdraaiboek biedt talloze spelletjes voor prioritering en planning; gratis hulpmiddelen voor workshops waarmee je team veelvoorkomende uitdagingen aan kan pakken en het teamwerk in al je projecten continu kan verbeteren.
Klaar om deze sjabloon te gebruiken?
Begin met het documenteren en standaardiseren van taken in Confluence.