Confluence whiteboards for retros
A top benefit of working in person is having organic – even spontaneous – brainstorming or strategic riffing sessions. Being in the room together, jotting down ideas on a whiteboard as they come up, and having lively discussions isn’t just efficient and productive. It also makes work interesting and strengthens working relationships.
Many distributed teams – whether hybrid or fully remote – struggle to achieve that same dynamic.
Confluence whiteboards bring those super collaborative elements of the in-office environment to the digital space for everyone to access, wherever they are. Retrospectives are one of those team practices that are instrumental for growth and collecting internal feedback. As many industries shift towards remote work, Confluence whiteboards enable teams to seamlessly run retrospectives virtually.
Retrospectieven: Het wat en waarom
Retrospectieven zijn bijeenkomsten voor iedereen die betrokken is bij een project, account of initiatief om de ervaring te bespreken en te evalueren zodra deze is afgerond. Het doel is om vast te stellen wat goed werkte en wat niet, zodat teams die kennis in de toekomst kunnen gebruiken om het werk te verbeteren en te voorkomen dat er zich opnieuw problemen voordoen.
Retrospectieven komen vaak voor bij agile softwareontwikkelingsteams om elk ontwikkelingsproject te beoordelen en snel verbeteringen in processen, engineering en communicatie vast te stellen. Ze bieden ook een waardevolle werkwijze voor instanties om na het afsluiten van een klantencontract precies te begrijpen wat tot positieve en negatieve resultaten van de relatie heeft geleid.
Het evalueren van verschillende elementen van de werknemerservaring, zoals onboarding of vergaderingen met alle partijen, zijn andere geweldige mogelijkheden voor retrospectieven. Goede retrospectieven van teams creëren een gastvrije, veilige ruimte waar iedereen op een transparante manier kan meedenken, waardoor de teamdynamiek wordt versterkt en het bedrijf zich als geheel verder kan ontwikkelen.
Whiteboards gebruiken voor retrospectieven
Om te zorgen voor effectieve retrospectieven die soepel verlopen, moeten ze gefocust zijn en alle medewerkers die betrokken zijn bij een project betrekken om ieders inbreng te krijgen. Zoek een tijdstip dat voor iedereen geschikt is en plan een videogesprek voor de vergadering. De persoon of personen die het retrospectief organiseren, moeten een overzicht geven van de doelen voor die specifieke sessie en uitleggen hoe die werkt.
Het is belangrijk om te benadrukken dat ieders perspectieven en feedback worden aangemoedigd en gerespecteerd om een veilige en gastvrije omgeving te creëren. Bepaal van tevoren een format voor het retrospectief voor een gestructureerde en geordende sessie, en voer de vergadering vervolgens zo uit. Als iedereen eenmaal in dezelfde virtuele ruimte is en je de indeling van het retrospectief hebt uitgelegd, is het tijd om je whiteboard aan het werk te zetten.
Retrospectieven zijn een veelzijdige tool, dus er zijn tal van verschillende manieren om ze te benaderen, afhankelijk van het onderwerp van beoordeling en reflectie. In elk geval slaat het whiteboard alle gegevens en resultaten op die uit de vergadering komen.
De post-its zijn de belangrijkste manier voor elke deelnemer om zijn of haar gedachten over te brengen. De tools voor vormen en lijnen bieden een visuele context en organisatie, waarbij de fasen of aspecten van het project worden aangegeven waar iedereen op kan reageren. De timer activeert een aftelklok om elk segment van de retro te beperken tot een bepaalde tijdsduur, zodat iedereen het kan zien terwijl ze aan het werk zijn. Gebruik stempels om te stemmen op alle onderdelen van de retro die verband houden met veranderingen of vervolgstappen, en stickers om te reageren op ideeën van anderen.
Sjablonen voor retrospectieven van Confluence-whiteboards
Confluence-whiteboards hebben aangepaste sjablonen voor drie van de meest voorkomende en effectieve thema's die je voor een retro kunt gebruiken.
Het eenvoudige retrospectief
Het eenvoudige retrospectief is eenvoudig, efficiënt en richt zich op vier belangrijke onderdelen die gemakkelijk kunnen worden ingedeeld in secties op het whiteboard:
- Wat was goed: Wat leverde de beste resultaten op en wat waren de beste ervaringen met het onderzochte project?
- Wat was slecht of moet worden verbeterd: Identificeer wat de oorzaak was van vertragingen, verwarring, verkeerde uitlijning, slechte prestaties of andere negatieve resultaten
- Ideeën: Middelen, strategieën, processen en activiteiten die in toekomstige werkzaamheden kunnen worden toegepast
- Acties: Leerpunten en prioriteiten uit de retro om voor het volgende project of de volgende opdracht te gebruiken
Deze sjabloon is geschikt voor het beoordelen van sprints over productontwikkeling en eenmalige projecten.
De 4 Ls Retrospective
De vier L's in dit retrospectief gaan over wat de deelnemers leuk vonden, vervelend vonden, wat ze leerden en waar ze naar verlangden tijdens het werk dat werd beoordeeld. In dit whiteboardontwerp staan de vier L's elk in een kolom tussen de belangrijkste momenten of mijlpalen van het project in de eerste kolom en de acties in de laatste kolom. Dit is een nette en grondige manier om elke belangrijke stap in een project te doorlopen.
De 4 Ls-aanpak is nuttig om grote projecten, campagnes of klantrelaties met veel verschillende componenten te evalueren gedurende een bepaalde periode. Het is ook geweldig voor kwartaalbeoordelingen van bedrijven en organisaties.
Het zeilboot-retrospectief
Het zeilboot-retrospectief is wat conceptueler en richt zich voornamelijk op wat een project heeft vertraagd en versneld. Het ontwerp is gerangschikt op wat het doel is voor de zeilboot, rotsen die obstakels of risico's vertegenwoordigen, en wind die staat voor steun en beweging. Deelnemers voegen aan elk deel van de sjabloon post-its toe met wat er in elke sectie thuishoort.
De zeilbootaanpak is nuttig om een verfijnde visie of nieuw kader in kaart te brengen op basis van eerdere projectervaringen en -resultaten.
