Gestructureerde gegevens organiseren met databases
Confluence-databases zijn momenteel in bèta en zijn later dit jaar algemeen beschikbaar voor alle Confluence-users. (Meer informatie)
Volgens Gartner maakt de gemiddelde bureaumedewerker gebruik van 11 applicaties om zijn dagelijkse taken uit te voeren. Met zoveel tools tot onze beschikking is het geen wonder dat veel werknemers moeite hebben om georganiseerd en productief te blijven. Het voortdurend schakelen tussen verschillende apps kan leiden tot afleiding, verwarring en uiteindelijk tot verminderde efficiëntie.
Dit is waar Confluence-databases in werking treden. Ze bieden een gecentraliseerde oplossing waarmee je al je belangrijke informatie op een duidelijke en georganiseerde manier kunt aanmaken, beheren en contextualiseren.
In dit onderdeel gaan we in op de basisprincipes van het aan de slag gaan met Confluence-databases. We bieden zowel beginners bij Confluence als gebruikers die bestaande workflows willen optimaliseren stapsgewijze begeleiding, zodat we je kunnen helpen met het benutten van het volledige potentieel van Confluence-databases.
Wat zijn Confluence-databases?
Een database is een gestructureerde collectie van informatie. In Confluence fungeren databases als georganiseerde repository's binnen het platform, waardoor de systematische opslag, opvraging en beheer van diverse datasets mogelijk worden gemaakt. Deze gestructureerde databases stellen teams in staat om informatie efficiënt te structureren, te raadplegen en weer te geven en ze bieden een gecentraliseerde en aanpasbare oplossing voor gezamenlijke workspaces.
Teams kunnen Confluence-databases gebruiken om een uitgebreide informatierepository aan te maken en tools, links en gegevens uit interne en externe bronnen samen te voegen. Deze geconsolideerde weergave kan worden aangepast aan specifieke behoeften en dient als een gecentraliseerde hub voor toegang tot en beheer van inhoud.
Je zou bijvoorbeeld databases kunnen gebruiken om informatie met betrekking tot verschillende projecten op te slaan en te categoriseren, zoals projectplannen, notulen, eigenaren en relevante Jira-links. Je zou ook databases kunnen gebruiken om belangrijke beleidsregels, procedures en richtlijnen van het bedrijf op te slaan en te delen.
Confluence-databases bieden meerdere voordelen:
- Informatie naadloos verbinden en structureren: Confluence-databases maken het snel en eenvoudig voor meerdere teams om gegevens tegelijkertijd op te slaan en te openen. Het gestructureerde formaat en de vooraf gedefinieerde veldtypen zorgen ervoor dat de invoer consistent blijft, wat zorgt voor uniformiteit en duidelijkheid binnen alle invoer.
- Een samengestelde weergave verkrijgen van relevant werk: met Confluence-databases kun je informatie uit meerdere bronnen, waaronder Jira-taken, Confluence-pagina's en externe gegevens, halen en deze combineren tot een samengestelde weergave. Deze samengestelde weergave biedt een uitgebreid perspectief op je projectlandschap die je in staat stelt te concentreren op het werk dat het meest relevant is voor je doelen en doelstellingen. Door gegevens samen te voegen en te organiseren in een gecentraliseerde database, heb je eenvoudig toegang tot en beheer je de informatie die het belangrijkst is voor het succes van je team.
- Op de hoogte blijven: dankzij de realtime synchronisatie tussen de invoer hebben jij en je team altijd toegang tot de meest actuele informatie; geen verouderde spreadsheets en handmatige updates meer.
- Gegevensweergave aanpassen: pas de weergave van informatie aan zodat deze aan je voorkeuren voldoet. Met sorteer- en filteropties heb je de mogelijkheid om een gepersonaliseerde weergave aan te maken die past bij je unieke behoeften. Zowel bij tabellen, kaarten of borden, Confluence-databases bieden flexibele opties voor informatiepresentatie die de datavisualisatie verbeteren.
Met Confluence-databases heb je geen overbelasting aan informatie en krijg je in plaats daarvan een gestroomlijnde, georganiseerde en gezamenlijke workspace. Het is tijd om je inhoud onder controle te krijgen en de productiviteit van je team naar een nieuw niveau te tillen.
Stappen voor het gebruik van Confluence-databases
Klaar om het volledige potentieel van Confluence-databases te benutten? Volg deze zes eenvoudige stappen om te beginnen.
Stap 1: Een database aanmaken
Er zijn drie manieren om een database aan te maken in Confluence:
Optie 1: Ga naar de knop Aanmaken in het navigatiemenu en selecteer Database. Hiermee wordt een database aangemaakt in je huidige space of er wordt standaard gebruik gemaakt van je persoonlijke space als je bewerkingsrechten hebt.
Optie 2: Ga naar de sectie Inhoud in de zijbalk van de space en klik op de knop +. Kies Database om een database aan te maken in jouw space. Je kunt ook een database aanmaken onder een specifiek item in de inhoudsstructuur door de muis te bewegen over de titel in de zijbalk en op de knop + te klikken.
Optie 3: Klik tijdens het bewerken van een pagina op de knop + op de werkbalk. Zoek naar de optie Database aanmaken of voer "/database” in. Hierdoor wordt een nieuwe database aangemaakt als onderliggende pagina van de pagina die je momenteel aan het bewerken bent. De onderliggende pagina wordt automatisch toegevoegd als een Smart Link op deze pagina.
Stap 2: Veldtypen toevoegen
Zodra je een database hebt aangemaakt in je space, kun je beginnen met het toevoegen van veldtypen om je gegevens te ordenen en te structureren. Met veldtypen kun je bepalen welk type gegevens in een bepaald veld wordt opgeslagen, zoals tekst, cijfers, datums of afbeeldingen. Met veldtypen kun je eenvoudig specifieke informatie in je database sorteren, filteren en zoeken.
Een nieuw veld toevoegen:
- Klik in de tabelindeling op de knop + in de rechterbovenhoek van de database.
- Zoek naar het gewenste type veld of selecteer het veld dat je wilt gebruiken uit de beschikbare opties.
- Wijs een naam toe aan het veld.
Stap 3: Confluence aan je database toevoegen
Pagina's zijn de plek om al je essentiële en niet-essentiële informatie vast te leggen. Het enige wat je hoeft te doen is een pagina aanmaken vanuit een database en je bent klaar om te beginnen.
Wanneer je een pagina aanmaakt vanuit een database, koppel je je pagina's inherent aan een invoer. Dit proces centraliseert niet alleen al je informatie op één plek, maar zorgt er ook voor dat het toegankelijk is voor iedereen met toegang tot de database. Deze gecentraliseerde aanpak is met name gunstig voor samenwerkingsprojecten, omdat teamleden gemakkelijk toegang hebben tot en bijdragen kunnen leveren aan dezelfde database.
Je kunt daarnaast door Confluence-pagina's te koppelen aan specifieke invoer in je database de beschikbare context en informatie voor je gegevens verbeteren. Met deze integratie kun je metagegevens van deze pagina's ophalen, zoals paginastatus, labels en gegevens, waardoor je meer inzicht krijgt in je gegevens binnen de database. Door gebruik te maken van deze functie zorg je ervoor dat je database-invoer wordt voorzien van relevante en actuele informatie van de gekoppelde Confluence-pagina's.
Stap 4: Invoer en waarden toevoegen
Als je met databases op een pagina werkt, heb je de flexibiliteit om invoer en de bijbehorende waarden toe te voegen of te wijzigen.
Elk veld vertegenwoordigt een specifiek item of specifieke categorie en de bijbehorende waarden geven informatie over dit item of deze categorie. Je kunt meerdere invoer en waarden aan je database toevoegen, waardoor het een uitgebreide en overzichtelijke tool is voor het opslaan en beheren van je gegevens.
Invoer toevoegen aan je database:
- Klik op + Invoer toevoegen onderaan de database.
- Voer de waarden voor de nieuwe invoer in.
- Als je de tabelindeling gebruikt, kun je rechtstreeks waarden invoeren of bijwerken in de tabel.
- Voor de kaart- of bordindeling verschijnt er een invoerpaneel waarin je de benodige informatie kunt invoeren.
Stap 5: Lay-outs en weergaven aanmaken
Hoe informatie wordt weergegeven, kan veel invloed hebben op de efficiëntie van je team. Met de lay-outs en de weergaven van de database kun je je database personaliseren. Ook kun je hiermee de interactie met je gegevens optimaliseren.
Lay-outs: selecteer een weergave van je database door een van de lay-outs in het menu te kiezen:
- Tabel: structureer je inhoud in tabelformaat, zodat je een duidelijk en overzichtelijk overzicht hebt van je invoer.
- Kaart: toon je gegevens als aparte kaarten, zodat je gegevens beter kunnen worden weergegeven.
- Bord: creëer eenvoudige Kanban-workflows met kolommen op basis van een enkel veld in je database, zodat je de voortgang van je inzendingen kunt volgen.
Weergaven: naast lay-outs kun je ook opgeslagen weergaven maken, zodat je meer controle hebt over de weergave van je database. Met opgeslagen weergaven kun je verschillende opties definiëren, zoals lay-out, filtering, sortering en zichtbare velden. Deze worden consistent toegepast op alle installaties van die database.
Zo maak je opgeslagen weergaven aan:
- Ga naar de gewenste database.
- Definieer je favoriete opties voor lay-out, filtering, sortering en zichtbare velden.
- Open het selectiemenu voor weergave op je werkbalk.
- Klik op 'Weergave toevoegen'.
- Geef je nieuwe weergave een naam.
Door je weergaven aan te passen, kun je de presentatie van je gegevens aanpassen aan je specifieke behoeften. Alle wijzigingen die in een weergave worden aangebracht, worden weergegeven in alle links en insluitingen van die specifieke weergave. Zo weet je zeker dat alle Confluence-pagina's en -spaces consistent zijn. Dankzij deze flexibiliteit kun je je database optimaliseren voor verschillende gebruikssituaties en eenvoudig tussen weergaven schakelen om toegang te krijgen tot de informatie die je nodig hebt.
Visuele samenwerking met whiteboards
Ontdek hoe Confluence Whiteboards visuele samenwerking mogelijk maakt.
CONFLUENCE-APPS EN INTEGRATIES
Ontdek hoe je Confluence met je favoriete zakelijke tools kunt integreren.