De productiviteit maximaliseren met GTD-sjablonen
Een voorsprong, oneerlijke voordelen, slimme beslissingen. Daar wil iedereen wel wat van meepikken. In een wereld die elke dag uniformer wordt, zijn zij die zich onderscheiden degenen die slagen. Met GTD-sjablonen kunnen projectmanagers zich in de voortgang verdiepen in plaats van verstrikt te raken in details.
Een GTD-sjabloon biedt een plug-and-play-oplossing wanneer tijd van cruciaal belang is. Deze sjabonen zijn gebaseerd op het Getting Things Done (GTD)-proces van David Allen en bieden een duidelijke roadmap voor een geslaagde afronding van het project.
In de kern maakt de GTD-methode het brein vrij voor creativiteit en zorgt deze ervoor dat projecten tot een succesvol einde worden gebracht. Deze kan vooral effectief zijn in combinatie met agile projectmanagementpraktijken.
In dit artikel onthullen we de juiste toepassing van GTD-sjablonen en laten we zien hoe projectmanagers ze kunnen gebruiken om projecten om te zetten in gewenste resultaten met tools zoals Confluence en Jira.
Wat is een Getting Things Done-sjabloon?
Een GTD-sjabloon geeft structuur aan de principes van David Allen voor productiviteit. De sjabloon geeft een overzicht van de belangrijkste principes van de GTD-methodologie en biedt je een roadmap voor een snelle en effectieve implementatie van GTD met behulp van een bewezen stapsgewijze aanpak van projectmanagement.
Een GTD-sjabloon zorgt dat je je minder druk maakt over wat er nog komt, waardoor vakdeskundigen (SME's) de vrijheid hebben om zich op het heden te concentreren. Met GTD-sjablonen kunnen agile teams gefocust blijven en voorkomen dat de WIP-limieten worden overschreden door duidelijke vervolgacties aan te bieden.
Soorten GTD-sjablonen
GTD-sjablonen zijn veelzijdig. Projectmanagers stemmen ze af op de behoeften van hun team, belanghebbenden en het project zelf. Sommige GTD-sjablonen zijn echter standaard en zouden deel moeten uitmaken van alle GTD-systemen, waaronder de volgende:
Dagelijkse takenlijsten
In GTD hebben de dagelijkse takenlijsten de vorm van de sjabloon Vervolgacties. Dit geeft GTD-gebruikers een snel referentiepunt om actie-items te doorlopen en te bereiken wat belangrijk is, wanneer dat belangrijk is. Gebruikers koppelen dagelijkse taken aan elkaar in de agendasjabloon en isoleren de Vervolgactie-items voor dagelijkse taken.
Wekelijkse planners
De sjabloon voor de wekelijkse planner is van cruciaal belang om je dagelijkse taken af te stemmen op bredere verantwoordelijkheden. Slimme GTD-gebruikers gebruiken wekelijkse planningssessies om hun lijst met Vervolgacties opnieuw te evalueren en te herstructureren, zodat elke taak relevant blijft voor hun algemene doelen.
Sjablonen voor projectorganisatie
Maak een lijst met de onderwerpen of agendapunten op basis van prioriteit of relevantie voor de doelstellingen van de vergadering. Dit zorgt voor een goed gestructureerde agenda die ruimte overlaat voor productieve discussies.
Gebruik de flexibele paginalay-outs van Confluence om je agendapunten te noteren en te ordenen.
Inbox
De kracht van de Inbox-sjabloon komt voort uit de vrijheid om al je gedachten, ideeën, concepten en grote risico's op één plek vrij te geven. GTD-professionals noemen deze items ook wel de willekeurige input van het leven. Anderen noemen de items gewoon 'spullen'. In dit geval belanden de verschillende items die verband houden met een project in de Inbox. Hier vind je het proces om de items van de Inbox naar de relevante plekken in andere sjablonen te verplaatsen.
1. Maak de lijst: de eerste stap om de Inbox-sjabloon te gebruiken is het maken van de lijst, ook wel de 'mindsweep' genoemd.
2. Sorteer de lijst: zet de items in de juiste categorie. Hoe weet je wat de juiste categorie is? De GTD-workflow bepaalt welk lijstitem waar naartoe gaat.
Is het item uitvoerbaar?
Ja: plaats uitvoerbare items op een van de volgende twee plaatsen:
- De wachtlijst: zet items hier neer als je de betrokkenheid van iemand anders nodig hebt voordat je een actie voltooit.
- De lijst met vervolgacties: zet items hier als ze een deadline hebben en je nog minstens één stap moet uitvoeren voordat je ze als voltooid markeert.
Nee: zet items die niet uitvoerbaar zijn in de prullenbak of op een van de lijsten Ooit of Naslagwerk.
- De lijst Ooit: zet items op deze lijst als ze nu niet relevant zijn, maar in de toekomst wel. Een voorbeeld hiervan is een item zonder vervaldatum of acties.
- De lijst Naslagwerk: hoewel deze lijst geen acties bevat, bevatten de items belangrijke informatie voor het invullen van items op de wachtlijst en de lijst met Vervolgacties.
Reference List
The Reference List is your go-to for storing essential information and context. This might include contact details, notes, or useful documents. Use it to link important information to tasks on other lists, ensuring you have all the necessary context.
Calendar List
The Calendar List captures essential dates and scheduled tasks. Assign dates to items from the Next Actions List and Waiting List, and update it regularly to keep your workflow in sync with your schedule.
GTD-sjablonen gebruiken
Het traject van een item stopt niet na de sortering. Veel items uit de Inbox komen in de projectlijst terecht. Elk project bevat een wekelijkse beoordelingsplanner.
De wekelijkse checklist voor de beoordeling bevat het volgende:
- Maak fysieke en digitale ruimte vrij om je op het project te concentreren.
- Noteer en structureer alle projecten, aanvragen voor updates en actie-items die nog niet in de Projectplanner staan.
- Bekijk de agendalijst. Zorg ervoor dat je elk actie-item eerder of later dan gepland hebt gepland.
- Bekijk de lijst met Vervolgacties. Markeer alle voltooide items als voltooid. Bekijk de resterende Actie-items op de lijst om te bepalen of ze afzonderlijke projecten moeten worden of op de lijst moeten blijven staan.
- Voeg innovaties en ideeën toe die je wilt testen.
- Denk na over wat er goed ging.
- Documenteer manieren om te verbeteren.
Laten we nu elke lijst in een GTD-project eens bekijken.
De principes van GTD
Capture
In deze stap zet je al je ideeën uiteen. Het doel is een takeninbox waarin de ideeën, vereisten en zorgen over een bepaalde functie, persoon of bepaald project worden vastgelegd. Dit kunnen taken, projecten, ideeën, verplichtingen of iets anders zijn waar je aandacht aan besteedt. Door alles op één plek vast te leggen, maak je mentale ruimte vrij en zorg je ervoor dat je niets mist.
Verduidelijken
Verdeel de ideeën in categorieën op basis van belang, nodige stappen en (indien van toepassing) wiens hulp je nodig hebt. Zie deze stap als een filter: het doel is niet om ideeën weg te gooien, maar om ze in de juiste context te plaatsen.
Organiseren
Hier zie je hoe het project vorm krijgt, waarbij je de items die ooit ideeën waren verder uitprobeert en ze omzet in projecten, ze naar een wachtrij stuurt of ze opslaat als naslaginformatie.
reflecteren
Vraag: "Is dit nog steeds relevant?" op een interval naar keuze. Sommigen kiezen ervoor om wekelijks te beoordelen, anderen doen dat dagelijks. Met deze beoordeling kun je taken in stand houden en tegelijkertijd de druk op teamleden die GTD gebruiken wegnemen.
Agile rapporten kunnen waardevolle inzichten opleveren tijdens deze reflectiestap.
Activeren
Nu is het tijd om aan het werk te gaan. Zodra teams alle items hebben verduidelijkt, geordend en beoordeeld, kunnen gebruikers taken afzonderlijk afhandelen totdat ze hun projecten hebben voltooid.
Wanneer teamleden GTD als projectmethodologie gebruiken, ervaren ze gemoedsrust. Met GTD weet je dat je op het juiste moment aan de juiste taak werkt om de gewenste resultaten te bereiken.
Resource planning template
Effective resource management is critical to keeping projects on time and within budget, and the resource planning template makes it easy. This template provides a structured framework for organizing human, financial, and material resources, ensuring that workloads are balanced and bottlenecks are avoided. Project managers can make informed decisions and adjust allocations as needed by gaining a clear overview of resource availability.
With real-time editing and visual timelines, this template enhances collaboration and integrates seamlessly with tools like Jira, making resource management dynamic and efficient. Use the Resource Planning Template to allocate resources accurately, track progress, and ensure smooth project execution.
SMART goals template
Setting clear, focused goals is crucial to project success, and the SMART goals template provides a structured framework to help teams craft practical, results-driven objectives. The SMART method—Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Time-bound—ensures your goals are well-defined and aligned with business benefits and stakeholder needs.
Using this template, teams can create quantifiable, realistic, and deadline-driven goals, helping to improve productivity and collaboration. Whether your goals are ambitious or modest, this template helps ensure they are achievable and contribute to meaningful project outcomes.
SWOT analysis template
A SWOT analysis template is an essential tool for businesses looking to prioritize projects, assess market conditions, and stay ahead of competitors. By analyzing your company’s strengths, weaknesses, opportunities, and threats, this template helps you make informed decisions and focus on strategic planning. Whether you’re evaluating new projects, product lines, or market expansions, the SWOT template streamlines the process, allowing you to organize critical insights and take action quickly.
Confluence’s free SWOT analysis template enhances collaboration by enabling teams to contribute in real-time, ensuring everyone stays aligned and ready to respond to market changes. Use this template to make smarter, data-driven decisions that support long-term business success.
Zo kies je de juiste GTD-sjabloon
Hoewel de GTD-methode erg eenvoudig is, biedt deze de gebruiker toch flexibiliteit. Deze flexibiliteit gaat gepaard met overwegingen, zoals:
Persoonlijke voorkeuren
Je kunt de items op de lijst met volgende acties bijvoorbeeld dagelijks beoordelen en de items op de projectlijsten wekelijks beoordelen. Voor dringende en essentiële projecten, kun je ook twee keer per week een beoordeling inplannen als dat beter uitkomt.
Door deze beoordelingen in te plannen, bied je gebruikers de psychologische bescherming om zich te focussen op hun taak, wetend dat ze een item niet zullen negeren of over het hoofd zien.
Workflow-vereisten
Projectmanagers weten dat de vereisten van belanghebbenden veranderen. Met GTD-sjablonen is het eenvoudig om vereisten aan te passen. Dit is echter enkel mogelijk met de juiste middelen om je inspanningen te ondersteunen.
Confluence biedt een scala aan GTD-sjablonen die kunnen worden aangepast. Ze helpen je om je eigen draai te geven aan een project, zonder dat je het momentum ervan verliest.