De productiviteit maximaliseren met GTD-sjablonen
Een voorsprong, oneerlijke voordelen, slimme beslissingen. Daar wil iedereen wel wat van meepikken. In een wereld die elke dag uniformer wordt, zijn zij die zich onderscheiden degenen die slagen. Met GTD-sjablonen kunnen projectmanagers zich in de voortgang verdiepen in plaats van verstrikt te raken in details.
Een GTD-sjabloon biedt een plug-and-play-oplossing wanneer tijd van cruciaal belang is. Deze sjabonen zijn gebaseerd op het Getting Things Done (GTD)-proces van David Allen en bieden een duidelijke roadmap voor een geslaagde afronding van het project.
In de kern maakt de GTD-methode het brein vrij voor creativiteit en zorgt deze ervoor dat projecten tot een succesvol einde worden gebracht. Deze kan vooral effectief zijn in combinatie met agile projectmanagementpraktijken.
In dit artikel onthullen we de juiste toepassing van GTD-sjablonen en laten we zien hoe projectmanagers ze kunnen gebruiken om projecten om te zetten in gewenste resultaten met tools zoals Confluence en Jira.
Wat is een Getting Things Done-sjabloon?
Een GTD-sjabloon geeft structuur aan de principes van David Allen voor productiviteit. De sjabloon geeft een overzicht van de belangrijkste principes van de GTD-methodologie en biedt je een roadmap voor een snelle en effectieve implementatie van GTD met behulp van een bewezen stapsgewijze aanpak van projectmanagement.
Een GTD-sjabloon zorgt dat je je minder druk maakt over wat er nog komt, waardoor vakdeskundigen (SME's) de vrijheid hebben om zich op het heden te concentreren. Met GTD-sjablonen kunnen agile teams gefocust blijven en voorkomen dat de WIP-limieten worden overschreden door duidelijke vervolgacties aan te bieden.
Het belang van GTD-sjablonen
Of het nu gaat om waterval, Agile of een combinatie van beide, traditioneel projectmanagement is voornamelijk gebaseerd op taken. Taken zijn de laatste planningsstap voordat een SME actie kan ondernemen.
Een takenlijst onder ogen krijgen is een ramp voor creatieve, drukke professionals. Daar komen GTD-sjablonen goed van pas. Ze nemen de oorzaken van stress en uitstelgedrag weg en vervangen deze door duidelijkheid, focus en de ruimte voor SME's om hun beste werk te doen. Ook verbeteren ze aanzienlijk het tijdbeheer en de taakprioriteiten.
Met GTD-sjablonen kun je je tijd effectiever beheren door een gestructureerd kader te bieden voor het vastleggen, verduidelijken, ordenen en beoordelen van taken. Ze helpen bij het prioriteren van taken op basis van belang en urgentie, zodat de meest kritieke items onmiddellijk aandacht krijgen, terwijl minder urgente zaken voor later worden gepland.
Bovendien bevorderen GTD-sjablonen een proactieve benadering van taakbeheer, waardoor de kans kleiner wordt dat belangrijke taken over het hoofd gezien worden. Met een betere organisatie en inzicht in lopende taken kun je weloverwogen beslissingen nemen over de toewijzing van je tijd en middelen, waardoor je uiteindelijk de productiviteit verhoogt en stress vermindert.
De principes van GTD
GTD heeft vijf kernprincipes: vastleggen, verduidelijken, ordenen, reflecteren en betrekken.
Capture
In deze stap zet je al je ideeën uiteen. Het doel is een takeninbox waarin de ideeën, vereisten en zorgen over een bepaalde functie, persoon of bepaald project worden vastgelegd. Dit kunnen taken, projecten, ideeën, verplichtingen of iets anders zijn waar je aandacht aan besteedt. Door alles op één plek vast te leggen, maak je mentale ruimte vrij en zorg je ervoor dat je niets mist.
Verduidelijken
Verdeel de ideeën in categorieën op basis van belang, nodige stappen en (indien van toepassing) wiens hulp je nodig hebt. Zie deze stap als een filter: het doel is niet om ideeën weg te gooien, maar om ze in de juiste context te plaatsen.
Organiseren
Hier zie je hoe het project vorm krijgt, waarbij je de items die ooit ideeën waren verder uitprobeert en ze omzet in projecten, ze naar een wachtrij stuurt of ze opslaat als naslaginformatie.
reflecteren
Vraag: "Is dit nog steeds relevant?" op een interval naar keuze. Sommigen kiezen ervoor om wekelijks te beoordelen, anderen doen dat dagelijks. Met deze beoordeling kun je taken in stand houden en tegelijkertijd de druk op teamleden die GTD gebruiken wegnemen.
Agile rapporten kunnen waardevolle inzichten opleveren tijdens deze reflectiestap.
Activeren
Nu is het tijd om aan het werk te gaan. Zodra teams alle items hebben verduidelijkt, geordend en beoordeeld, kunnen gebruikers taken afzonderlijk afhandelen totdat ze hun projecten hebben voltooid.
Wanneer teamleden GTD als projectmethodologie gebruiken, ervaren ze gemoedsrust. Met GTD weet je dat je op het juiste moment aan de juiste taak werkt om de gewenste resultaten te bereiken.
Soorten GTD-sjablonen
GTD-sjablonen zijn veelzijdig. Projectmanagers stemmen ze af op de behoeften van hun team, belanghebbenden en het project zelf. Sommige GTD-sjablonen zijn echter standaard en zouden deel moeten uitmaken van alle GTD-systemen, waaronder de volgende:
Dagelijkse takenlijsten
In GTD hebben de dagelijkse takenlijsten de vorm van de sjabloon Vervolgacties. Dit geeft GTD-gebruikers een snel referentiepunt om actie-items te doorlopen en te bereiken wat belangrijk is, wanneer dat belangrijk is. Gebruikers koppelen dagelijkse taken aan elkaar in de agendasjabloon en isoleren de Vervolgactie-items voor dagelijkse taken.
Wekelijkse planners
De sjabloon voor de wekelijkse planner is van cruciaal belang om je dagelijkse taken af te stemmen op bredere verantwoordelijkheden. Slimme GTD-gebruikers gebruiken wekelijkse planningssessies om hun lijst met Vervolgacties opnieuw te evalueren en te herstructureren, zodat elke taak relevant blijft voor hun algemene doelen.
Sjablonen voor projectorganisatie
Maak een lijst met de onderwerpen of agendapunten op basis van prioriteit of relevantie voor de doelstellingen van de vergadering. Dit zorgt voor een goed gestructureerde agenda die ruimte overlaat voor productieve discussies.
Gebruik de flexibele paginalay-outs van Confluence om je agendapunten te noteren en te ordenen.
Inbox
De kracht van de Inbox-sjabloon komt voort uit de vrijheid om al je gedachten, ideeën, concepten en grote risico's op één plek vrij te geven. GTD-professionals noemen deze items ook wel de willekeurige input van het leven. Anderen noemen de items gewoon 'spullen'. In dit geval belanden de verschillende items die verband houden met een project in de Inbox. Hier vind je het proces om de items van de Inbox naar de relevante plekken in andere sjablonen te verplaatsen.
1. Maak de lijst: de eerste stap om de Inbox-sjabloon te gebruiken is het maken van de lijst, ook wel de 'mindsweep' genoemd.
2. Sorteer de lijst: zet de items in de juiste categorie. Hoe weet je wat de juiste categorie is? De GTD-workflow bepaalt welk lijstitem waar naartoe gaat.
Is het item uitvoerbaar?
Ja: plaats uitvoerbare items op een van de volgende twee plaatsen:
- De wachtlijst: zet items hier neer als je de betrokkenheid van iemand anders nodig hebt voordat je een actie voltooit.
- De lijst met vervolgacties: zet items hier als ze een deadline hebben en je nog minstens één stap moet uitvoeren voordat je ze als voltooid markeert.
Nee: zet items die niet uitvoerbaar zijn in de prullenbak of op een van de lijsten Ooit of Naslagwerk.
- De lijst Ooit: zet items op deze lijst als ze nu niet relevant zijn, maar in de toekomst wel. Een voorbeeld hiervan is een item zonder vervaldatum of acties.
- De lijst Naslagwerk: hoewel deze lijst geen acties bevat, bevatten de items belangrijke informatie voor het invullen van items op de wachtlijst en de lijst met Vervolgacties.
GTD-sjablonen gebruiken
Het traject van een item stopt niet na de sortering. Veel items uit de Inbox komen in de projectlijst terecht. Elk project bevat een wekelijkse beoordelingsplanner.
De wekelijkse checklist voor de beoordeling bevat het volgende:
- Maak fysieke en digitale ruimte vrij om je op het project te concentreren.
- Noteer en structureer alle projecten, aanvragen voor updates en actie-items die nog niet in de Projectplanner staan.
- Bekijk de agendalijst. Zorg ervoor dat je elk actie-item eerder of later dan gepland hebt gepland.
- Bekijk de lijst met Vervolgacties. Markeer alle voltooide items als voltooid. Bekijk de resterende Actie-items op de lijst om te bepalen of ze afzonderlijke projecten moeten worden of op de lijst moeten blijven staan.
- Voeg innovaties en ideeën toe die je wilt testen.
- Denk na over wat er goed ging.
- Documenteer manieren om te verbeteren.
Laten we nu elke lijst in een GTD-project eens bekijken.
De lijst met volgende acties
Bekijk de items op deze lijst en stel de volgende vragen, zodat je het item sneller kunt voltooien:
Kan ik dit item in één stap voltooien? Als het antwoord ja is en je kunt de stap binnen twee minuten voltooien, markeer het dan als voltooid.
Zijn er meerdere stappen nodig om het item te voltooien? Maak er dan een project van en vermeld de stappen die je hiervoor moet uitvoeren.
Heeft het item maar één stap, maar kun je die stap niet binnen twee minuten afronden? Laat het item dan op de lijst met volgende acties staan. Zorg ervoor dat het op een later tijdstip wordt voltooid.
Opmerking: het is niet mogelijk om de uitgestelde items uit het oog te verliezen. Volgens de GTD-methode moeten alle lijsten namelijk periodiek worden herzien. Doordat de items worden herzien, kunnen GTD-professionals de status van een item wijzigen. Deze status kunnen ze veranderen door het item van de ene lijst naar de andere te verplaatsen totdat het item volledig is voltooid, geparkeerd of verwijderd.
De wachtlijst
Bij de items op deze lijst noem je de naam van de persoon die aangeeft wanneer items zijn voltooid. Zorg ervoor dat bij deze items ook de vervaldatum wordt vermeld en houd items bij totdat ze zijn voltooid.
De Geen haast-lijst
Op deze lijst worden items vermeld die geen acties of deadlines vereisen. Tijdens periodieke beoordelingen, is het belangrijk dat deze lijst wordt bekeken. Er kan dan worden gekeken naar mogelijke projecten, items die binnen één stap kunnen worden afgerond en items waarbij je hulp nodig hebt.
De referentielijst
Als deze lijst er niet is, wordt er niets echt voltooid. Beschouw hem als de kennisbank of directory voor context over elk item. Koppel items uit de referentielijst aan minstens één item uit een andere lijst. Voorbeelden van items op een referentielijst kunnen zijn: een geboortedatum, contactgegevens, inzichten in het project van een vergadering, een citaat uit een boek, een tekstblok of een link naar een PDF.
De agendalijst
Met deze lijst leggen GTD-beoefenaars belangrijke datums vast die gerelateerd zijn aan items op de lijst. Items die worden vermeld op de lijst met volgende acties en de wachtlijst moeten datums bevatten. Deze items kun je vinden op de agendalijst.
Indien nodig, kun je datums verplaatsen gedurende de periodieke beoordelingen om er zeker van te zijn dat de workflow overeenkomt met je capaciteit.
Zo kies je de juiste GTD-sjabloon
Hoewel de GTD-methode erg eenvoudig is, biedt deze de gebruiker toch flexibiliteit. Deze flexibiliteit gaat gepaard met overwegingen, zoals:
Persoonlijke voorkeuren
Je kunt de items op de lijst met volgende acties bijvoorbeeld dagelijks beoordelen en de items op de projectlijsten wekelijks beoordelen. Voor dringende en essentiële projecten, kun je ook twee keer per week een beoordeling inplannen als dat beter uitkomt.
Door deze beoordelingen in te plannen, bied je gebruikers de psychologische bescherming om zich te focussen op hun taak, wetend dat ze een item niet zullen negeren of over het hoofd zien.
Workflow-vereisten
Projectmanagers weten dat de vereisten van belanghebbenden veranderen. Met GTD-sjablonen is het eenvoudig om vereisten aan te passen. Dit is echter enkel mogelijk met de juiste middelen om je inspanningen te ondersteunen.
Confluence biedt een scala aan GTD-sjablonen die kunnen worden aangepast. Ze helpen je om je eigen draai te geven aan een project, zonder dat je het momentum ervan verliest.
GTD-sjablonen van Confluence en Jira gebruiken
Jira en de databases van Confluence bieden projectmanagers een uniforme locatie waar ze zich kunnen organiseren volgens de GTD-methodiek. Met de databases van Confluence kun je gestructureerd verschillende soorten informatie opslaan, verbinden en beheren. Niet alleen bieden de databases van Confluence realtime synchronisatie en organisatiemogelijkheden, ook bieden ze de mogelijkheid om op de alle Confluence-pagina's relaties tussen gegevens te definiëren, aangepaste weergaven te maken en naar database-informatie te verwijzen.
Door databases te bouwen, heb je bijvoorbeeld één plek waar je projectvereisten bij kunt houden, notities van vergaderingen kunt opslaan, teamtaken kunt beheren en klantonderzoek kunt organiseren. Databases ondersteunen ook verschillende veldtypen, waaronder tekst, datum, personen en pagina's. Vanwege deze flexibiliteit kun je informatie aanpassen aan jouw specifieke gebruikersscenario.
Bovendien biedt de naadloze integratie tussen Jira en de databases van Confluence een krachtige workflow voor projectmanagement. Je kunt Jira-issues synchroniseren met een database van Confluence om een volledig beeld te krijgen van de status, prioriteiten en afhankelijkheden van een project. De updates van de gekoppelde Jira-issues worden vervolgens automatisch weergegeven in de database. Zo weet je zeker dat de informatie altijd actueel is. Met deze integratie wordt de kloof tussen planning in Confluence en uitvoering in Jira overbrugd.
Voor complexe projecten zijn slimme systemen nodig
Door Confluence te koppelen aan Jira, vereenvoudig je de uitvoering van complexe projecten. Met Jira-borden kun je werk van begin tot eind prioriteren, bijhouden en beheren. Met behulp van Smart Links kunnen Confluence en Jira bijvoorbeeld worden verbonden via beide tools. Dit zorgt voor efficiënt projectmanagement.
Het belangrijkste voordeel is dat complexe items op de GTD-lijsten via de interface van Jira een duidelijk, gecoördineerd leveringsplan hebben. Daarnaast biedt de zichtbaarheid van de acties in beide tools uitgebreide statusupdates en probleemloze beoordelingscycli.
Confluence bevat ook pagina-elementen, zoals tabellen, statussen, actie-items, datums, toegewezen personen en beslissingen.
GTD-sjablonen: Veelgestelde vragen
Hoe vaak moet ik mijn GTD-sjablonen bijwerken?
Vraag tijdens je periodieke beoordelingen om feedback over de structuur van de sjablonen voor GTD-lijsten (Getting Things Done). Overweeg of je genoeg informatie verzamelt om projecten te voltooien en sjablonen aan te passen aan de behoeften van je team.
Wat is het verschil tussen de GTD-methodiek en het agile framework?
Hoewel GTD en Agile enkele overeenkomsten hebben, zijn het fundamenteel verschillende methodieken. GTD is een productiviteitssysteem dat individuen helpt taken vast te leggen, te verduidelijken en te organiseren. Ook kunnen ze hiermee reflecteren op hun taken en hun taken bekijken, zodat stress wordt verminderd en efficiëntie wordt verhoogd. Agile is echter een framework voor projectmanagement dat is ontworpen om teams iteratieve ontwikkeling van producten te bieden in korte cycli, genaamd sprints. Hierbij ligt de nadruk op samenwerking en aanpassingsvermogen.
Toch komen de twee methodieken op bepaalde manieren overeen. Zo wordt in beide methodieken de 'definitie van voltooid' bepaald door te brainstormen (Agile) en worden mindsweeps (GTD) gebruikt voor het genereren van ideeën. Daarnaast worden in beide methodieken items gecategoriseerd, voor Agile als userstory's en voor GTD als projecten.