Quadros brancos para brainstormings em equipe

Brainstormings em equipe: desafios e práticas recomendadas

O brainstorming é uma maneira de encontrar soluções para problemas complexos e inspirar o pensamento criativo. Os brainstormings em equipe podem gerar uma coleção de ideias inovadoras que revolucionam o setor ou se diferenciam dos concorrentes. Eles são um exercício colaborativo em que os colegas de equipe se desenvolvem a partir da troca de ideias entre si para obter resultados mais diversos e diferenciados, ao mesmo tempo em que fortalecem os relacionamentos da equipe.

A Apple, Amazon e Netflix tiveram mentes brilhantes nas sessões de brainstorming, mas os resultados não apareceram como mágica. O brainstorming é um quebra-cabeça a ser abordado com atenção para que funcione.

Desafios de brainstorming

Com grande parte das pessoas em trabalho remoto integral ou parcial, a equipe nem sempre pode estar na mesma sala sentada na mesa de conferência. Portanto, as equipes modernas tentam replicar essa estreita colaboração e imediatismo da experiência presencial em formato digital.

Ao conduzir brainstormings virtuais, em geral os líderes precisam conciliar videoconferência, anotações, compartilhamento de tela e entrada de dados, tudo ao mesmo tempo. O brainstorming passa a ser uma experiência desconexa para todos os participantes, e os resultados do brainstorming estão espalhados por diferentes lugares e ferramentas.

Não importa se os brainstormings são presenciais ou virtuais; em geral, eles podem se tornar experiências de grande pressão, caóticas e frustrantes se não forem bem gerenciados. Alguns participantes podem hesitar em compartilhar ideias por falta de compreensão ou dúvidas. Outros podem dominar a sessão tentando contribuir com o maior número possível de ideias, por mais incoerentes que sejam.

Práticas recomendadas de brainstorming

Os brainstormings são criativos e experimentais por natureza, mas também devem ser estruturados, organizados, estratégicos e usar as melhores ferramentas disponíveis. Aqui estão algumas dicas para uma experiência tranquila e produtiva.

Crie um ambiente confortável para todos

Ofereça espaço para que todos, de todos os estilos de colaboração e características de personalidade, participem com abordagens diferentes, como:

• Dividir em grupos de discussão menores e, depois, combinar todas as ideias de cada grupo
• Dar tempo para que os membros da equipe façam brainstormings individuais antes de cada pessoa compartilhar as ideias com o grupo
• Designar uma parte rápida e cronometrada do brainstorming para incentivar a criatividade, o pensamento espontâneo e um grande volume de ideias para expandir

Faça perguntas antes de encontrar respostas

Adote a metodologia de brainstorming comprovada de Hal Gregersen do MIT para desafiar ideias e criar perspectivas diversas e variadas. Ela envolve estruturar os brainstormings em torno de algum problema prioritário a ser resolvido e começar fazendo com que os participantes contribuam com perguntas baseadas no problema e não nas respostas. A meta dessa abordagem é desafiar suposições e preconceitos sobre o problema, levando a soluções melhores e mais inovadoras.

Escolha as ferramentas certas

Para finalizar, você precisa de meios para documentar, discutir e armazenar todas as ideias, conversas e perguntas que surgirem na sessão de brainstorming. De preferência, você pode usar uma só ferramenta para todas essas finalidades em vez de gerenciar informações fragmentadas em vários lugares. É aí que entram os quadros brancos do Confluence.

Como usar os quadros brancos do Confluence para o brainstorming bem-sucedido em equipe

Os quadros brancos do Confluence são a resposta para pôr em prática valiosas sessões remotas de brainstorming que proporcionam experiência positiva para todos os envolvidos. Essa função do Confluence é a versão digital da versão real, mas com uma funcionalidade mais instantânea. Os quadros brancos do Confluence combinam discussão visual e anotações com integrações profundas do Jira para transformar ideias em ações, tudo com a conveniência de uma só ferramenta.

Aqui estão as funções e os formatos interativos que você pode implementar para orientar e aprimorar as sessões de brainstorming usando os quadros brancos do Confluence.

Templates

Em vez de se deparar com alguma página em branco ou não saber por onde começar, a gente tem vários templates disponíveis para a sessão de brainstorming. Crie um ótimo ponto de partida para sair da sessão e criar a sua própria. Alguns dos templates que são úteis em especial para discussões de ideias em equipe:

Brainwriting

O brainwriting é uma técnica de brainstorming em que os participantes anotam sozinhos as ideias que criaram e depois as compartilham com o grupo. O brainwriting é uma alternativa ao brainstorming tradicional porque evita a confusão e o barulho que a troca de várias ideias ao mesmo tempo envolve. Esse método costuma produzir mais ideias com qualidade maior e cria um ambiente seguro no âmbito psicológico, porque os participantes se sentem mais à vontade para contribuir. Isso também gera uma variedade mais diversificada de ideias, diminuindo a influência do pensamento coletivo.

Mapa conceitual

O mapa conceitual é uma ferramenta visual para conectar ideias usando gráficos simples. Ele é criado com base em um tema principal e consiste em nós centrais que representam conceitos e linhas de conexão que ilustram relações e hierarquias. Como o mapa conceitual, você organiza as informações para facilitar o entendimento de temas complexos, além de aumentar a eficiência da solução de problemas e da tomada de decisões.

Brainstorming disruptivo

O brainstorming revolucionário é uma técnica para usar quando sua equipe não consegue solucionar um problema ou precisa avançar em uma campanha ou projeto. Ele começa com a identificação dos problemas que precisam de solução. Em seguida, todos contribuem com quantas soluções tiverem. Depois de reunir várias ideias, você apresenta os “cartões de disrupção”. Eles adicionam variáveis ao problema ou situação principal, filtrando as ideias aos poucos até que você tenha um conjunto menor e mais focado das melhores soluções.

Notas adesivas

As notas adesivas são post-its digitais que você usa para adicionar ao quadro branco as ideias debatidas no brainstorming. Com esse recurso, é fácil documentar e guardar ideias no quadro branco, garantindo que todos possam ver esse conteúdo com clareza e interagir com ele. As notas adesivas servem para qualquer template e tipo de brainstorming.

Selos e adesivos

A votação oferece a todos uma maneira organizada e democrática de escolher suas ideias favoritas e decidir as prioridades. Você pode votar usando as funções de selos e adesivos que oferecem feedback visual, como joinhas e corações.

Comentários

Com os comentários, você pode se comunicar sobre ideias específicas ou outros elementos no quadro branco durante qualquer momento da sessão de brainstorming ou colaboração assíncrona. Os comentários são úteis para fornecer contexto, possibilitar perguntas relevantes e expandir as ideias. Essa função aumenta a clareza e reduz a necessidade de mais reuniões e e-mails que prolongam as discussões. Você também pode usar emojis para reagir aos comentários.

mencionou

Mencione seus colegas de equipe pelo nome em um comentário para chamar a atenção deles para uma nota adesiva específica. Use as menções para avisar que você fez uma pergunta, enviou uma resposta, deixou mais feedback ou incluiu outras pessoas na comunicação, conforme necessário.

Integração com o Jira

Um benefício exclusivo dos quadros brancos do Confluence é a capacidade de converter notas adesivas em itens do Jira. Depois que a equipe identifica no brainstorming os principais resultados a serem alcançados, você pode transformar essas ideias em tarefas e prazos para passar para as próximas etapas com facilidade.

Integração com o Loom

A integração do Loom com o Confluence aprimora e otimiza o brainstorming remoto.

Os líderes de equipe podem gravar um vídeo do Loom para definir o contexto antes do início da sessão de brainstorming. Esse briefing garante que todos os participantes estejam na mesma página antes de começarem a discussão, o que economiza um tempo valioso na reunião. Os membros da equipe podem assistir ao vídeo quando quiserem e separar ideias e perguntas para apresentar na sessão.

Da mesma forma, outro ótimo benefício é adicionar vídeos do Loom aos quadros brancos no final das sessões de brainstorming. Você pode gravar um vídeo para resumir os principais pontos, decisões e próximas etapas. Isso oferece uma referência útil para quem participou e informações abrangentes para quem não participou.

Aprimore o brainstorming da sua equipe com os quadros brancos

É essencial experimentar os quadros brancos, mesmo que você já use o Confluence, mas ainda não tenha testado o recurso, ou nunca tenha usado o produto em geral. Há muitas abordagens diferentes de brainstorming, e os quadros brancos são compatíveis com todas elas. Faça testes e continue aprimorando seu processo para melhorar o brainstorming da equipe.