Template de lista de níveis

Como classificar uma lista de níveis

Pronto para começar a classificar? Veja o que equipes bem-sucedidas fazem para criar listas de níveis eficazes:

• Comece pelo básico: determine o que "ótimo" significa para sua situação. Pode ser sobre impacto no cliente, urgência ou ambos. Anote para que sua equipe fique alinhada.
• Divida cada opção: pegue uma página do planejamento estratégico e use ferramentas como o template de análise SWOT para entender sua classificação. Obter uma visão completa ajuda você a colocar cada item no nível correto.
• Siga suas regras: em vez de comparar itens individuais, compare cada um com seus critérios originais. Se não tomar cuidado, em pouco tempo você pode acabar com tudo marcado como "essencial".
• Envolva sua equipe: use ferramentas de colaboração de projetos para saber o que os outros pensam. Às vezes, a pessoa mais envolvida com o projeto vê as coisas diferente de todas as outras, e essa visão é essencial para uma classificação precisa.

Tipos de templates de lista de níveis

Situações diferentes exigem diferentes abordagens de classificação. A lista clássica de níveis usa letras, com o nível S no topo (isso vem dos sistemas de classificação japoneses em que "S" significa '"superior"), seguido por A, B, C, etc. Esse sistema funciona bem para classificações competitivas ou quando você quer enfatizar a natureza excepcional dos itens de primeira linha.

Para contextos comerciais, talvez você prefira etiquetas mais descritivas, como:

• "Crítico/Alto/Médio/Baixo" para planejamento de projetos baseado em prioridades
• "Agora/Próximo/Depois/Nunca" para planejamento de roteiros
• "Acima da média/Na média/Abaixo da média" para avaliações de desempenho
• "Manter/Melhorar/Excluir" para análise de funções

Benefícios de usar um template de registro de partes interessadas

Simplifica a organização

Uma lista de níveis transforma uma coleção confusa de itens em uma hierarquia clara e visual. O agrupamento de itens ou tarefas semelhantes permite que você veja padrões e tome melhores decisões sobre a alocação de recursos. Essa clareza organizacional é valiosa em especial quando usada junto com um template de plano de projeto para manter tudo sob controle.

Melhora a tomada de decisão

Quando confrontada com escolhas difíceis, uma lista de níveis ajuda a dividir o processo de tomada de decisão em etapas gerenciáveis. Em vez de ficar sobrecarregado ao comparar tudo de uma vez, você pode se concentrar em colocar cada item no nível apropriado com base em seus critérios. Você também pode usar o template DACI para ajudar a monitorar o caminho tomado que o levou a uma decisão específica.

Melhora a colaboração

Criar uma lista de níveis gera uma cultura colaborativa dentro de sua equipe. Essa colaboração dá voz a todos no processo de classificação e facilita o consenso. Quando os membros da equipe entendem por que os itens são classificados de certas formas, é mais provável que apoiem as prioridades resultantes. Com os quadros brancos do Confluence, você pode reunir toda a equipe para classificar os itens relevantes. É tão simples quanto compartilhar o link do quadro.

Proporciona flexibilidade

Embora os templates ofereçam estrutura, eles não são rígidos. Você pode ajustar e renomear o número de níveis ou modificar os critérios para atender às suas necessidades específicas. Essa flexibilidade significa que você pode usar a mesma abordagem básica para várias tarefas de classificação e, ao mesmo tempo, adaptar os dados a cada situação.

Garante clareza

A organização visual ajuda todos a entender as prioridades em um piscar de olhos. Essa clareza é valiosa em especial ao se comunicar com partes interessadas que talvez não estejam envolvidas no trabalho diário. Uma lista de níveis bem organizada facilita a explicação do seu raciocínio e a aceitação de decisões importantes.

Como criar uma lista de níveis

Etapa 1. Escolha um tema

Decida o que você está classificando. Você está priorizando funções para desenvolvimento? Avaliando oportunidades de mercado? Classificando possíveis soluções para um problema? O foco claro ajuda a manter sua lista de níveis relevante e valiosa. Defina metas para o que você quer alcançar com sua classificação.

Etapa 2. Defina níveis

Estabeleça o que cada nível significa em seu contexto. Escreva descrições claras para que todos entendam a diferença entre os níveis. Por exemplo, se você priorizar tarefas, seus níveis podem variar de "Crítico para o lançamento" a "Conveniente".

Etapa 3: reúna itens para classificar

Colete tudo o que você precisa para a avaliação. Isso pode envolver fazer uma sessão de brainstorming com sua equipe ou extrair dados de projetos existentes. Verifique se você tem informações suficientes sobre cada item para que a classificação seja precisa.

Etapa 4: defina critérios de classificação

Desenvolva critérios específicos para cada nível. O que faz algo ficar no topo da lista, e não no meio? Documente esses critérios para que as classificações permaneçam consistentes, em especial se várias pessoas estiverem envolvidas.

Etapa 5: organize os itens em níveis

Comece a separar os itens em níveis com base nos seus critérios. Não se preocupe em deixar tudo perfeito, você pode fazer ajustes à medida que avança. Foque em decidir de forma clara e justificável a posição de cada item.

Etapa 6: revise e refine

Pare e analise o cenário completo. As classificações fazem sentido de uma forma geral? Receba feedback das partes interessadas e ajuste conforme necessário. Esse também é um bom momento para determinar se algum item precisa ser dividido ou combinado.