Organize dados estruturados com bancos de dados
Os bancos de dados do Confluence estão na versão beta e vão ser disponibilizados a todos os usuários ainda neste ano. (Saiba mais)
De acordo com o Gartner, uma pessoa que trabalha em escritório depende, em média, de 11 aplicativos para concluir suas tarefas diárias. Com tantas ferramentas à disposição, não é surpresa que muitos trabalhadores tenham dificuldade em manter a organização e ser produtivos. A alternância constante de um app para outro pode causar distrações, confundir o usuário e, por fim, diminuir a eficiência.
É aqui que os bancos de dados do Confluence entram em cena, oferecendo uma solução centralizada para você criar, gerenciar e contextualizar todas as suas informações importantes com clareza e organização.
Neste artigo, a gente vai tratar dos princípios básicos de como usar os bancos de dados do Confluence. Se você é iniciante no Confluence ou quer otimizar fluxos de trabalho, vai encontrar um passo a passo para aproveitar todo o potencial dos bancos de dados do Confluence.
O que são bancos de dados do Confluence?
Um banco de dados é uma coleção estruturada de informações. No Confluence, os bancos de dados são como repositórios organizados na plataforma, que viabilizam o armazenamento, a recuperação e o gerenciamento sistemáticos de diversos conjuntos de dados. Com esses bancos de dados estruturados, as equipes conseguem estruturar, fazer referências e exibir informações com eficiência, oferecendo uma solução centralizada e personalizável para áreas de trabalho colaborativas.
As equipes podem utilizar bancos de dados do Confluence para criar um repositório de informações abrangente e agregar ferramentas, links e dados de fontes internas e externas. Essa visão consolidada pode ser personalizada para atender a necessidades específicas, servindo como um hub centralizado para acessar e gerenciar conteúdo.
Por exemplo, você pode usar bancos de dados para armazenar e categorizar informações relacionadas a vários projetos, como planos de projetos, anotações de reuniões, proprietários e links relevantes do Jira. Você também pode usar bancos de dados para armazenar e compartilhar políticas, procedimentos e diretrizes importantes da empresa.
Os bancos de dados do Confluence oferecem vários benefícios:
- Conecte e estruture informações sem problemas: os bancos de dados do Confluence permitem que várias equipes armazenem e acessem dados em sincronia com rapidez e facilidade. O formato estruturado e os tipos de campo predefinidos dão consistência aos dados, garantindo uniformidade e clareza nas entradas.
- Visualize dados consolidados do trabalho relevante: com os bancos de dados do Confluence, é possível reunir informações de várias fontes, como tarefas do Jira, páginas do Confluence e dados externos, em uma visualização de dados consolidados. Essa visualização dá uma perspectiva abrangente do cenário do projeto, permitindo que você se concentre no trabalho relevante para atingir metas e objetivos. Ao agregar e organizar dados em um banco de dados centralizado, fica fácil acessar e gerenciar as informações mais importantes para o sucesso da equipe.
- Fique atualizado: a sincronização em tempo real entre as entradas garante que você e sua equipe sempre tenham acesso às informações mais atuais — sem mais planilhas desatualizadas e atualizações manuais.
- Personalize a exibição de dados: personalize a exibição das informações de acordo com suas preferências. Com as opções de classificação e filtragem, você consegue criar uma visualização personalizada que atenda às suas necessidades exclusivas. Seja em tabelas, cartões ou quadros, os bancos de dados do Confluence oferecem opções flexíveis de apresentação de informações que aprimoram a visualização de dados.
Com os bancos de dados do Confluence, diga adeus à sobrecarga de informações e dê boas-vindas a uma área de trabalho simplificada, organizada e colaborativa. É hora de assumir o controle do conteúdo e elevar a produtividade da equipe a novos patamares.
Etapas para usar bancos de dados do Confluence
Pronto para aproveitar todo o potencial dos bancos de dados do Confluence? Siga estas seis etapas simples para começar.
Etapa 1: criar um banco de dados
Há três maneiras de criar um banco de dados no Confluence:
Opção 1: vá até o botão Criar no menu de navegação e selecione Banco de dados. Um banco de dados vai ser criado no espaço atual ou o seu espaço pessoal vai ser usado como padrão se você tiver permissões para editar.
Opção 2: Vá até a seção Conteúdo na barra lateral do Espaço e clique no botão "+". Escolha Banco de dados para criar um banco de dados no espaço. Você também pode criar um banco de dados sob um item específico na árvore de conteúdo passando o mouse sobre o título na barra lateral e clicando no botão "+".
Opção 3: ao editar uma página, clique no botão "+" na barra de ferramentas. Procure a opção "Criar banco de dados" ou apenas digite "/database". Um novo banco de dados vai ser criado como filho da página que você está editando no momento, e ele vai ser adicionado como um link inteligente nessa página.
Etapa 2: adicionar tipos de campo
Depois de criar um banco de dados no espaço, você pode começar a adicionar tipos de campo para organizar e estruturar os dados. Os tipos de campo permitem definir o tipo de dados que podem ser armazenados em um campo específico, como texto, números, datas ou imagens. Ao usar tipos de campo, você pode classificar, filtrar e pesquisar informações específicas com facilidade em seu banco de dados.
Para adicionar um novo campo:
- No layout da tabela, clique no botão "+" localizado no canto superior direito do banco de dados.
- Pesquise o tipo de campo que você quer ou selecione uma das opções disponíveis.
- Atribua um nome ao campo.
Etapa 3: adicionar o Confluence ao banco de dados
As páginas são o local para capturar todas as informações essenciais e não essenciais. Tudo o que você precisa fazer é criar uma página a partir de um banco de dados e pronto.
Ao criar uma página a partir de um banco de dados, você cria um vínculo intrínseco das páginas a uma entrada. Esse processo centraliza todas as informações em um só lugar e facilita o acesso a elas para qualquer pessoa que use o banco de dados. Essa abordagem centralizada beneficia projetos colaborativos, facilitando o acesso e a contribuição dos membros da equipe ao mesmo banco de dados.
Além disso, ao vincular páginas do Confluence a entradas específicas no banco de dados, você aprimora o contexto e as informações disponíveis para os dados. Essa integração permite extrair metadados dessas páginas, como status, etiquetas e informações da página, enriquecendo a compreensão dos dados no banco de dados. O uso dessa função garante que as entradas do banco de dados sejam preenchidas com informações relevantes e atualizadas das páginas vinculadas do Confluence.
Etapa 4: adicionar entradas e valores
Ao trabalhar com bancos de dados em uma página, você tem a flexibilidade de adicionar ou modificar entradas e seus valores correspondentes.
Cada campo representa um item ou categoria específica, e os valores correspondentes dão informações sobre esse item ou categoria. Você pode adicionar várias entradas e valores ao banco de dados para que ele se torne uma ferramenta abrangente e organizada para armazenar e gerenciar dados.
Veja como adicionar uma entrada ao banco de dados:
- Clique em + Adicionar entrada localizada na parte inferior do banco de dados.
- Insira os valores para a nova entrada.
- Se você for usar o layout de tabela, vai poder inserir ou atualizar valores direto na tabela.
- Para o layout do cartão ou do quadro, um painel de entrada vai aparecer, permitindo que você insira as informações necessárias.
Etapa 5: crie layouts e visualizações
A maneira como suas informações são apresentadas pode impactar bastante a eficiência da sua equipe. Com os layouts e as visualizações, você tem o poder de personalizar a aparência do seu banco de dados e otimizar a maneira como você interage com seus dados.
Layouts: escolha um dos layouts no menu para selecionar a forma como seu banco de dados será exibido:
- Tabela: estruture seu conteúdo em formato de tabela para ter uma visão clara e organizada das suas entradas.
- Cartão: exiba suas entradas como cartões separados para proporcionar uma representação mais visual dos seus dados.
- Quadro: crie fluxos de trabalho Kanban simples com colunas baseadas em um campo único no seu banco de dados para permitir que você acompanhe o progresso das suas entradas.
Visualizações: além dos layouts, você pode criar visualizações salvas para ter mais controle sobre a aparência do seu banco de dados. Com as visualizações salvas, é possível definir várias opções, como layout, filtro, classificação e campos visíveis, que serão aplicadas de forma consistente em todas as instâncias desse banco de dados.
Para criar visualizações salvas:
- Acesse o banco de dados desejado.
- Defina suas preferências de layout, filtro, classificação e campo visível.
- Abra o menu de seleção de visualização na barra de ferramentas.
- Clique em “Adicionar visualização”.
- Dê um nome à sua nova visualização.
Ao personalizar suas visualizações, você pode ajustar a apresentação dos seus dados para atender às suas necessidades específicas. Qualquer modificação feita em uma visualização será refletida em todos os links e incorporações que a utilizam, garantindo consistência em suas páginas e espaços do Confluence. Essa flexibilidade permite que você otimize seu banco de dados para diferentes casos de uso e alterne facilmente entre as visualizações para acessar as informações de que precisa.
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