Maximize a produtividade com templates GTD
Vantagens iniciais, vantagens injustas, decisões inteligentes. Todo mundo quer uma. Em um mundo que está se tornando mais uniforme a cada dia, aqueles que se destacam são os que têm sucesso. Com os templates GTD, os gerentes de projeto mergulham no progresso em vez de ficarem atolados nas informações.
Templates GTD oferecem uma solução plug-and-play quando o tempo for essencial. Com base no processo Getting Things Done (GTD) de David Allen, eles proporcionam um roteiro claro para a conclusão de projetos.
Em essência, a metodologia GTD libera o cérebro para a criatividade e mantém os projetos avançando na direção de um final bem-sucedido. Ela pode ser eficaz em especial quando combinada com práticas de gestão ágil de projetos.
Neste artigo, a gente vai explicar o uso adequado dos templates GTD e mostrar como eles podem ser usados por gerentes para transformar projetos em resultados usando ferramentas como Confluence e Jira.
O que é um template do Getting Things Done?
Um template GTD estrutura os princípios de produtividade de David Allen. O template detalha os principais princípios da metodologia GTD e oferece o roteiro para a implementação rápida e eficaz do GTD usando uma abordagem passo a passo comprovada para a gestão de projetos.
O template GTD reduz o estresse de se perguntar o que está por vir, dando aos especialistas liberdade para se concentrarem no presente. Os templates GTD ajudam equipes ágeis a manter o foco e evitar ultrapassar os limites de WIP ao indicar com clareza as próximas ações.
Tipos de template GTD
Os templates GTD são versáteis. Os gerentes de projeto adaptam esses templates às necessidades da equipe, das partes interessadas e do próprio projeto. No entanto, alguns templates GTD são padrão e devem fazer parte de todos os sistemas GTD, incluindo os seguintes:
Listas de tarefas diárias
No GTD, as listas de tarefas diárias assumem a forma do template de Próximas ações, dando aos usuários um ponto de referência rápido para percorrer os itens de ação e fazer o que importa, quando é importante. Os usuários conectam tarefas diárias no template de calendário e isolam os itens de Próxima ação para tarefas diárias.
Planejadores semanais
O template de planejador semanal é fundamental para alinhar as tarefas diárias com responsabilidades mais amplas. Usuários experientes do GTD utilizam sessões semanais de planejamento para reavaliar e reestruturar a lista de Próximas Ações, garantindo que cada tarefa permaneça relevante para as metas gerais.
Templates de organização de projetos
Criar listas com os tópicos ou itens da pauta, com base na prioridade ou relevância deles para os objetivos da reunião, garante pautas bem estruturadas que possibilitam discussões produtivas.
Use os layouts de página flexíveis do Confluence para esboçar e organizar os itens das pautas.
Caixa de entrada
O poder do template da caixa de entrada vem da liberdade de lançar todos os pensamentos, ideias, conceitos e moonshots em um só lugar. Os profissionais de GTD também se referem a esses itens como entradas aleatórias da vida. Outros apenas chamam os itens de “coisas”. Nesse caso, esses itens diferentes relacionados ao projeto chegam à caixa de entrada. Aqui está o processo para mover os itens da caixa de entrada para os locais relevantes em outros templates.
1. Crie a lista: a primeira etapa para usar o template da Caixa de entrada é criar a lista, também chamada de varredura mental.
2. Faça a triagem da lista: coloque os itens na categoria correta. Como você sabe qual é a categoria certa? O fluxo de trabalho GTD determina qual item da lista vai para onde.
O item é acionável?
Sim: coloque itens acionáveis em um dos dois lugares:
- A lista de espera: envie itens aqui se precisar do envolvimento de outra pessoa antes de concluir a ação.
- A lista de próximas ações: coloque os itens aqui se eles tiverem prazo e se você precisar fazer pelo menos mais uma etapa antes que eles possam ser marcados como concluídos.
Não: coloque itens não acionáveis na lixeira, na lista Para mais tarde ou na Lista de Referência.
- A lista para mais tarde: coloque itens nessa lista se eles não forem relevantes agora, mas vão ser no futuro. Um exemplo disso é um item que não tem data de entrega nem nenhuma ação.
- A Lista de Referência: embora essa lista não tenha ações, os itens contêm informações críticas para concluir os itens da Lista de Espera e da Próxima Lista de Ações.
Reference List
The Reference List is your go-to for storing essential information and context. This might include contact details, notes, or useful documents. Use it to link important information to tasks on other lists, ensuring you have all the necessary context.
Calendar List
The Calendar List captures essential dates and scheduled tasks. Assign dates to items from the Next Actions List and Waiting List, and update it regularly to keep your workflow in sync with your schedule.
Como usar templates GTD
A jornada do item não para após a triagem. Muitos itens da caixa de entrada vão entrar na Lista de projetos. Cada projeto inclui o planejador de revisão semanal.
A checklist de revisão semanal inclui o seguinte:
- Limpe o espaço físico e digital para se concentrar no projeto em questão.
- Anote e estruture todos os projetos, solicitações de atualizações e itens de ação que ainda não estão no Planejador de Projetos.
- Revise a lista de calendários. Se certifique de ter agendado cada item de ação mais cedo ou mais tarde do que o planejado.
- Consulte a lista de próximas ações. Marque todos os itens finalizados como concluídos. Analise os itens de ação restantes na lista para determinar se eles precisam se tornar projetos separados ou se devem continuar na lista.
- Adicione inovações e ideias que você gostaria de testar.
- Reflita sobre o que deu certo.
- Documente maneiras de melhorar.
Agora, vamos conferir rapidamente cada lista de um projeto GTD.
Os princípios do GTD
Capture
Nesta etapa, você expõe todas as ideias. A meta é ter uma caixa de entrada de tarefas que reúna as ideias, os requisitos e as preocupações relativas a uma função, pessoa ou projeto específico. Pode incluir tarefas, projetos, ideias, compromissos ou qualquer outra coisa que chame atenção. Ao reunir tudo em um só lugar, você libera espaço mental e garante que nada seja perdido.
Clareza
Separe as ideias em categorias com base na importância, nas etapas necessárias e em quem vai ajudar (se houver alguém) quando preciso. Veja essa etapa como um filtro. O objetivo é colocar as ideias no contexto certo em vez de descartar tudo.
Organize
É aqui que você vai começar a ver os projetos tomarem forma, fazendo a triagem do que antes era ideia e transformando esses itens em projetos, enviando tudo para a fila de espera ou salvando como informações de referência.
reflita
Pergunte: "Isso ainda é relevante?" em um intervalo escolhido por você. Alguns optam por uma vez por semana, outros fazem isso todos os dias. Essa análise ajuda a manter as tarefas em andamento e, ao mesmo tempo, elimina a pressão dos membros da equipe usando o GTD.
Relatórios ágeis podem oferecer insights valiosos durante essa etapa de reflexão.
Engajamento
Agora é hora de começar a trabalhar. Depois que as equipes tiverem esclarecido, organizado e revisado todos os itens, os usuários podem interromper as tarefas um a um até concluírem os projetos.
Ao usar o GTD como metodologia de projeto, os membros da equipe ficam tranquilos. Com o GTD, você sabe que está trabalhando na tarefa certa no momento certo para alcançar os resultados almejados.
Resource planning template
Effective resource management is critical to keeping projects on time and within budget, and the resource planning template makes it easy. This template provides a structured framework for organizing human, financial, and material resources, ensuring that workloads are balanced and bottlenecks are avoided. Project managers can make informed decisions and adjust allocations as needed by gaining a clear overview of resource availability.
With real-time editing and visual timelines, this template enhances collaboration and integrates seamlessly with tools like Jira, making resource management dynamic and efficient. Use the Resource Planning Template to allocate resources accurately, track progress, and ensure smooth project execution.
SMART goals template
Setting clear, focused goals is crucial to project success, and the SMART goals template provides a structured framework to help teams craft practical, results-driven objectives. The SMART method—Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Time-bound—ensures your goals are well-defined and aligned with business benefits and stakeholder needs.
Using this template, teams can create quantifiable, realistic, and deadline-driven goals, helping to improve productivity and collaboration. Whether your goals are ambitious or modest, this template helps ensure they are achievable and contribute to meaningful project outcomes.
SWOT analysis template
A SWOT analysis template is an essential tool for businesses looking to prioritize projects, assess market conditions, and stay ahead of competitors. By analyzing your company’s strengths, weaknesses, opportunities, and threats, this template helps you make informed decisions and focus on strategic planning. Whether you’re evaluating new projects, product lines, or market expansions, the SWOT template streamlines the process, allowing you to organize critical insights and take action quickly.
Confluence’s free SWOT analysis template enhances collaboration by enabling teams to contribute in real-time, ensuring everyone stays aligned and ready to respond to market changes. Use this template to make smarter, data-driven decisions that support long-term business success.
Como escolher o template de GTD certo
Embora simples, essa metodologia oferece flexibilidade para o usuário. Com essa flexibilidade, surgem considerações como as seguintes:
Preferências pessoais
Por exemplo, você pode revisar os itens da lista de próximas ações diariamente e as listas de projetos semanalmente. Ou, se achar melhor, você pode agendar revisões duas vezes por semana para projetos urgentes e essenciais.
O agendamento dessas revisões oferece aos usuários a segurança psicológica para que se concentrem na tarefa em questão, sabendo que nenhum item será ignorado ou esquecido.
Requisitos de fluxo de trabalho
Os gerentes de projeto sabem que os requisitos das partes interessadas mudam. Com os templates de GTD, o ajuste para atender a esses requisitos pode ser simples, mas somente com os recursos certos para dar suporte aos seus esforços.
O Confluence oferece uma variedade de templates de GTD personalizáveis para ajudar você a mudar o projeto sem perder o ritmo.