Maximize a produtividade com templates GTD
Vantagens iniciais, vantagens injustas, decisões inteligentes. Todo mundo quer uma. Em um mundo que está se tornando mais uniforme a cada dia, aqueles que se destacam são os que têm sucesso. Com os templates GTD, os gerentes de projeto mergulham no progresso em vez de ficarem atolados nas informações.
Templates GTD oferecem uma solução plug-and-play quando o tempo for essencial. Com base no processo Getting Things Done (GTD) de David Allen, eles proporcionam um roteiro claro para a conclusão de projetos.
Em essência, a metodologia GTD libera o cérebro para a criatividade e mantém os projetos avançando na direção de um final bem-sucedido. Ela pode ser eficaz em especial quando combinada com práticas de gestão ágil de projetos.
Neste artigo, a gente vai explicar o uso adequado dos templates GTD e mostrar como eles podem ser usados por gerentes para transformar projetos em resultados usando ferramentas como Confluence e Jira.
O que é um template do Getting Things Done?
Um template GTD estrutura os princípios de produtividade de David Allen. O template detalha os principais princípios da metodologia GTD e oferece o roteiro para a implementação rápida e eficaz do GTD usando uma abordagem passo a passo comprovada para a gestão de projetos.
O template GTD reduz o estresse de se perguntar o que está por vir, dando aos especialistas liberdade para se concentrarem no presente. Os templates GTD ajudam equipes ágeis a manter o foco e evitar ultrapassar os limites de WIP ao indicar com clareza as próximas ações.
A importância dos templates GTD
Seja no método cascata, Ágil ou em uma mistura dos dois, a gestão de projetos tradicional é baseada nas tarefas, que são a última etapa do planejamento antes que o especialista entre em ação.
Ver a lista de tarefas é um desastre para profissionais criativos e ocupados. É aqui que os templates GTD brilham. Eles substituem o estresse e a procrastinação por clareza, foco e espaço para os especialistas fazerem o melhor trabalho, além de aprimorarem muito o gerenciamento do tempo e a priorização de tarefas.
Os templates GTD ajudam você a gerenciar o tempo com mais eficiência, oferecendo a estrutura para capturar, esclarecer, organizar e revisar tarefas. Eles ajudam a priorizar as tarefas com base na importância e na urgência, garantindo que os itens mais críticos recebam atenção imediata, enquanto os assuntos menos urgentes sejam agendados para mais tarde.
Além disso, os templates GTD promovem uma abordagem proativa ao gerenciamento de tarefas, reduzindo a probabilidade de tarefas importantes falharem. Com melhor organização e visibilidade das tarefas pendentes, você pode tomar decisões informadas sobre como alocar o tempo e recursos, aumentando a produtividade e reduzindo o estresse.
Os princípios do GTD
O GTD tem cinco princípios fundamentais: captura, clareza, organização, reflexão e engajamento.
Capture
Nesta etapa, você expõe todas as ideias. A meta é ter uma caixa de entrada de tarefas que reúna as ideias, os requisitos e as preocupações relativas a uma função, pessoa ou projeto específico. Pode incluir tarefas, projetos, ideias, compromissos ou qualquer outra coisa que chame atenção. Ao reunir tudo em um só lugar, você libera espaço mental e garante que nada seja perdido.
Clareza
Separe as ideias em categorias com base na importância, nas etapas necessárias e em quem vai ajudar (se houver alguém) quando preciso. Veja essa etapa como um filtro. O objetivo é colocar as ideias no contexto certo em vez de descartar tudo.
Organize
É aqui que você vai começar a ver os projetos tomarem forma, fazendo a triagem do que antes era ideia e transformando esses itens em projetos, enviando tudo para a fila de espera ou salvando como informações de referência.
reflita
Pergunte: "Isso ainda é relevante?" em um intervalo escolhido por você. Alguns optam por uma vez por semana, outros fazem isso todos os dias. Essa análise ajuda a manter as tarefas em andamento e, ao mesmo tempo, elimina a pressão dos membros da equipe usando o GTD.
Relatórios ágeis podem oferecer insights valiosos durante essa etapa de reflexão.
Engajamento
Agora é hora de começar a trabalhar. Depois que as equipes tiverem esclarecido, organizado e revisado todos os itens, os usuários podem interromper as tarefas um a um até concluírem os projetos.
Ao usar o GTD como metodologia de projeto, os membros da equipe ficam tranquilos. Com o GTD, você sabe que está trabalhando na tarefa certa no momento certo para alcançar os resultados almejados.
Tipos de template GTD
Os templates GTD são versáteis. Os gerentes de projeto adaptam esses templates às necessidades da equipe, das partes interessadas e do próprio projeto. No entanto, alguns templates GTD são padrão e devem fazer parte de todos os sistemas GTD, incluindo os seguintes:
Listas de tarefas diárias
No GTD, as listas de tarefas diárias assumem a forma do template de Próximas ações, dando aos usuários um ponto de referência rápido para percorrer os itens de ação e fazer o que importa, quando é importante. Os usuários conectam tarefas diárias no template de calendário e isolam os itens de Próxima ação para tarefas diárias.
Planejadores semanais
O template de planejador semanal é fundamental para alinhar as tarefas diárias com responsabilidades mais amplas. Usuários experientes do GTD utilizam sessões semanais de planejamento para reavaliar e reestruturar a lista de Próximas Ações, garantindo que cada tarefa permaneça relevante para as metas gerais.
Templates de organização de projetos
Criar listas com os tópicos ou itens da pauta, com base na prioridade ou relevância deles para os objetivos da reunião, garante pautas bem estruturadas que possibilitam discussões produtivas.
Use os layouts de página flexíveis do Confluence para esboçar e organizar os itens das pautas.
Caixa de entrada
O poder do template da caixa de entrada vem da liberdade de lançar todos os pensamentos, ideias, conceitos e moonshots em um só lugar. Os profissionais de GTD também se referem a esses itens como entradas aleatórias da vida. Outros apenas chamam os itens de “coisas”. Nesse caso, esses itens diferentes relacionados ao projeto chegam à caixa de entrada. Aqui está o processo para mover os itens da caixa de entrada para os locais relevantes em outros templates.
1. Crie a lista: a primeira etapa para usar o template da Caixa de entrada é criar a lista, também chamada de varredura mental.
2. Faça a triagem da lista: coloque os itens na categoria correta. Como você sabe qual é a categoria certa? O fluxo de trabalho GTD determina qual item da lista vai para onde.
O item é acionável?
Sim: coloque itens acionáveis em um dos dois lugares:
- A lista de espera: envie itens aqui se precisar do envolvimento de outra pessoa antes de concluir a ação.
- A lista de próximas ações: coloque os itens aqui se eles tiverem prazo e se você precisar fazer pelo menos mais uma etapa antes que eles possam ser marcados como concluídos.
Não: coloque itens não acionáveis na lixeira, na lista Para mais tarde ou na Lista de Referência.
- A lista para mais tarde: coloque itens nessa lista se eles não forem relevantes agora, mas vão ser no futuro. Um exemplo disso é um item que não tem data de entrega nem nenhuma ação.
- A Lista de Referência: embora essa lista não tenha ações, os itens contêm informações críticas para concluir os itens da Lista de Espera e da Próxima Lista de Ações.
Como usar templates GTD
A jornada do item não para após a triagem. Muitos itens da caixa de entrada vão entrar na Lista de projetos. Cada projeto inclui o planejador de revisão semanal.
A checklist de revisão semanal inclui o seguinte:
- Limpe o espaço físico e digital para se concentrar no projeto em questão.
- Anote e estruture todos os projetos, solicitações de atualizações e itens de ação que ainda não estão no Planejador de Projetos.
- Revise a lista de calendários. Se certifique de ter agendado cada item de ação mais cedo ou mais tarde do que o planejado.
- Consulte a lista de próximas ações. Marque todos os itens finalizados como concluídos. Analise os itens de ação restantes na lista para determinar se eles precisam se tornar projetos separados ou se devem continuar na lista.
- Adicione inovações e ideias que você gostaria de testar.
- Reflita sobre o que deu certo.
- Documente maneiras de melhorar.
Agora, vamos conferir rapidamente cada lista de um projeto GTD.
A lista de próximas ações
Revise os itens dessa lista e faça as seguintes perguntas para facilitar a conclusão do item:
Posso concluir este item em apenas uma etapa? Se a resposta for "sim" e ele puder ser completado em menos de dois minutos, marque como concluído.
Ele exige várias etapas antes de ser concluído? Transforme o item em um projeto e liste as etapas para conclusão.
Tem apenas uma etapa, mas não pode ser completado em menos de dois minutos? Deixe o item na lista de próximas ações e programe a conclusão para outra data.
Observação: você não vai perder o controle dos itens adiados porque a metodologia GTD exige revisões periódicas de todas as listas. Essas revisões permitem que os profissionais de GTD alterem o status e movam um item de uma lista para outra até ele ser concluído, estacionado ou excluído.
A lista de espera
Nessa lista, inclua o nome da pessoa associada à conclusão do item. Inclua uma data de entrega para o item e faça o acompanhamento até ele ser completado.
A lista para mais tarde
Essa lista contém itens sem ações ou prazos urgentes. Durante as revisões periódicas, é importante verificar essa lista em busca de possíveis projetos, itens de uma etapa e itens que precisam da ajuda de outra pessoa.
A lista de referência
Sem essa lista, nada é realmente feito. Ela pode ser considerada como a base de conhecimento ou o diretório que contextualiza cada item. Vincule itens da lista de referência a pelo menos um item em qualquer outra lista. Um exemplo de item da lista de referência pode ser o aniversário de uma pessoa, dados de contato, insights sobre um projeto de uma reunião, uma citação de livro, um bloco de texto ou um link para um PDF.
A lista de calendários
Ela é usada pelos praticantes de GTD para capturar datas importantes relacionadas aos itens da lista. Os itens na lista de próximas ações e na lista de espera devem ter datas anexadas. Você vai encontrar esses itens na lista de calendários.
Durante as revisões periódicas, altere as datas conforme necessário para garantir que o fluxo de trabalho corresponda à sua capacidade.
Como escolher o template de GTD certo
Embora simples, essa metodologia oferece flexibilidade para o usuário. Com essa flexibilidade, surgem considerações como as seguintes:
Preferências pessoais
Por exemplo, você pode revisar os itens da lista de próximas ações diariamente e as listas de projetos semanalmente. Ou, se achar melhor, você pode agendar revisões duas vezes por semana para projetos urgentes e essenciais.
O agendamento dessas revisões oferece aos usuários a segurança psicológica para que se concentrem na tarefa em questão, sabendo que nenhum item será ignorado ou esquecido.
Requisitos de fluxo de trabalho
Os gerentes de projeto sabem que os requisitos das partes interessadas mudam. Com os templates de GTD, o ajuste para atender a esses requisitos pode ser simples, mas somente com os recursos certos para dar suporte aos seus esforços.
O Confluence oferece uma variedade de templates de GTD personalizáveis para ajudar você a mudar o projeto sem perder o ritmo.
Use templates de GTD do Confluence e do Jira
Com os bancos de dados do Confluence e do Jira, os gerentes de projeto têm um local único e uniforme para se organizarem em torno da metodologia GTD. Os bancos de dados do Confluence oferecem uma forma estruturada de armazenar, conectar e gerenciar diferentes tipos de informações. Além da organização e sincronização em tempo real, os bancos de dados do Confluence permitem definir relações entre dados, criar visualizações personalizadas e fazer referência a informações do banco de dados em qualquer lugar nas páginas do Confluence.
Por exemplo, você pode criar bancos de dados para monitorar os requisitos do projeto, armazenar anotações de reuniões, gerenciar tarefas da equipe e organizar pesquisas de clientes em um só lugar. Os bancos de dados também oferecem suporte a vários tipos de campo, incluindo texto, data, pessoas e páginas. Essa flexibilidade permite que você molde as informações de acordo com seu caso de uso específico.
Além disso, a integração uniforme entre os bancos de dados do Confluence e o Jira habilita um poderoso fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos. Você pode sincronizar os itens do Jira com um banco de dados do Confluence para ter uma visão completa do status, das prioridades e das dependências do projeto. Todas as atualizações feitas nos itens vinculados do Jira são automaticamente refletidas no banco de dados, garantindo que as informações estejam sempre atualizadas. Essa integração preenche a lacuna entre o planejamento no Confluence e a execução no Jira.
Projetos complexos exigem sistemas inteligentes
Conectar o Confluence ao Jira simplifica a execução de projetos complexos. Use os quadros do Jira para priorizar, monitorar e gerenciar o trabalho do começo ao fim. Por exemplo, links inteligentes conectam o Confluence e o Jira para resultar em um gerenciamento eficiente de projetos por meio das duas ferramentas.
O principal benefício aqui é saber que os itens complexos nas listas de GTD vão ter um plano de entrega claro e coordenado por meio da interface do Jira. Além disso, a visibilidade da ação entre as duas ferramentas permite atualizações de status abrangentes e ciclos de revisão sem conflitos.
O Confluence também inclui elementos de página, como tabelas, status, itens de ação, datas, responsáveis e decisões.
Templates de GTD: perguntas frequentes
Com que frequência devo atualizar meus templates de GTD?
Durante suas revisões periódicas, solicite feedback sobre a estrutura dos templates da lista Getting Things Done. Considere se você está coletando informações suficientes para concluir projetos e modificar os templates para atender às necessidades da sua equipe.
Qual é a diferença entre a metodologia GTD e a estrutura ágil?
Embora as metodologias GTD e ágil tenham algumas semelhanças, elas são fundamentalmente diferentes. A GTD é um sistema de produtividade focado em ajudar as pessoas a capturar, esclarecer, organizar, refletir e se envolver com as tarefas para reduzir o estresse e aumentar a eficiência. Por outro lado, a agilidade é uma estrutura de gerenciamento de projetos feita para as equipes desenvolverem produtos de modo iterativo em ciclos curtos chamados de sprints, com forte ênfase na colaboração e na adaptabilidade.
No entanto, as duas metodologias se alinham em certos aspectos, como o esclarecimento da "definição de concluído", o uso de brainstorming (ágil) e varreduras mentais (GTD) para geração de ideias e a categorização de itens em histórias de usuários (ágil) ou projetos (GTD).