Dicas e truques para aproveitar ao máximo os bancos de dados do Confluence
Com o trabalho remoto deixando de ser exceção para se tornar a regra, os funcionários agora querem ferramentas que permitam colaborar de forma fácil e assíncrona.
De acordo com uma pesquisa recente da Microsoft, os trabalhadores em sua maioria não estão satisfeitos a com o que essas ferramentas oferecem:
- 59% afirmam que as ferramentas de colaboração não refletem as preferências de trabalho das equipes.
- 72% dizem que a incompatibilidade entre essas ferramentas dificulta a colaboração entre diferentes equipes.
Se você quer uma maneira de simplificar a colaboração entre equipes, os bancos de dados do Confluence são o que você procura. Eles são como uma biblioteca de trabalho definitiva que todas as equipes podem usar para criar, gerenciar e contextualizar os dados vitais em um local central.
Então, continue lendo para saber mais sobre os bancos de dados do Confluence. Este artigo discute o que são e como usar esses bancos de dados, além de dar dicas e sugerir truques para que sua equipe aproveite ao máximo esse recurso.
O que são e como funcionam os bancos de dados do Confluence?
Os bancos de dados do Confluence são repositórios integrados à plataforma do Confluence. Eles ajudam a armazenar e gerenciar uma infinidade de dados de todas as equipes de uma organização. Além de simplificarem a estruturação e a organização das informações, os bancos de dados do Confluence também facilitam o trabalho de referenciar, compartilhar, exibir e conectar dados, tornando a colaboração interdisciplinar muito mais eficiente.
Pense neles como um hub centralizado. É possível preencher esses bancos de dados com qualquer tipo de dados externos e internos (links, ferramentas, vídeos, documentos etc.) para os organizar com eficiência. Você também pode criar uma visualização personalizada dos dados que atenda às necessidades específicas de gerenciamento do conhecimento de cada equipe.
As equipes podem utilizar bancos de dados do Confluence para criar um repositório de informações abrangente e agregar ferramentas, links e dados de fontes internas e externas. Essa visão consolidada pode ser personalizada para atender a necessidades específicas, servindo como um hub centralizado para acessar e gerenciar conteúdo.
Com os bancos de dados do Confluence, é mais fácil:
- Conectar e estruturar dados de várias equipes com eficiência. Use formatos estruturados e tipos de campo predefinidos para garantir a consistência e a clareza nas entradas.
- Organizar a visão do trabalho. Integre todas as informações necessárias das diversas fontes, como tarefas do Jira, páginas do Confluence e até mesmo ferramentas externas, para sua equipe focar as metas e os objetivos.
- Personalizar as exibições de dados. Use as opções de classificação e filtragem para criar visualizações personalizadas, melhorando a exibição de dados em tabelas, cartões ou quadros.
- Disponibilizar atualizações em tempo real, a qualquer momento e sem trabalho manual para todos os envolvidos. Isso é possível graças às funções de sincronização em tempo real automatizadas e às opções intuitivas de compartilhamento.
Se a proliferação de ferramentas, informações e fontes da verdade é um problema para sua equipe, os bancos de dados do Confluence são a solução perfeita para simplificar e melhorar a colaboração entre todos. Além disso, são muito fáceis de usar.
Consulte este guia de instruções para saber o básico sobre como usar bancos de dados do Confluence (criar banco de dados, incluir tipos de campo etc.).
Para ir além do básico, a gente vai abordar algumas funcionalidades mais avançadas e práticas recomendadas a fim de aproveitar ao máximo os bancos de dados do Confluence.
Dicas e truques para bancos de dados do Confluence
Primeiro, para entender melhor de quais funções a gente está falando, faça um tour rápido na interface de bancos de dados.
- Nas visualizações de banco de dados, é possível personalizar a forma como o banco de dados é mostrado quando compartilhado com outras pessoas. Use as visualizações para definir o layout, os filtros, a ordem e os campos visíveis do banco de dados.
- Com a pesquisa rápida, fica mais fácil localizar as entradas do banco de dados.
- O menu Mais tem ações do banco de dados, como desfazer, refazer, bloquear ou copiar estrutura, importar, exportar, pedir ajuda e fazer comentários.
- Os layouts definem a forma como o banco de dados é exibido. É possível escolher entre tabela, cartão e quadro.
- A função Filtrar entradas permite definir critérios específicos para exibir dados. Se quiser usar mais de um filtro, pode escolher se quer que todos ou apenas alguns sejam aplicados aos resultados.
- Ordenar por campo permite definir a ordem das entradas com base em valores de campo, como crescente (seta para cima) ou decrescente (seta para baixo).
- Ocultar campos permite tirar da visualização aqueles que você desmarcar.
Agora que você já conhece as principais opções para bancos de dados, a gente vai explicar melhor como elas podem ser usadas.
Adicionar campos a páginas do Confluence e a itens do Jira
Cada estrutura de banco de dados do Confluence é definida pelo tipo de campo configurado.
Use os tipos de campo para definir o tipo de dado que você quer armazenar no campo em questão (texto, números, datas ou imagens). Com os tipos de campo, você pode ordenar, filtrar e pesquisar informações específicas com facilidade no seu banco de dados.
A gente já mostrou como criar campos em "Introdução", e você já sabe adicionar dados básicos como texto, imagem, datas e usuários.
Agora, confira alguns dos tipos de campo mais usados disponíveis para bancos de dados do Confluence.
Campos de página
Campos de página permitem vincular bancos de dados a páginas relevantes do Confluence.
Use os Campos de link da página para vincular entradas de páginas do Confluence ou criar páginas direto no banco de dados. Por exemplo, ao gerenciar projetos, é possível conectar e criar páginas com informações de cada projeto sem sair do banco de dados.
Depois de criar o campo de link da página, basta localizar e adicionar a página do Confluence que você quer incluir no banco de dados.
Informações da página
O campo Informações da página mostra os metadados de uma página do Confluence vinculada. Por exemplo, pode destacar o autor e a data de criação da página ou exibir um rich text da macro de trechos.
Você também pode alterar o status de campos no banco de dados. Basta clicar no campo "Status da página" e escolher uma das opções personalizadas ou sugeridas.
Qualquer mudança feita no status em bancos de dados vai aparecer na página correspondente do Confluence.
Campos do JIRA
Use o campo item do Jira para vincular entradas do banco de dados a um ou mais itens do Jira e criar o roteiro a ser seguido.
Clique na caixa "NOME DO CAMPO" e selecione "Campo item do Jira".
No menu suspenso "INSTÂNCIA DO JIRA", selecione "Jira do sistema".
Essa ação cria um campo de item do Jira no banco de dados onde é possível encontrar e vincular qualquer item do Jira ao banco de dados.
O campo de informações do item do Jira permite exibir em uma entrada dados de um item do Jira vinculado para melhorar o gerenciamento de itens. Por exemplo, é possível configurar esse campo para ver quando cada item do Jira foi atualizado pela última vez.
Esse status vai ser alterado sempre que o item for atualizado.
Criar layouts personalizados
Os bancos de dados do Confluence são fáceis de personalizar para que qualquer equipe ou pessoa possa criar a exibição que mais se adequa às próprias necessidades.
Há três layouts disponíveis. Veja como eles são:
Visualização Cartão:
Visualização Quadro:
Visualização em formato Tabela:
Você pode alternar entre as três visualizações clicando no ícone correspondente. Em seguida, é só escolher a sua preferência.
Depois de escolher a visualização, você pode personalizar ainda mais com a reorganização de linhas, colunas, quadros e cartões. Basta clicar no ícone do menu superior (três pontos, estouro) do campo que você quer mover e arrastar para o local de preferência.
Você pode mover qualquer campo que criou entre linhas e colunas para encontrar o lugar perfeito na visualização em formato de cartão, quadro ou tabela.
Visualizações salvas
A função Salvar visualização permite criar e exibir visualizações personalizadas que podem ser acessadas por todos (ou quem você escolher). Basta selecionar a opção "Salvar visualização" e clicar em "Salvar como nova visualização".
Em seguida, você vai precisar nomear a visualização recém-criada para facilitar o acesso futuro pelo menu suspenso "Todas as entradas".
Se quiser compartilhar a nova visualização salva com outra pessoa na sua organização, clique no botão de copiar e envie o URL copiado.
Ordenar e filtrar
Os bancos de dados permitem mostrar dados da maneira que você achar mais lógica. Você pode ordenar ou filtrar para exibir as informações mais relevantes nos bancos de dados que você criar.
Você pode ordenar sua visualização pelo campo de link da página e pelos marcadores que criou.
Também é possível criar filtros. Por exemplo, você pode filtrar os dados para mostrar entradas pertencentes a um determinado usuário.
