Como usar os quadros brancos do Confluence para planejamento e priorização
Certa vez, o presidente dos EUA, Dwight D. Eisenhower, afirmou: “Planos são inúteis, mas planejamento é tudo.” Embora os planos possam ter pouco peso diante de mudanças nas circunstâncias, os processos envolvidos (planejamento, discussão e implementação) continuam sendo indispensáveis.
No cenário empresarial atual, especialmente em setores como o de desenvolvimento de software, em que os processos são graduais e colaborativos, o planejamento e a priorização de seus projetos e tarefas proporcionam a base necessária para lidar de forma rápida e bem-sucedida com desvios imprevistos.
O planejamento e a priorização são processos empresariais complementares, mas distintos. Enquanto o planejamento ajuda a definir metas claras e a desenvolver estratégias para que elas sejam alcançadas, a priorização garante que os esforços sejam direcionados para atividades alinhadas a essas metas, aumentando a probabilidade de sucesso.
A priorização fornece uma estrutura para a tomada de decisões ao ajudar as empresas a avaliar concessões, enquanto o planejamento garante que as decisões sejam baseadas na análise cuidadosa das opções disponíveis e das possíveis consequências.
O Confluence sempre serviu como o melhor amigo dos gerentes de projeto que precisam planejar e priorizar o trabalho da equipe com eficiência, já que ele fornece uma plataforma centralizada para as equipes documentarem objetivos, cronogramas e prioridades de maneira colaborativa.
Com a introdução dos quadros brancos do Confluence, o planejamento e a priorização se tornaram ainda mais visuais e colaborativos. Esse recurso oferece às equipes uma superfície livre para estruturarem os planos antes que sejam executados. Quando elas estiverem prontas para começar a trabalhar nesses planos, vão poder transferir facilmente esse trabalho para o Jira e o transformar em tarefas úteis.
O que são os quadros brancos do Confluence?
Os quadros brancos do Confluence são uma ferramenta interativa e colaborativa para capturar, organizar e transformar ideias espontâneas em tarefas úteis.
Por meio da prática integração com outros produtos da Atlassian, eles oferecem uma maneira altamente colaborativa e visual de capturar trabalhos não estruturados (como brainstorming) e transformar ideias rapidamente em documentação formal.
Os quadros brancos do Confluence são uma tela infinita que as equipes podem usar para explorar ideias e simplificar o processo desde o planejamento até a execução. Para saber mais sobre como usar os quadros brancos, consulte este guia rápido.
Como criar quadros brancos com um template
Os templates são uma ótima maneira de começar rapidamente qualquer tipo de projeto ou tarefa. Eles fornecem estrutura e orientação, economizando seu tempo e garantindo consistência no planejamento e na execução.
Eles também são um ótimo ponto de partida ao usar os quadros brancos do Confluence para iniciar sessões de trabalho colaborativas.
Para criar um quadro branco no Confluence, clique no botão “Criar” no menu superior e, em seguida, selecione “Quadro branco”.
Depois de acessar o quadro branco recém-criado, você vai precisar escolher um template.
Quando você encontrar o template desejado, passe o mouse sobre ele no seletor e escolha “Usar template”.
Se não quiser ver o seletor de templates toda vez que o quadro branco carregar, desmarque a opção “Mostrar ao criar um quadro branco”, que fica no canto inferior esquerdo do seletor.
Templates de quadros brancos do Confluence para planejamento e priorização
Os quadros brancos do Confluence oferecem uma tela versátil para as equipes visualizarem, criarem estratégias e inovarem. Para facilitar o gerenciamento de projetos, eles também contam com uma infinidade de templates integrados para diversas tarefas, como brainstorming, diagramação, design e pesquisa de projetos.
Confira alguns templates de quadro branco que vão ajudar as equipes a iniciarem os processos de planejamento e priorização de projetos.
Template de brainwriting
O brainwriting é uma técnica colaborativa de brainstorming em que os participantes escrevem silenciosamente suas ideias em um template, respondendo a solicitações ou sugestões fornecidas pelo facilitador.
O template de brainwriting de quadros brancos é uma ótima ferramenta para acelerar o processo de criação de novas ideias, desenvolver novas soluções e adotar uma abordagem criativa na resolução de problemas.
Para que o brainwriting funcione, é importante que os membros da equipe estejam abertos a outras ideias. O processo criativo não tem a mesma eficácia se os participantes entrarem na sessão com medo de serem julgados ou ridicularizados por suas ideias.
Veja como poderia ser uma sessão de brainstorming com esse template:
- Introdução: explica o propósito e fornece todas as instruções ou diretrizes necessárias para usar o template de brainwriting.
- Geração silenciosa de ideias: cada membro da equipe escreve o próprio nome em uma nota adesiva e um cronômetro é configurado para permitir que todos pensem individualmente em uma ideia para o problema.
- Rotação: o alarme do cronômetro vai marcar o momento da rotação dos participantes. Isso permite que as ideias sejam propagadas. Inicie o cronômetro novamente e tente aprimorar a ideia à sua direita.
- Revisão e discussão: quando todos os participantes contribuírem com vários templates de brainwriting, inicie uma discussão para revisar as ideias geradas. Com esse template, você também pode votar na melhor ideia depois que o debate terminar.
Esse template de quadro branco é ótimo para permitir que os membros da equipe desenvolvam as ideias uns dos outros, estimulando a criatividade e gerando uma variedade diversificada de soluções para um determinado problema ou desafio.
Templates de fluxograma
Os fluxogramas são usados há muito tempo no gerenciamento de projetos para vários processos, incluindo visualização da experiência do cliente, priorização de tarefas, mapeamento de e-mails, definição de especificações e requisitos de funções, mapeamento das jornadas dos usuários, descrição dos processos de lançamento e visualização dos ciclos de feedback.
Eles ajudam as equipes a representar visualmente a sequência de etapas ou processos envolvidos no desenvolvimento de um produto, ajudando a identificar dependências, alocar recursos de forma eficaz e garantir o alinhamento com metas estratégicas em todo o ciclo de vida do produto.
Os templates de fluxograma dos quadros brancos do Confluence podem ser ideais para equipes que desejam mapear e otimizar rapidamente todos os tipos de fluxos de trabalho e processos.
O template de fluxograma é incrivelmente versátil e pode ser usado para mapear, documentar e esclarecer processos complexos na fase de concepção de um projeto.
Template RICE
Os quadros brancos do Confluence também oferecem um template para um dos métodos de priorização mais populares: a estrutura RICE. O método RICE prioriza tarefas ou projetos com base em quatro fatores: alcance, impacto, confiança e esforço.
- O alcance se refere ao número de usuários que a tarefa ou o projeto afetará.
- O impacto mede o possível impacto ou benefício da tarefa ou projeto sobre os usuários ou a empresa.
- A confiança reflete o nível de confiança da equipe nas estimativas de alcance e impacto.
- O esforço estima o tempo, os recursos e o trabalho necessários para concluir a tarefa ou o projeto.
O método RICE combina esses quatro fatores em uma única pontuação, multiplicando Alcance, Impacto e Confiança e dividindo o resultado pelo Esforço, dessa forma:
(Alcance x impacto x confiança) / Esforço
Essa pontuação é uma medida quantitativa da prioridade de cada tarefa ou projeto, que ajuda as equipes a alocar recursos com eficácia e a se concentrar em iniciativas com maior potencial de impacto em relação ao seu esforço.
Nesse template, a primeira etapa é criar um gráfico com os dados de cada projeto ou tarefa que você está priorizando com base no alcance, impacto, confiança e esforço. Para o alcance, coloque no gráfico o número de usuários que podem ser afetados pelo projeto/tarefas.
Os outros três fatores podem ser classificados em uma escala de 1 a 5 para dar consistência. Por exemplo, se você quiser definir o Esforço, responda à pergunta: "Em uma escala de 1 a 5, qual vai ser dificuldade para concluir esse projeto?"
A segunda etapa é usar a fórmula para calcular a pontuação RICE de cada projeto ou tarefa.
Template do método de priorização 2x2
Os quadros brancos do Confluence também têm um template do método de priorização 2x2. Também conhecido como Matriz de Eisenhower, ou Matriz urgente/importante, é uma estrutura para priorizar tarefas com base na importância e na urgência. Ele categoriza as tarefas em quatro quadrantes:
- As tarefas urgentes e importantes requerem atenção imediata e devem ser tratadas com prioridade máxima. Se não forem concluídas logo, as consequências podem ser graves.
- As tarefas importantes, mas não urgentes são estratégicas e contribuem para metas ou objetivos de longo prazo. Elas devem ser agendadas e planejadas, mas talvez não exijam uma ação imediata.
- As tarefas urgentes, mas não importantes são, na maioria das vezes, distrações ou interrupções que podem ser delegadas, minimizadas ou eliminadas. Elas podem consumir tempo e recursos, mas não contribuem muito para as metas de longo prazo.
- As tarefas que não são urgentes nem importantes têm prioridade baixa e podem ser adiadas, delegadas ou eliminadas. Elas não se alinham às metas nem agregam muito valor vital ao projeto.
O método de priorização 2x2 ajuda as equipes a concentrar esforços em tarefas urgentes e importantes, bem como a identificar oportunidades para delegar, agendar ou eliminar tarefas menos essenciais para o cumprimento das metas.
Template de matriz de priorização
Uma matriz de priorização, também chamada de matriz de decisão ou grade de priorização, é uma ferramenta usada para sistematizar a avaliação e a priorização de um conjunto de opções ou alternativas com base em critérios predefinidos. É um gráfico no qual as opções são listadas em um eixo e os critérios, no outro. Cada opção é então avaliada em relação a cada critério.
Uma matriz de priorização proporciona uma abordagem estruturada para a tomada de decisões, ajudando as equipes a fazer escolhas com base em informações, alocar recursos com eficácia e se concentrar em iniciativas que se alinham aos objetivos ou prioridades estratégicas. Ela ajuda a dividir longas listas de pendências em tarefas gerenciáveis e a entender quais são as mais vitais para o cumprimento das metas da equipe.
O template de matriz de priorização do quadro branco do Confluence foi projetado para alinhar os esforços da equipe às metas do projeto. Os dois elementos fundamentais deste template são "compartilhar metas" e "trabalho a ser feto".
Adicione as principais metas da sua equipe ao template para priorizar o trabalho e manter as metas mais importantes em mente. Depois de definir o "trabalho a ser feito", você pode acrescentar elementos como notas adesivas para estabelecer prioridades ou alinhar as tarefas em um horizonte temporal.
Como as prioridades mudam a toda hora, o template foi projetado para facilitar a movimentação de tarefas pela matriz e fazer alterações sempre que necessário.
Outras opções de planejamento e priorização a considerar
Além dos quadros brancos do Confluence, os produtos da Atlassian têm muitos outros recursos de planejamento e priorização. Os usuários do Jira podem usar o Jira Product Discovery, que ajuda equipes de produto a capturar e priorizar ideias, bem como se alinhar aos roteiros do produto direto no Jira.
O Esquema Tático da Atlassian tem várias táticas de priorização e planejamento, como recursos de workshop gratuitos que ajudam equipes a enfrentar desafios comuns e garantem a melhoria contínua do trabalho em equipe em todos os seus projetos.
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