Quadros brancos do Confluence para gerentes de produto: preparar a equipe para o sucesso
A base para bons lançamentos de produtos é entender e definir o problema ou a oportunidade que o produto pretende resolver. Segundo a maioria das equipes de produto, essa também é a parte mais difícil do processo.
A pesquisa mais recente da Duo Loop revelou que, segundo gerentes de produto, o planejamento e a priorização são as partes mais desafiadoras em projetos. Os gerentes buscam as melhores ferramentas para concluir esses processos. Outro estudo da Product Management Festival identificou que 51% dos gerentes de produto queriam ferramentas mais sofisticadas para visualizar e criar estratégias de trabalho.
O Confluence é aliado conhecido dos gerentes de produto. A pesquisa de 2023 da Product Focus revelou que os gerentes de produto consideram o Confluence uma das cinco principais ferramentas essenciais (com o Jira). A introdução dos quadros brancos virtuais melhorou ainda mais o Confluence, ao facilitar o desenvolvimento de ideias, a conversa entre as equipes e o planejamento de projetos.
Faça sessões de brainstorming virtuais com os quadros brancos
Algumas vantagens dos quadros brancos virtuais são evidentes. Você não precisa limpar os quadros nem manchar os dedos com canetas. Além disso, as notas adesivas não vão voar se alguém abrir a janela. Você sabia que, segundo estudos, o brainstorming virtual é mais produtivo do que o presencial?
Um estudo descobriu que as pessoas apresentam mais ideias quando as sessões virtuais de brainstorming aumentam. Contudo, o oposto acontece com a expansão das sessões presenciais. A pesquisa observou que, em geral, a sessão de brainstorming virtual gera melhores resultados, pois todos se sentem iguais nela. Os membros da equipe mais extrovertidos e de alto escalão podem dominar as sessões presenciais. No brainstorming virtual, todavia, os membros introvertidos participam mais.
As sessões de brainstorming devem ser leves. As sessões devem oferecer um espaço seguro para os membros da equipe, para adicionarem ideias sem se preocupar com a aprovação. O brainstorming com quadros brancos virtuais oferece o melhor dos dois mundos: espaços para exercer a criatividade sem timidez, além de ferramentas para estruturar várias ideias de novas iniciativas ou projetos.
Nos quadros brancos do Confluence, é possível criar conexões entre ideias ao usar linhas e formas, bem como diagramas. São similares aos quadros brancos reais, mas você não precisa apagar e limpar eles o tempo todo. O Confluence tem versões virtuais de tudo o que os quadros brancos comuns usam, incluindo notas adesivas e carimbos.
Você também pode deixar comentários no quadro branco para iniciar conversas com rapidez. Ainda tentando descobrir por onde começar? Confira os templates de brainstorming de quadro branco disponíveis. A gente oferece templates para brainwriting, por exemplo.
Na sessão de brainwriting, os membros da equipe escrevem respostas aos prompts, criados, em geral, pelo gerente de produto. A maioria dos templates de brainwriting iniciam com uma introdução, a qual define as metas e diretrizes do exercício.
Em seguida, os membros da equipe têm um tempo para pensar e adicionar suas ideias nas notas adesivas. As notas, depois, passam pelos membros da equipe. Todas as pessoas são incentivadas a desenvolver e, se possível, melhorar ainda mais as ideias.
Após as notas adesivas com as ideias passarem por todas as pessoas, a equipe analisa e discute cada ideia gerada. O template ainda permite votar nas melhores ideias com a funcionalidade de carimbo.
Você já sabe que os quadros brancos podem ser usados para estruturar as ideias coletadas em sessões livres. Contudo, os quadros fazem muito mais do que isso. Neles, é possível transformar elementos, como notas adesivas, em tarefas acionáveis do Jira. Além disso, também é possível importar itens do Jira para o quadro branco. Para ver como é fácil, consulte este recurso.
Priorize as ideias
Em projetos, priorizar algo é desafiador. Os gerentes de produtos devem considerar novas solicitações de funções, atualizações de segurança e muito mais. Quais medidas a gente deve tomar agora para aumentar a satisfação dos clientes e melhorar a experiência geral? E quais medidas podem ser tomadas depois? Para priorizar algo, todas as equipes devem estar alinhadas: produtos, engenharia, marketing e vendas. Assim, é possível decidir os pontos que devem seguir no projeto, além dos que precisam ser solucionados primeiro.
Para facilitar o trabalho, os quadros brancos do Confluence oferecem ótimos templates para os métodos de priorização mais populares. O template RICE, por exemplo, ajuda a priorizar tarefas com base em quantos usuários vão ser impactados (alcance), na importância das vantagens (impacto), na certeza de que a equipe tem do alcance e do impacto das tarefas (confiança) e quanto tempo e esforço são precisos para concluir as tarefas (esforço).
Você também pode usar o template do método de priorização 2x2 nos quadros brancos do Confluence para se concentrar nas tarefas de acordo com a importância e urgência delas.
Assim como o template de ideação de brainwriting, você pode adicionar tarefas como notas adesivas ao quadro branco e oferecer aos membros da equipe a oportunidade de votar naquelas que devem ser priorizadas.
Mas o que torna os quadros brancos excelentes para o gerenciamento de produtos é que eles estão interconectados a todas as outras ferramentas da Atlassian que sua equipe de produto e engenharia está usando.
Por exemplo, você pode importar os itens do Jira Product Discovery para incorporar contexto sobre as tarefas ao seu quadro branco. Isso ajuda você a priorizar as tarefas sem precisar alternar sempre entre o Jira e o quadro branco.
Para ter ainda mais contexto, você pode incorporar os links inteligentes do Jira ao quadro branco para coletar dados importantes, como metas da equipe, prioridades da empresa a longo prazo e o feedback de clientes relevante para as tarefas em questão.
Planeje as tarefas e projetos priorizados
Depois que você concluir o processo de priorização, a melhor maneira de começar a planejar o trabalho é usar pontos da história. Eles determinam quanto tempo as tarefas vão levar para serem concluídas, quais equipes ou profissionais são responsáveis por cada uma delas e quais dependências estão incluídas.
Para iniciar o planejamento, você pode converter de novo as notas adesivas das sessões de priorização em itens do Jira ou importar os itens relevantes para o quadro branco. Saiba como fazer isso aqui.
A melhor maneira de integrar a ideação e a priorização que você realizou nos quadros brancos é usar seções e conectores inteligentes. Com as seções inteligentes, você atualiza os itens do Jira com rapidez e facilidade após a sessão de planejamento. Quando você cria uma seção inteligente no quadro branco e arrasta itens do Jira para ela, as alterações nos campos (como responsável, pontos da história e etiquetas) são atualizadas em tempo real e aparecem de imediato no Jira. Assim, é muito mais fácil passar do planejamento para a execução.
Além disso, com os conectores inteligentes, é possível traçar linhas entre os itens do Jira no quadro branco para visualizar as relações e as dependências. Esses conectores transformam linhas em links do item, fazendo a atualização automática do campo “Itens vinculados” do Jira.
Além disso, os conectores inteligentes possibilitam a criação de relações entre os itens do Jira no quadro branco, que também aparecem no Jira. Basta traçar uma linha para estabelecer uma conexão visual entre os itens e selecionar “Itens vinculados” para fazer a conversão para conectores inteligentes. Depois, você pode alterar ou atualizar os itens vinculados do Jira no quadro branco durante a sessão de planejamento.
Os quadros brancos do Confluence também têm templates que ajudam no planejamento. Por exemplo, o template de fluxo de trabalho de linha do tempo facilita o planejamento ao exibir toda a linha do tempo do projeto. Além disso, ele possibilita discussões abertas que incluem o uso dos elementos do quadro branco, como notas adesivas, carimbos e votos.
O template de processo de raia ajuda a esclarecer o planejamento, mapeando processos complexos para que eles sejam fáceis de seguir e entender. Com os fluxogramas, você cria uma representação visual das etapas envolvidas em cada tarefa ou processo de desenvolvimento de produto. Use esses recursos para mapear as dependências e garantir que seu planejamento esteja alinhado às metas estratégicas.
Facilite a participação de todos em retrospectivas
Depois de cada iteração do trabalho, é essencial realizar retrospectivas: um processo comum do desenvolvimento ágil de software em que as equipes analisam cada projeto para analisar o que deu certo e o que deu errado.
Os quadros brancos do Confluence também ajudam nesse processo. Há muitos templates de retrospectiva de quadro branco para você escolher.
Use o template de retrospectiva simples para coletar as opiniões da equipe sobre o que cada membro achou bom nos processos recentes de desenvolvimento de produto e o que pode ser melhorado.
O template também dá aos membros da equipe a oportunidade de sugerir ações que podem ajudar nas próximas sessões de priorização e planejamento.
Você também pode usar a retrospectiva dos quatro Ls para produzir os mesmos resultados. O template é muito simples, permitindo que os membros da equipe digam o que amaram, odiaram, aprenderam e desejaram durante todo o projeto.
Há também o template de retrospectiva do veleiro. Com ele, os membros da equipe dão opiniões sobre o que atrasou o projeto e o que poderia ter aumentado a agilidade dele, colocando notas adesivas nas seções relevantes do template. A parte da frente do veleiro inclui os itens que atrapalham o progresso, e o vento nas velas representa as ideias que poderiam ter acelerado os processos.
Os templates de quadro branco oferecem várias abordagens para você evitar que os processos de retrospectiva não saiam do lugar e fiquem chatos.
Simplifique a criação de tabelas
Aprenda a criar e formatar tabelas no Confluence.
Murais para melhorar o trabalho em equipe
Aprenda a criar murais de equipes no Confluence para promover a colaboração.