Servicemanagement voor facilitaire teams

Kom snel op gang met het sjabloon voor facilitaire servicemanagement

Als je dat nog niet hebt gedaan moet je nu je eerste facilitaire serviceproject aanmaken. Het sjabloon voor facilitaire servicemanagement in Jira Service Management bevat kant-en-klare aanvraagtypen en workflows voor procedures zoals het melden van een onderhoudsprobleem, het aanvragen van een verplaatsing, het aanvragen van een gebeurtenis en het stellen van algemene vragen aan de facilitaire teams.

Een project aanmaken met het sjabloon voor facilitaire servicemanagement:

1. Selecteer Projecten in de bovenste menubalk > Project aanmaken.

2. Selecteer het projectsjabloon voor facilitaire servicemanagement > Selecteer Sjabloon gebruiken om aan de slag te gaan.

3. Kies tussen een teambeheerd project of een bedrijfsbeheerd project.

4. Geef je project een naam. Er wordt automatisch een projectcode gegenereerd op basis van de projectnaam of je kunt je eigen projectcode aanmaken als je dat wilt.

5. Kies een toegangsniveau, privé of open, en een standaardtaal (alleen voor teambeheerde projecten).

6. Kies of je instellingen wilt delen met een bestaand serviceproject. Indien dit het geval is, geef dan de naam van het bestaande project op (alleen voor bedrijfsbeheerde projecten).

7. Selecteer Project aanmaken.

Om toegang te krijgen tot je standaardaanvraagtypen of je eigen aanvraagtypen aan te maken:

1. Selecteer in je facilitaire servicemanagementproject Projectinstellingen in het linkermenu.

2. Selecteer Aanvraagtypen.

3. Selecteer een bestaand aanvraagtype om te bewerken of maak een nieuw aanvraagtype aan door Aanvraagtype aanmaken te selecteren.

Velden aan je aanvraagtypen toevoegen

Aanvraagtypen worden automatisch geconfigureerd met meerdere velden (bijv. uitvoerder, auteur, aanvraagtype, omschrijving en meer). Met velden kun je de informatie aanpassen die is verzameld van hulpvragers en die door je agents wordt gebruikt. Je kunt ook aangepaste velden toevoegen, die nuttige aanvullende informatie bieden voor je team.

Nadat je gewenste facilitaire aanvraagtypen zijn aangemaakt, kun je velden waar nodig verslepen om er zeker van te zijn dat je alle nodige informatie voor een aanvraag bij elkaar hebt. Veldwaarden kunnen ook worden bewerkt door het veld te selecteren.

Wanneer je velden toevoegt aan je aanvraagtypen , verschijnen ze op het aanvraagformulier van de portal. Velden kunnen verplicht of optioneel zijn voor hulpvragers Je kunt ook velden met issueweergave toevoegen, die alleen door je agent bekeken kunnen worden.

Als de velden die je toe wilt voegen niet beschikbaar zijn moet je ze eerst aanmaken.

Een andere manier om snel aan de slag te gaan met aanvraagtypen is door gebruik te maken van de kant-en-klare formuliersjablonen in Jira Service Management. Je kunt elk van de meer dan 44 bestaande formulieren gebruiken of eenvoudig je eigen formulieren maken om aan de behoeften van je team te voldoen.

Je kunt formulieren in het portaal gebruiken om meer gestructureerde informatie van klanten te krijgen wanneer ze een aanvraag indienen, of gebruik een formulier om een issue aan te maken. Formulieren kunnen ook worden toegevoegd aan bestaande issues om als checklists te fungeren of om nieuwe gegevens van klanten of teamleden te verzamelen naarmate een issue vordert.

Om toegang te krijgen tot je formulieren in Jira Service Management:

1. Selecteer in je facilitaire servicemanagementproject Projectinstellingen in het linkermenu.

2. Selecteer Formulieren.

3. Maak een nieuw formulier aan door Formulier aanmaken te selecteren.

4. Selecteer Facilitair in de lijst met formuliersjablonen en zoek een formulier om mee te beginnen.

Je kanalen voor facilitaire aanvragen instellen

Je facilitaire serviceproject wordt geleverd met een aanpasbaar online helpcentrum voor je werknemers. Vanuit het helpcentrum kunnen werknemers bladeren door alle serviceproject-portals waartoe ze toegang hebben, aanvragen indienen en je ingebedde kennisdatabase doorzoeken om zichzelf te helpen, waardoor binnenkomende aanvragen mogelijk kunnen worden omgeleid. Werknemers kunnen hun aanvragen ook doorverwijzen via de sectie 'Mijn aanvragen' van het helpcentrum, wat meer duidelijkheid biedt over de status van hun aanvragen.

Wachtrijen en Service Level Agreements (SLA's)

Wachtrijen en SLA's in Jira Service Management zijn essentiële functies die zorgen voor een georganiseerde en efficiënte levering van facilitaire services. Aanvragen van werknemers komen terecht in wachtrijen waarmee je snel aanvragen kunt bekijken, sorteren en toewijzen wanneer ze binnenkomen.

Jira Service Management biedt gebruiksklare facilitaire wachtrijen voor aanvragen, zoals het melden van onderhoudsproblemen en het aanvragen van een verplaatsing. Bovendien heb je de vrijheid om de wachtrijen die aanvragen rangschikken zo te ontwerpen dat ze nuttig zijn voor je team. Je team kan bijvoorbeeld escalatiewachtrijen of wachtrijen instellen voor aanvragen die in strijd zijn met SLA's. Dankzij de vele mogelijke configuraties kun je snel een lay-out voor je wachtrij kiezen die het beste bij je team past.

Je facilitaire team aan je project toevoegen

Klaar om de rest van je facilitaire team erbij te betrekken? Zodra je je nieuwe serviceproject hebt opgezet, begin je met het uitnodigen van teamleden door ze als agent toe te voegen aan je serviceproject.

Teamleden toevoegen:

1. Selecteer in het zijbalkmenu van je serviceproject Team uitnodigen.

2. Voer de e-mail(s) van de gebruikers die je als agent wilt toevoegen in.

3. Selecteer Uitnodigen.

4. Je agent wordt toegevoegd aan de rol van het Serviceprojectteam en ontvangt een e-mail met een link naar het serviceproject.