Leitfaden zum Onboarding von Assets

Schritt 3: Entscheiden, welche Daten einbezogen werden

Jede Instanz von Assets ist einzigartig, da in jedem Unternehmen andere Informationen verfolgt werden müssen. Assets kann alle Informationen speichern, die dir und deinem Unternehmen hilfreiche Einblicke geben. Welche spezifischen Assets oder Konfigurationselemente du einbeziehen solltest, hängt davon ab, was du erreichen möchtest. Dieser Abschnitt enthält unsere Tipps für die Einbeziehung von Daten.

Das Problem definieren

Die meisten Tools werden implementiert, um ein Problem zu lösen, und Assets bildet dabei keine Ausnahme. Möglicherweise werden deine Vorfälle nicht so schnell gelöst, wie du es dir wünschen würdest, oder vielleicht führen Änderungen an einem bestimmten Service häufig zu unerwarteten Ergebnissen, da du die Serviceabhängigkeiten nicht einfach erkennen kannst.

Ermittle zuerst dein Problem und definiere dann auf dieser Grundlage alles andere – von den beteiligten Personen bis hin zu den Assets und Informationen, die du in deine Datenbank aufnimmst. Sieh dir das Problem genau an, um zu verstehen, welche zusätzlichen Informationen erforderlich sind, um es zu lösen. Diese Informationen definieren deine Objekttypen.

Wenn du zu viele Informationen auf einmal hinzufügst, kann es schwierig sein, ihre Genauigkeit zu überprüfen. Versuche daher, dich immer nur auf ein Problem zu konzentrieren. Sobald dein erstes Problem gelöst ist, kannst du Assets ausbauen, um weitere Probleme zu lösen.

Mit Services beginnen

Wenn du Assets für das Konfigurationsmanagement verwenden möchtest, empfehlen wir dir, ganz oben bei deinen Services zu beginnen. Ordne dann zu, wovon diese Services abhängen (z. B. Anwendungen und Hosts). Anschließend kannst du zuordnen, wovon diese Abhängigkeiten abhängen und so weiter. Auf diese Weise erstellst du schnell eine Service Map, die verwendet werden kann, wenn Vorfälle und Änderungsanfragen eingehen. Du kannst nach Bedarf weitere Bereiche dokumentieren.

Über physische Aspekte hinausgehen

Da du in Assets die benötigten Objekte definieren kannst, bist du weder auf herkömmliche noch auf physische Assets beschränkt. Unternehmensservices sind beispielsweise keine physischen Assets, dennoch ist es oft von entscheidender Bedeutung, dass sie im Detail verstanden werden. Du kannst alle physischen und nicht-physischen Abhängigkeiten eines Service mit diesem verknüpfen. Wenn du dir also ein Unternehmensserviceobjekt ansiehst, erhältst du einen umfassenden Überblick über seine Funktionsweise.

Dir sind keine Grenzen gesetzt. Zu den gängigen Beispielen gehören Objekte von geschäftlicher Bedeutung, Umgebungstypen, Abteilungen/Teams, Standorte usw.

Beispiel: Kategorisieren von Unternehmensservices

Angenommen, alle deine Unternehmensservices werden unter dem Objekttyp "Unternehmensservices" zu Assets hinzugefügt. Möglicherweise möchtest du diese Unternehmensservices in die Kategorien "Finanzen", "Logistik", "Verkauf", "Infrastruktur" usw. einteilen. Diese Einteilung kannst du mit einem Attribut im Objekttyp "Unternehmensservices" vornehmen, oder du könntest diese Kategorien zu einem eigenen Objekttyp namens "Servicekategorie" machen.

Vorausplanen und schrittweise wachsen

Denke an alle Erweiterungen, die du in Zukunft vielleicht vornehmen möchtest. Dies wirkt sich darauf aus, welche Daten du einbeziehst, aber auch darauf, wie du deine Daten strukturierst.

Auch wenn es gut ist, das gewünschte Endergebnis im Hinterkopf zu behalten, empfehlen wir, Assets schrittweise aufzubauen. Ein enormes Release mit einer Genauigkeit der Daten von 100 % für Tausende von Objekten zu realisieren, ist äußerst schwierig. Klein anzufangen und im Laufe der Zeit neue Attribute, Objekte und Objektschemata hinzuzufügen, ist deutlich einfacher.

Wir empfehlen, ein Problem zu identifizieren und die Datenbasis in Assets entsprechend zu erweitern, damit es gelöst werden kann. Dann kannst du zum nächsten Problem übergehen und Assets nach Bedarf weiterentwickeln.

Realistische Anforderungen an die Genauigkeit stellen

Genauigkeit zu 100 % sollte stets das oberste Ziel sein. In der Praxis ist das jedoch nicht immer möglich. Solange die Daten genau genug sind, um einen höheren Geschäftswert zu bieten, als ohne sie möglich wäre, bist du immer noch im Vorteil. Viele CMDB-Projekte können sich verzögern oder sogar scheitern, da vor der Einführung darauf gewartet wird, dass sie "perfekt" sind.

Schritt 4: Die Daten in Assets importieren

Die manuelle Eingabe aller Daten könnte in einem großen Unternehmen ein ganzes Leben lang dauern. Deshalb gibt es ein paar Tools, die dir die Arbeit erleichtern.

Assets Discovery

Assets Discovery (kostenlos im Atlassian Marketplace erhältlich) ist ein agentenloser Scanner zur Erfassung der Netzwerkressourcen. Du kannst auswählen, welche Assets und Attribute du in Objektschemata übernehmen möchtest, und deine eigenen Scan-Muster erstellen, um speziellere Assets zu finden. Wenn du deine Scans nach einem Zeitplan ausführst, werden Änderungen erfasst und deine Daten bleiben immer auf dem neuesten Stand. Mit Automatisierungsregeln kannst du sogar basierend auf erkannten Änderungen Jira-Vorgänge, E-Mail-Benachrichtigungen und mehr auslösen.

Importmöglichkeiten

Mithilfe von Importern kannst du Daten aus anderen Quellen laden. Diese Importregeln können nach einem Zeitplan synchronisiert werden, um deine Daten nach Bedarf zu aktualisieren. Für jeden Importtyp musst du festlegen, wo sich die Daten befinden und wo sie in Assets gespeichert werden sollen.

CSV-Import

Wenn du eine Kalkulationstabelle wie Excel oder Sheets verwendest, die alle deine Assets enthält, kannst du deine Daten mithilfe der CSV-Importfunktion in Assets importieren. So verfügst du über ein integriertes und transparentes System, das dir die Verknüpfung von Assets mit Vorgängen und die Analyse der Auswirkungen ermöglicht.

JSON-Import

Du kannst Objekte mit einer JSON-Datei, die die zu importierenden Daten enthält, in Assets importieren.

Tipps und Tricks

Wir empfehlen, Assets Discovery und Importer in ruhigen Phasen so oft wie möglich auszuführen. Sieh dir an, wie oft sich Daten voraussichtlich ändern und wie wichtig sie sind, und lege dann auf dieser Grundlage die Häufigkeit der Ausführung fest. Dabei solltest du den Datenveränderungen immer etwas voraus sein.

Mit Assets Discovery kannst du verschiedene Scan-Muster mit unterschiedlicher Häufigkeit ausführen, sodass du weniger Ressourcen benötigst, um Assets so aktuell wie möglich zu halten.

Daten auf logische Objektschemata aufteilen

Wir empfehlen, basierend auf der Datenverwendung oder den Besitzern der Daten mehrere Objektschemata anzulegen.

Die Aufteilung deiner Daten auf verschiedene Objektschemata ist benutzerfreundlicher und erleichtert im Vergleich zu einem einzigen großen Schema die Verwaltung. Teams wie die HR- oder Finanzabteilung, die möglicherweise Informationen aus Assets benötigen, müssen nicht mit Informationen belastet werden, die für sie nicht wichtig sind. Außerdem ist es einfacher, ein Team darum zu bitten, regelmäßig die Datenqualität in einem Objektschema zu überprüfen, als nur bestimmte Teile eines großen Objektschemas.

Daten föderieren

Wenn du irgendwo eine perfekt nutzbare Datenbank oder Informationsquelle hast und bereits Prozesse vorhanden sind, um sie auf dem neuesten Stand zu halten, müssen die Daten nicht in Assets verschoben werden. In diesem Fall ist es vermutlich besser, mithilfe von Integrationen eine Kopie der relevanten Daten zu erstellen und diese Integrationen gemäß einem Zeitplan auszuführen, um die Assets-Informationen zu aktualisieren.

Assets bietet eine Reihe von Importern (siehe vorherigen Abschnitt). Mit diesen Importern kannst du die für Entscheidungen benötigten Informationen in einem Jira-Vorgang/in Assets selbst bereitstellen. Dabei werden keine zwei separaten Kopien aufbewahrt.

Manchmal erstellen Benutzer separate Objektschemata für diese importierten Daten. In anderen Fällen integrieren sie diese in größere Objektschemata. Wenn die Daten verschiedene Verwendungszwecke haben (wie z. B. IT-Support und HR), macht es mehr Sinn, für diese ein separates Objektschema anzulegen, anstatt sie direkt in das IT-Objektschema einzubinden und dann auch HR Zugriff auf dieses Schema zu gewähren.

Falls die Nutzung eines Importers nicht möglich ist, kannst du ein Objekt erstellen und ihm ein URL-Attribut zuweisen, das mit der anderen Datenbank verknüpft ist, in der weitere Informationen gefunden werden können. Das ist eine gute Option, wenn du nur möchtest, dass Agenten die Informationen anzeigen können, jedoch keine darauf basierenden Suchen oder Berichte erforderlich sind.

Die Wiederverwendung der gleichen Attribute vermeiden

Wenn ein Attribut an vielen Orten verwendet wird und wiederholt dieselben Werte hat, ist es oft sinnvoller, es zu einem eigenen Objekttyp zu machen. Du könntest beispielsweise für Objekttypen wie "Laptop", "Telefon", "Drucker" und "Monitor" ein Attribut namens "Anbieter" haben. Für die einzelnen Objekte müsstest du dann den Anbieternamen für den jeweiligen Laptop oder das jeweilige Telefon eingeben (oder importieren).

Das ist in Ordnung. Allerdings ist es aus folgenden Gründen effizienter, einen Objekttyp namens "Anbieter" anzulegen und jeden Anbieter als Objekt festzulegen:

• Vielleicht möchtest du mehr als nur den Namen des Anbieters. Möglicherweise benötigst du andere Informationen zum Anbieter, wie z. B. die Telefonnummer des Supports oder Links zu Verträgen. Du möchtest diese Eingabe sicherlich nicht für jeden Laptop und jedes Telefon wiederholen. Es genügt jedoch, diese Informationen nur einmal zu erfassen und mit dem Objekt für den Anbieter zu verknüpfen. Dies ist auch hilfreich, wenn du in Jira Service Management bestimmte Aufgaben des Anbietermanagements durchführen möchtest.
• Der Anbieter wird auf diese Weise standardisiert, sodass Berichte einfacher ausgeführt werden können. Wenn du einen Bericht über die Anzahl der Supportanfragen pro Anbieter erstellen möchtest, kannst du dir sicher sein, dass dir keine Informationen fehlen, weil jemand irgendwo "Micrsoft oder "Aple" geschrieben hat.
• Wenn der Anbieter einen neuen Namen hat oder eine Änderung an diesem erforderlich ist, musst du ihn nur an einem Ort aktualisieren.

Der Anbieter ist nur eines von vielen Beispielen, darunter geschäftliche Bedeutung, Deployment-Umgebungen, Abteilungen und Standorte.

Schritt 6: Benutzerdefinierte Assets-Felder für deine Jira-Vorgänge konfigurieren

In diesem Abschnitt wird erläutert, wie du Jira-Vorgänge so konfigurieren kannst, dass sie mit Objekten verknüpft werden. Dabei könnte es sich um das Hinzufügen eines betroffenen Unternehmensservice zu deinen Vorfallvorgängen, das Hinzufügen eines Computers zu einem Vorgang für eine Hardware-Anfrage oder das Hinzufügen einer Reihe potenziell betroffener Hosts zu einem Vorgang bezüglich einer Änderungsanfrage handeln.

Assets gibt dir Zugriff auf ein neues, spezifisches benutzerdefiniertes Feld. Dieses benutzerdefinierte Feld muss so konfiguriert werden, dass es auf eine bestimmte Gruppe von Objekten verweist.

Schritt 7: Automatisierung einrichten

Assets führt neue objektbezogene Automatisierungstrigger und -aktionen ein, mit denen verschiedene Aufgaben automatisiert werden können.

Zum Beispiel:

• Aktualisieren des Besitzers oder Status eines Laptops während des Workflows einer Serviceanfrage
• Aktualisieren des Status von Teilen deiner Infrastruktur auf "Incident in Progress" (Vorfall in Bearbeitung), wenn ein Vorfallvorgang eingeht
• Automatische Weiterleitung von Jira-Vorgängen an bestimmte Mitarbeiter basierend auf den angehängten Objekten
• Benachrichtigung wichtiger Personen, wenn Lizenzen, Verträge oder Garantien demnächst ablaufen
  

Schritt 8: Maßnahmen für die Genauigkeit deiner Daten festlegen

Es ist wichtig, dass du deine Daten immer auf dem neuesten Stand hältst. Sonst stützen sich die Teams bei ihrer Arbeit auf falsche Annahmen, wodurch sich die Lösung von Vorfällen verzögern oder es nach einer Serviceanfrage sogar zu einem falschen Ergebnis kommen kann.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie du deine Daten in Assets auf dem neuesten Stand halten kannst. Dabei wird in vielen Fällen zur Erledigung von arbeitsintensiven Aufgaben Automatisierung genutzt.

1. Überprüfe regelmäßig deine Daten.
   Assets-Automatisierungsregeln können eingerichtet werden, um Benutzer zu benachrichtigen, dass eine geplante Datenprüfung ansteht. So werden sie daran erinnert, eine schnelle Integritätsprüfung durchzuführen, damit wichtige Assets auf dem neuesten Stand sind.
2. Synchronisiere regelmäßig Assets Discovery und die relevanten Importer und Integrationen.
   Wenn Assets nicht häufig genug mit externen Datenquellen synchronisiert wird, kann dies zur Ansammlung veralteter Daten führen. Überlege dir, wie häufig sich die Daten in deiner externen Quelle ändern und wie häufig sie in Jira Service Management verwendet werden, um das richtige Gleichgewicht zu finden. Wenn sich Daten häufig ändern und regelmäßig mit Vorgängen verknüpft sind, müssen sie möglicherweise alle 24 Stunden synchronisiert werden. Bei anderen Integrationen genügen möglicherweise Wochen oder sogar Monate.
3. Nutze Automatisierungsregeln.
   Wenn in Jira-Vorgängen Entscheidungen getroffen werden, die Asset-/Konfigurationsdaten ändern, ist es wichtig, dies in Assets zu erfassen.

Wenn ein Agent beispielsweise beschließt, den defekten Laptop eines Benutzers zu ersetzen, müssen in Assets bestimmte Informationen erfasst werden:

• Beim neuen Laptop muss der Antragsteller als Besitzer angegeben und der Status auf "In Betrieb" aktualisiert werden.
• Beim alten Laptop muss der Besitzer entfernt und der Status auf "fehlerhaft" aktualisiert werden.

Während der Agent dies an den Antragssteller weitergibt, kannst du diese Art von Informationen mit Bildschirmmasken für den Übergang und Assets-Folgefunktionen erfassen und die neuen Status und Besitzer in Assets mithilfe von Automatisierung festlegen.

Dies ist nur ein Beispiel, aber wenn du Assets in deine Jira-Workflows integrierst, solltest du überlegen, welche Informationen aus dem Vorgang möglicherweise wieder an Assets übermittelt werden müssen. Im Idealfall solltest du die manuelle Aktualisierung von Assets auf ein Minimum reduzieren, da dies leicht vergessen werden kann.