Guide Se lancer avec Actifs

Étape 3 : Sélectionner les données à inclure

Chaque instance Actifs est unique, car chaque entreprise nécessite le suivi d'informations différentes. Actifs peut stocker toutes les informations que votre entreprise et vous-même devriez connaître et comprendre. Les actifs ou les éléments de configuration spécifiques à inclure dépendront de vos objectifs. Cette section comprend nos conseils pour déterminer les données à inclure.

Définissez votre problème

La plupart des outils sont implémentés pour résoudre un problème, et Actifs ne fait pas exception. Vous ne résolvez peut-être pas les incidents aussi rapidement que vous le souhaitez, ou peut-être les changements apportés à un service spécifique entraînent souvent des résultats inattendus parce qu'il vous est difficile de consulter les dépendances de service.

Détectez votre problème et, à partir de là, déterminez la personne à impliquer, ainsi que les actifs et les informations à inclure dans votre base de données. Examinez le problème et définissez les informations supplémentaires nécessaires à la résolution. Ces informations définiront vos types d'objets.

Ajouter trop d'informations d'un coup peut compliquer la vérification de leur exactitude. Par conséquent, essayez de vous concentrer sur un problème à la fois. Lorsque vous aurez résolu votre premier problème, Actifs pourra évoluer pour résoudre d'autres problèmes.

Commencez par vos services

Si vous envisagez d'utiliser Actifs à des fins de gestion des configurations, nous vous conseillons d'utiliser une approche descendante en commençant par vos services. Cartographiez ensuite les dépendances de ces services (p. ex., applications et hôtes), puis les dépendances de ces dépendances, et ainsi de suite. Vous développerez alors rapidement une cartographie de services qui peut être utilisée en cas d'incidents et de demandes de changement. Vous pouvez ensuite documenter d'autres domaines si besoin.

Pensez au-delà de l'aspect physique

Comme Actifs vous permet de définir les objets dont vous avez besoin, vous n'êtes pas limité aux actifs traditionnels ou même physiques. Par exemple, les services métier ne sont pas des actifs physiques, mais leur compréhension approfondie est souvent essentielle. Vous pouvez associer toutes les dépendances physiques et non physiques d'un service à celui-ci afin qu'en regardant un objet de service métier, vous puissiez parfaitement comprendre son fonctionnement.

Ne vous limitez pas. Les exemples courants incluent des objets d'importance métier, des types d'environnement, des services/équipes, ou encore des emplacements.

Exemple : catégorisation des services métier

Supposons que tous vos services métier soient ajoutés à Actifs sous le type d'objet « Services métier ». Vous pouvez classer ces services métier dans les catégories suivantes : « Finances », « Logistique », « Ventes », « Infrastructure », etc. Vous pouvez faire cela grâce à un attribut dans le type d'objet « Service métier » ou vous pouvez faire de ces catégories leur propre type d'objet que vous appellerez « Catégorie de service ».

Anticipez et évoluez progressivement

Pensez aux extensions que vous pourriez souhaiter faire à l'avenir. Cela vous aidera à déterminer les données à inclure, ainsi que la façon dont vous structurez vos données.

Bien que ce soit bon de garder cela à l'esprit, nous vous recommandons de développer progressivement Actifs. Essayer de réaliser une énorme version avec des données 100 % précises pour des milliers d'objets est très difficile. Vous aurez bien moins de difficultés en démarrant modestement et en ajoutant de nouveaux attributs, objets et schémas d'objets au fur et à mesure.

Nous vous recommandons d'identifier un problème, de développer Actifs pour le résoudre, puis de passer au prochain problème, en améliorant Actifs au fur et à mesure.

Définissez des attentes réalistes en matière de précision

Vous devriez viser une précision de 100 % en tout temps, mais en réalité, ce n'est peut-être pas possible. Tant que vos données sont suffisamment précises pour offrir plus de valeur métier que si vous ne les aviez pas, alors vous êtes dans le positif. De nombreux projets CMDB peuvent être retardés ou peuvent échouer, car leurs concepteurs attendent qu'ils soient « parfaits » avant de les lancer.

Étape 4 : Importer vos données dans Actifs

Dans une grande organisation, saisir toutes les informations manuellement pourrait prendre une éternité. C'est pourquoi il existe quelques outils pour vous aider.

Asset Discovery

Asset Discovery (disponible gratuitement sur l'Atlassian Marketplace) est un scanner sans agent qui récupère les ressources réseau. Vous pouvez choisir les actifs et les attributs que vous extrayez dans vos schémas d'objets et créer vos propres modèles d'analyse pour trouver plus d'actifs spécifiques. Si vous l'exécutez régulièrement, le scanner récupère les changements et maintient les données à jour. Grâce aux règles d'automatisation, vous pouvez même déclencher des tickets Jira, des notifications par e-mail et plus encore en fonction des changements détectés.

Outils d'importation

Vous pouvez utiliser les outils d'importation pour ajouter des données provenant d'autres sources. Ces règles d'importation peuvent être synchronisées régulièrement afin que vous puissiez mettre à jour vos données si nécessaire. Pour chaque type d'importation, vous devez définir l'emplacement de stockage des données et leur destination dans Actifs.

Importation CSV

Si vous utilisez une feuille de calcul comme Excel ou Google Sheets qui contient tous vos actifs, vous pouvez utiliser l'importation CSV pour ingérer vos données dans Actifs. Cela vous permettra de disposer d'un système intégré et transparent où vous pourrez lier vos actifs aux tickets et analyser l'impact.

Importation JSON

Vous pouvez importer des objets dans Actifs grâce à un fichier JSON contenant les données à importer.

Trucs et astuces

Nous vous recommandons d'exécuter Asset Discovery et les outils d'importation aussi souvent que possible pendant les périodes calmes. Examinez la fréquence à laquelle vous pensez que les données changeront et leur importance pour déterminer la fréquence à laquelle vous devez planifier leur exécution. Vous devez anticiper la vitesse à laquelle les données évoluent.

Grâce à Asset Discovery, vous pouvez exécuter différents schémas d'analyse à différentes fréquences afin de réduire les ressources nécessaires pour maintenir Actifs le plus à jour possible.

Fractionnez les données en schémas d'objets logiques

Nous vous recommandons d'avoir plusieurs schémas d'objets basés sur l'utilisation des données ou sur le ou les propriétaires des données.

La décomposition de vos données en différents schémas d'objets assure à la fois plus de convivialité et facilite la mise à jour. Les équipes, notamment les services financiers ou RH qui peuvent avoir besoin d'informations d'Actifs, n'ont pas besoin d'être bombardées d'informations dont elles ne se soucient pas. Il est également plus facile de demander à une équipe de vérifier régulièrement la qualité des données dans un schéma d'objets, que de lui demander de ne vérifier que certaines parties d'un schéma d'objets volumineux.

Fédérez vos données

Si vous disposez d'une base de données ou d'une source d'informations parfaitement utilisable et que des processus ont déjà été mis en place pour la maintenir à jour, inutile de migrer les données vers Actifs. Au lieu de cela, il est probablement préférable de créer une copie des données pertinentes à l'aide d'intégrations et d'exécuter ces intégrations selon un calendrier pour mettre à jour les informations Actifs.

Actifs est fourni avec un certain nombre d'outils d'importation (voir la section précédente). Grâce à eux, les informations dont vous avez besoin pour prendre des décisions peuvent être mises à disposition directement dans un ticket Jira ou Actifs, mais vous ne conservez pas deux copies distinctes.

Parfois, les utilisateurs créent des schémas d'objets distincts pour ces données importées. D'autres fois, ils les intègrent dans des schémas d'objets plus volumineux. Si les données sont destinées à des utilisations différentes (par exemple, support informatique et RH), il est plus logique de les placer dans un schéma d'objets distinct plutôt que de les lier directement à votre schéma d'objets informatique et de devoir ensuite donner également aux RH un accès à ce schéma.

S'il n'est pas possible d'utiliser un outil d'importation, vous pouvez créer un objet et lui assigner un attribut d'URL lié à l'autre base de données où se trouvent plus d'informations. Cette option est appropriée si vous voulez simplement que les agents puissent afficher les informations et s'ils ne veulent pas effectuer de recherche ou créer de rapports sur la base de ces informations.

Évitez de réutiliser les mêmes attributs partout

Si un attribut est utilisé dans de nombreux endroits et a les mêmes valeurs répétées, souvent, il est plus logique d'en faire son propre type d'objet. Par exemple, vous pouvez avoir un attribut appelé « Fournisseur » pour les types d'objets « Ordinateur portable », « Téléphone », « Imprimante », ou encore « Écran ». Pour chaque objet, vous devez saisir (ou importer) le nom du fournisseur de cet ordinateur portable ou de ce téléphone en particulier.

C'est une bonne idée, mais il est plus efficace de créer un type d'objet appelé « Fournisseurs » et de définir chaque fournisseur comme un objet pour diverses raisons :

• Vous souhaiterez peut-être aller plus loin que le seul nom du fournisseur. Peut-être souhaitez-vous obtenir d'autres informations sur le fournisseur, comme les coordonnées du support ou des liens vers des contrats. Vous ne voulez pas avoir à répéter cette étape pour chaque ordinateur portable et chaque téléphone. Il vous suffit de saisir une fois ces informations, puis de créer un lien vers l'objet du fournisseur. C'est également utile si vous souhaitez créer des éléments de gestion des fournisseurs dans Jira Service Management.
• Le fournisseur sera standardisé de cette façon, ce qui signifie que les rapports sont plus faciles à exécuter. Si vous voulez rendre compte du nombre de demandes de support par fournisseur, vous avez la certitude que vous ne manquerez aucune information parce que quelqu'un a écrit « Micrsoft » ou « Aple » quelque part.
• Si le fournisseur change son image de marque ou doit être modifié d'une manière ou d'une autre, vous ne devez le mettre à jour qu'à un seul endroit.

Le fournisseur n'est qu'un exemple, mais d'autres incluent les niveaux d'importance métier, les environnements de déploiement, les services et les emplacements.

Étape 6 : Configurer des champs personnalisés Actifs pour vos tickets Jira

Cette section explique comment configurer les tickets Jira pour les lier à des objets Actifs Il peut s'agir d'ajouter le service métier concerné à vos tickets d'incident, d'ajouter un ordinateur à un ticket de demande de matériel ou d'ajouter un ensemble d'hôtes potentiellement affectés à un ticket de demande de changement.

Actifs vous donne accès à de nouveaux champs personnalisés spécifiques. Ces champs personnalisés doivent être configurés pour pointer vers un ensemble particulier d'objets.

Étape 7 : Configurer l'automatisation

Actifs introduit un nouvel ensemble de déclencheurs d'automatisation associés aux objets et d'actions qui peut être utilisé pour automatiser différentes tâches.

Voici quelques exemples :

• Mise à jour du propriétaire ou de l'état d'un ordinateur portable pendant le workflow d'une demande de service
• Mise à jour de l'état de parties de votre infrastructure vers « incident en cours » lorsqu'un ticket d'incident est créé
• Routage automatique des tickets Jira vers certains employés en fonction des objets en pièce jointe
• Notification de personnes clés en cas d'expiration des licences, contrats ou garanties
  

Étape 8 : Déterminer comment assurer la précision de vos données

Maintenir vos données à jour est essentiel. Sinon, vos équipes risquent de se baser sur des hypothèses erronées pour leur travail, ce qui pourrait retarder la résolution des incidents ou aboutir à un mauvais résultat après une demande de service.

Il existe plusieurs façons de tenir vos données à jour dans Actifs, la plupart s'appuyant sur des automatisations pour le gros du travail.

1. Effectuez des audits réguliers de vos données.
   Des règles d'automatisation Actifs peuvent être configurées pour indiquer aux utilisateurs d'effectuer un audit des données selon un calendrier. Cela leur rappelle de faire un rapide contrôle d'intégrité pour s'assurer que les actifs clés sont à jour.
2. Synchronisez régulièrement Asset Discovery, ainsi que les outils d'importation et les intégrations concernés.
   Une grande source de données obsolètes ne synchronise pas assez souvent Actifs avec des sources de données externes. Prenez en considération la fréquence à laquelle les données de votre source externe changent et à laquelle elles sont utilisées dans Jira Service Management pour trouver le bon équilibre. Si des données changent fréquemment et sont régulièrement liées à des tickets, il peut être nécessaire de les synchroniser toutes les 24 heures. D'autres intégrations peuvent attendre des semaines, voire des mois.
3. Utilisez des règles d'automatisation.
   Il est important de capturer dans Actifs les décisions prises dans des tickets Jira qui modifient les données d'actif/de configuration.

Par exemple, si un agent décide de donner à un utilisateur un nouvel ordinateur portable parce que le sien ne fonctionne plus, certaines informations doivent être capturées dans Actifs :

• Le nouvel ordinateur portable doit être mis à jour par le demandeur, et son état doit être mis à jour en « en service ».
• Le propriétaire de l'ancien ordinateur portable doit être supprimé, et l'état de l'ordinateur doit être mis à jour en « cassé ».

Lorsque l'agent en informe le demandeur, vous pouvez utiliser des écrans de transition et des fonctions post-traitement Actifs pour capturer ce type d'informations, et définir les nouveaux états et propriétaires dans Actifs à l'aide de l'automatisation.

Ce n'est qu'un exemple, mais lorsque vous intégrez Actifs dans vos workflows Jira, réfléchissez aux informations du ticket qui doivent être relayées dans Actifs. Idéalement, vous devez réduire au minimum le nombre de mises à jour manuelles d'Actifs, car vous pouvez facilement les oublier.