Jak korzystać z tablic Confluence do planowania i ustalania priorytetów
Prezydent USA Dwight D. Eisenhower powiedział kiedyś: „Plany są bezwartościowe, ale planowanie jest wszystkim”. Chociaż plany mogą mieć niewielką wagę w obliczu zmieniających się okoliczności, związane z nimi procesy — planowanie, omawianie i wdrażanie — pozostają nieocenione.
We współczesnym środowisku biznesowym — szczególnie w branżach takich jak tworzenie oprogramowania, gdzie procesy mają charakter stopniowy i opierają się na współpracy — planowanie projektów i zadań oraz ustalanie dla nich priorytetów stanowi podstawę do łatwego i skutecznego radzenia sobie z nieprzewidzianymi odchyleniami.
Planowanie i ustalanie priorytetów to komplementarne, ale odrębne procesy biznesowe. Podczas gdy planowanie pomaga ustalić jasne cele i opracować strategie ich osiągnięcia, ustalanie priorytetów zapewnia, że wysiłki są skierowane na działania zgodne z tymi celami, co zwiększa prawdopodobieństwo sukcesu.
Ustalanie priorytetów stanowi ramy podejmowania decyzji, pomagając firmom oceniać kompromisy, podczas gdy planowanie zapewnia, że decyzje są podejmowanie po starannym rozważeniu dostępnych opcji i ich potencjalnych konsekwencji.
Confluence od dawna jest najlepszym przyjacielem menedżerów projektów, którzy muszą efektywnie planować pracę swoich zespołów i ustalać dla niej priorytety, ponieważ stanowi scentralizowaną platformę do wspólnego dokumentowania celów, osi czasu i priorytetów.
Wraz z wprowadzeniem tablic Confluence planowanie i ustalanie priorytetów stały się jeszcze bardziej wizualne i oparte na współpracy. Funkcja ta zapewnia zespołom dowolną formę do kształtowania planów przed rozpoczęciem ich realizacji. Gdy będą one gotowe do rozpoczęcia pracy nad tymi planami, mogą łatwo przenieść tę pracę do Jira i przekształcić ją w wykonalne zadania.
Czym są tablice Confluence?
Tablice Confluence to interaktywne i oparte na współpracy narzędzie do rejestrowania i organizowania spontanicznych pomysłów oraz płynnego przekształcania ich w wykonalne zadania.
Dzięki łatwej integracji z innymi produktami Atlassian oferują one mocno oparty na współpracy i wizualny sposób rejestrowania nieuporządkowanej pracy (np. burza mózgów) i szybkiego przekształcania pomysłów w formalną dokumentację.
Tablice Confluence to nieskończony obszar, który zespoły mogą wykorzystać do badania pomysłów i usprawniania procesu od planowania po wykonanie. Aby dowiedzieć się więcej o rozpoczęciu korzystania z tablic, zapoznaj się z tym krótkim przewodnikiem.
Tworzenie tablic za pomocą szablonu
Szablony to świetny sposób na szybkie rozpoczęcie pracy nad każdym typem projektu lub zadania. Stanowią uporządkowane ramy i wskazówki, oszczędzając czas i zapewniając spójność podczas planowania i wykonywania.
Są również doskonałym punktem wyjścia do rozpoczęcia sesji współpracy dowolnego rodzaju podczas korzystania z tablic Confluence.
Aby utworzyć tablicę w Confluence, wybierz przycisk „Utwórz” w górnym menu, a następnie wybierz opcję „Tablica”.
Na nowo utworzonej tablicy pojawi się polecenie wybrania szablonu.
Gdy znajdziesz odpowiedni, najedź kursorem na szablon w selektorze szablonów i wybierz opcję „Użyj szablonu”.
Jeśli nie chcesz wyświetlać selektora szablonów za każdym razem, gdy tablica się ładuje, usuń zaznaczenie opcji „Pokaż podczas tworzenia tablicy” znajdującej się w lewym dolnym rogu selektora.
Szablony tablicy Confluence do planowania i ustalania priorytetów
Tablice Confluence oferują zespołom uniwersalny obszar do wizualizacji, tworzenia strategii i wprowadzania innowacji. Aby ułatwić zarządzanie projektami, wyposażono je również w niezliczone wbudowane szablony do różnych zadań, takich jak burza mózgów nad projektami, tworzenie diagramów, projektowanie i badania.
Oto kilka szablonów tablic, które pomagają zespołom rozpocząć procesy planowania projektów i ustalania dla nich priorytetów.
Szablon brainwritingu
Brainwriting to oparta na współpracy technika burzy mózgów, w ramach której uczestnicy po cichu zapisują swoje pomysły na szablonie, odpowiadając na polecenia dostarczone przez osobę prowadzącą.
Szablon brainwritingu na tablicach to świetne narzędzie do przyspieszania procesu generowania nowych pomysłów, opracowywania nowych rozwiązań i kreatywnego podejścia do rozwiązywania problemów.
Aby brainwriting działał, ważne jest, aby członkowie zespołu byli otwarci i akceptowali cudze pomysły. Proces twórczy nie jest tak skuteczny, jeśli osoby biorące udział w sesji obawiają się osądzenia lub wyśmiania za swoje pomysły.
Oto jak może wyglądać sesja burzy mózgów przy użyciu tego szablonu:
- Wprowadzenie: objaśnia cel i dostarcza wszelkich niezbędnych instrukcji lub wskazówek dotyczących korzystania z szablonu brainwritingu.
- Ciche generowanie pomysłów: każdy członek zespołu wpisuje swoje imię i nazwisko na karteczce samoprzylepnej, a zegar jest ustawiony tak, aby wszyscy mieli możliwość przeprowadzenia indywidualnej burzy mózgów na temat problemu.
- Rotacja: po wyłączeniu zegara pora na rotację. Umożliwia ona dzielenie się pomysłami. Uruchom zegar ponownie, przejdź do pomysłu po prawej stronie i spróbuj go ulepszyć.
- Przegląd i dyskusja: gdy wszyscy uczestnicy wnieśli swój wkład do wielu szablonów brainwritingu, poprowadź dyskusję w celu oceny wygenerowanych pomysłów. Korzystając z tego szablonu, można również zagłosować na najlepszy pomysł po zakończeniu dyskusji.
Ten szablon tablicy to doskonałe narzędzie umożliwiające członkom zespołu wykorzystywanie cudzych pomysłów, sprzyjające kreatywności i generujące różne rozwiązania danego problemu lub wyzwania.
Szablony schematów blokowych
Schematy blokowe są od dawna używane w zarządzaniu projektami w przypadku różnych procesów, w tym projektowania ścieżki klienta, ustalania priorytetów dla zadań, mapowania poczty e-mail, definiowania specyfikacji i wymagań dotyczących funkcji, mapowania ścieżek użytkowników, określania procesów wydawania i wizualizacji pętli informacji zwrotnej.
Pomagają zespołom wizualnie przedstawiać sekwencję kroków lub procesów związanych z opracowywaniem produktu, pomagając identyfikować zależności, skutecznie alokować zasoby i zapewnić dostosowanie do celów strategicznych w całym cyklu życia produktu.
Szablony schematów blokowych tablic Confluence mogą zdziałać cuda w przypadku zespołów, które chcą szybko odwzorować i zoptymalizować wszystkie rodzaje przepływów pracy i procesów.
Szablon schematu blokowego jest niezwykle uniwersalny i może być używany do odwzorowywania, dokumentowania i objaśniania złożonych procesów w fazie tworzenia pomysłów w ramach projektu.
Szablon RICE
Tablice Confluence oferują również szablon dla jednej z najpopularniejszych metod ustalania priorytetów — ram RICE. Metoda RICE nadaje priorytet zadaniom lub projektom w oparciu o cztery czynniki: zasięg, wpływ, zaufanie i nakład pracy.
- Zasięg oznacza liczbę użytkowników, na których wpłynie zadanie lub projekt.
- Wpływ mierzy potencjalny wpływ zadania lub projektu na użytkowników lub firmę albo wynikające z niego dla nich korzyści.
- Przekonanie odzwierciedla poziom przekonania zespołu do szacunków zasięgu i wpływu.
- Nakład pracy stanowi oszacowanie czasu, zasobów i pracy wymaganych do ukończenia zadania lub projektu.
Metoda RICE łączy te cztery czynniki w jeden wynik poprzez pomnożenie zasięgu, wpływu i przekonania, a następnie podzielenie rezultatu przez nakład pracy, co wygląda następująco:
(Zasięg × Wpływ × Przekonanie)/Nakład pracy
Ten wynik stanowi ilościową miarę priorytetu każdego zadania lub projektu, pomagając zespołom skutecznie przydzielać zasoby i koncentrować się na inicjatywach o największym potencjale wpływu w stosunku do ich nakładu pracy.
Podczas korzystania z tego szablonu pierwszym krokiem jest naniesienie danych dla każdego projektu lub zadania, którego priorytet ustalasz, w oparciu o jego zasięg, wpływ, przekonanie i nakład pracy. W celu określenia zasięgu należy podać liczbę użytkowników, na których projekt/zadanie może mieć wpływ.
Pozostałe trzy czynniki można sklasyfikować w skali od 1 do 5, aby zachować spójność. Przykładowo, jeśli chcesz zdefiniować nakład pracy, zadaj sobie pytanie: „W skali 1–5, jak łatwy lub trudny będzie ten projekt do ukończenia?”.
Drugim krokiem jest użycie wzoru do obliczenia wyniku RICE dla każdego projektu lub zadania.
Szablon metody ustalania priorytetów 2x2
Tablice Confluence oferują również szablon metody ustalania priorytetów 2x2. Znana również jako macierz Eisenhowera stanowi ramy ustalania priorytetów zadań w oparciu o ich ważność i pilność. Zadania są przypisywane do jednego z czterech kwadrantów:
- Zadania, które są pilne i ważne, wymagają natychmiastowej uwagi i powinny mieć najwyższy priorytet. Niewykonanie tych zadań w krótkim czasie wiąże się z poważnymi konsekwencjami.
- Zadania, które są ważne, ale niepilne, to zadania strategiczne, które przyczyniają się do osiągnięcia długoterminowych celów szczegółowych lub ogólnych. Te zadania powinny być zaplanowane, ale nie wymagają natychmiastowego podjęcia działań.
- Zadania, które są pilne, ale nieważne, to najczęściej przeszkody lub zakłócenia, które można oddelegować, zminimalizować lub wyeliminować. Te zadania mogą pochłaniać czas i zasoby, ale nie przyczyniają się znacząco do realizacji celów długoterminowych.
- Zadania, które nie są ani pilne, ani ważne, mają niski priorytet i można je odroczyć, delegować lub wyeliminować. Te zadania nie są zgodne z celami ani nie wnoszą istotnej wartości do projektu.
Metoda ustalania priorytetów 2x2 pomaga zespołom skoncentrować wysiłki na pilnych i ważnych zadaniach, jednocześnie identyfikując możliwości oddelegowania, zaplanowania lub wyeliminowania zadań, które są mniej krytyczne dla osiągnięcia celów.
Szablon macierzy priorytetów
Macierz priorytetów, znana również jako macierz decyzyjna lub tabela priorytetyzacji, jest narzędziem służącym do systematycznej oceny i ustalania priorytetów zbioru opcji lub alternatyw w oparciu o wstępnie zdefiniowane kryteria. Składa się z tabeli, w której opcje są wymienione wzdłuż jednej osi, a kryteria wzdłuż drugiej. Każda opcja jest następnie oceniana pod kątem poszczególnych kryteriów.
Macierz priorytetów zapewnia ustrukturyzowane podejście do podejmowania decyzji, pomagając zespołom dokonywać świadomych wyborów, skutecznie przydzielać zasoby i koncentrować się na inicjatywach zgodnych z celami lub priorytetami strategicznymi. Pomaga podzielić długie listy zadań do wykonania na łatwe do zarządzania zadania, jednocześnie ułatwiając zrozumienie, które zadania są najważniejsze dla osiągnięcia celów zespołu.
Szablon macierzy priorytetów tablicy Confluence zaprojektowano z myślą o powiązaniu wysiłków zespołu z celami projektu tak, aby skutecznie ustalać priorytety. Dwa kluczowe elementy tego szablonu to „wspólne cele” i „praca do wykonania”.
Dodaj główne cele zespołu do szablonu, aby ustalić priorytety prac przy uwzględnieniu najważniejszych celów. Po zdefiniowaniu „pracy do wykonania” można dodać elementy, takie jak karteczki samoprzylepne, aby nadać priorytet lub dostosować zadania do horyzontu czasowego.
Priorytety stale się zmieniają, dlatego szablon został zaprojektowany tak, aby ułatwić przenoszenie zadań w obrębie macierzy i wprowadzanie zmian w razie potrzeby.
Więcej opcji planowania i ustalania priorytetów do rozważenia
Poza tablicami Confluence produkty Atlassian oferują wiele innych zasobów do planowania i ustalania priorytetów. Użytkownicy Jira mogą wypróbować rozwiązanie Jira Product Discovery, które pomaga zespołom produktowym rejestrować i ustalać priorytety pomysłów oraz dostosowywać je do harmonogramów produktów bezpośrednio w Jira.
Porady strategiczne dla zespołów Atlassian oferują liczne gry związane z ustalaniem priorytetów i planowaniem. Te bezpłatne zasoby warsztatów pomagają zespołowi radzić sobie z typowymi wyzwaniami i stale ulepszać pracę zespołową we wszystkich projektach.
Chcesz użyć tego szablonu?
Rozpocznij dokumentowanie i standaryzowanie zadań w Confluence.