Wskazówki i porady dotyczące optymalnego wykorzystania baz danych Confluence
Jako że praca zdalna staje się regułą, a nie wyjątkiem, pracownicy potrzebują teraz narzędzi umożliwiających łatwą, asynchroniczną współpracę.
Według niedawnej ankiety przeprowadzonej przez Microsoft większość pracowników nie jest zadowolona z tego, jak działają te narzędzia:
- 59% twierdzi, że ich narzędzia do współpracy nie są dostosowane do preferencji pracy ich zespołów.
- 72% twierdzi, że niekompatybilność ich narzędzi do współpracy utrudnia współpracę między różnymi zespołami.
Jeśli szukasz sposobu na zakończenie pracochłonnej współpracy między zespołami, bazy danych Confluence mogą być właśnie tym, czego potrzebujesz. Pomyśl o bazach danych Confluence jako o ostatecznej bibliotece pracy umożliwiającej zespołom tworzenie i kontekstualizację istotnych danych oraz zarządzanie nimi we wszystkich zespołach z poziomu jednej, scentralizowanej lokalizacji.
Przyjrzyjmy się bliżej bazom danych Confluence. Omówimy, czym one są i jak z nich korzystać, oraz przedstawimy kilka porad i wskazówek, które pomogą Twojemu zespołowi w pełni je wykorzystać.
Czym są bazy danych Confluence i jak działają?
Bazy danych Confluence to repozytoria wbudowane w platformę Confluence, które pomagają przechowywać dużą ilość danych i zarządzać nimi we wszystkich zespołach organizacji. Ułatwiają one zespołom nie tylko strukturyzowanie i porządkowanie informacji, ale także sprawiają, że można łatwo odwoływać się do danych, udostępniać je, wyświetlać i łączyć z innymi danymi, dzięki czemu współpraca między różnymi działami jest niezwykle wydajna.
Pomyśl o nich jak o głównym centrum. Można je wypełnić dowolnymi danymi zewnętrznymi i wewnętrznymi (łączami, narzędziami, filmami, dokumentami itp.) i efektywnie porządkować te dane. Możesz również utworzyć niestandardowy widok danych, który pokrywa się z konkretnymi potrzebami zespołu w zakresie zarządzania wiedzą.
Zespoły mogą wykorzystać bazy danych Confluence do opracowania kompleksowego repozytorium informacji oraz agregowania narzędzi, łączy oraz danych ze źródeł wewnętrznych i zewnętrznych. Ten skonsolidowany widok można dostosować do konkretnych potrzeb, jako scentralizowane źródło dostępu do zawartości oraz zarządzania zawartością.
Bazy danych Confluence w prosty sposób zapewniają następujące możliwości:
- Efektywnie łącz i strukturyzuj dane dla wielu zespołów, korzystając z ustrukturyzowanych formatów i predefiniowanych typów pól, aby zapewnić spójność i przejrzystość wpisów.
- Uporządkuj swój widok pracy, integrując wszystkie niezbędne informacje z różnych źródeł, takich jak zadania Jira, strony Confluence, a nawet narzędzia zewnętrzne, pomagając zespołowi w skupieniu się na celach i zadaniach.
- Dostosuj sposób wyświetlania danych, wykorzystując opcje sortowania i filtrowania do tworzenia spersonalizowanych widoków, a tym samym poprawiając wizualizację danych w tabelach, na kartach lub tablicach.
- Zapewniaj aktualizacje w czasie rzeczywistym wszystkim interesariuszom w dowolnym momencie i bez ręcznej pracy dzięki funkcjom automatycznej synchronizacji w czasie rzeczywistym i intuicyjnym opcjom udostępniania.
Jeśli Twój zespół zmaga się z natłokiem narzędzi, nadmiarem informacji i wieloma źródłami rzetelnych informacji, bazy danych Confluence mogą być idealnym rozwiązaniem usprawniającym i poprawiającym współpracę we wszystkich obszarach. Są one również bardzo łatwe w użyciu.
Aby uzyskać podstawowe instrukcje dotyczące rozpoczęcia korzystania z baz danych Confluence (tworzenie bazy danych, dodawanie typów pól itp.), zapoznaj się z tym przewodnikiem krok po kroku.
Nie ograniczając się jedynie do podstaw, omówmy kilka bardziej zaawansowanych funkcji i najlepszych praktyk, które pozwolą w pełni wykorzystać możliwości baz danych Confluence.
Wskazówki i porady dotyczące baz danych Confluence
Po pierwsze, aby lepiej zrozumieć, o których funkcjach mówimy, przyjrzyjmy się interfejsowi baz danych.
- Widoki bazy danych umożliwiają dostosowanie sposobu wyświetlania bazy danych podczas udostępniania jej innym osobom. Użyj widoków, aby zdefiniować układ, filtrowanie, sortowanie i widoczne pola bazy danych.
- Szybkie wyszukiwanie ułatwia błyskawiczne odnajdywanie wpisów w bazie danych.
- Menu Więcej udostępnia czynności związane z bazą danych, takie jak cofanie, ponawianie, blokowanie lub kopiowanie struktury, importowanie, eksportowanie, uzyskiwanie pomocy i przekazywanie opinii.
- Układy definiują sposób wyświetlania bazy danych. Do wyboru są układy tabeli, karty i tablicy.
- Filtrowanie wpisów umożliwia zdefiniowanie określonych kryteriów wyświetlania danych. Jeśli zdecydujesz się zdefiniować wiele filtrów, możesz wybrać, aby wyświetlane wpisy pasowały do wszystkich lub określonych filtrów.
- Sortowanie według pola pozwala zdefiniować kolejność wpisów na podstawie wartości pola, np. rosnąco (strzałka w górę) lub malejąco (strzałka w dół).
- Ukrycie pól umożliwia ukrycie pól w widoku poprzez usunięcie ich zaznaczenia.
Po zapoznaniu się z głównymi opcjami bazy danych przyjrzyjmy się bliżej, jak można z nich korzystać.
Dodawanie pól stron Confluence i zgłoszeń Jira
Każda struktura bazy danych Confluence jest definiowana przez skonfigurowane typy pól.
Typy pól służą do określenia typu danych, które mają być przechowywane w danym polu (tekst, liczby, daty, obrazy). Korzystając z typów pól, można łatwo sortować, filtrować i wyszukiwać określone informacje w bazie danych.
W zasobie „Pierwsze kroki” pokazaliśmy, jak tworzyć pola i dodawać podstawowe dane, takie jak tekst, obrazy, daty i użytkowników.
Przyjrzyjmy się teraz niektórym z bardziej złożonych typów pól, których można używać w bazach danych Confluence.
Pola stron
Pola stron są typem pól, które umożliwiają powiązanie baz danych z odpowiednimi stronami Confluence.
Użyj pól Łącze do strony, aby powiązać wpisy ze stronami Confluence lub tworzyć nowe strony na bieżąco bezpośrednio w bazie danych. Przykładowo podczas zarządzania projektami możesz połączyć i utworzyć bardziej szczegółową, specyficzną dla projektu stronę z każdym wpisem projektu bezpośrednio w bazie danych.
Po utworzeniu pola łącza do strony po prostu znajdź i wybierz stronę Confluence, którą chcesz dodać do bazy danych.
Szczegóły strony
Pole Szczegóły strony umożliwia wyświetlanie metadanych powiązanej strony Confluence. Przykładowo może ono wskazywać autora strony i datę jej utworzenia lub wyświetlać sformatowany tekst z makra fragmentu.
Możesz także zmienić status dowolnego pola w bazach danych, klikając pole Status strony i wybierając jeden z niestandardowych lub sugerowanych statusów.
Po zmianie statusu w bazach danych zmiana zostanie również odzwierciedlona na odpowiedniej stronie Confluence.
Pola JIRA
Pole Zgłoszenie Jira umożliwia powiązanie wpisów w bazie danych z co najmniej jednym zgłoszeniem Jira i utworzenie harmonogramu zgłoszeń, którymi należy się zająć.
Kliknij pole „NAZWA POLA” i wybierz „Pole Zgłoszenie Jira”.
Z listy rozwijanej „INSTANCJA JIRA” wybierz „System Jira”.
Spowoduje to utworzenie pola zgłoszenia Jira w bazie danych, w którym można znaleźć i powiązać dowolne istniejące zgłoszenie Jira z bazą danych.
Pole Szczegóły zgłoszenia Jira umożliwia wyświetlanie we wpisie szczegółów pola Jira na podstawie powiązanego zgłoszenia Jira w celu lepszego zarządzania zgłoszeniami. Przykładowo można ustawić to pole, aby wyświetlać datę ostatniej aktualizacji każdego zgłoszenia Jira.
Ten status ulegnie zmianie automatycznie, gdy problem zostanie zaktualizowany.
Tworzenie niestandardowych układów
Bazy danych Confluence można łatwo dostosowywać, dzięki czemu każdy zespół lub każda osoba może utworzyć widok dokładnie odpowiadający ich potrzebom.
Dostępne są trzy układy do wyboru. Poniżej przedstawiamy ich wygląd.
Widok karty:
Widoki tablicy:
Widok tabeli:
Możesz przełączać się między trzema różnymi widokami, klikając ikonę widoków, a następnie wybierając widok.
Po wybraniu widoku można go dalej dostosować, zmieniając rozmieszczenie wierszy, kolumn, tablic i kart. Po prostu kliknij ikonę górnego menu (przepełnienia) pola, które chcesz przenieść, a następnie przeciągnij i upuść je w preferowanej lokalizacji.
Możesz wybrać dowolne utworzone pole i przenosić je zarówno między wierszami, jak i kolumnami, aby znaleźć dla niego idealne miejsce w widoku karty, tablicy lub tabeli.
Zapisane widoki
Funkcja Zapisz widok umożliwia tworzenie i wyświetlanie niestandardowych widoków, które są dostępne dla wszystkich (lub wybranych osób). Po prostu wybierz opcję „Zapisz widok” i kliknij przycisk „Zapisz jako nowy widok”.
Następnie zostanie wyświetlony monit o nadanie nazwy nowo utworzonemu widokowi, co ułatwi dostęp do niego w przyszłości z menu rozwijanego „Wszystkie wpisy”.
Jeśli chcesz udostępnić nowo zapisany widok komukolwiek w swojej organizacji, po prostu kliknij przycisk kopiowania i wyślij skopiowany adres URL.
Sortowanie i filtrowanie
Bazy danych umożliwiają wyświetlanie danych w sposób, który uznasz za najbardziej logiczny. Możesz użyć sortowania lub filtrowania, aby wyświetlać najbardziej istotne informacje w każdej utworzonej bazie danych.
Widok można sortować według pola łącza do strony i utworzonych tagów.
Można także tworzyć filtry. Przykładowo można filtrować dane, aby wyświetlać wpisy należące do określonego użytkownika.
