Szablon listy poziomów

Porządkuj zadania i ustalaj ich priorytety, aby uprościć podejmowanie decyzji i poprawić koordynację działań zespołu.

Podejmowanie trafnych decyzji może być trudne, gdy do wyboru jest wiele opcji. Niezależnie od tego, czy ustalasz priorytety funkcji dla swojego planu rozwoju produktu, czy też tworzysz ranking zadań na bieżący kwartał, lista poziomów pomoże Ci przebić się przez gąszcz informacji. Możesz skupić się na tym co najważniejsze, grupując elementy w przejrzyste, wizualne kategorie, bez gubienia się w porównaniach.

Takie podejście upraszcza podejmowanie skomplikowanych decyzji i sprzyja lepszej koordynacji działań zespołów. Przeanalizujmy listy poziomów i dowiedzmy się, jak skutecznie je tworzyć za pomocą tablic Confluence, tak aby proces decyzyjny był bardziej przejrzysty i oparty na współpracy.

Utwórz listę poziomów za darmo za pomocą tablic Confluence

Czym jest lista poziomów?

Jeśli kiedykolwiek zdarzyło Ci się sortować elementy od „niezbędnych” do „wartych rozważenia”, wiesz już, na czym polega podstawowa koncepcja listy poziomów. Stanowi ona wizualny sposób tworzenia rankingu elementów poprzez grupowanie ich na różnych poziomach. Pozwala na sortowanie zadań w różnych zasobnikach, przy czym górny zasobnik zawiera najwyższe priorytety, a dolny elementy, które mogą poczekać.

Zespoły używają list poziomów, aby podzielić złożone decyzje na łatwiejsze do zarządzania fragmenty. Zamiast mozolnie porównywać ze sobą wszystkie elementy, grupuje się podobne elementy. Dzięki temu znacznie łatwiej jest zobaczyć ogólny obraz i zdecydować, na co poświęcić czas i zasoby.

Czym jest szablon listy poziomów?

Szablon listy poziomów oferuje gotową strukturę umożliwiającą tworzenie rankingów. Zamiast za każdym razem zaczynać od zera, możesz skorzystać z ram postępowania, które pomagają ukierunkować sposób myślenia i wspierają zespół w spójnym ocenianiu opcji. Korzystanie z kreatora listy poziomów oszczędza czas i pomaga każdemu poznać znaczenie każdego poziomu.

Szablon listy poziomów przydaje się podczas pracy z zespołem. Dzięki niemu wszyscy stosują te same kryteria tworzenia rankingów, a sam proces jest bardziej obiektywny i łatwiejszy do wyjaśnienia interesariuszom. Dodatkowo standardowy szablon listy poziomów umożliwia porównywanie rankingów w czasie lub w różnych projektach.

Jak uszeregować pozycje na liście poziomów

Chcesz zacząć tworzenie rankingu? Oto, co zespoły robią, aby tworzyć przydatne listy poziomów:

Zacznij od podstaw: Określ, co w Twojej sytuacji oznacza słowo „doskonałe”. Może ono dotyczyć wpływu na klienta, pilności lub i tego, i tego. Zapisz wnioski, aby Twój zespół miał do nich dostęp.
Podziel każdą opcję: Na podstawie strony z planowania strategicznego i przy użyciu narzędzi, takich jak szablon analizy SWOT, przeanalizuj swój ranking. Uzyskanie pełnego obrazu każdego elementu pomaga umieścić go na właściwym poziomie.
Trzymaj się przyjętych zasad: Zamiast porównywać poszczególne elementy, sprawdź każdy z nich zgodnie z pierwotnymi kryteriami. Brak staranności może sprawić, że wszystko oznaczysz jako „kluczowe”.
Zaangażuj zespół: Użyj narzędzi do współpracy projektowej, aby poznać zdanie innych. Czasami osoba najbardziej zaangażowana w projekt widzi sprawy inaczej niż pozostali, a spostrzeżenia te mają kluczowe znaczenie dla dokładności rankingów.

Rodzaje szablonów listy poziomów

Różne sytuacje wymagają różnych podejść do tworzenia rankingów. W klasycznej liście poziomów używa się liter, przy czym na samej górze jest poziom S (co wywodzi się z japońskich systemów rankingowych, gdzie „S” oznacza „superior”, czyli pozycję o nadrzędnym znaczeniu), a następnie A, B, C itd. Sprawdza się to dobrze w przypadku rankingów konkurencji lub gdy chce się podkreślić wyjątkowy charakter elementów z najwyższego poziomu.

W kontekście biznesowym możesz preferować bardziej opisowe oznaczenia, takie jak:

„Krytyczny/Wysoki/Średni/Niski” w przypadku planowania projektów opartego na priorytetach.
„Teraz/Następnie/Później/Nigdy” w przypadku planowania harmonogramów
„Przekracza/Spełnia/Poniżej” w przypadku ocen wydajności
„Zachować/Ulepszyć/Usunąć” w przypadku analizy funkcji

Zalety korzystania z szablonu rejestru interesariuszy

Usprawnione porządkowanie zadań

Lista poziomów pozwala przekształcić chaotyczny zbiór elementów w przejrzystą wizualną hierarchię. Grupowanie podobnych elementów lub zadań pomaga dostrzec wzorce i podejmować lepsze decyzje dotyczące przydzielania zasobów. Ta przejrzystość organizacyjna jest szczególnie przydatna, gdy połączysz ją z szablonem planu projektu, gdyż pozwala realizować wszystkie zadania zgodnie z założeniami.

Lepsze podejmowanie decyzji

W przypadku trudnych decyzji lista poziomów pomaga podzielić proces decyzyjny na bardziej przystępne kroki. Zamiast próbować porównywać wszystko naraz, możesz skupić się na umieszczeniu każdego elementu na odpowiednim poziomie w oparciu o przyjęte kryteria. Możesz także użyć szablonu DACI, który pomaga w monitorowaniu ścieżki prowadzącej do konkretnej decyzji.

Lepsza współpraca

Tworzenie listy poziomów pozwala budować kulturę współpracy w zespole. Daje każdemu głos w procesie tworzenia rankingów i ułatwia osiągnięcie konsensusu. Gdy członkowie zespołu rozumieją, dlaczego elementy są uszeregowane w określony sposób, jest bardziej prawdopodobne, że będą wspierać wynikające z tego priorytety. Dzięki tablicom Confluence możesz zebrać cały zespół, aby uszeregować odpowiednie elementy. To proste jak udostępnienie łącza do tablicy.

Zwiększenie elastyczności

Chociaż szablony tworzą strukturę, nie są sztywne. Możesz dostosować w nich liczbę poziomów, zmieniać nazwy lub modyfikować kryteria, aby dopasować je do konkretnych potrzeb. Dzięki temu możesz stosować to samo podstawowe podejście do różnych zadań dotyczących tworzenia rankingów, jednocześnie dostosowując szczegóły do danej sytuacji.

Zapewnienie przejrzystości

Wizualne uporządkowanie pomaga każdemu błyskawicznie zrozumieć priorytety. Jest to szczególnie cenne podczas komunikowania się z interesariuszami niezaangażowanymi w codzienne prace zespołu. Dobrze uporządkowana lista poziomów ułatwia wyjaśnienie toku rozumowania i przekonanie pracowników do słuszności ważnych decyzji.

Jak utworzyć listę poziomów

Krok 1. Wybierz temat

Zdecyduj, czego ma dotyczyć ranking. Czy ustalasz priorytety funkcji do opracowania? Oceniasz możliwości rynkowe? Tworzysz ranking potencjalnych rozwiązań określonego problemu? Skupienie się na określonych kwestiach pomaga sprawić, aby lista poziomów była istotna i wartościowa — wyznacz cele dotyczące tego, co chcesz osiągnąć dzięki swojemu rankingowi.

Krok 2. Zdefiniuj poziomy

Ustal, co każdy poziom oznacza w danym kontekście. Przygotuj jasne opisy, aby wszyscy mogli zrozumieć różnicę między poziomami. Przykładowo, jeśli ustalasz priorytety zadań, zakres poziomów może sięgać od „Koniecznie trzeba wdrożyć” do „Dobrze by było, jeśli będzie na to czas”.

Krok 3. Zebranie elementów w celu ich uszeregowania

Zbierz wszystko, czego potrzebujesz do oceny. Możesz przeprowadzić burzę mózgów z zespołem lub pobrać dane z istniejących projektów. Upewnij się, że masz wystarczająco dużo informacji o każdym elemencie, aby go trafnie uszeregować.

Krok 4. Ustalenie kryteriów rankingu

Opracuj konkretne kryteria dla każdego poziomu. Co odróżnia poziom najwyższy od średniego? Udokumentuj te kryteria, aby rankingi pozostały spójne, zwłaszcza jeśli zaangażowanych jest wiele osób.

Krok 5. Podział elementów na poziomy

Zacznij rozdzielać elementy na poziomy na podstawie swoich kryteriów. Podział nie musi być idealny — później można wprowadzić korekty. Skoncentruj się na podejmowaniu jasnych, dających się uzasadnić decyzji dotyczących poziomu, do którego należy każdy element.

Krok 6. Przegląd i dopracowanie

Nabierz dystansu i przeanalizuj sytuację z szerszej perspektywy. Czy rankingi ogólnie mają sens? Uzyskaj opinie od interesariuszy i w razie potrzeby wprowadź korekty. Jest to również dobry moment, aby ustalić, czy jakiekolwiek elementy powinny być podzielone lub połączone.

Wskazówki dotyczące tworzenia listy poziomów

Czy chcesz, aby Twoja lista poziomów faktycznie działała? Te wskazówki pomogą Ci zbudować coś, co Twój zespół będzie mógł od razu wdrożyć:

Zachowaj prostotę i skupienie: nie twórz więcej poziomów niż potrzebujesz. Zbyt wiele opcji spowalnia decyzje i zaciera granice między tym, co naprawdę ważne, a tym, co mniej istotne.
Dokumentuj swoje myśli: sporządzaj notatki na temat kluczowych decyzji dotyczących rankingu. Wyjaśnienie, dlaczego coś znalazło się na najwyższym poziomie, może później pozwolić uniknąć wielu godzin wymiany wiadomości.
Inteligentnie używaj wskazówek wizualnych: oznacz kolorami poziomy, aby można było przejrzeć listę jednym rzutem oka. Kolor czerwony może wskazywać na pilność, a zielony oznaczać, że element lub zadanie są gotowe — byle miało to sens dla Twojego zespołu.
Zaplanuj regularne aktualizacje: zmieniają się priorytety, więc w każdym kwartale wyznacz czas na przegląd i dostosowanie rankingów, aby pozostały aktualne.
Uzyskaj właściwą perspektywę: skontaktuj się z kolegami z zespołu, którzy na co dzień zajmują się tymi elementami. Ich praktyczne doświadczenie często ujawnia priorytety, które mogły Ci umknąć.

Utworzenie listy poziomów za pomocą tablic Confluence

Współpraca nad projektem z wykorzystaniem Confluence ułatwia tworzenie i udostępnianie list poziomów zespołowi. Tablice Confluence powalają tworzyć dynamiczne, wizualne rankingi, które każdy może wyświetlić i aktualizować w czasie rzeczywistym. Interfejs z obsługą metody „przeciągnij i upuść” pozwala szybko organizować elementy w poziomy, a także dodawać notatki, komentarze i oznaczenia kolorami, aby uprościć rankingi jeszcze bardziej.

Confluence integruje narzędzia do zarządzania projektami, aby pomóc zespołom podejmować lepsze decyzje. Zarówno podczas planowania projektów, ustalania priorytetów, jak i oceniania opcji posiadanie centralnego miejsca do tworzenia i udostępniania list poziomów zapewnia wszystkim spójność. Ponadto można łatwo połączyć swoje listy poziomów z powiązaną dokumentacją, ułatwiając śledzenie kontekstu i uzasadnianie rankingów.

Utwórz listę poziomów w Confluence za darmo

Powiązane szablony i zasoby

DACI

Nawigacja okruszkowa, dzięki której inne zespoły mogą prześledzić Twoje kroki

Burza mózgów

Prowadź super produktywne sesje burzy mózgów

Retrospektywa

Określ stopień powodzenia projektu, korzystając z szablonu retrospektywy.