Maksymalizacja produktywności dzięki szablonom GTD
Przewaga na starcie, asy w rękawie, przemyślane decyzje. Każdy chciałby to mieć. W świecie, który z każdym dniem staje się coraz bardziej jednorodny, sukces odnoszą ci, którym uda się wyróżnić. Dzięki szablonom GTD menedżerowie projektów mogą skupić się na osiąganiu postępów, zamiast marnować czas na niepotrzebne detale.
Szablon GTD oferuje gotowe do użycia rozwiązanie szczególnie przydatne w sytuacjach, gdy czas jest kluczowy. Opierają się na opracowanym przez Davida Allena procesie Getting Things Done (GTD) i pozwalają utworzyć przejrzysty harmonogram realizacji projektu.
W swojej istocie metodyka GTD umożliwia skupienie się na kreatywnych zadaniach przy jednoczesnej sprawnej realizacji projektów. Szczególnie skuteczna okazuje się w połączeniu z praktykami zarządzania projektami Agile.
W tym artykule omówimy prawidłowe zastosowanie szablonów GTD i pokażemy, jak menedżerowie projektów mogą z nich korzystać, aby przekuć projekty w pożądane rezultaty przy użyciu narzędzi, takich jak Confluence i Jira.
Czym jest szablon Getting Things Done?
Szablon GTD strukturyzuje zasady produktywności opracowane przez Davida Allena. Zawiera on kluczowe założenia metodyki GTD oraz zapewnia harmonogram umożliwiający szybkie i skuteczne wdrożenie GTD przy użyciu sprawdzonego podejścia krok po kroku do zarządzania projektami.
Szablon GTD zmniejsza stres związany z zastanawianiem się, co będzie dalej, dając ekspertom merytorycznym (SME) możliwość skupienia się na bieżących kwestiach. Szablony GTD pomagają zespołom Agile w utrzymaniu koncentracji na konkretnych zadaniach i unikaniu przekraczania limitów WIP dzięki jasnemu określeniu kolejnych działań.
Znaczenie szablonów GTD
Niezależnie od tego, czy chodzi o model kaskadowy, metodykę Agile, czy połączenie tych dwóch podejść, tradycyjne zarządzanie projektami opiera się głównie na zadaniach. Zadania są ostatnim etapem planowania przed podjęciem działań przez eksperta merytorycznego.
Lista zadań do wykonania potrafi przyprawić o ból głowy kreatywnych i zapracowanych profesjonalistów. Tutaj właśnie ujawniają się zalety szablonów GTD. Pozwalają one nie tylko ograniczyć stres i prokrastynację, zastępując je przejrzystością, koncentracją i przestrzenią, w której eksperci merytoryczni mogą pracować w sposób optymalny, ale także znacznie poprawiają zarządzanie czasem i ustalanie priorytetów zadań.
Szablony GTD pomagają efektywniej zarządzać czasem, zapewniając ustrukturyzowane ramy do rejestrowania, precyzowania, porządkowania i weryfikowania zadań. Pomagają one w ustalaniu priorytetów zadań w oparciu o ich ważność i pilność, dzięki czemu można od razu zająć się najważniejszymi sprawami, a mniej pilne odłożyć na później.
Co więcej, szablony GTD sprzyjają proaktywnemu podejściu do zarządzania zadaniami, zmniejszając ryzyko, że ważne zadania umkną naszej uwadze. Dzięki lepszej organizacji i wglądowi w oczekujące zadania można podejmować świadome decyzje dotyczące alokacji czasu i zasobów, co ostatecznie przyczynia się do poprawy produktywności i ograniczenia stresu.
Zasady GTD
GTD obejmuje pięć podstawowych zasad: rejestrowanie, objaśnianie, porządkowanie, refleksja i realizacja.
Capture
Na tym etapie przedstawiasz wszystkie swoje pomysły. Głównym celem jest utworzenie skrzynki odbiorczej zadań, która zawiera pomysły, wymagania i obawy dotyczące określonej funkcji, osoby lub projektu. Może ona obejmować zadania, projekty, pomysły, zobowiązania lub wszelkie inne kwestie, którym poświęcasz uwagę. Rejestrując wszystko w jednym miejscu, zwalniasz miejsce w swojej pamięci i masz pewność, że niczego nie pominiesz.
Objaśnianie
Podziel pomysły na kategorie w oparciu o ich ważność, niezbędne kroki i to, czyjej pomocy (jeśli w ogóle) będziesz potrzebować. Ten krok stanowi swego rodzaju filtr. Celem nie jest odrzucanie pomysłów, ale umieszczenie ich we właściwym kontekście.
Organizuj
Na tym etapie projekty zaczną nabierać kształtu. Elementy, które kiedyś były pomysłami, są poddawane dalszej klasyfikacji i przekształcane w projekty, wysyłane do kolejki oczekujących lub zapisywane jako informacje referencyjne.
przemyśl
W wybranych przez siebie odstępach czasu zadawaj pytanie: „Czy to jest nadal istotne?”. Niektórzy stawiają na cotygodniowe refleksje, a inni robią to codziennie. Taki przegląd pomaga utrzymać realizację zadań na właściwym kursie, a jednocześnie zdejmuje presję z członków zespołu korzystających z GTD.
Raporty Agile mogą dostarczać cennych analiz podczas tego etapu refleksji.
Angażowanie
Nadszedł czas, by zabrać się do pracy. Gdy zespoły objaśnią, uporządkują i zweryfikują wszystkie elementy, użytkownicy mogą zacząć wykonywać zadania po kolei, aż do ukończenia swoich projektów.
Stosując GTD jako metodologię projektową, członkowie zespołu zyskują poczucie pewności. Dzięki GTD wiesz, że pracujesz nad właściwym zadaniem we właściwym czasie, aby osiągnąć pożądane rezultaty.
Rodzaje szablonów GTD
Szablony GTD są uniwersalne. Menedżerowie projektów dostosowują je do potrzeb swojego zespołu, interesariuszy i danego projektu. Jednak niektóre szablony GTD są standardowe i powinny stanowić element wszystkich systemów GTD, w tym następujących:
Codzienne listy zadań
W GTD codzienne listy zadań przybierają formę szablonu kolejnych czynności. Daje to użytkownikom GTD punkt odniesienia umożliwiający szybkie poruszanie się po czynnościach do wykonania i wykonywanie tych, które są ważne, wtedy, gdy jest to ważne. Użytkownicy łączą codzienne zadania w szablonie kalendarza i izolują kolejne czynności do wykonania dla codziennych zadań.
Terminarz tygodniowy
Szablon terminarza tygodniowego jest kluczowy, aby można było koordynować realizację codziennych zadań z szerszymi obowiązkami. Doświadczeni użytkownicy GTD wykorzystują cotygodniowe sesje planowania do ponownej oceny i reorganizacji listy kolejnych działań, dbając o to, aby każde z nich pozostawało istotne z punktu widzenia celów ogólnych.
Szablony organizacji projektów
Wymienienie tematów lub punktów planu na podstawie priorytetów lub znaczenia dla osiągnięcia celów spotkania pozwala uzyskać dobrze skonstruowany plan, który ułatwia produktywne dyskusje.
Skorzystaj z elastycznych układów stron Confluence, aby zarysować i uporządkować punkty planu.
Skrzynka odbiorcza
Potencjał szablonu skrzynki odbiorczej wynika ze swobody publikowania wszystkich myśli, pomysłów, koncepcji i projektów w jednym miejscu. Specjaliści GTD określają te elementy także mianem przypadkowych zdarzeń życiowych. Inni po prostu nazywają je „rzeczami”. W tym przypadku te różne elementy związane z projektem trafiają do skrzynki odbiorczej. Poniżej przedstawiono proces przenoszenia tych elementów ze skrzynki odbiorczej do odpowiednich miejsc w innych szablonach.
1. Utworzenie listy: pierwszym krokiem podczas korzystania z szablonu skrzynki odbiorczej, zwanym także „oczyszczaniem umysłu”, jest utworzenie listy.
2. Klasyfikacja elementów listy: Umieść elementy w odpowiedniej kategorii. Skąd masz wiedzieć, która kategoria jest właściwa? Przepływ pracy GTD określa, gdzie ma trafić każdy z elementów listy.
Czy dana czynność jest wykonalna?
Tak: umieść wykonalne czynności w jednym z dwóch miejsc:
- Lista oczekujących: umieść tutaj elementy, jeśli przed wykonaniem czynności będziesz potrzebować czyjegoś zaangażowania.
- Lista kolejnych działań: umieść tutaj elementy, jeśli mają wyznaczony termin i musisz wykonać co najmniej jeden krok przed oznaczeniem ich jako gotowe.
Nie: umieść niewykonalne czynności w koszu lub na liście „Kiedyś” bądź liście informacji referencyjnych.
- Lista Kiedyś: Umieść elementy na tej liście, jeśli nie są teraz istotne, ale będą istotne w przyszłości. Przykładem może być element, który nie ma terminu ani żadnych czynności.
- Lista informacji referencyjnych: chociaż ta lista nie zawiera żadnych czynności, jej elementy przechowują informacje niezbędne do ukończenia elementów na liście oczekujących i liście kolejnych działań.
Korzystanie z szablonów GTD
Droga danego elementu nie kończy się na klasyfikacji. Wiele elementów ze skrzynki odbiorczej trafia na listę projektów. Każdy projekt zawiera terminarz cotygodniowych przeglądów.
Lista kontrolna cotygodniowych przeglądów obejmuje następujące działania:
- Wyczyść przestrzeń fizyczną i cyfrową, aby skupić się na bieżącym projekcie.
- Zapisz i uporządkuj wszystkie projekty, prośby o aktualizacje i czynności do wykonania, które nie znajdują się jeszcze w terminarzu projektu.
- Przejrzyj listę kalendarza. Upewnij się, że każda czynność do wykonania została ponownie zaplanowana wcześniej lub później niż pierwotnie planowano.
- Sprawdź listę kolejnych czynności. Oznacz wszystkie ukończone elementy jako gotowe. Przejrzyj pozostałe czynności do wykonania na liście, aby ustalić, czy mają stać się oddzielnymi projektami, czy też powinny pozostać na liście.
- Dodaj innowacje i pomysły, które chcesz przetestować.
- Zastanów się, co poszło dobrze.
- Udokumentuj sposoby wprowadzenia usprawnień.
Teraz krótko przyjrzymy się każdej liście w projekcie GTD.
Lista kolejnych czynności
Przejrzyj pozycje na tej liście i zadaj następujące pytania, aby zbliżyć element do stanu ukończenia:
Czy mogę ukończyć ten element w jednym kroku? Jeśli odpowiedź brzmi „tak” i możesz go ukończyć w mniej niż dwie minuty, oznacz go jako gotowy.
Czy element wymaga wielu kroków, zanim zostanie ukończony? Uczyń z niego projekt i wymień kroki niezbędne do ukończenia.
Czy element składa się z jednego kroku, ale nie możesz go ukończyć w mniej niż dwie minuty? Zostaw go na liście kolejnych czynności i zaplanuj ukończenie w późniejszym terminie.
Uwaga: nie stracisz z oczu elementów odroczonych, ponieważ metodologia GTD wymaga okresowych przeglądów wszystkich list. Przeglądy te pozwalają specjalistom ds. GTD zmienić status elementu, przenosząc go z jednej listy na inną, dopóki go nie ukończą, nie odłożą lub nie usuną.
Lista oczekujących
W przypadku elementów na tej liście podaj imię i nazwisko osoby powiązanej z przeniesieniem elementu do ukończonych. Podaj termin realizacji elementu i monitoruj go do czasu ukończenia.
Lista na kiedyś
Ta lista zawiera elementy, które nie mają przypisanych czynności ani pilnych terminów. Podczas okresowych przeglądów należy ją przeszukiwać pod kątem potencjalnych projektów, elementów jednoetapowych oraz elementów, którymi musi zająć się inna osoba.
Lista zasobów
Bez tej listy nic tak naprawdę nie da się zrobić. Potraktuj ją jako bazę wiedzy lub katalog nadający kontekst każdemu elementowi. Połącz elementy listy zasobów z co najmniej jednym elementem z dowolnej innej listy. Przykładem elementu listy odniesienia mogą być data urodzenia, dane do kontaktu, obraz projektu ze spotkania, cytat z książki, fragment tekstu lub łącze do pliku PDF.
Lista kalendarza
Osoby stosujące metodę GTD używają tej listy do rejestrowania ważnych dat związanych z elementami listy. Elementy na liście kolejnych czynności oraz elementy na liście oczekujących powinny mieć dołączone daty. Te elementy znajdziesz na liście kalendarza.
Podczas przeglądów okresowych przesuwaj daty w razie potrzeby, aby upewnić się, że przepływ pracy odpowiada Twojej wydajności.
Jak wybrać odpowiedni szablon GTD
Chociaż to prosta metodologia, zapewnia ona użytkownikowi elastyczność. Z tą elastycznością wiążą się następujące kwestie:
Osobiste preferencje
Można na przykład codziennie przeglądać czynności do wykonania, a co tydzień listy projektów. Albo jeśli wolisz, możesz zaplanować przeglądy dwa razy w tygodniu w przypadku pilnych i istotnych projektów.
Planowanie tych przeglądów daje użytkownikom poczucie bezpieczeństwa, pozwalając skoncentrować się na wykonywanym zadaniu, ponieważ wiedzą, że nie zignorują ani nie przeoczą elementu.
Wymagania przepływu pracy
Menedżerowie projektów wiedzą, że wymagania interesariuszy zmieniają się. Dzięki szablonom GTD dostosowanie się do tych wymagań może być proste, ale tylko jeśli Twoje starania będą wsparte odpowiednimi zasobami.
Confluence oferuje szereg szablonów GTD, które można dostosować, aby ułatwić zmianę kierunku działań przy utrzymaniu tempa realizacji projektu.
Korzystanie z szablonów GTD w Confluence i Jira
Dzięki bazom danych Jira i Confluence menedżerowie projektów zyskują jedną stałą lokalizację do organizowania danych zgodnie z metodologią GTD. Bazy danych Confluence zapewniają uporządkowany sposób przechowywania i łączenia różnych typów informacji oraz zarządzania nimi. Oprócz synchronizowania i organizowania w czasie rzeczywistym, bazy danych Confluence umożliwiają definiowanie relacji między danymi, tworzenie niestandardowych widoków i odwoływanie się do informacji z bazy danych w dowolnym miejscu na stronach Confluence.
Przykładowo można tworzyć bazy danych w celu śledzenia wymogów projektu, przechowywania notatek ze spotkań, zarządzania zadaniami zespołu i organizowania badań klientów w jednym miejscu. Bazy danych obsługują również różne typy pól, w tym tekst, datę, osoby i strony. Ta elastyczność pozwala modelować informacje zgodnie z konkretnym przypadkiem użycia.
Ponadto płynna integracja między bazami danych Confluence i Jira umożliwia wydajny przepływ pracy w zarządzaniu projektami. Można zsynchronizować zgłoszenia Jira z bazą danych Confluence, aby uzyskać pełny obraz statusu, priorytetów i zależności projektu. Wszelkie aktualizacje wprowadzone w powiązanych zgłoszeniach Jira zostają automatycznie odzwierciedlone w bazie danych, dzięki czemu informacje są zawsze aktualne. Ta integracja wypełnia lukę między planowaniem w Confluence a realizacją w Jira.
Złożone projekty wymagają inteligentnych systemów
Połączenie Confluence z Jirą upraszcza realizację złożonych projektów. Używaj tablic Jira do ustalania priorytetów, śledzenia prac i zarządzania nimi od początku do końca. Przykładowo inteligentne łącza wiążą Confluence z Jirą w celu wydajnego zarządzania projektami za pomocą obu narzędzi.
Kluczową zaletą jest to, że złożone elementy na listach GTD będą miały jasny, skoordynowany plan dostarczania za pośrednictwem interfejsu Jiry. Co więcej widoczność czynności między obydwoma narzędziami umożliwia kompleksowe aktualizacje statusu i płynne cykle przeglądów.
Confluence zawiera również elementy strony, takie jak tabele, statusy, czynności do wykonania, daty, osoby przypisane i decyzje.
Szablony GTD: często zadawane pytania
Jak często należy aktualizować szablony GTD?
Podczas okresowych przeglądów poproś o opinie na temat struktury szablonów listy GTD (Getting Things Done). Zastanów się, czy zbierasz wystarczającą ilość informacji, aby ukończyć projekty, i zmodyfikuj szablony, aby odpowiadały potrzebom Twojego zespołu.
Jaka jest różnica między metodologią GTD a ramami postępowania Agile?
Mimo pewnych podobieństw między GTD i Agile, są to zasadniczo różne metodologie. GTD to system produktywności ukierunkowany na pomoc osobom w rejestrowaniu, wyjaśnianiu, organizowaniu i analizowaniu zadań oraz angażowaniu się w nie w celu ograniczenia stresu i zwiększenia wydajności. Natomiast Agile to ramy zarządzania projektami przeznaczone dla zespołów do iteracyjnego opracowywania produktów w krótkich cyklach zwanych sprintami, z dużym naciskiem na współpracę i zdolność adaptacji.
Jednak te dwie metodologie w pewien sposób się pokrywają, na przykład objaśniając „definicję ukończenia”, wykorzystując burze mózgów (Agile) i przeczesywanie umysłu (GTD) w celu generowania pomysłów oraz dzieląc elementy na historie użytkowników (Agile) lub projekty (GTD).