Szablon zakresu prac

Standaryzuj zarysy zakresu prac z wyszczególnieniem obowiązków i terminów w każdym projekcie.

Ilekroć projekt obejmuje wiele zespołów lub osób, zawsze istnieje ryzyko błędów w komunikacji. Może to prowadzić do powielania lub pomijania zadań, co skutkuje opóźnieniami i dodatkowymi kosztami. Typowym sposobem korygowania błędów jest dodawanie większej liczby zadań, co może prowadzić do pełzania zakresu. To fatalna wiadomość dla Twoich klientów, którzy muszą zmienić swoje budżety i osie czasu, ale szkodzi również Twojej reputacji jako usługodawcy.

Jak zapewnić, aby zadania i terminy były wyznaczane, a wszyscy interesariusze zgadzali się ze sobą? Odpowiedzią jest dokument zawierający zakres prac, najlepiej mający jednakową strukturę w każdym projekcie. Korzystając z tego samego szablonu w przypadku każdej wersji roboczej zakresu prac, Ty i Twoi współpracownicy natychmiast wiecie, gdzie znaleźć szczegóły zadania, takie jak osoby odpowiedzialne i terminy.

Stwórz zakres prac za darmo w Confluence

Czym jest zakres prac?

Dokument zawierający zakres prac przedstawia wymagane w umowie projektowej elementy dostarczane, w tym sposób ich realizacji oraz niezbędne zasoby i oś czasu. Obejmuje metodologie, technologie, materiały i opisy stanowisk konieczne do sprawnego przebiegu projektu. Wyjaśnia, czego każda strona, klient i usługodawca powinni oczekiwać od siebie nawzajem. Zmniejsza to ryzyko pełzania zakresu i zapewnia każdej ze stron ochronę prawną, pomagając zapobiegać sporom i konfliktom.

Czym jest szablon zakresu prac?

Szablon zakresu prac stanowi dla menedżerów projektów pomoc przy opracowywaniu zakresu prac, który wszyscy interesariusze mogą łatwo przeczytać i zrozumieć. Jest wstępnie skonfigurowany, wskazując, gdzie w dokumencie menedżerowie powinni umieścić istotne szczegóły i informacje o projekcie.

Każda sekcja może zawierać sugerowane prawidłowe odpowiedzi, które autor zakresu prac może w razie potrzeby dostosować. Szablon zapewnia uwzględnienie wszystkich aspektów projektu oraz spójne przestawienie informacji, dzięki czemu można je łatwo znaleźć i zrozumieć.

Komponenty zakresu prac

Wszystkie projekty z udziałem klienta i wykonawcy można podzielić na kilka etapów i elementów. Kluczowe punkty wymienione w zakresie prac powinny obejmować:

Przegląd i cele projektu: to podstawowe informacje, takie jak nazwa projektu, zaangażowane strony i cel inicjatywy.
Elementy dostarczane: to każdy konkretny wynik, który oznacza zakończenie kluczowego etapu projektu. Mogą to być raporty, projekty prototypów, produkty o minimalnej wymaganej funkcjonalności lub produkty końcowe.
Zadania: to czynności wymagane do ukończenia każdego etapu, takiego jak projektowanie, testowanie lub budowa.
Osie czasu: wszystkie strony muszą znać szacowaną datę przekazania każdej elementu dostarczanego lub kamienia milowego.
Obowiązki: zakres prac wymienia osoby lub zespoły odpowiedzialne za każdy kamień milowy lub element dostarczany. Mogą to być zatwierdzenia lub informacja zwrotna od klienta, a także praca wykonana przez wykonawcę.
Wymagania techniczne: mogą obejmować narzędzia, infrastrukturę lub platformy wymagane na każdym etapie projektu.
Założenia: czynniki, które uznano za prawdziwe do celów planowania, ale muszą być jeszcze potwierdzone lub ostatecznie uzgodnione. Uwzględniają niewiadome, które mogą wpłynąć na projekt, takie jak koszt dostaw.

Co sprawia, że szablon zakresu prac jest dobry?

Dobry szablon zakresu prac to plan tworzenia jasnych, kompleksowych i spójnych zakresów prac w różnych projektach. Powinien być uporządkowany, prowadząc autora przez wszystkie istotne elementy dzięki logicznym sekcjom i zwięzłemu językowi. Kompleksowość ma kluczowe znaczenie — szablon musi obejmować wszystkie krytyczne aspekty, takie jak cele, elementy dostarczane, osie czasu, obowiązki i warunki.

Ponadto powinien być elastyczny i konfigurowalny, aby sprostać specyficznym potrzebom różnych projektów. Powinien być przyjazny dla użytkownika dzięki wstępnie wypełnionym polom, które następują po sobie w logicznym porządku, oraz ułatwiać współpracę dzięki funkcjom, takim jak komentarze śródtekstowe, wzmianki @ i informacja zwrotna w czasie rzeczywistym.

Historia wersji zapewnia śledzenie wszystkich zmian, a integracja z oprogramowaniem do obsługi przepływów pracy, takim jak Jira, pozwala na płynne łączenie zakresu prac z zadaniami projektowymi i śledzenie postępów.

Rodzaje szablonów zakresu prac

Każdy projekt wiąże się z innymi wymaganiami pod względem złożoności, standardów branżowych, zobowiązań prawnych i potrzeb klientów. Dlatego idealna struktura szablonu będzie się różnić w zależności od tych czynników. Przyjrzyjmy się trzem przykładom:

Projekty budowlane

Zakresy prac w przypadku projektów budowlanych są silnie skoncentrowane na namacalnych elementach dostarczanych. Nadają priorytet szczegółowym specyfikacjom, planom i listom materiałów, często zawierając sekcje poświęcone informacjom o placu budowy, rysunki architektoniczne, plany konstrukcyjne i szczegółowe harmonogramy z kamieniami milowymi.

Branża jest ściśle regulowana, więc szablony te muszą również uwzględniać kodeksy budowlane, przepisy środowiskowe i standardy bezpieczeństwa, takie jak OSHA. Przykładowo zakres prac budowlanych w przypadku nowego budynku biurowego zawierałby obliczenia konstrukcyjne, schematy elektryczne i wyjścia awaryjne. Może nawet obejmować wykończenia, takie jak kolor farby i meble.

Projekty IT

Zakresy prac w projektach IT kładą nacisk na precyzję techniczną i jasno określone elementy dostarczane. Koncentrują się na wymaganiach dotyczących oprogramowania, specyfikacjach sprzętowych, rygorystycznych procedurach testowania i kwestiach bezpieczeństwa. Kluczowe sekcje często obejmują diagramy architektury systemu, schematy baz danych, makiety interfejsów użytkownika i dokumentację interfejsów API.

Ze względu na wrażliwy charakter danych i znaczenie niezawodności systemu szablony te często muszą być zgodne z przepisami dotyczącymi prywatności danych, takimi jak RODO, standardami bezpieczeństwa, takimi jak ISO 27001, oraz wytycznymi dotyczącymi dostępności, takimi jak WCAG. Przykładowo zakres prac IT służący do opracowania aplikacji mobilnej obejmowałby szkielety i specyfikacje projektów, wymagania funkcjonalne i szczegółowe plany testów. Pozwoliłoby to koordynować prace wszystkich stron przy dostarczaniu produktu końcowego, który jest bezpieczny, intuicyjny i przyjazny dla użytkownika.

Kampanie marketingowe

Zakresy prac w kampaniach marketingowych kładą nacisk targetowanie behawioralne, strategię treści i mierzalne wyniki. Przykładowo profilowanie odbiorców może wymagać sekcji określających kanały marketingowe i strategię treści, wskazując pomysły na briefy kreatywne i wskaźniki KPI. Inne kluczowe sekcje to badania rynku, cele kampanii i kalendarz treści.

Biorąc pod uwagę publiczny charakter marketingu, szablony te często muszą uwzględniać przepisy dotyczące reklamy, wytyczne dotyczące etycznego marketingu oraz reguły platformy dotyczące mediów społecznościowych i innych kanałów. Zakres prac marketingowych dotyczących wprowadzenia produktu na rynek może obejmować analizę konkurencji, makiety projektowe materiałów promocyjnych oraz plan śledzenia ruchu na stronie internetowej i konwersji.

Skorzystaj z darmowego szablonu planu marketingowego jako punktu wyjścia do następnej kampanii marketingowej.

Zalety korzystania z szablonu zakresu prac

Zapewnienie spójności

Szablony zakresu prac zapewniają, że dokumentacja dla każdego projektu ma spójną strukturę i format. Przekłada się to na spójną treść, terminologię i prezentację, co minimalizuje dwuznaczność i zmniejsza ryzyko nieporozumień.

Oszczędność czasu

Gotowe szablony znacznie przyspieszają proces tworzenia zakresu prac, oferując gotową strukturę, wstępnie wypełnione sekcje i wskazówki. Eliminuje to żmudne zadanie projektowania dokumentu od podstaw, pozwalając menedżerom projektów poświęcić więcej czasu na podstawowe czynności, takie jak planowanie, realizacja i monitorowanie. Ostatecznie szablony poprawiają ogólną wydajność projektu i ograniczają potencjalne opóźnienia.

Większa przejrzystość

Przedstawiając w skrócie elementy dostarczane, zadania i osie czasu, szablony zakresów prac określają, co należy osiągnąć, jak to zostanie wykonane i kiedy powinno zostać ukończone. Eliminuje to dwuznaczność i sprzyja wspólnemu zrozumieniu, minimalizując błędne interpretacje. Wyraźne włączenia i wykluczenia zapobiegają pełzaniu zakresu, ustalając wyraźne granice dotyczące tego, co jest, a co nie jest zawarte w projekcie.

Sprawniejsza komunikacja

Szablony służą jako wspólny punkt odniesienia dla dyskusji, zapewniając ujednolicone ramy, które wszyscy interesariusze mogą zrozumieć i do których mogą się odwoływać. Zapewnia to wspólne zrozumienie zakresu projektu, elementów dostarczanych, osi czasu i obowiązków. Ta jasna podstawa komunikacji zmniejsza prawdopodobieństwo konfliktów wynikających z różnych interpretacji lub oczekiwań. Jeśli komplikacje pojawią się z przyczyn zewnętrznych, wspólny plan pomaga obu stronom rozwiązać je wspólnie bez przypisywania winy.

Ograniczanie ryzyka

Ponieważ szablony zakresu prac działają jak kompleksowe listy kontrolne z podpowiedziami i uporządkowanym formatem, zmniejszają ryzyko pominięcia kluczowych informacji. Ponadto, chociaż szablon nie jest prawnie wiążący, stanowi podstawę szczegółowego zakresu prac, który staje się prawnie wykonalny po podpisaniu przez wszystkie strony. Ostatecznie jasność w określaniu podstawowych szczegółów projektu chroni wszystkie zaangażowane osoby.

Zapoznaj się z bezpłatnym szablonem oceny ryzyka, aby uzyskać szczegółowe informacje na temat planowania i ograniczania ryzyka.

Tworzenie zakresu prac

Zacznij od jasnych informacji ogólnych na temat projektu

Zakres prac musi rozpoczynać się od wprowadzenia szczegółowo opisującego nazwę projektu i jego pożądany wynik, aby umożliwić interesariuszom zrozumienie celu i kontekstu projektu. Najważniejsze informacje to nazwa klienta, dostawcy usług i wszelkich innych zaangażowanych firm. Inne przydatne informacje kontekstowe to historia projektu i powody, dla których warto traktować go priorytetowo.

Zdefiniuj cele projektu

Wprowadzenie pozwala interesariuszom wyobrazić sobie, dlaczego dany projekt jest konieczny. Nie wystarczy powiedzieć „budujemy tamę” — musimy znać potencjał wykonawczy, oś czasu i inne cele dodatkowe — na przykład „zbudujmy tamę, która chroni przyrodę i umożliwia wytwarzanie energii elektrycznej”. Ta sekcja musi opisywać konkretne i mierzalne cele projektu.

Przedstaw zarys zadań

Teraz musimy wyjaśnić, jak zrealizować każdy z tych celów. Może to wiązać się z wykonaniem kilku zadań, takich jak analizy, planowanie, projektowanie, testowanie, dostawa i konfiguracja. Wspólnie z kierownikami projekt określ, jakich zadań wymaga każdy cel.

Utwórz oś czasu i kamienie milowe projektu

Każdy projekt jest tylko jednym krokiem w działalności biznesowej klienta, który najprawdopodobniej zaplanował także inne inicjatywy uzależnione od bieżącego projektu. Klarowna oś czasu z kluczowymi kamieniami milowymi pozwala klientowi zrozumieć, kiedy każdy z etapów zostanie ukończony i czy szerszy biznesplan nie ulegnie zmianie. Takie przejrzyste informacje tworzą zaufanie i dowodzą Twojego zaangażowania w realizację dostaw na czas i zgodnie z określonym zakresem.

Przypisanie ról i obowiązków

Każde zadanie wymaga odmiennych zestawów umiejętności, a jeśli nie zostanie przekazane poszczególnym ekspertom lub zespołom, pozostaje niepotrzebnym obciążeniem dla kierowników projektu. Wyznaczenie odpowiednich osób daje klientom pewność, że ich projekt jest we właściwych rękach, a wyselekcjonowani specjaliści są przeszkoleni w zakresie monitorowania przestrzegania osi czasu i wymagań technicznych.

Skorzystaj z bezpłatnego szablonu ról i obowiązków, aby zdefiniować oczekiwania.

Uwzględnij wymagania i ograniczenia dotyczące projektu

Każdy projekt bazuje na określonych zasobach i jest realizowany przy określonych ograniczeniach. Określenie tych czynników z góry pomaga w dopasowaniu zasobów, personelu i względów regulacyjnych. W tej sekcji należy szczegółowo opisać potrzebne narzędzia, takie jak oprogramowanie i sprzęt, oraz warunki wstępne, takie jak pozwolenia. Należy również podkreślić potencjalne ograniczenia, w tym ograniczenia budżetowe, wyzwania techniczne lub czynniki zewnętrzne, które mogą wpływać na rezultaty projektu.

Przeglądanie i porządkowanie

Przed sfinalizowaniem zakresu prac niezbędne jest jego skrupulatne sprawdzenie. Upewnij się, że każdy z punktów jest poprawny, kompletny i jednoznaczny. Zasięgnij opinii interesariuszy, aby uwzględnić ich punkty widzenia i stworzyć dobre warunki do współpracy. Ten iteracyjny proces zapewnia wszystkim dostęp do bieżących informacji i minimalizuje nieporozumienia.

Najlepsze praktyki dotyczące tworzenia zakresu prac

Wykorzystanie szablonu zakresu prac pomaga w zapewnieniu właściwej realizacji projektu dzięki przygotowaniu dokładnego i pomocnego dokumentu. Ale jeśli zachcesz zrobić to samodzielnie lub przerobić elementy szablonu, podpowiadamy kilka najlepszych praktyk:

Dbaj o jasny i zwięzły język: Używaj precyzyjnego języka i unikaj żargonu lub nadmiernie specjalistycznych terminów, aby umożliwić zrozumienie zakresu prac wszystkim zainteresowanym stronom. Minimalizuje to ryzyko błędnych interpretacji i sporów.
Zaangażuj interesariuszy w proces przeglądu: Udostępnij wersję wstępną zakresu prac głównym interesariuszom, aby zebrać różne punkty widzenia i określić potencjalne luki, niespójności lub niejasności przed sfinalizowaniem dokumentu.
Zastosuj spójną strukturę i format: Użycie znormalizowanego szablonu lub formatu sprawia, że wszystkie zakresy prac mają podobną strukturę i zawierają te same główne elementy. Dzięki temu można łatwiej je czytać, porównywać i zarządzać nimi.
Jednoznacznie określ kryteria akceptacji: Wskaż jasne i mierzalne kryteria akceptacji wyników, aby obie strony rozumiały, czym jest pomyślne zakończenie każdego z etapów, ograniczając w ten sposób ryzyko późniejszych nieporozumień.

Stwórz zakres prac w Confluence

Chcesz przystąpić do opracowywania zakresu prac, ale nie wiesz, od czego zacząć? Skorzystaj z Confluence. Funkcja tabel w Confluence udostępnia wiele opcji nagłówków, obramowania i cieniowania, dzięki którym wyróżnisz kluczowe informacje i poprawisz czytelność dokumentu. Możesz je łatwo uporządkować tak, aby odpowiadały zadaniom, obowiązkom, osiom czasu lub dowolnej innej zmiennej, którą chcesz zawrzeć. Tabele mogą być edytowane i komentowane przez wielu użytkowników, co sprzyja współpracy w czasie rzeczywistym.

Możesz też zapoznać się z naszą kolekcją szablonów Confluence i dostosować je do swoich potrzeb. Możesz do nich dodawać sekcje, takie jak założenia, wykluczenia lub kryteria akceptacji, oraz dostosowywać treść do różnych typów projektów, na przykład dotyczących budownictwa, IT czy marketingu.

Po dostosowaniu strony Confluence zapisz ją jako szablon do wykorzystania w przyszłości.