Orientação de definição de metas para leads de projeto e aspirantes a manipulador

Teste rápido: Por que a definição de metas é importante? Muito mais do que apenas uma tarefa ou um movimento a ser feito, a definição de metas tem muitas vantagens. Estas são apenas algumas delas:

Não é difícil pensar nas coisas que você e a equipe querem realizar. Em qualquer dia, você pode querer mostrar a lista de afazeres do dia, quem é o chefe, realizar uma sessão de brainstorming com a equipe e decidir o traje do grupo que deve vencer o concurso que abrange toda a empresa.

Seu cérebro está sobrecarregado de atividades que você gostaria de fazer. Mas, de fato, realizar todas essas atividades é onde o problema começa.

Essa é a beleza da definição de metas. Faz você pensar sobre o que você precisa e cria uma linha do tempo para fazer tudo. Com essa base implementada, você vai poder concentrar os esforços e energia nas atividades que mais quer realizar.

No que a gente entende por definição de metas, você vai notar que a gente usa a palavra "processo". A razão é que a definição de metas não é algo que deve ser feito ao acaso, ela exige uma abordagem estruturada.

A maioria das estruturas e teorias orienta ser específico, considerar métricas importantes, definir uma data de término e estabelecer a base para tornar a meta uma realidade.

Essa estrutura permite que você monitore o progresso e permaneça no caminho certo muito mais do que faria se tivesse apenas uma ambição vaga na cabeça.

Definir uma meta parece muito mais permanente e definitivo do que apenas dizer: "Ah, espero que a consiga ter sucesso no final das contas…"

Aqui está a questão. A definição de metas aumenta a responsabilidade para você e a equipe, o que significa que você vai estar muito mais inspirado para seguir em frente.

Comece sua motivação compartilhando essa meta com alguém em quem você confia (sim, os membros da equipe contam). Em um estudo da Dominican University, 70% dos participantes que definiram uma meta e enviaram atualizações de progresso a um amigo reportaram a realização.

Você quer ter o gostinho da vitória também, certo? Veja o que você precisa fazer.

De certa forma, definir uma meta pode ser tão simples quanto baixar um podcast para ouvir durante o trajeto ao trabalho. Se você seguir uma estrutura, vai garantir que tudo funcione em perfeitas condições. Veja aqui apenas algumas a considerar:

• Metas SMART: SMART significa específico, mensurável, atingível, relevante e temporal. Ao trabalhar com a SMART, as metas devem marcar todas essas caixas. Saiba mais sobre as metas SMART, bem como alguns Exemplos de objetivos SMART para começar.
• Objetivos e Principais Resultados (OKRs): ao definir OKRs, você vai criar metas de alto nível, qualitativos e ambiciosos (se lembre, OKRs devem ser elevados!) e vai atribuir um resultado e um proprietário para cada meta. Em seguida, você vai usar a pontuação dos OKRs em intervalos regulares para verificar o progresso, detectar objetivos em risco de não serem alcançados e corrigir o curso conforme necessário.
  
  Aqui na Atlassian, a gente usa essa metodologia de definição de metas e tem até um template de OKRs prático que você pode usar para fazer sozinho. Você também pode consultar este esquema tático para obter mais práticas recomendadas e exemplos de OKRs.
• Principais indicadores de desempenho (KPIs): Muitas vezes, há uma certa confusão entre KPIs e OKRs. Mas, uma comparação entre OKR e KPI mostra as diferenças entre as estruturas. Ao contrário dos OKRs, os KPIs exigem que você atribua uma meta mensurável a um projeto ou processo existente. Por exemplo, você quer melhorar a eficácia da equipe de suporte ao cliente. Você pode atribuir um KPI de um número específico de tickets resolvidos de clientes por semana. Os KPIs também usam métricas chamadas de "indicadores de tendências" e "indicadores de resultados" para prever o sucesso futuro versus demonstrar o sucesso passado na obtenção de resultados.

Não há uma estrutura certa para escolher. Tudo depende do que você precisa e como vai ser mais fácil alcançar o status de mestre do malabarismo com bastão em chamas e esqui aquático.

Seja qual for a estrutura que você implementar, é importante ser específico sobre o que você está tentando alcançar. É difícil trabalhar com objetivos vagos como "servir melhor os clientes" e "ser uma equipe mais feliz" e é ainda mais difícil acompanhar o progresso em direção a essas metas nebulosas.

É por essa razão que você precisa se desafiar a entrar de cabeça e se aprofundar em um jogo final específico. Pergunte a si mesmo: "O que significa ser uma equipe mais feliz?" Talvez signifique ter mais tempo para se relacionar fora dos projetos de trabalho. Ok, como? Agendando happy hours frequentes e eventos que abrangem toda a equipe.

Ao ir direto ao ponto, você pode ter uma meta muito mais clara, como "Agendar atividades regulares com a equipe". Assim, você vai ter mais direção do que "ser uma equipe mais feliz".

Você definiu o que quer alcançar, mas agora precisa decidir quando é hora de se parabenizar. Você precisa saber o gostinho do sucesso.

Para ter mais clareza, a gente vai usar o exemplo de vínculo de equipe acima. O que significa agendar "com regularidade" as reuniões informais? Com que frequência? Responda com um número que você possa cumprir para se comprometer.

Quando terminar, talvez a meta fique mais ou menos assim: "Agendar pelo menos uma atividade que abrange toda a equipe por mês".

Agora você sabe o que esperar de você e da equipe. Mas, tenha em mente que não se trata de um exercício de definir e esquecer. Você precisa acompanhar e monitorar como você está indo. Aqui, na equipe do Confluence, a gente usa sinais e medidas para ficar de olhos bem abertos no progresso da meta. Você pode descobrir mais sobre eles neste esquema tático.

Em geral, as metas não permanecem do jeito que foram definidas para sempre; ou chegam ao fim ou evoluem.

É aqui que entra o prazo, em especial para metas que não exigem esforço diário. Defina uma data de término para saber com exatidão quanto tempo você tem para atingir o objetivo.

O prazo pode ser uma data, um período, uma grande saudação no futuro ou todos os três. Por exemplo, quando se trata de fazer com que a equipe saia da toca e passe algum tempo reunida, definir um prazo para si mesmo muda a meta para algo como: "Agendar pelo menos uma atividade que abrange toda a equipe por mês e compartilhar o calendário dos próximos eventos até a primeira quinta-feira de cada trimestre".

Com essa data de término firme, você se mantém no caminho certo, porque você sabe que não tem a eternidade para a conclusão.

Pegue essa meta na qual você trabalhou tanto, escreva e a coloque em algum lugar que você olhe todos os dias. Você pode deixar grudada no monitor do computador ou no espelho do banheiro. Anote no calendário ou assistente inteligente no telefone. Ou diga à equipe e peça para ela ajudar você a seguir o programa, fazendo verificações com frequência junto com você.

Claro, anotar o objetivo não é um compromisso legal nem nada. No entanto, você pode se surpreender com o fato de que, mesmo sem a ameaça de uma ação legal, essa prática pode aumentar as chances de alcançar o que se propôs a fazer.

Nesse mesmo estudo da Dominican University, os participantes tendiam a alcançar as metas se as escrevessem, mesmo que não as compartilhassem com ninguém. Um outro estudo da Harvard Business constatou que 3% dos formandos do MBA que anotaram as metas acabaram ganhando 10 vezes mais do que os outros 97%, apenas 10 anos após a formatura.

Ao escrever a meta, você deve manter todas as informações em um só lugar: o prazo, plano de ação e quaisquer recursos de apoio (pense em itens como instruções de truques de cartas ou um registro do tempo de prática!) que você pode precisar. Usar o Confluence é uma maneira incrível de documentar as metas, monitorar o progresso e manter as informações de apoio juntas, pois permite flexibilidade e crescimento conforme a meta evolui.

Com foco, motivação, você conseguiu, seu super-realizador de metas. E pronto. Você terminou!

Agora que você arrasa nas metas, é provável que tenha muitas coisas que queira alcançar em qualquer momento. Triste constatar que existe só um de você e que clonagem está fora de questão. Além do mais, tentar realizar muitas coisas de uma vez vai ser muito parecido com tentar fazer malabarismos com bastões em chamas em esquis aquáticos (com os olhos vendados, ainda por cima). Sua atenção e energia vão estar em todo lugar.

Você vai ter mais sorte se colocar todas as metas em ordem de importância e valor, comece com a primeira e continue com as outras.

Uma matriz de priorização pode ajudar com essa tarefa. Ela vai guiar você na categorização das metas com base na urgência e no impacto, para que você possa ter certeza de que está começando com o esforço mais importante.

Como seria bom se definir a meta fosse a meta. Assim, tornaria tudo muito mais fácil. Mas você não vai muito longe com essa abordagem.

É aqui que muitas pessoas e equipes ficam aquém. Elas pensam que falar é o mesmo que fazer. Evite essa armadilha criando um plano de ação.

Você tem uma meta tão grande que não tem ideia por onde começar? A gente está aqui para ajudar você.

Aqui vai o plano: divida esse peso em partes mais gerenciáveis. Por exemplo, se estiver iniciando o período de alterações de benefícios da empresa para o próximo ano, você pode dividir o projeto assim:

• Determinar quais benefícios mudaram desde o ano passado
• Editar documentos e atualizar gráficos
• Anunciar as alterações na reunião geral da empresa
• Agendar e planejar o período de alterações de benefícios
• Atualizar o site da empresa e os materiais de integração

Dividir uma meta gigante em partes menores torna o início muito mais fácil e menos intimidante. Também o mantém motivado, apresentando pequenas vitórias ao longo do caminho. Tudo está vinculado ao Princípio do progresso, que afirma que pequenas vitórias podem motivar você a continuar em frente.

Do que você precisa para alcançar cada marco e começar as celebrações de vitória? Quais suprimentos, quanto tempo e quais habilidades vão mover você em cada etapa em direção à meta final?

Se você quer estar pronto para anunciar as alterações na próxima reunião geral da empresa, você sabe que precisa estar pronto na primeira quinta-feira do próximo mês. Significa que você precisa agir, em especial, porque você calcula que vai levar uma semana para a equipe identificar o que mudou e atualizar toda a documentação.

Descreva o que você precisa agora, para que possa começar a planejar e alinhar os recursos. Fazendo assim, você vai evitar se deparar com gargalos frustrantes quando estiver trabalhando para atingir a meta.

Você tem os marcos e uma compreensão sólida do que precisa. Mas a abordagem ainda está um pouco confusa e você não tem certeza de como começar a fazer o trabalho. É hora de colocar os marcos em um fluxo de trabalho.

A etapa final na definição de metas é colocar esses marcos em uma ordem que faça sentido. Pode ser baseado em tópicos como importância ou quantidade de tempo de que cada um precisa ou com base em uma sequência definida existente que a liderança pediu que você seguisse.

Para o período de alterações de benefícios da empresa, você sabe que não pode atualizar o site e os materiais de integração sem antes editar todos os documentos e gráficos internos e relevantes. Você não pode concluir essa parte até descobrir o que mudou desde o ano passado.

Depois de mover essas peças, você cria um roteiro que pode seguir até o fim. Faça uma dancinha de felicidade e mãos à obra!

Seja correndo uma maratona ou revendo um processo de equipe desatualizado, você tem algumas ambições pessoais e que abrangem toda a equipe para seguir em frente. Causar agitação não vai ajudar você a seguir adiante.

O processo de definição de metas oferece etapas definidas que você pode seguir para definir um objetivo claro e se motivar para seguir em frente.

Siga as etapas e você vai estar no caminho certo para mover os objetivos da fase "fazer" para a fase "concluído". A gente fica na torcida por você!