Cómo utilizar las pizarras de Confluence para planificar y priorizar
El presidente de los Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower, dijo una vez: "Los planes no valen nada, pero la planificación lo es todo". Si bien los planes pueden tener poco peso ante las circunstancias cambiantes, los procesos implicados (planificar, debatir e implementar) siguen siendo invaluables.
En el panorama empresarial moderno, especialmente en sectores como el desarrollo de software, donde los procesos son incrementales y colaborativos, la planificación y la priorización de los proyectos y tareas proporcionan la base para sortear las desviaciones imprevistas con agilidad y éxito.
La planificación y la priorización son procesos empresariales complementarios pero distintos. Si bien la planificación ayuda a establecer objetivos claros y a desarrollar estrategias para alcanzarlos, la priorización garantiza que los esfuerzos se dirijan a actividades que se alinean con estos objetivos, lo que aumenta la probabilidad de éxito.
La priorización proporciona un marco para la toma de decisiones al ayudar a las empresas a evaluar las concesiones, mientras que la planificación garantiza que las decisiones se basan en una reflexión meditada de las opciones disponibles y sus posibles consecuencias.
Confluence ha sido durante mucho tiempo la mejor amiga para los gestores de proyectos que necesitan planificar y priorizar el trabajo de su equipo de forma eficiente, ya que proporciona una plataforma centralizada para que los equipos documenten los objetivos, los cronogramas y las prioridades de forma colaborativa.
Con la introducción de las pizarras de Confluence, la planificación y la priorización se han vuelto aún más visuales y colaborativas. Esta función proporciona a los equipos una superficie de forma libre para dar forma a sus planes antes de que comiencen a ejecutarse. Cuando estén listos para empezar a trabajar en estos planes, podrán trasladar fácilmente ese trabajo a Jira y convertirlo en tareas prácticas.
¿Qué son las pizarras de Confluence?
Las pizarras de Confluence son una herramienta interactiva y colaborativa para capturar y organizar ideas espontáneas y transformarlas de forma fluida en tareas prácticas.
Gracias a su fácil integración con otros productos de Atlassian, ofrecen una forma muy colaborativa y visual de capturar el trabajo no estructurado (como la lluvia de ideas) y convertir rápidamente las ideas en documentación formal.
Las pizarras de Confluence son un lienzo infinito que los equipos pueden utilizar para explorar ideas y agilizar el proceso, desde la planificación hasta la ejecución. Para obtener más información sobre cómo empezar a usar las pizarras, consulta esta guía rápida.
Crear pizarras con una plantilla
Las plantillas son una forma inmejorable de empezar rápidamente con cualquier tipo de proyecto o tarea. Ofrece un marco y una orientación estructurados, que ahorran tiempo y garantizan la coherencia en la planificación y la ejecución.
También son un excelente punto de partida a la hora de utilizar las pizarras de Confluence para dar comienzo a cualquier tipo de sesión de trabajo colaborativo.
Para crear una pizarra en Confluence, selecciona el botón "Crear" del menú situado en la parte superior y, a continuación, busca y selecciona "Pizarra".
Cuando llegues a la pizarra blanca recién creada, se te pedirá que elijas una plantilla.
Cuando encuentres la que buscas, pasa el ratón sobre la plantilla en el selector de plantillas y selecciona "Usar plantilla".
Si no quieres ver el selector de plantillas cada vez que se cargue la pizarra, desmarca "Mostrar al crear una pizarra", que se encuentra en la esquina inferior izquierda del selector.
Plantillas de pizarra de Confluence para planificar y priorizar
Las pizarras de Confluence ofrecen un lienzo versátil para que los equipos visualicen, elaboren estrategias e innoven. Para facilitar la gestión de proyectos, también incluyen un sinfín de plantillas integradas para diversas tareas, como la lluvia de ideas, la creación de diagramas, el diseño y la investigación de proyectos.
Estas son algunas plantillas de pizarra que permiten que los equipos puedan poner en marcha sus procesos de planificación y priorización de proyectos.
Plantilla de lluvia de ideas anotadas
La lluvia de ideas anotadas es una técnica colaborativa de intercambio de ideas en la que los participantes escriben sus ideas en silencio en una plantilla, y responden a las indicaciones o indicaciones del moderador.
La plantilla de lluvia de ideas anotadas para pizarras es una gran herramienta para acelerar el proceso de creación de nuevas ideas, desarrollar nuevas soluciones y adoptar un enfoque creativo para la resolución de problemas.
Para que la lluvia de ideas anotadas funcione, es importante que los miembros del equipo se muestren abiertos y acepten otras ideas. El proceso creativo no es tan eficaz si las personas que participan entran en la sesión con miedo a que las juzguen o se burlen de ellas por sus ideas.
Así es como podría ser una sesión de lluvia de ideas con esta plantilla:
- Introducción: explica el propósito y proporciona las instrucciones o directrices necesarias para usar la plantilla de lluvia de ideas anotadas.
- Generación silenciosa de ideas: cada miembro del equipo añade su nombre a una nota adhesiva y hay un temporizador para que todos puedan hacer una lluvia de ideas de forma individual para resolver el problema.
- Rotación: cuando se acabe el temporizador, es el momento de cambiar. Esto permite la polinización cruzada de ideas. Vuelve a poner en marcha el cronómetro, pasa a la idea de tu derecha e intenta mejorarla.
- Revisión y debate: una vez que todos los participantes hayan contribuido a varias plantillas de lluvia de ideas anotadas, dirige un debate para revisar las ideas generadas. Con esta plantilla, también puedes votar por la mejor idea una vez que la discusión haya terminado.
Esta plantilla de pizarra resulta perfecta para permitir que los miembros del equipo desarrollen las ideas de los demás, fomenten la creatividad y generen una amplia gama de soluciones ante un problema o desafío determinado.
Plantillas de diagramas de flujo
Los diagramas de flujo se utilizan desde hace mucho tiempo en la gestión de proyectos para varios procesos, como los mapas del trayecto del cliente, la priorización de las tareas, la asignación del correo electrónico, la definición de las especificaciones y los requisitos de funciones, los mapas del trayecto de los usuarios, la descripción de los procesos de lanzamiento y la visualización de los bucles de comentarios.
Ayudan a los equipos a representar de forma visual la secuencia de pasos o procesos que implica el desarrollo de un producto. También ayudan a identificar las dependencias, a asignar los recursos de forma eficaz y a garantizar la alineación con los objetivos estratégicos a lo largo del ciclo de vida del producto.
Las plantillas de diagramas de flujo para pizarras de Confluence pueden funcionar a la perfección para los equipos que buscan planificar y optimizar rápidamente todo tipo de flujos de trabajo y procesos.
La plantilla de diagrama de flujo es increíblemente versátil y se puede utilizar para trazar, documentar y aclarar procesos complejos en la fase de concepción de un proyecto.
Plantilla RICE
Las pizarras de Confluence también ofrecen una plantilla para uno de los métodos de priorización más populares, el marco RICE. El método RICE prioriza las tareas o los proyectos en función de cuatro factores: alcance, impacto, confianza y esfuerzo.
- El alcance se refiere al número de usuarios a los que afectará la tarea o el proyecto.
- El impacto mide el posible impacto o beneficio de la tarea o el proyecto en los usuarios o la empresa.
- La confianza expresa el nivel de confianza del equipo en las estimaciones de alcance y de impacto.
- El esfuerzo estima el tiempo, los recursos y el trabajo necesarios para llevar a cabo la tarea o el proyecto.
El método RICE combina estos cuatro factores en una sola puntuación. Multiplica el alcance, el impacto y la confianza y, a continuación, divide el resultado por el esfuerzo, con esta fórmula:
(alcance × impacto × confianza)/esfuerzo
Esta puntuación ofrece una medida cuantitativa de la prioridad de cada tarea o proyecto. De esta forma, los equipos pueden asignar los recursos de forma eficaz y centrarse en las iniciativas con el mayor potencial de impacto en relación con el esfuerzo.
Al utilizar esta plantilla, el primer paso es trazar los datos de cada proyecto o tarea que estés priorizando en función del alcance, el impacto, la confianza y el esfuerzo. Para el alcance, traza el número de usuarios que se verán afectados por el proyecto o las tareas.
Los otros tres factores se pueden clasificar en una escala del 1 al 5 para garantizar la coherencia. Por ejemplo, si quieres definir el esfuerzo, pregúntate: "En una escala del 1 al 5, ¿cómo será de fácil o de difícil llevar a cabo este proyecto?".
El segundo paso es usar la fórmula para calcular la puntuación RICE de cada proyecto o tarea.
Plantilla de método de priorización 2 × 2
Las pizarras de Confluence también ofrecen una plantilla de método de priorización de 2 × 2. También se denomina matriz de Eisenhower o matriz de urgencia e importancia, y es un marco para priorizar las tareas en función de la importancia y la urgencia. Clasifica las tareas en cuatro cuadrantes:
- Las tareas urgentes e importantes requieren atención inmediata y deben abordarse con la máxima prioridad. Estas tareas tienen consecuencias importantes si no se completan inmediatamente.
- Las tareas que son importantes pero no urgentes son tareas estratégicas que contribuyen a las metas u objetivos a largo plazo. Estas tareas deben programarse y planificarse, pero puede que no requieran una acción inmediata.
- Las tareas urgentes pero no importantes son, la mayoría de las veces, distracciones o interrupciones que se pueden delegar, minimizar o eliminar. Estas tareas pueden consumir tiempo y recursos, pero no contribuyen de forma significativa a los objetivos a largo plazo.
- Las tareas que no son urgentes ni importantes tienen baja prioridad y se pueden aplazar, delegar o eliminar. Estas tareas no se corresponden con los objetivos ni aportan gran valor vital al proyecto.
Con el método de priorización 2 × 2, los equipos pueden centrar sus esfuerzos en las tareas urgentes e importantes y, al mismo tiempo, identificar las oportunidades de delegar, planificar o eliminar las tareas que son menos importantes para alcanzar los objetivos.
Plantilla de matriz de priorización
Una matriz de priorización, también conocida como matriz de decisiones o cuadrícula de priorización, es una herramienta para evaluar y priorizar sistemáticamente un conjunto de opciones o alternativas en función de criterios predefinidos. Consiste en una cuadrícula en la que las opciones aparecen en un eje y los criterios, en el otro. Luego, las distintas opciones se evalúan según cada criterio.
Una matriz de priorización ofrece un enfoque estructurado de toma de decisiones que ayuda a los equipos a tomar decisiones fundamentadas, a asignar los recursos de forma eficaz y a centrarse en las iniciativas que se corresponden con los objetivos o prioridades estratégicos. Ayuda a desglosar las largas listas de tareas pendientes en tareas manejables y, al mismo tiempo, a saber qué tareas son las más importantes para lograr los objetivos del equipo.
La plantilla de matriz de priorización de la pizarra de Confluence está diseñada para ajustar los esfuerzos del equipo a los objetivos del proyecto para conseguir una priorización eficaz. Los dos elementos clave de esta plantilla son "compartir objetivos " y "trabajo pendiente".
Añade los principales objetivos de tu equipo a la plantilla para priorizar el trabajo sin perder de vista los objetivos más importantes. Cuando hayas definido "trabajo pendiente", puedes añadir elementos como notas adhesivas para priorizarlos o ajustar las tareas en un horizonte temporal.
Como las prioridades cambian constantemente, la plantilla se ha diseñado para que sea muy fácil mover las tareas por la matriz y hacer cambios cuando sea necesario.
Otras opciones de planificación y priorización que tener en cuenta
Además de las pizarras de Confluence, los productos de Atlassian tienen muchos otros recursos de planificación y priorización. Los usuarios de Jira pueden probar Jira Product Discovery, que ayuda a los equipos de producto a recopilar y priorizar las ideas y a sincronizarse con las hojas de ruta de productos directamente en Jira.
El Manual de estrategias para equipos de Atlassian incluye numerosas estrategias de priorización y planificación: recursos de talleres gratuitos que ayudan a tu equipo a abordar los desafíos más habituales y a mejorar continuamente el trabajo en equipo en todos tus proyectos.
¿Quieres usar esta plantilla?
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