Maximiza la productividad con las plantillas GTD
Buenos comienzos, grandes ventajas y decisiones inteligentes. Todo el mundo quiere estas cosas. En un mundo cada día más uniforme, para tener éxito hay que destacar. Con las plantillas GTD, los gestores de proyectos se sumergen en el progreso en lugar de quedarse sumidos en los detalles.
Las plantillas GTD ofrecen una solución lista para usar cuando el tiempo apremia. Basadas en el proceso Getting Things Done (GTD) de David Allen, proporcionan una hoja de ruta clara para completar cualquier proyecto con los mejores resultados.
En esencia, la metodología GTD permite dedicar más recursos a la creatividad y ayuda a garantizar el éxito de los proyectos. Puede ser especialmente eficaz si se combina con prácticas de gestión ágil de proyectos.
En este artículo, veremos cómo aplicar correctamente las plantillas GTD y cómo pueden utilizarlas los gestores de proyectos para obtener los resultados deseados mediante el uso de herramientas como Confluence y Jira.
¿Qué es una plantilla Getting Things Done?
Una plantilla GTD estructura los principios de productividad de David Allen. La plantilla desglosa los principios clave de la metodología GTD y ofrece una hoja de ruta para una implementación rápida y eficaz mediante un enfoque comprobado paso a paso de gestión de proyectos.
Con las plantillas GTD se trabaja con menos estrés. Ya no hay que preguntarse qué vendrá a continuación y los expertos pueden centrarse en la tarea que tienen entre manos. Las plantillas GTD proporcionan pasos siguientes claros. De esta forma, los equipos ágiles pueden mantenerse centrados y dentro de los límites del trabajo en curso.
La importancia de las plantillas GTD
Ya sea metodología en cascada, ágil o una combinación de ambas, la gestión de proyectos tradicional se basa principalmente en las tareas. Estas son el último paso de planificación antes de que un experto en la materia pueda actuar.
Ver una lista de tareas pendientes puede ser desastroso para los profesionales creativos y ocupados. Aquí es donde las plantillas GTD brillan de verdad. No solo eliminan los factores desencadenantes del estrés y la procrastinación (sustituyéndolos por la claridad, la concentración y el espacio para que los expertos en la materia lleven a cabo su mejor trabajo), sino que también mejoran significativamente la gestión del tiempo y la priorización de las tareas.
Las plantillas GTD ayudan a gestionar el tiempo de forma más eficaz al proporcionar un marco estructurado para capturar, aclarar, organizar y revisar las tareas. Ayudan a priorizar las tareas en función de su importancia y urgencia, garantizando que los elementos más importantes reciban atención inmediata, mientras que los asuntos menos urgentes se programan para más adelante.
Además, las plantillas GTD facilitan una estrategia proactiva para la gestión de tareas, lo que reduce la probabilidad de que tareas importantes pasen desapercibidas. Con una mejor organización y visibilidad de las tareas pendientes, puedes tomar decisiones informadas sobre la asignación de tu tiempo y recursos y, en última instancia, aumentar la productividad y reducir el estrés.
Los principios de GTD
GTD tiene cinco principios fundamentales: capturar, aclarar, organizar, reflexionar e interactuar.
Capture
En este paso se exponen todas tus ideas. El objetivo es tener una bandeja de entrada de tareas que recoja las ideas, los requisitos y las preocupaciones en torno a una función, persona o proyecto en particular. Esto puede incluir tareas, proyectos, ideas, compromisos o cualquier otra cosa que llame tu atención. Al capturarlo todo en un solo lugar, liberas espacio mental y te aseguras de que no se pierda nada.
Aclarar
Clasifica las ideas en categorías según su importancia, los pasos necesarios y la ayuda de quién necesitarás (si es necesario). Este paso vendría a ser como un filtro: el propósito no es tirar las ideas a la basura sino ponerlas en el contexto correcto.
Organiza
Aquí es donde empezarás a ver cómo van tomando forma los proyectos, clasificando más a fondo los elementos que alguna vez fueron ideas y convirtiéndolos en proyectos, enviándolos a una cola de espera o guardándolos como información de referencia.
Reflexiona
Pregúntate si sigue siendo relevante en el intervalo que elijas. Algunas personas optan por reflexionar semanalmente, mientras que otras lo hacen a diario. Esta revisión ayuda a mantener las tareas en marcha y a eliminar la presión de los miembros del equipo que utilizan GTD.
En esta etapa de reflexión, los informes de metodología ágil pueden proporcionar datos relevantes y de gran valor.
Conecta
Es el momento de ponerse a trabajar. En cuanto los equipos hayan aclarado, organizado y revisado todos los elementos, los usuarios pueden realizar las tareas de forma individual hasta que terminen sus proyectos.
Al utilizar GTD como metodología del proyecto, los miembros del equipo evitan el estrés. Con GTD, sabes que estás trabajando en la tarea correcta en el momento adecuado para lograr los resultados deseados.
Tipos de plantillas GTD
Las plantillas GTD son versátiles. Los gestores de proyectos las adaptan a las necesidades de su equipo, de las partes interesadas y del propio proyecto. Sin embargo, algunas plantillas GTD son estándar y deberían formar parte de todos los sistemas GTD. Estos son algunos ejemplos:
Listas de tareas diarias
En GTD, las listas de tareas diarias se organizan en plantillas de siguientes acciones. De esta forma, los usuarios de GTD tienen un punto de referencia rápido para analizar los elementos de acción y lograr lo que importa, cuando importa. Los usuarios conectan las tareas diarias en la plantilla de calendario y aíslan los elementos de las siguientes acciones para las tareas diarias.
Planificadores semanales
La plantilla de planificación semanal es fundamental para relacionar las tareas diarias con responsabilidades más generales. Los usuarios expertos en GTD utilizan las sesiones de planificación semanales para reevaluar y reestructurar su lista de siguientes acciones, garantizando que cada tarea sigue siendo relevante para sus objetivos generales.
Plantillas de organización de proyectos
Enumerar los temas o puntos del orden del día según la prioridad o la relevancia para los objetivos de la reunión garantiza un orden del día bien estructurado que facilita los debates productivos.
Usa los flexibles diseños de página de Confluence para resumir y organizar los temas del orden del día.
Bandeja de entrada
Las plantillas de bandeja de entrada son tan eficaces porque dan la libertad de publicar todos tus pensamientos, ideas, conceptos y moonshots en un solo lugar. Los expertos en GTD también se refieren a estos elementos como entradas aleatorias de la vida. Otros simplemente llaman a los elementos "cosas". En este caso, esos elementos dispares relacionados con un proyecto aparecen en la bandeja de entrada. Este es el proceso para mover los elementos de la bandeja de entrada a los lugares correspondientes en otras plantillas.
1. Crea la lista: el primer paso para usar la plantilla de bandeja de entrada es crear la lista, también llamada barrido mental.
2. Clasifica la lista: coloca los elementos en la categoría correcta. ¿Cómo sabes cuál es la categoría correcta? El flujo de trabajo GTD determina qué elemento de la lista va en cada sitio.
¿El elemento es procesable?
Sí: coloca los elementos procesables en uno de estos dos lugares:
- La lista de espera: envía los elementos aquí si necesitas que otra persona participe antes de completar una acción.
- La lista de siguientes acciones: pon los elementos aquí si tienen una fecha límite y tienes que hacer al menos un paso más antes de marcarlos como terminados.
No: pon los elementos que no sean procesables en la basura o en la lista de algún día o de referencia.
- La lista de algún día: pon elementos en esta lista si no son relevantes ahora, pero lo serán en el futuro. Un ejemplo de esto es un elemento que no tiene fecha de vencimiento ni ninguna acción.
- La lista de referencia: si bien esta lista no contiene acciones, sus elementos contienen información fundamental para completar los de la lista de espera y la lista de siguientes acciones.
Cómo usar las plantillas GTD
El recorrido de un elemento no termina tras la clasificación. Muchos elementos de la bandeja de entrada entrarán en la lista de proyectos. Cada proyecto incluye una planificación de revisión semanal.
La lista de comprobación de revisión semanal incluye lo siguiente:
- Espacio físico y digital despejado para centrarse en el proyecto en cuestión.
- Anota y estructura todos los proyectos, solicitudes de actualizaciones y elementos de acción que no estén aún en el planificador de proyectos.
- Revisa la lista de calendarios. Programa los elementos de acción antes o después de lo previsto.
- Consulta la lista de siguientes acciones. Marca los elementos acabados como completos. Revisa los demás elementos de acción de la lista para determinar si tienen que convertirse en proyectos independientes o deben permanecer en la lista.
- Añade las innovaciones e ideas que te gustaría probar.
- Reflexiona sobre lo que ha salido bien.
- Documenta ideas de mejora.
Ahora, vamos a echar un vistazo rápido a cada lista de un proyecto de GTD.
La lista Próximas acciones
Revisa los artículos de esta lista y haz las siguientes preguntas para acercar el elemento a su finalización:
¿Puedo completar este elemento en un solo paso? Si la respuesta es sí y puedes completarlo en menos de dos minutos, márcalo como terminado.
¿El artículo requiere varios pasos antes de completarse? Conviértelo en un proyecto y indica los pasos para completarlo.
¿El artículo tiene un solo paso, pero no puedes completarlo en menos de dos minutos? Déjalo en la lista Próximas acciones y prográmalo para completarlo más adelante.
Nota: No perderás la pista de los elementos que te dejes atrás porque la metodología GTD exige que se hagan revisiones periódicas de todas las listas. Estas revisiones permiten que los profesionales de GTD cambien el estado de un elemento y lo muevan de una lista a otra hasta que lo completen, aparquen o eliminen.
La lista Espera
Para los elementos de esta lista, incluye el nombre de la persona asociada con el traslado del elemento a la lista de los ya realizados. Incluye una fecha de vencimiento para el elemento y haz un seguimiento hasta que esté acabado.
La lista Algún día
Esta lista contiene elementos que no exigen acciones ni plazos apremiantes. Durante las revisiones periódicas, es importante analizar esta lista en busca de posibles proyectos, elementos de un solo paso y elementos que requieren la ayuda de otra persona.
La lista Referencias
Sin esta lista, no se hace nada realmente. Considéralo la base de conocimientos o el directorio que da contexto a cada elemento. Vincula los artículos de la lista de referencias con al menos un elemento de cualquier otra lista. Un ejemplo de un elemento de la lista Referencias podría ser el cumpleaños de una persona, la información de contacto, la información sobre un proyecto de una reunión, una cita de un libro, un bloque de texto o un enlace a un PDF.
La lista Calendarios
Los profesionales de GTD utilizan esta lista para incluir fechas importantes relacionadas con los elementos de la lista. Los artículos de la lista Próximas acciones y Lista de espera deben tener fechas adjuntas. Encontrarás esos artículos en la lista Calendarios.
Durante las revisiones periódicas, cambia las fechas según sea necesario para garantizar que el flujo de trabajo se ajuste a tu capacidad.
Cómo elegir la plantilla GTD correcta
Si bien es sencilla, esta metodología ofrece flexibilidad al usuario. Esta flexibilidad conlleva consideraciones como las siguientes:
Preferencias personales
Por ejemplo, puedes revisar los elementos de Próximas acciones a diario y las listas de proyectos semanalmente. O, si te va mejor, puedes programar las revisiones dos veces por semana para proyectos urgentes y esenciales.
Programar estas revisiones ofrece a los usuarios la seguridad psicológica necesaria para concentrarse en la tarea en cuestión, sabiendo que no ignorarán ni pasarán por alto un elemento.
Requisitos de flujo de trabajo
Los directores de proyectos saben que los requisitos de las partes interesadas cambian. Con las plantillas GTD, adaptarse para cumplir esos requisitos puede ser sencillo, pero solo con los recursos adecuados que respalden tus esfuerzos.
Confluence ofrece una serie de plantillas de GTD que se pueden personalizar para ayudarte a cambiar sin perder el impulso del proyecto.
Usar plantillas GTD de Confluence y Jira
Con Jira y las bases de datos de Confluence, los gestores de proyectos tienen una ubicación única y uniforme para organizarse en torno a la metodología GTD. Las bases de datos de Confluence ofrecen una forma estructurada de almacenar, conectar y gestionar diferentes tipos de información. Además de la sincronización y la organización en tiempo real, las bases de datos de Confluence te permiten definir las relaciones entre los datos, crear vistas personalizadas y consultar su información en cualquier parte de las páginas de Confluence.
Por ejemplo, puedes crear bases de datos para hacer un seguimiento de los requisitos del proyecto, almacenar las notas de las reuniones, gestionar las tareas del equipo y organizar la investigación de los clientes, todo en un solo lugar. Las bases de datos también admiten varios tipos de campos, como texto, fecha, personas y páginas. Esta flexibilidad te permite modelar la información para que se adapte a tu caso de uso específico.
Además, la perfecta integración entre las bases de datos de Confluence y Jira permite un potente flujo de trabajo de gestión de proyectos. Puedes sincronizar las incidencias de Jira con una base de datos de Confluence para tener una visión completa del estado, las prioridades y las dependencias del proyecto. Cualquier actualización que se haga en las incidencias vinculadas de Jira se refleja automáticamente en la base de datos, lo que garantiza que la información esté siempre actualizada. Esta integración cierra la brecha entre la planificación en Confluence y la ejecución en Jira.
Los proyectos complejos requieren sistemas inteligentes
Conectar Confluence con Jira simplifica la ejecución de proyectos complejos. Usa los tableros de Jira para priorizar, llevar el seguimiento y gestionar el trabajo de principio a fin. Por ejemplo, los enlaces inteligentes conectan Confluence y Jira para una gestión eficaz de los proyectos a través de ambas herramientas.
La principal ventaja es saber que los artículos complejos de las listas de GTD tendrán un plan de entrega claro y coordinado a través de la interfaz de Jira. Además, la visibilidad de la acción entre ambas herramientas permite actualizaciones de estado exhaustivas y ciclos de revisión sin problemas.
Confluence también incluye elementos de página, como tablas, estados, elementos de acción, fechas, personas asignadas y decisiones.
Plantillas de metodología ágil: preguntas frecuentes
¿Con qué frecuencia debo actualizar mis plantillas de GTD?
Durante tus revisiones periódicas, solicita comentarios sobre la estructura de las plantillas de la lista Getting Things Done. Sopesa si estás recopilando suficiente información para completar los proyectos y modificar las plantillas para que se adapten a las necesidades de tu equipo.
¿Cuál es la diferencia entre la metodología GTD y el marco de metodología ágil?
Si bien GTD y Agile tienen algunas similitudes, son metodologías fundamentalmente diferentes. GTD es un sistema de productividad centrado en ayudar a las personas a captar, aclarar, organizar, reflexionar y participar en sus tareas para reducir el estrés y aumentar la eficiencia. Por el contrario, Agile es un marco de gestión de proyectos diseñado para que los equipos desarrollen productos de forma iterativa en ciclos cortos denominados sprints, con un fuerte énfasis en la colaboración y la adaptabilidad.
Sin embargo, las dos metodologías se alinean en ciertos aspectos, como aclarar la "definición de hecho", utilizar la lluvia de ideas (Agile) y los barridos mentales (GTD) para generar ideas y clasificar los elementos en historias de usuario (Agile) o proyectos (GTD).