ホワイトボードをマスターする
Confluence において常に目指してきたのは、チーム、特にリモート チームのコラボレーションと情報共有をより簡単にすることです。また、コラボレーションに対してより視覚的なアプローチを提供するツールが、お客様からの高評価を得ています。そこで、独自の視覚的なワークスペースを作成することを検討しました。
ホワイトボードは、間違いなくこれまでで最も人気のある視覚的コラボレーションおよび学習ツールなので、ホワイトボードを構築することにしました。
Confluence のホワイトボードや一般的な仮想ホワイトボードを使い慣れていないユーザーの場合、以下にあるホワイトボードに関する説明の概要、およびプロジェクトのあらゆる段階で、ホワイトボードを使ってチームのコラボレーションを強化するために活用できるヒントやベスト プラクティスをご覧ください。
Confluence ホワイトボードとは何ですか？
Confluence のホワイトボードには、あなたのチームがアイデアを出して、すぐにそのアイデアを実行可能なタスクに変えるための、視覚的で非常に協調的な方法が備わっています。
仮想ホワイトボードを活用して、デジタル ライン、図形、スタンプ、または既製のテンプレートを使い、コンセプト、図、ワークフローを描き出すことができます。アイデアをより明確にするために、テキスト、画像、コメントを追加できます。
ホワイトボードを使用するタイミング
ホワイトボードは、プロジェクトのどの段階でも、話し合いを始めて、創造性を育むために使用できます。アイデアを出す段階で、アイデアをブレーンストーミングしたり、プロジェクトのマイルストーンを計画したり、戦略の概要を説明したりする際に使用できます。
ホワイトボードはプロジェクトの計画と実行に役立ち、ワークフロー、プロセス図、またはシステム アーキテクチャを簡単に描き出すことができます。ワイヤーフレーム、ユーザー インターフェイス (UI) のモックアップ、または新機能のコンセプト デザインの概略を描くことができます。
効果的で協調的なスクラム ミーティング、スタンドアップ、ふりかえりを行うための既製テンプレートが豊富に用意されており、プロジェクトの完了まで、そしてそれ以降のサポートにも最適です。
また、ホワイトボードはその他の Confluence ドキュメントすべてと密接に関係しているネイティブ コンテンツ タイプなので、コンテキストの提供、トレーニングの改善、オンボーディングの効率化、情報共有の促進の際に簡単に使用できます。
ホワイトボードを使用するタイミング
Confluence のホワイトボードによって、チーム メンバーがリアルタイムまたは非同期で共同作業できるようになることで、リモート コラボレーションが促進されるため、分散したチーム間でクリエイティブなインサイトを簡単に収集して共有できます。
最も重要なこととして、Confluence と Jira を統合することで、あなたのチームがシームレスな方法でプロジェクトの計画段階と実行段階をつなげることができます。
クリックするだけで、ホワイトボードのコンセプトやその他の有意義なアイデアを Jira のチケットに変えることができます。すべてが 1 つの便利な場所にあるので、プロジェクト管理プロセス全体が実際につながって、簡単にアクセスできるようになりました。
ヒント & ホワイトボードを最大限に活用するためのコツ
ホワイトボードを使い始めるのは簡単で、とても直感的です。ホワイトボードを作成するには、Confluence のナビゲーションで [作成] ボタンを選択してから、[ホワイトボード] を選択します。
ホワイトボードをすぐに使い始めるために、ユーザーが使用できるいくつかの主要な機能の使用方法を見てみましょう。すぐにホワイトボードのメリットをご理解いただけます。
テンプレート
テンプレートには、創造的思考を刺激し、新しいアイデアや視点を探求するようにユーザーを促すプロンプト、質問、視覚的ツールが含まれています。また、優れたアイデアへとユーザーを導き、アイデアを出すセッションを順調に進めるのに役立つ構造やフレームワークもあります。
新しいホワイトボードを作成すると、テンプレート ピッカーからテンプレートを選択するプロンプトがユーザーにすぐ表示されます。
アイデア出し & ブレーンストーミング、ディスカバリー & リサーチ、プランニング、ミーティング & ワークショップ、ふりかえり & 評価など、あらゆるプロジェクト管理段階に対応するホワイトボード テンプレートが多数作成されています。
プロジェクトの段階や現在のタスクに応じて、以下にある幅広いテンプレートから選択できます。
- ふりかえり
- 優先順位付けマトリックス
- ブレーンライティング
- インシデントの事後分析
- 毎日の同期
- 破壊的ブレーンストーミング
- チーム編成ガイド
- コンセプト マップ
- ギャップ分析
- 製品ビジョンボード
- その他多数
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キーボード ショートカット
ユーザーがすでに Confluence と Jira のユーザーである場合、キーボード ショートカットを使いこなしておられると思います。Confluence と Jira には、ユーザーがマウスを触らずにワークスペースを操作しやすくなるキーボード ショートカットとオートコンプリート オプションが長い間備わっていました。
ホワイトボードにも、ユーザーが編集、操作、アクションの実行をすばやく行うのに役立つキーボード ショートカットがあります。ショートカット パネルのホワイトボード キーボード ショートカットを表示して確認するには、右上の [その他] メニューを選択してから、[キーボード ショートカット] を選択します。ショートカットの「H」と「V」を使用すると、ハンド ツールとセレクト ツールをすばやく切り替えて、ホワイトボードを簡単に操作できます。
スマート リンク
Jira、Confluence、Trello のワークフローと接続することで、Confluence のホワイトボードの本領が発揮されます。スマート リンクを使用すると、ユーザーはホワイトボードを Jira や Confluence に埋め込んだり、サード パーティ アプリ (Figma、Google ドキュメント、YouTube など) のコンテンツをホワイトボードに埋め込んだりできます。
Jira 課題をホワイトボードにインポートする
Jira 課題をホワイトボードにインポートするには、課題のリンクをコピーしてホワイトボードに貼り付けるだけです。
ユーザーがクラウド バージョンの Jira Software (Jira Work Management、Jira Service Management、Jira Product Discovery) を使用している場合は、Jira 課題のインポート ダイアログを使って Jira 課題を見つけて、ホワイトボードに挿入することもできます。
ユーザーが必要な Jira 課題を見つける際には、プレーン検索と JQL 検索のオプション両方を使用できます。詳細については、この JQL 検索リソースを確認してください。
ユーザーがプレーン テキスト検索を使用している場合は、検索フィールドにクエリを入力し、リストから必要な数だけ課題を選択して、[課題をインポート] を選択します。検索フィールドにクエリを入力します。
ホワイトボードから Jira 課題を作成する
ユーザーはホワイトボードからアイデアを取り出して、実行可能な Jira 作業項目に変えることもできます。
ホワイトボードの要素 (付箋または中にテキストが入っている図形) を選択し、フローティング ツールバーから [+ 作成] を選択します。ピッカーのオプションからサイト、プロジェクト、課題タイプを選択し、必須フィールドすべてに入力して、[作成] を選択します。そうすると、ユーザーはホワイトボードから Jira 課題を直接管理できるようになります。
ホワイトボードを整理するためのベスト プラクティス
ユーザーは、ホワイトボードを作成し始めたら、止められなくなることでしょう。嬉しいことに、ユーザーが次のベスト プラクティスを活用することで、ホワイトボードでタブの整理と管理を非常に簡単にすることができます。
ホワイトボードを見つける
ユーザーが Confluence で探しているホワイトボードを簡単に見つけるには、クイック検索、詳細検索、最近のアクティビティの閲覧など、いくつかの方法があります。
クイック検索
ユーザーが Confluence のどこにいても、スラッシュ (/) ショートカット キーを使用して、検索ブラウザを開くことができます。
検索フィールドにフォーカスして、ユーザーが見つけたいホワイトボードのタイトルを入力します。
最近アップデートしたホワイトボードがクエリ結果の最初に表示されます。
高度な検索
ユーザーがクイック検索オプションで探しているものを見つけられない場合は、「Enter」を押すか、クイック検索結果の下部にある [詳細検索] オプションを選択します。
詳細検索では、ホワイトボードの名前以外のデータも表示されるので、フィルタリング オプションがたくさんあり、特に同じ名前のホワイトボードが多数ある場合に、ホワイトボードをより簡単に見つけるためことができます。
フィルタリング オプションすべてのリストを見るには、こちらの高度な検索リソースを確認してください。
最近のアクティビティ
ユーザーが最近作業したホワイトボードを探している場合、[最近] メニューを使って見つけるのが一番簡単な方法です。
ナビゲーションで最近のホワイトボードを見るには、ナビゲーションで [最近] を選択してから、[作業済み] または [自分が作成] を選択すると、ユーザーがアクセスして編集したホワイトボードとページのリストが表示されます。
スマート セクションで一括アクションを実行する
スマート セクションによって、ユーザーがホワイトボードから直接 Jira 課題を一括でアップデートできるようになるため、プロジェクト管理の取り組みが強化されます。スマート セクションを使用すると、ユーザーは計画セッション中に作成されたイニシアチブを実行可能な Jira タスクにすぐ変えることができます。
ホワイトボードにセクションを追加するには、まずグローバル ツールバーからセクション要素を選択します。セクションを作成したら、セクションを選択して、要素/フローティング ツールバーをトリガーします。
[アクションを作成] ボタンを選択して、設定パネルを開きます。
アクションを設定するには、ピッカーのオプションからサイト、プロジェクト、課題タイプを選択し、すべてのフィールドに入力して、[保存] を選択します。
これで、ユーザーが Jira 課題をセクションにドラッグできるようになりました。すべてのアップデートは Jira にリアルタイムで反映されます。
スマート セクションの作成だけでなく、編集や削除に関する完全なチュートリアルについては、このスマート セクションのリソースをご覧ください。
コンテンツ ツリーを使ってホワイトボードを整理する
Confluence では、「ツリー構造」を使ってスペース内のコンテンツを整理しています。ページはスペース内にツリー構造で格納されています。ページと同様に、ホワイトボードはコンテンツ ツリー全体やさまざまな Confluence スペースに移動できます。
ホワイトボードの内容が変わることを心配することなく、ホワイトボードをスペース間で自由に移動できます。ホワイトボードに関連付けられた着信リンクの階層全体が移動中も維持されます。これは、Confluence がすべてのリンクを自動的に新しい場所にリダイレクトすることを意味します。
コンテンツ ツリー内のホワイトボードの順序を変更するには、スペース ホームに移動し、サイドバーを展開してコンテンツ ツリーを探します、次に、ブランチを展開して移動先のホワイトボードを見つけます。最後に、ホワイトボードをツリー内の新しい位置にドラッグ アンド ドロップします。
スペース内やスペース間でホワイトボードを移動するための完全なガイドについては、コンテンツ ツリーでのホワイトボードの整理に関するこのリソースをご覧ください。
Confluence ホワイトボードを試してみる
ホワイトボードがプロジェクト管理プロセスをどのように促進するかを真に理解する一番の方法は、すぐにホワイトボードを使い始めることです。
ホワイトボードは Jira と Confluence のワークフローにシームレスに統合され、視覚化とコラボレーションのオプションが強化され、アジャイル プロセスをよりダイナミックで魅力的なものにできます。
ホワイトボードを試すには、今すぐ Confluence の無料トライアルにご登録ください。
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