Using Confluence whiteboards for embedded diagramming
Confluence whiteboards are where ideas come to life in an organized and polished way while maintaining the freeform, creative spirit of collaborative brainstorms.
With whiteboards, you can post ideas then connect and arrange them visually to form timelines, workflows, strategy and product breakdowns, and more. You can also create diagrams using shapes to represent different ideas and elements, then connect them with lines and arrows to show how they relate.
Diagrams are valuable tools for organizing work, aligning teams, and presenting plans and concepts clearly and efficiently to internal and external stakeholders. When used in combination with detailed plans, diagrams often let you paint the connected picture of the work you’re doing supported by rich context.
In this guide, find out how to create diagrams in whiteboards you can share on Confluence pages.
When, why, and how to incorporate diagrams in pages
Having whiteboards and pages both as content types within Confluence makes using them together a seamless experience. No more using different tools or disconnected systems that force you to recreate diagrams from scratch or copy and paste them from one place to another, risking all your previous formatting work.
Embedding a whiteboard with a diagram into a Confluence page means you always have the precise visual exactly where you want it. Even better, any changes made to the original diagram in the whiteboard will automatically update wherever else it’s shared. You can even customize what part of a whiteboard diagram you embed by linking to a section or individual object.
Here are some instances when leveraging whiteboard diagrams in pages is particularly useful:
Diagramming flows
Whiteboard diagrams are great for building flowcharts. Flowcharts can visually represent a wide range of processes, workflows, and concepts. Diagramming these flows shows how they work and breaks down all the steps involved and how they’re connected.
Once you diagram different flows in whiteboards, you can add them to relevant pages, for example:
- Product development timelines in product roadmap documents
- User engagement journeys in product development and audience research documents
- Company-wide, departmental, and team decision making processes
Building project plans
Project management plans can be elaborate and complex with many moving parts. Diagrams help conceptualize and organize them into manageable, easily digestible pieces. Some examples of diagrams you can integrate into project planning documents include:
- 主要なプロジェクトのマイルストーンや成果の順序と指定された時間枠の概要を示すプロジェクト タイムライン
- 個々の要素とその所有者すべてを分割したプロジェクト スコープの図
マーケティング戦略の構築
図は、オーディエンスの調査、カスタマー ジャーニー、キャンペーンのタイムラインなどを表すのに役立ちます。マーケティング戦略のドキュメントに図を組み込んだ例をご紹介します。
- さまざまなキャンペーンやイニシアチブをファネルの各段階と結び付けるマーケティング ファネルの図
- ターゲット オーディエンスの人口統計、行動様式、ニーズ、問題点を概説する顧客のペルソナの図
- さまざまなタスクを分割してスケジュールにまとめたキャンペーン タイムラインの図
ページ内のホワイトボードの図の主な特徴とメリット
コラボレーション ワークフローに図を適切に追加するには、ホワイトボードをリンクして Confluence ページに埋め込む方法を把握することが重要です。Confluence ホワイトボード全体を図とともにページに埋め込むには、ホワイトボードの URL をコピーして、ページの任意の場所にリンクとして貼り付けます。Confluence はリンクをホワイトボードの埋め込みビューに自動的に変換します。
図の特定の部分をホワイトボードに埋め込むには、セクションまたはオブジェクトのリンクをコピーする必要があります。ホワイトボードで、セクション、図形、線、または付箋を右クリックし、[オブジェクトへのリンクをコピー] を選択します。次に、その URL を、ホワイトボードに埋め込む Confluence ページに貼り付けます。目的のセクションまたはオブジェクトはすでに拡大されています。
コラボレーションの改善
ホワイトボードを利用すると、プロジェクトに携わる全員が図を投稿、更新、やり取りできます。複数のチーム メンバーがリアルタイムで図を編集・拡張できます。また、図や図の特定のセクションにコメントを追加して、質問したり、説明したり、関連する情報や課題に留意する必要がある同僚にタグを付けたりすることもできます。
更新の同期
ページ内のホワイトボードの図をリンクすると、常に最新の状態になります。図で行われた編集や更新は、埋め込まれている他の場所でも自動的に更新されます。
さまざまなパターンの図を簡単に作成して共有
複雑なアイデアやプロセスを開発する際は、多くの場合、複数のパターンの図を作成して時間の経過に伴うさまざまな状態を表します。従来の作図ツールでは、コピーを保存するか、元の図を複製します。後で、元のバージョンに何かが不足していることに気付く可能性があるため、変更を加えながらすべてのバージョンを同期させようとする面倒なプロセスになってしまいます。
ホワイトボードを利用すると、同じ広大なキャンバス内で複数のバージョンの図を作成して管理できます。縮小してすべての図の全体像を確認してから、拡大して特定のバージョンで作業できます。このアプローチでは、さまざまな状態やパターンを横に並べて、より簡単に比較・改善できます。バージョンごとに別々のリンクをコピーできるため、混乱することなくドキュメント内の特定の図を共有できます。
図のための一元化された拡張可能な情報源
ホワイトボードによって、プロジェクトのすべての図を一元化された拡張可能な情報源で維持できます。他のツールでは、図ごとに複数のファイルがあり、管理と共有が困難になる場合があります。ホワイトボードは柔軟性のある 1 つの場所を提供し、プロジェクトのすべての図を 1 か所にまとめることができます。
ホワイトボードによって作業を整理し、簡単に拡張できます。プロジェクトの進展に合わせて、同じキャンバスにスペースを追加し続けることができます。スペースが足りない、または異なるバージョンを見失うといった心配は必要ありません。図やその他のホワイトボードの内容は、プロジェクトに合わせて拡張できます。
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