プロダクト マネージャー向けの Confluence ホワイトボード: チームを成功に導く
製品発売を成功させるための基礎は、その製品で対処しようとしている問題や機会を把握して定義することです。ほとんどの製品チームは、これもプロセスの中で難しい部分だと言います。
最近の Duo Loop の調査によると、プロダクト マネージャーは、イニシアチブの計画と優先順位付けが最大の課題だと言っています。彼らはまた、このプロセスに使えるより良いツールを求めています。Product Management Festival の調査によると、プロダクト マネージャーの 51% が、作業を視覚化して戦略を立てられるより高度なツールを望んでいます。
Confluence は、プロダクト マネージャーの身近にある便利なツールです。Product Focus の 2023 年の調査によると、プロダクト マネージャーは Confluence を必須ツールのトップ 5 に挙げていることが判明しました (トップ 5 には Jira も含まれています)。そして、バーチャル ホワイトボードの導入により、Confluence は製品のアイデア出し、ディスカッション、プランニングを行うのにさらに適した場所になりました。
ホワイトボードを使ってバーチャルにブレーンストーミングする
バーチャル ホワイトボードの一部の利点は、明らかです。掃除する必要もなく、指にマーカーの染みがつくこともなく、誰かが窓を開けたときに付箋が吹き飛ばされることもありません。調査によると、バーチャル ブレーンストーミングは対面でのセッションよりも生産性が高いことが示されています。
ある調査によると、バーチャル ブレーンストーミングではグループが大きくなるにつれて 1 人あたりが提示する新しいアイデアの数が増加しますが、対面式のチームでは逆に減るのだそうです。調査によると、バーチャル ブレーンストーミングでは話し合いの場が平準化されるため、より良い結果がもたらされるのだということです。対面セッションでは、外向的な人や上位のチーム メンバーの発言が大半を占めてしまうことがよくありますが、バーチャル ブレーンストーミングでは、内向的なチーム メンバーも平等に参加できるようになっています。
ブレーンストーミング セッションはリラックスした場であるべきです。承認されるかどうかを気にすることなく、チーム メンバーが自由にアイデアを追加できる安全な場所として見なされるべきです。バーチャル ホワイトボードを使ったブレーンストーミングは、抑圧されずに創造性を発揮できる場所と、アイデアの集まりを構造化して新しいイニシアチブやプロジェクトを作成するのに役立つツールという両方の長所を備えています。
Confluence ホワイトボードを使うと、実際のホワイトボードのように線や図形を使ってアイデアどうしをつなげて図を作成することができます。何度も消したり掃除したりする必要はありません。Confluence には、付箋やスタンプなど、通常のホワイトボードで使用できるすべてのアイテムの仮想バージョンがあります。
ホワイトボードにすばやくコメントを残して、会話を始めることもできます。まだどこから始めたらいいか考えていますか? ホワイトボード ブレーンストーミング テンプレートも用意されています。ブレーンライティングもその 1 つです。
ブレーンライティングでは、チーム メンバーは通常、プロダクト マネージャーが作成するプロンプトへの回答を記入します。一般的なブレーンライティング テンプレートは、課題の目的とガイドラインを定義するイントロダクションから始まります。
その後、チーム メンバーはアイデアを生み出す時間を与えられ、それを付箋に追加します。その後、付箋はチーム メンバー全員に順番に渡され、各メンバーはアイデアをさらに発展させ、場合によっては改善するように促されます。
アイデアの付箋が全員に回った後、チームは生成されたすべてのアイデアをレビューして話し合います。テンプレートでは、スタンプ機能を使って投票したり、最高のアイデアを選んだりすることもできます。
ホワイトボードを使えば自由形式のアイデアから構造化されたアイデアを作成できるという説明を覚えていますか? 付箋のような要素をホワイトボードから実行可能な Jira タスクに変えたり、Jira 課題をホワイトボード自体にインポートしたりできます。それがどれほど簡単であるかについては、このリソースをご覧ください。
アイデアに優先順位を付ける
優先順位付けは難しい作業です。PM は、新機能のリクエストやバグ修正などを検討する必要があります。顧客を満足させ、そのエクスペリエンスを向上させるためにすぐに行う必要のある影響力の大きいイニシアチブはどれでしょうか、そして後回しにできるのはどれでしょうか? 優先順位付けとは、製品、エンジニアリング、マーケティング、営業など、すべての人と連携して、どの課題を先に進めるべきか、どの問題を最初に解決すべきるかを決定することです。
Confluence ホワイトボードは、一般的な優先順位付け方法の優れたテンプレートを備えています。たとえば、RICE テンプレートは、影響を受けるユーザーの数 (Reach: リーチ)、メリットの重要性 (Impact: インパクト)、チームがこれらのタスクのリーチとインパクトをどの程度確信しているか (Confidence: 確信)、これらのタスクを完了するのにどれだけの時間と労力が必要か (Effort: 労力) に基づいて、タスクに優先順位を付けるのに役立ちます。
Confluence ホワイトボードで 2x2 優先順位付け手法テンプレートを使うこともできます。これは、重要性と緊急性に基づいてタスクに優先順位を付けるのに役立ちます。
ブレーンライティング構想テンプレートと同じように、ホワイトボードにタスクを付箋として追加して、どのタスクを優先すべきかをチームメンバーに投票してもらうことができます。
しかし、ホワイトボードが製品管理にとって本当に優れている点は、製品チームやエンジニアリング チームが使用している他のすべてのアトラシアンツールと相互接続されていることです。
たとえば、Jira Product Discovery から課題をインポートして、タスク関連のコンテキストをホワイトボードに取り込むことで、常に Jira とホワイトボードを行き来しなくてもタスクに優先順位を付けることができます。
さらに詳しい情報として、ホワイトボードに Jira のスマート リンクを直接埋め込んで、チームの目標、会社の長期的な優先事項、手元にあるタスクに関連する顧客からのフィードバックなどの重要なデータを取り込むことができます。
優先順位付けされたプロジェクトとタスクを計画する
優先順位付けが完了したら、ストーリー ポイントを使用して作業の計画を開始するのが最適です。これらのポイントによって、タスクの完了までにどれくらいの時間がかかるか、各タスクをどのチームまたはチームメイトが担当するか、そして各タスクにどのような依存関係があるかが決まります。
計画を開始するには、優先順位付けセッションの付箋をもう一度 Jira 課題に変換するか、関連する Jira 課題をホワイトボードに直接インポートします。その方法についてはこちらをご覧ください。
ホワイトボードで行った構想と優先順位付けを統合する最良の方法は、スマート セクションとスマート コネクターを使うことです。スマート セクションを使うと、セッションの計画後に Jira の課題をすばやく簡単に更新できます。ホワイトボードにスマート セクションを作成し、そこに Jira の課題をドラッグすることで、フィールド（担当者、ストーリー ポイント、ラベルなど）への変更がリアルタイムでホワイトボードから更新され、すぐに Jira に反映されるので、計画から実行へのスムーズなトランジションが容易になります。
さらに、スマート コネクターを使用すると、ホワイトボード上の Jira 課題間に線を引き、関係や依存関係を視覚化できます。これらのコネクターは線を課題リンクに変換し、Jira の [リンクされた課題] フィールドを自動的に更新します。
さらに、スマート コネクターを使用すると、ホワイトボード上の Jira 課題間の関係を作成して、それを Jira に反映することができます。線を引いて課題を視覚的に結び付け、[課題をリンク] を選択して課題をスマート コネクターに変換します。これで、リンクされた Jira 課題を、計画セッション中にホワイトボードで直接変更または更新できます。
Confluence ホワイトボードには、計画に役立つテンプレートもあります。たとえば、タイムライン ワークフロー テンプレートでは、プロジェクト タイムライン全体を視覚化し、付箋、スタンプ、投票などのホワイトボードの要素を使用してオープンな議論を促進することで、計画が容易になります。
スイムレーン プロセス テンプレートは、計画を明確にし、複雑なプロセスを計画して理解しやすくするのに役立ちます。フロー チャートを使うと、すべてのタスクや製品開発プロセスに含まれるステップを視覚的に表すことができます。それらを使用して、依存関係を明確にし、計画が戦略目標と一致していることを確認できます。
ふりかえりに全員を簡単に参加させることができる
作業を反復するたびに、ふりかえりを行うことが重要です。ふりかえりは、アジャイル ソフトウェア開発では一般的なプロセスであり、チームが各プロジェクトをレビューして、何がうまくいったか、何がうまくいかなかったかを確認します。
このプロセスにおいても、Confluence ホワイトボードが役立ちます。繰り返しになりますが、ホワイトボードのふりかえりテンプレートはたくさん用意されています。
シンプルなふりかえりテンプレートを使って、各チーム メンバーが最近の製品開発プロセスについて良いと思っている点と、改善の余地があると感じた点について、チームの意見を把握できます。
このテンプレートは、チームメンバーが将来の優先順位付けや計画セッションに役立つと思われるアクションを提案する機会にもなります。
また、4 L モデルによるふりかえりでも同様の結果を得ることができます。テンプレートは単純明快で、チーム メンバーはプロジェクト全体を通して好きなこと、嫌いなこと、学んだこと、望んでいたことについて発言できます。
ヨットのふりかえりテンプレートもあります。このテンプレートを使用すると、チーム メンバーは、テンプレートの関連するセクションに付箋を貼ることで、何がプロジェクトを遅らせたのか、何がプロジェクトをスピードアップできたのかについて意見を述べることができます。ヨットの前方には進行を妨げる問題があり、帆に吹く風はプロセスをスピードアップできたはずのアイデアを表しています。
ホワイトボード テンプレートには、ふりかえりのプロセスが停滞して退屈になるのを防ぐのに役立つさまざまなアプローチがあります。
テーブルですばやく作業する
Confluence でテーブルを作成してフォーマットする方法を学びます。
チーム ワークを高めるためのチーム ポスター
コラボレーションを促進するために、Confluence でチーム ポスターを作成する方法を学びましょう。