階層リスト テンプレート

階層リストをランク付けする方法

ランク付けを始める準備はできましたか? ここでは、成功しているチームが効果的な階層リストを作成するために実行しているヒントをご紹介します。

• 基本から始める: ご自身の環境において "良い状況" が何を意味するのかを決めましょう。顧客への影響、緊急性、あるいはその両方に関するものかもしれません。チームが同じ認識を持つように、それを書き留めておきましょう。
• 各オプションを分類する: 戦略計画から 1 ページを選んで、SWOT 分析テンプレートなどのツールでランク付けを把握します。各項目の全体像を把握することは、それらを正しい階層に配置するのに役立ちます。
• ルールを守る: 個々の項目を比較するのではなく、各項目を元の基準と照らし合わせてチェックします。注意しないと、あらゆる項目が "重要" とマークされてしまう可能性があります。
• チームを巻き込む: プロジェクト コラボレーション ツールを使って、他のユーザーの考えを学びましょう。プロジェクトへ密接に取り組んでいるユーザーは、時としてその他のユーザーとは視点が異なる場合があります。こうした洞察は、正確なランク付けに不可欠です。

階層リスト テンプレートの種類

ランク付けのアプローチは状況に応じて異なります。クラシックな階層リストでは、アルファベットが使用されます。最上位は S 階層となり、その下に A、B、C などが続きます (元々は日本のランク付けシステムで、「S」は「スーペリア」を意味します)。これは、競争力を示すランク付けや、上位にある項目の並外れた性質を強調したい場合に適しています。

ビジネス コンテキストでは、次のようなわかりやすいラベルが適している場合もあります。

• "クリティカル / 高 / 中 / 低" : 優先度ベースのプロジェクト計画向け
• "今すぐ / 次 / 後で / しない" : ロードマップ計画向け
• "上回る / 達成 / 下回る" : 業績評価向け
• "保持 / 改善 / 削除" : 機能分析向け

関係者登録簿テンプレートを使用するメリット

組織を合理化する

階層リストがあると、乱雑な項目のコレクションを、明確かつ視覚的な階層に整理できます。似たような項目やタスクをグループ化することで、パターンが浮き彫りになり、リソースの割り当てに関してより的確な決定ができるようになります。こうして明確に分類を行うことが、プロジェクト計画テンプレートと併用してあらゆる作業を予定通りに進めるためには、とりわけ重要となります。

意思決定を改善する

難しい選択に直面した場合は、階層リストを使用することで、意思決定プロセスを管理しやすいステップに分解しやすくなります。すべてを一度に比較しようとして圧倒される代わりに、基準に基づいて各項目を適切な階層に配置することに集中できます。DACI テンプレートを使用すると、特定の決定に至った経緯の監視にも役立ちます。

コラボレーションを強化する

階層リストを作成すると、チーム内にコラボレーション文化が構築されます。これによって、ランク付けのプロセスにおいて誰もが意見を出せるため、合意に達しやすくなります。チーム メンバーが、特定の方法で項目がランク付けされる理由を把握すると、その結果として設定された優先度を支持する可能性も高くなるでしょう。Confluence ホワイトボードでは、ボードへのリンクを共有するのと同じくらい簡単に、チーム全体で関連項目をランク付けできます。

柔軟性を提供する

テンプレートが提供する構造は柔軟に変更できるため、特定のニーズに合わせて、階層数、名前の変更、基準を調整できます。この柔軟性によって、それぞれの状況に合わせて詳細をカスタマイズしながら、さまざまなランク付けのタスクにおいて同じ基本的なアプローチを使用できます。

明確さを確保する

視覚的に整理すると、誰もが優先度を一目で理解できます。普段、作業に関与していない可能性のある関係者とコミュニケーションを取る際には、こうした明確さがとりわけ重要です。階層リストがしっかり整理されていると、理由を説明して、重要な決定に対する賛同を得やすくなります。

階層リストの作成方法

ステップ 1. テーマを選ぶ

ランク付けの対象を決定します。開発において、機能を優先していますか? 市場機会を評価する必要がありますか? 問題の解決策となりうるものをランク付けしますか? 焦点を明確にすることで、ランク付けで達成したい目標を設定して、階層リストの関連性と価値を維持できます。

ステップ 2. 階層を定義する

ご自身のコンテキストにおいて、各階層が意味するものを明確にします。明確な説明を記述して、誰もが階層の違いを理解できるようにします。たとえば、タスクの優先順位付けを行う際は、"ローンチに向けてクリティカル" から "時間があればやること" まで、さまざまな階層が必要になる場合もあります。

ステップ 3. 項目を集めてランク付けする

評価に必要な情報をすべて集めます。このためには、チームでブレインストーミングを行ったり、既存のプロジェクトからデータを抽出したりします。正確にランク付けするために、各アイテムについて十分な情報を集めましょう。

ステップ 4. ランク付けの基準を設定する

各階層に固有の基準を設定します。アイテムを最上位の階層に置くか、中間の階層に置くかをどのように決めますか? 特に複数の人が関与している場合には、一貫したランク付けを行うために、これらの基準を文書化します。

ステップ 5. アイテムを階層化して整理する

設定した基準に基づいて、アイテムを階層に分けます。完璧でなくてかまいません。後から調整できます。各アイテムがどの階層に属するかについて、明確で正当な決定を下すことに焦点を当ててください。

ステップ 6. レビューして改良する

一歩下がって、全体像を見てみましょう。現在のランク付けは全体的に意味をなしていますか? 関係者からフィードバックを得て、必要に応じて調整します。またこの機会に、分割または結合すべきアイテムがあるかどうかも判断しましょう。