データベースで構造化データを整理する
Confluence データベースは現在ベータ版で、今年の後半にすべての Confluence ユーザーに一般提供される予定です。(詳細はこちら)
Gartner によると、平均的なデスク ワーカーは毎日のタスクを完了するために 11 のアプリを使用しています。自由に使えるツールがたくさんあるので、多くの作業者が秩序と生産性を維持するのに苦労するのも不思議ではありません。さまざまアプリを絶えず切り替えていると、注意散漫になったり、混乱したり、最終的には効率が低下したりする可能性があります。
ここで Confluence データベースの出番です。重要な情報をすべて明確かつ整理された方法で作成、管理し、コンテキスト化するための一元化されたソリューションを提供します。
この記事では、Confluence データベースを使い始める際の基礎について詳しく説明します。Confluence を初めて使用する場合でも、既存のワークフローを最適化しようとしている場合でも、Confluence データベースの可能性を最大限に引き出すのに役立つステップバイステップのガイダンスを提供します。
Confluence データベースとは
データベースは、構造化された情報の集まりです。Confluence では、データベースはプラットフォーム内の整理されたリポジトリとして機能し、さまざまなデータ セットの体系的な保存、取得、管理を容易にします。これらの構造化されたデータベースは、チームが情報を効率的に構造化、参照、表示できるようにし、コラボレーティブ ワークスペースのための一元化されたカスタマイズ可能なソリューションを提供します。
チームは Confluence データベースを利用して包括的な情報リポジトリを作成し、社内外の情報源からのツール、リンク、データを集約できます。この統合ビューは、特定のニーズに合わせてカスタマイズでき、コンテンツへのアクセスと管理の一元化されたハブとして機能します。
たとえば、データベースを使用して、プロジェクト計画、ミーティング議事録、所有者、関連する Jira リンクなど、さまざまなプロジェクトに関する情報を保存して分類できます。また、データベースを使用して、重要な企業ポリシー、手順、ガイドラインを保存し、共有することもできます。
Confluence データベースには以下のようなメリットがあります。
- 情報をシームレスにつなげて構造化する: Confluence データベースを使用すると、複数のチームがデータを格納してアクセスすることが迅速かつ簡単になります。構造化された形式と事前定義されたフィールド タイプにより、入力の一貫性が保たれ、エントリ間の統一性と明確性が確保できます。
- 関連作業の精選されたビューを取得: Confluence データベースを使用すると、Jira のタスク、Confluence ページ、外部データなど、複数のソースから情報を取り込み、それらをまとめて精選されたビューにまとめることができます。この精選されたビューでは、プロジェクトの状況を包括的に把握できるため、目標と目的に最も関連する作業に集中できます。一元化されたデータベースにデータを集約して整理することで、チームの成功にとって最も重要な情報に簡単にアクセスし、管理できます。
- 最新情報を入手: エントリ間のリアルタイム同期により、あなたとチームは常に最新の情報にアクセスできます。古くなったスプレッドシートや手動更新はもう必要ありません。
- データ表示のカスタマイズ: 情報の表示を好みに合わせて調整できます。並べ替えとフィルタリングのオプションを使用すると、固有のニーズに合ったパーソナライズされたビューを作成できます。Confluence データベースは、テーブル、カード、ボードのいずれでも、データの視覚化を強化する柔軟な情報表示オプションを提供します。
Confluence データベースで、情報過多に悩むのをやめ、合理化され、整理された、コラボレーティブ ワークスペースを活用しましょう。今こそコンテンツを管理して、チームの生産性を新たな高みへと高めるときです。
Confluence データベースを使用するためのステップ
Confluence データベースの可能性を最大限に活用する準備はできていますか? 次の 6 つの簡単なステップに従って始めましょう。
ステップ 1: データベースを作成する
次の 3 つの方法で Confluence にデータベースを作成できます。
オプション 1: ナビゲーション メニューの [作成] ボタンを選択し、[データベース] を選択します。これにより、データベースが現在のスペースに作成されるか、編集権限がある場合は既定でパーソナル スペースに作成されます。
オプション 2: スペースのサイドバーの [コンテンツ] セクションに移動し、[+] ボタンをクリックします。データベースを選択して、自分のスペースにデータベースを作成します。サイドバーのタイトルにカーソルを合わせ、[+] ボタンをクリックして、コンテンツ ツリーの特定の項目の下にデータベースを作成することもできます。
オプション 3: ページを編集しているときに、ツールバーの [+] ボタンをクリックします。データベースを作成するオプションを探すか、「/database」と入力します。これにより、現在編集しているページの子として新しいデータベースが作成され、そのデータベースが現在のページに SmartLink として追加されます。
ステップ 2: フィールド タイプを追加する
スペースにデータベースを作成したら、フィールド タイプの追加を開始して、データを整理および構造化できます。フィールド タイプでは、テキスト、数字、日付、画像など、特定のフィールドに保存できるデータのタイプを定義できます。フィールド タイプを使用すると、データベース内の特定の情報を簡単にソート、フィルタリング、検索できます。
新しいフィールドを追加する手順は次のとおりです。
- テーブル レイアウトで、データベースの右上隅にある [+] ボタンをクリックします。
- 目的のフィールド タイプを検索するか、利用可能なオプションから選択します。
- フィールドに名前を割り当てます。
ステップ 3: データベースに Confluence を追加する
ページには、重要かどうかにかかわらず、あなたの情報がすべて記録されます。データベースからページを作成するだけで、準備は完了です。
データベースからページを作成することはと、本質的にページをエントリにリンクすることです。このプロセスは、すべての情報を 1 か所にまとめるだけでなく、データベースにアクセスできる人なら誰でもその情報に簡単にアクセスできるようにします。この一元化されたアプローチは、チーム メンバーが同じデータベースに容易にアクセスして投稿しやすくなるため、共同プロジェクトに特に役に立ちます。
さらに、Confluence ページをデータベースの特定のエントリにリンクすることで、データで利用できるコンテキストと情報を強化できます。この統合により、ページのステータス、ラベル、詳細などのメタデータをそれらのページから取り込むことができ、データベース内のデータをより深く理解できます。この機能を活用することで、リンクされた Confluence ページから関連する最新情報がデータベース エントリに確実に取り込まれます。
ステップ 4: エントリと値を追加する
ページ上のデータベースを操作するときは、エントリとそれに対応する値を柔軟に追加または変更できます。
各フィールドは特定の項目またはカテゴリを表し、対応する値はその項目またはカテゴリに関する情報を提供します。データベースには複数のエントリと値を追加できるので、データを格納および管理するための包括的で整理されたツールになります。
ここで、データベースにエントリを追加する方法を紹介します。
- データベースの一番下にある [+ エントリの追加] を選択します。
- 新しいエントリの値を入力します。
- テーブル レイアウトを使用している場合は、テーブル内の値を直接入力または更新できます。
- カードやボードのレイアウトでは、入力パネルが表示されて、必要な情報を入力できます。
ステップ 5: レイアウトとビューを作成する
情報がどのように表示されるかは、チームの効率に大きく影響します。データベースのレイアウトとビューを使えば、データベースの表示方法をカスタマイズして、データの操作方法を最適化できます。
レイアウト: メニューのレイアウトを 1 つ選択して、データベースの表示方法を選択します。
- テーブル: 内容をテーブル形式で構成して、エントリを明確かつ整理して表示します。
- カード: エントリを個別のカードとして表示して、データをより視覚的に表現できます。
- ボード: データベースの単一フィールドに基づいて、列を使用してシンプルなカンバン ワークフローを作成し、エントリの進捗を追跡できます。
ビュー: レイアウトのほかに、保存済みビューを作成してデータベースの表示方法をより細かく制御できます。保存済みビューでは、レイアウト、フィルター、ソート、表示フィールドなど、データベースのすべてのインスタンスに一貫して適用されるさまざまなオプションを定義できます。
保存済みビューを作成するには、次の手順に従います。
- 任意のデータベースに移動します。
- 好みのレイアウト、フィルター、ソート、表示フィールドのオプションを定義します。
- ツールバーにあるビュー選択のメニューを開きます。
- [ビューを追加] をクリックします。
- 新しいビューに名前を付けます。
ビューをカスタマイズすることで、特定のニーズに合わせてデータの表示を調整できます。ビューに加えられた変更は、その特定のビューを使用するすべてのリンクと埋め込みに反映され、Confluence のページとスペース全体で一貫性が保たれます。この柔軟性により、さまざまなユースケースに合わせてデータベースを最適化し、ビューを簡単に切り替えて必要な情報にアクセスできます。
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