フローチャートへの究極のガイド

フローチャートとは

フローチャートは、プロセスやワークフローを視覚的に表現したものです。線で接続された記号や図形を使用して、個々のステップを示します。

フローチャートは、プロジェクト管理においてさまざまな用途に使用できます。たとえば、これらを使用して、顧客がリクエストしてからチームが課題を解決するまで、チームがカスタマー・サポートのリクエストをどのように処理するかを示すことができます。プロジェクト・マネージャーの中には、フローチャートとガント・チャートを組み合わせて、より包括的なプロジェクト計画を作成する人もいます。

フローチャートの種類

フローチャートにはいくつかの種類があり、それぞれが特定のタスクに適しています。以下にフローチャートの例をいくつか示します。

システム・フローチャート

システム・フローチャートは、システムのロードマップのようなもので、途中のすべての停止（ステップ）を示します。これらは、システムの各部分がどのように相互作用するかを効果的に示しています。たとえば、システム・フローチャートを使用して、ピザの配達ビジネスにおいて注文が顧客から配達チームにどのように届くかを示せます。

ワークフローの図

ワークフロー図は、タスクまたはプロセスを完了するために必要なステップを順に示したフローチャートです。料理本のレシピのように、各ステップを示しています。

データ・フロー図

DFD（データ・フロー図）は、データがシステム内をどのように移動するか、つまり、どこから生じ、どこへ進み、どのように保存されるかを示します。たとえば、新入社員を採用し、その情報を保存するプロセスを企業がどのように管理しているかを示す DFD を考えてみましょう。この図は、プロジェクト・マネージャーが企業のデータベース内でのデータの流れを把握するために役立つ重要なツールです。データ処理のプラクティスを監視、強化し、より効率的かつ効果的な管理を実現します。

意思決定フローチャート

意思決定フローチャートは、その名前が示すように意思決定に役立ちます。木の枝のように、意思決定フローチャートはさまざまな選択肢とその選択の結果を表します。最初の質問をすると、意思決定プロセスを開始できます。フローチャートに従うと、それぞれの答えが新たな質問につながり、ある選択に至るまでの意思決定プロセスを進んで行くことができます。

スイムレーン・フローチャート

スイムレーン・フローチャートは、プロセス内の役割と責任を視覚的に表すものです。フローチャートが（スイミング・プールのレーンと同じように）レーンに分割され、各レーンが特定の個人またはグループに割り当てられます。たとえば、ビジネス上の状況では、これらのレーンは「営業」、「マーケティング」、「法務」などになります。

ドキュメント・フローチャート

ドキュメント・フローチャートはデータ・フロー図に似ており、ドキュメントがシステム内をどのように移動するかを示します。手紙が最初にオフィスに到着してから、該当者に届くまでの道のりを描いた地図のようなものです。

プログラム・フローチャート

プログラム・フローチャートは、ソフトウェア・プログラムの仕組みを示しており、どのタスクをどの順序で実行するかをコンピューターに指示するものです。たとえば、ログイン・プログラムのフローチャートは、ユーザー名とパスワードが正しいかどうかをコンピューターがチェックする方法を示しています。

プロセス・フローチャート

プロセス・フローチャートは最も一般的なタイプのフローチャートであり、プロセスのアクションを最初から最後まですべて示します。原材料から完成品まで、製品の製造過程全体を明確に表すため、製造などの分野で役立ちます。

フローチャートのメリット

フローチャートは、ワーク・マネジメント、プロジェクト・マネージャー、アジャイル手法にとって、次のようなメリットがあります。

• 複雑なプロセスの視覚化：図によって、複雑なトピックが管理しやすい部分に分解され、理解しやすくなります。
• プロセスの標準化と文書化：これにより、プロセスの仕組みについてチーム全員が合意し、これを書き留め、後で参照できるようにしておきます。
• チームの連携の確保：フローチャートを使用すると、チーム全員がプロセス、およびその中での各自の責任を明確に理解できます。
• コミュニケーションの強化：フローチャートでは画像を使用し、全員が共通認識を持ち、誤解を減らすことができます。

フローチャートを使用するタイミング

フローチャートは、複雑な仕事を分割し、目標達成のために必要な手順を示すことができるため、プロジェクト管理、ビジネス・プロセス・モデリング、コンピューター・プログラミング、および日常業務に役立ちます。

フローチャートが非常に重要なツールとして使われるケースには、オンボーディングとトレーニング、プロセス改善、計画、コミュニケーションとコラボレーション、ドキュメンテーションなどがあります。

効果的なフローチャートを作成するためのヒント

効果的なフローチャートを作成するには、次の重要なヒントが役立ちます。

• 各チームに適したフローチャートを探します。多様なフローチャートがあり、さまざまなプロセスに対応できます。
• 一貫性を保ちます。理解を深めるために、一貫した記号と色を使用します。
• 目的を理解します。フローチャートを作成する理由と、それによって達成すべき目標を必ず理解しておきます。この理解がデザインの決定を左右します。

フローチャートによるワークフローの視覚化

フローチャートは、作業プロセスを強化する上で非常に効果があります。Confluence ホワイトボードなら、プロセスを簡単に作成できます。Confluence では、プラットフォームを離れることなく、ブレーンストーミングを行い、視覚化し、アイデアを実践できます。すべてが 1 か所にまとめられているので、仕事の全体像を把握しやすくなります。これはスクラム・フレームワークやカンバン・フレームワークなどの手法に設計された専用の機能を備えているため、フローチャートの作成に役立つ強力なツールです。

フローチャート：よくある質問

どのモデルを選択した場合でも、チームは協力して、Confluence 内で意思決定のフレームワークを構築して文書化できます。DACI、SWOT 分析、デザイン決定テンプレート、投票テーブルなどのテンプレートがあります。

どのタイプのフローチャートが最適でしょうか？

最も効果的なフローチャートは、具体的なプロセスと求められる結果によって決まります。たとえば、システム・フローチャートは、システムのさまざまな部分がどのように相互接続されているかを示すのに役立ちます。

一方、データ・フロー図は、データがシステム内をどのように移動するかを示す鍵となります。最適なフローチャートを選択するには、図の目的を理解し、どのタイプがその目的に最も沿っているかを判断します。

フローチャートの作成にはどのツールを使用すればいいでしょうか？

アトラシアンの Confluence ホワイトボードは、包括的でわかりやすいフローチャートを作成できる確実な手段です。対話を簡単に視覚化し、Jira のタスクに変換して作業を始められるようにします。

フローチャートの一般的な使用事例には何がありますか？

フローチャートには、ソフトウェアの作成、プロジェクトの管理、課題の修正、プロセスの改善など、さまざまな用途があります。ソフトウェア開発では、プログラマーはフローチャートを使用して複雑な手法を計画し、細分化できます。

それをプロジェクト・マネージャーがアジャイル手法で使用して、プロジェクトの計画、依存関係、役割がどのように組み合わされているかを確認します。企業では、フローチャートを手順の説明や従業員のトレーニングにも使用しています。