Как использовать доски Confluence для планирования и расстановки приоритетов
Президент США Дуайт Эйзенхауэр однажды сказал: «План — ничто, планирование — все». От планов может быть мало толку при меняющихся обстоятельствах, однако связанные с ними процессы — планирование, обсуждение и реализация — остаются бесценными.
В современном деловом мире, особенно в таких отраслях, как разработка программного обеспечения, где процессы поэтапны и основаны на совместной работе, планирование и расстановка приоритетов для проектов и заданий служат фундаментом для оперативного и успешного преодоления непредвиденных отклонений.
Планирование и расстановка приоритетов — это взаимодополняющие, но разные бизнес-процессы. Планирование помогает установить четкие цели и разработать стратегии для их достижения, тогда как расстановка приоритетов направляет усилия на эти цели, что повышает вероятность успеха.
Расстановка приоритетов предоставляет систему для принятия решений, помогая компаниям оценивать компромиссы, а планирование гарантирует, что решения будут основаны на тщательном рассмотрении возможных вариантов и их потенциальных последствий.
Confluence — это централизованная платформа для совместного документирования целей, сроков и приоритетов, которая уже давно помогает руководителям проектов эффективно планировать работу своей команды и расставлять в ней приоритеты.
Доски Confluence делают планирование и расстановку приоритетов еще более наглядными и коллективными. Благодаря этой функции команды могут планировать работу в свободной форме. Когда команда будет готовы приступить к реализации своих планов, их можно легко перенести в Jira и превратить в практические задания.
Что такое доски Confluence?
Доски Confluence — это интерактивный инструмент для совместной работы, позволяющий собирать и систематизировать спонтанные идеи и легко преобразовывать их в практические задания.
Благодаря удобной интеграции с другими продуктами Atlassian они позволяют наглядно фиксировать неструктурированную совместную работу (например, мозговой штурм) и быстро превращать идеи в официальную документацию.
Доски Confluence — это безграничное полотно, на котором команды могут проработать идеи и оптимизировать процесс от планирования до выполнения. Подробнее о том, как начать работать с досками, можно узнать из этого краткого руководства.
Создание досок по шаблону
Шаблоны — отличный способ быстро приступить к работе над любым проектом или заданием. Они предоставляют структурированную основу и рекомендации, которые позволяют сэкономить время и согласовать планирование и выполнение.
А при использовании досок Confluence они станут отличной отправной точкой, с которой можно начать любой сеанс совместной работы.
Чтобы создать доску в Confluence, нажмите кнопку Create (Создать) в верхнем меню, а затем выберите Whiteboard (Доска).
Когда созданная доска загрузится, вам будет предложено выбрать шаблон.
Найдите нужный шаблон, наведите на него курсор в средстве выбора шаблонов и выберите Use Template (Использовать шаблон).
Если вы не хотите, чтобы средство выбора шаблона появлялось при каждой загрузке доски, снимите флажок Show when creating a whiteboard (Показывать при создании доски) в его левом нижнем углу.
Шаблоны досок Confluence для планирования и расстановки приоритетов
Доски Confluence — это универсальное полотно, на котором команды могут визуализировать идеи, разрабатывать стратегии и внедрять инновации. В них также предусмотрено множество встроенных шаблонов для различных заданий при управлении проектами, например мозгового штурма проекта, построения диаграмм, разработки дизайна и исследования.
Вот несколько шаблонов досок, которые помогут командам начать планирование проекта и расстановку приоритетов.
Шаблон для брейнрайтинга
Брейнрайтинг — это метод совместного мозгового штурма, при котором участники молча записывают свои идеи в шаблон, отвечая на запросы организатора.
Шаблон брейнрайтинга на доске прекрасно подойдет для ускорения процесса создания новых идей, разработки новых решений и творческого подхода к решению проблем.
Для успешного брейнрайтинга важно, чтобы участники команды открыто и благосклонно воспринимали другие идеи. Творческий процесс потеряет свою эффективность, если участники сеанса будут опасаться, что их идеи осудят или высмеют.
Вот как может выглядеть сеанс мозгового штурма по этому шаблону.
- Введение. Поясняет цель и содержит все необходимые инструкции или рекомендации по использованию шаблона для брейнрайтинга.
- Тихая генерация идей. Каждый участник команды указывает в записке свое имя, затем запускается таймер, позволяющий каждому индивидуально обдумать решение задачи.
- Ротация. После истечения таймера необходимо выполнить ротацию. Это позволяет взаимно обогатить идеи. Снова запустите таймер, перейдите к идее справа от вас и попытайтесь улучшить ее.
- Обзор и обсуждение. После того как все участники поработают в нескольких шаблонах для брейнрайтинга, начните обсуждение и проанализируйте полученные идеи. Кроме того, с помощью этого шаблона можно проголосовать за лучшую идею после завершения обсуждения.
Этот шаблон доски отлично помогает участникам команды дорабатывать идеи друг друга, развивать творческий потенциал и генерировать различные решения для указанной проблемы или задачи.
Шаблоны блок-схем
Блок-схемы уже давно используют в различных процессах управления проектами, включая составление карты пути клиента, расстановку приоритетов заданий, составление карты электронных сообщений, определение спецификаций и требований к функциям, планирование пользовательского пути, описание процессов выпуска и визуализацию циклов обратной связи.
Они помогают командам наглядно показать последовательность шагов или процессов разработки продукта, выявлять зависимости, эффективно распределять ресурсы и поддерживать соответствие стратегическим целям на протяжении всего жизненного цикла продукта.
Шаблоны блок-схем для досок Confluence могут оказаться весьма полезными для команд, которые хотят быстро планировать и оптимизировать все типы процессов.
Шаблон блок-схемы невероятно универсален. Его можно использовать для планирования, документирования и уточнения сложных процессов на этапе разработки идеи проекта.
Шаблон RICE
На досках Confluence также представлен шаблон для одного из самых популярных методов расстановки приоритетов — фреймворка RICE. Метод RICE определяет приоритеты заданий или проектов на основе четырех факторов: охвата, влияния, уверенности и трудозатрат.
- Охват — это количество пользователей, которых затронет задание или проект.
- Влияние измеряет потенциальное негативное либо позитивное воздействие задания или проекта на пользователей или бизнес.
- Confidence (уверенность) отражает степень уверенности команды в оценках охвата и влияния.
- Effort (трудозатраты) — оценка времени, ресурсов и работы, необходимых для выполнения задачи или проекта.
Метод RICE объединяет эти четыре оценки в одну, которая вычисляется как произведение охвата, влияния и уверенности, разделенное на трудозатраты:
(Охват x Влияние x Уверенность) / Трудозатраты
Эта оценка количественно измеряет приоритет каждой задачи или проекта. Она помогает командам грамотно распределять ресурсы и уделять больше внимания инициативам с наилучшим соотношением трудозатрат и ожидаемого результата.
При работе с этим шаблоном первым делом строится график данных по каждому рассматриваемому проекту или задаче. За основу берутся охват, влияние, уверенность и трудозатраты. Охват выражается количеством пользователей, которые будут затронуты тем или иным проектом или задачей.
Остальные три показателя можно оценивать по пятибалльной шкале для единообразия. Например, оценивая трудозатраты, ответьте на вопрос: насколько сложно или легко будет выполнить этот проект по пятибалльной шкале?
Второй шаг — расчет оценки RICE для каждого проекта или задачи по формуле.
Шаблон метода расстановки приоритетов 2x2
В досках Confluence реализован и другой шаблон метода расстановки приоритетов: 2x2. Эта система, которая также называется «Матрицей Эйзенхауэра» или «Матрицей срочности и важности», заключается в присвоении задачам приоритетов на основе их важности и срочности. Задачи распределяются по четырем квадрантам.
- Срочные и важные — задачи, требующие немедленного внимания. Их необходимо выполнить в первую очередь. Несвоевременное выполнение этих задач повлечет за собой серьезные последствия.
- Важные, но несрочные — стратегические задачи, связанные с долгосрочными целями. Эти задачи обязательно следует включать в планы и графики, но немедленные действия не требуются.
- Срочные, но неважные — это задачи, чаще всего отвлекающие внимание или прерывающие работу. Их можно делегировать, свести к минимуму или исключить совсем. Они могут отнимать время и ресурсы, но существенного вклада в достижение долгосрочных целей не вносят.
- Несрочные и неважные — задачи с минимальным приоритетом. Их можно отложить, отменить или делегировать. Они не имеют большой ценности ни для целей, ни для проекта.
Метод расстановки приоритетов 2x2 помогает командам сосредоточиться на срочных и важных задачах, а также увидеть возможности делегирования, отсрочки или отмены задач, не имеющих большого значения для достижения целей.
Шаблон «Матрица расстановки приоритетов»
Матрицу расстановки приоритетов еще называют матрицей принятия решений или сеткой приоритетов. Она помогает последовательно оценить набор вариантов или альтернатив на основе заранее установленных критериев и распределить их по приоритетам. Это система координат, где по одной оси откладываются варианты, а по другой — критерии. Затем каждый вариант оценивается по каждому критерию.
Матрица расстановки приоритетов структурирует процесс принятия решений и помогает командам продуманно выбирать варианты, разумно распределять ресурсы и фокусироваться на инициативах, значимых в стратегическом плане. Разбивка длинных списков дел на посильные задачи дает понимание, какие из них важнее всего для достижения стоящих перед командой целей.
В набор функций доски Confluence входит шаблон матрицы расстановки приоритетов, позволяющий грамотно назначать приоритеты, чтобы работа команды была согласована с целями проекта. Два ключевых элемента этого шаблона — «общие цели» и «предстоящая работа».
Добавьте в шаблон основные цели своей команды, чтобы они служили ориентирами при расстановке приоритетов. Список предстоящей работы можно упорядочить по приоритетам или срокам с помощью элементов типа записок.
Так как приоритеты постоянно меняются, шаблон позволяет легко перемещать задачи по матрице и при необходимости вносить корректировки.
Дополнительные варианты планирования и расстановки приоритетов
Помимо досок Confluence, в продуктах Atlassian есть множество других средств планирования и назначения приоритетов. Пользователи Jira могут попробовать Jira Product Discovery. Это решение помогает фиксировать и упорядочивать идеи, а также сопоставлять их с дорожной картой продукта прямо в Jira.
В Atlassian Team Playbook предусмотрен богатый набор сценариев для расстановки приоритетов и планирования. Это бесплатные ресурсы для проведения семинаров по популярным проблемам, способствующие постоянному укреплению сотрудничества в командах на любых проектах.
Готовы использовать этот шаблон?
Начните документировать и стандартизировать задания в Confluence.