Close

Risk register template

Easily create and manage risk registers to identify, assess, and mitigate project risks.

Managing risks is one of the biggest challenges project teams face. A project manager or team lead must have a system to identify, document, and address potential issues. Without one, teams are left vulnerable to unforeseen problems that can derail timelines, drain resources, or delay deliverables.

A risk register template lets teams anticipate potential issues by capturing essential details—like the likelihood and impact of each risk, mitigation strategies, and who will be the owner. By capturing these insights, teams are aware of potential roadblocks and equipped to handle them effectively.

With Confluence, teams can create a customizable risk register template for their specific project. This approach enhances decision-making, improves stakeholder communication, and ensures that risks are managed proactively rather than reactively. Whether you're planning a new project or seeking to optimize ongoing efforts, a well-maintained risk register can be a game-changer for achieving project success.

Make a risk register in Confluence for free


Risks in project management

So, what exactly qualifies as a “risk” in project management? A risk is a project issue that has not come true yet. It could be an opportunity, but more likely, it will negatively affect the project outcome if manifested.

Good risk management is one key to a successful project. If you identify risks early on, you can take steps to minimize their impact or avoid them altogether.


What is a risk register template?

A risk register template is a collaborative tool that helps project teams identify, assess, and manage risks within a project. It is a central hub for risk documentation that provides a streamlined way to record critical information, such as the nature of the risk, the potential impact, the likelihood of occurrence, and planned mitigation strategies.

However, a project risk register template goes beyond simply listing risks. When used correctly, it will bolster collaboration and transparency between team members. By centralizing all risk-related information in one easily accessible document, teams can work together to assess priorities, define ownership, and track progress on mitigation efforts. This ensures that risks are identified early and consistently monitored throughout the project lifecycle.


Types of risk register templates

There is no one-size-fits-all approach to creating a risk register template – it can be applied to many different projects and industries. Whether managing project risks, data security, or agile workflows, tailoring the risk register to your team’s needs is crucial. Here are a few common examples of risk register templates:

  • Project risk register: This template tracks risks associated with project elements, like resource limitations, shifting timelines, and stakeholder misalignment.
  • Data risk register: This template focuses on data security, privacy, and compliance risks. It helps teams identify vulnerabilities, track mitigation measures, and comply with GDPR or HIPAA regulations.
  • Agile risk register: This template is designed to assist Agile teams. It prioritizes flexibility and pinpoints risks that arise during iterative cycles, such as scope creep.
  • Strategic risk register: This template assists in high-level organizational risk management, such as reviewing market risks, competitive analysis, and long-term financial planning, to support decision-making.
  • IT risk register: These templates prioritize risks in IT projects and infrastructure, including software vulnerabilities, system outages, and technology integration challenges.

Project collaboration software, like Confluence, is the perfect tool for creating and customizing templates for specific project needs. Create tables, embed visuals, and collaborate in real-time to build a risk register that fits seamlessly into your workflow.


What makes a good risk register template?

Снимок экрана

A risk register should be more than a list of potential project issues. While this is a key element of the format, your template’s design should allow you to identify, measure, and act on risks—not merely see them.

Огромное значение имеет четкий порядок. Строки и столбцы должны быть структурированы так, чтобы охватить все важнейшие детали, такие как описание рисков, планы их снижения, уровни влияния и ответственность. В лаконичном дизайне удобно сортировать риски по приоритетам, отслеживать и пересматривать их на протяжении всего проекта. Кроме того, у команды должна быть возможность моментально выяснить статус каждого риска: устранен ли он, находится в работе или требует эскалации.

Со страницами Confluence создать шаблон реестра рисков не составит никакого труда. Страницы Confluence — это динамичное пространство, в котором команды могут разрабатывать и настраивать реестры рисков в соответствии с уникальными целями своих проектов. В шаблоны можно встраивать информацию из сторонних приложений, включать ссылки на сопутствующие ресурсы и добавлять визуальные элементы для расширения контекста, причем для этого даже не нужно создавать несколько страниц.


Когда полезен шаблон реестра рисков

Реестры рисков можно (а часто даже и нужно) применять на самых разных этапах проектов. Вот несколько основных примеров использования такого шаблона для выявления, отслеживания рисков и управления ими.

  • Планирование и начало проекта
  • Семинары по оценке рисков
  • Обзоры контрольных точек
  • Распределение ресурсов
  • Обновления от заинтересованных лиц
  • Анализ по итогам проекта

Какие преимущества дает шаблон реестра рисков

Выявление рисков

Шаблон реестра помогает выявить риски еще до того, как они перерастут в полномасштабные проблемы. Таким образом, у команд появляется возможность действовать на упреждение и предотвращать неприятные сюрпризы. Этот инструмент показывает руководителям проектов любые «слепые зоны» и гарантирует, что ни одна важная деталь не ускользнет от внимания.

Чтобы еще больше упростить поиск уязвимостей, команды могут пойти дальше и классифицировать риски по типу, источнику и степени серьезности. Такой структурированный подход позволит учесть все потенциальные риски и создаст надежную основу для эффективного планирования мер по их снижению.

В качестве отправной точки для реестра рисков вы можете воспользоваться бесплатным шаблоном оценки рисков.

Улучшенное отслеживание рисков

Знать о рисках — это хорошо, но единственный способ не выпустить ситуацию из-под контроля — постоянно отслеживать их статус. Реестр рисков подходит для этого как нельзя лучше. С помощью шаблона команды могут регистрировать изменения в статусе рисков, обновлять планы по их снижению и отслеживать прогресс этих планов.

В Confluence все это можно делать в реальном времени, чтобы все заинтересованные стороны могли получать самую свежую информацию. Такое динамическое отслеживание дает командам пространство для маневра и помогает своевременно вносить коррективы по мере развития рисков.

Принятие более эффективных решений

Хорошо проработанный реестр дает четкую и понятную картину потенциальных рисков проекта и служит надежной опорой при принятии решений. Зная, какие из рисков не терпят отлагательств, команды могут не гадать, что делать дальше, а действовать с полной уверенностью.

Когда вся информация централизована и всегда под рукой, не остается места для неопределенности. Это значит, что руководители могут распределять ресурсы стратегически и вести свои проекты к успеху. А возможность привязывать в Confluence сопутствующие документы и данные помогает учесть в процессе принятия решений еще больше факторов.

Для визуализации идей и простого принятия решений воспользуйтесь бесплатным шаблоном блок-схемы.

Обеспечивает единообразие

Настроенный шаблон реестра задает единый подход к документированию рисков и управлению ими. Это ускоряет выполнение проектов. Когда команды придерживаются одного формата, говорят на одном языке и используют одну централизованную рабочую область, путанице просто неоткуда взяться.

С помощью страниц в Confluence можно достичь еще большей согласованности, предоставив командам доступ к единому достоверному источнику информации. Встроенные комментарии и разграничение прав способствуют подотчетности, а контроль версий гарантирует, что каждый участник будет в курсе последних обновлений.

Эффективная коммуникация с заинтересованными сторонами

Без хорошей коммуникации с заинтересованными сторонами успех проекта остается под большим вопросом. Легкодоступный реестр рисков, в котором собраны все связанные с ними обновления, упрощает эту задачу. Просто поделитесь динамическим реестром со всеми соответствующими участниками, чтобы они ясно представляли ситуацию с рисками по проекту. Это поможет заручиться их доверием и скоординировать действия.

В инструментах для совместной работы типа Confluence доступны обновления в реальном времени, которые позволяют держать всех в курсе событий, а с помощью @упоминаний можно запрашивать что-либо у конкретных заинтересованных сторон. Чтобы сделать реестр еще удобнее для восприятия и упростить обсуждение сложных вопросов, можно встроить в него визуальные элементы и контекст.


Как использовать шаблон реестра рисков

Выявите потенциальные риски

Прежде всего шаблон реестра нужен для определения потенциальных рисков, которые могут возникнуть на протяжении жизненного цикла проекта. Для начала следует рассмотреть такие факторы, как область, хронология и ресурсы проекта, а также любые внешние причины, которые, предположительно, могут в будущем вызвать проблемы.

Соберите мнения и соображения на всех уровнях организации, поговорив с заинтересованными сторонами, руководителями проекта и участниками команды. Чем тщательнее вы проработаете этот этап, тем меньше критических рисков будет упущено и тем проще будет ими управлять в дальнейшем.

Классифицируйте риски

Определив потенциальные риски вместе с участниками команды, заинтересованными сторонами и руководителями, классифицируйте их. Чтобы было от чего оттолкнуться, разбейте риски на финансовые, операционные и технические. Скорее всего, эти категории в дальнейшем будут меняться в зависимости от назначения вашего реестра рисков.

При такой разбивке по типам проще распределять ресурсы, планировать конкретные меры по снижению рисков и назначать ответственные команды исходя из зоны влияния этих рисков. Если все сделано правильно, у вас не возникнет сомнений, где искать те или иные проблемы и кому поручать их решение.

Оцените вероятность и влияние

Каждый выявленный риск потребуется оценить с точки зрения вероятности его возникновения и серьезности влияния на проект. Для этого подойдет обычная шкала от 1 до 5. Чтобы получить общую оценку риска, просто умножьте оценку вероятности на оценку влияния. Вот пример.

  • Риск: в проектной команде недостает специалистов, или команда не до конца понимает, что от нее требуется.
  • Вероятность: 4.
  • Влияние: 5.
  • Общая оценка риска: 20.


Действуя со всеми остальными выявленными рисками по такому же алгоритму, вы поймете, какие риски более критичны, а какие — менее. Сначала приоритизируйте риски с максимальным количеством баллов, а затем уделите внимание остальным. Ознакомьтесь с этим подробным примером реестра и посмотрите, как использовать каждый столбец.

Выработайте стратегии по снижению рисков

Для каждого выявленного риска следует выработать стратегию его снижения. Иными словами, команда должна составить планы действий, чтобы уменьшить вероятность возникновения риска или свести к минимуму его влияние. Такое стратегическое планирование может подразумевать корректировку процессов, разработку планов на случай непредвиденных обстоятельств или выделение ресурсов.

В приведенном выше примере потенциальная стратегия по снижению риска может заключаться в создании и внедрении шаблона ролей и обязанностей, в котором четко прописано, кто и что должен делать. Кроме того, руководители команд могут выделить время на подбор персонала, или отдел кадров может дать объявление о поиске сотрудников.

Назначьте ответственных

Для каждого риска выберите участника команды или группу, которые будут следить за его статусом и реализовывать стратегию его снижения. Это даст гарантию, что ни один риск не останется без внимания, на протяжении всего проекта будут приниматься активные меры по его снижению, а команда будет согласованно и целенаправленно решать проблемы по мере их возникновения.

Пересматривайте и обновляйте

По мере обнаружения новых рисков или снижения старых необходимо обновлять реестр. Благодаря его регулярному пересмотру процесс управления рисками будет оставаться актуальным, а все необходимые коррективы будут вноситься своевременно. Это значит, что вы сможете выполнять проект по плану и сводить к минимуму возможные перебои.


Рекомендации о том, как создать шаблон реестра рисков

Теперь вы знаете, сколько пользы может принести шаблон реестра рисков проектным командам и как его создать. Но можно сделать этот процесс еще проще, если знать некоторые тонкости. Создавая шаблон, придерживайтесь следующих рекомендаций.

  • Не делайте предположений на этапе планирования. Уже одно это может представлять риск для выполнения проекта.
  • Реестр рисков — это не разовая акция. Его следует регулярно обновлять на протяжении всего жизненного цикла проекта.
  • Пользуйтесь реестром рисков при планировании недели. Планируйте действия команды с учетом рисков, требующих немедленного внимания.
  • Сдвигайте задачи, сопряженные с рисками, на более ранние сроки. Это даст вам время для разработки корректирующих мер.
  • Не стремитесь к идеалу. Ставьте перед собой задачу не устранить абсолютно все риски, а свести к минимуму неопределенность и выработать план действий.

Создайте реестр рисков в Confluence бесплатно

Ищете отправную точку? Confluence — идеальная платформа для создания реестра рисков, адаптированного к потребностям вашего проекта, и управления им. При создании шаблона такого реестра в вашем распоряжении будут гибкие таблицы и разнообразные инструменты форматирования. Предусмотренные в Confluence возможности совместной работы над проектами помогут вам не терять нить событий и поддерживать порядок в любой документации, будь то категории рисков, стратегии их снижения или распределение ответственности.

В чем бы ни нуждалась команда, среди огромного разнообразия готовых настраиваемых шаблонов Confluence вы всегда найдете тот, что подойдет для вашего проекта. Благодаря функциям редактирования в реальном времени, встроенным комментариям и возможностям для проведения мозгового штурма вы будете уверены, что все риски четко определены, их статус подконтролен, а информация актуальна.

Confluence дает возможность без труда создать и вести реестр рисков, который будет дополняться и развиваться вместе с проектом. Независимо от того, отслеживаете ли вы риски, оцениваете их влияние или сотрудничаете с заинтересованными сторонами, Confluence поможет собрать всю информацию воедино и навести в ней порядок.

Создайте реестр рисков в Confluence бесплатно