Максимизируйте производительность с помощью шаблонов GTD
Каждый хочет быть на шаг впереди, принимать разумные решения и иметь преимущество. В мире, который с каждым днем становится все более единообразным, для успеха необходимо выделяться. С помощью шаблонов GTD руководители проектов управляют прогрессом, а не распыляются по мелочам.
Шаблоны GTD — это готовое решение в ситуации, когда время на вес золота. Они основаны на методе Дэвида Аллена GTD (Getting Things Done, «доведение дел до завершения») и представляют собой четкую дорожную карту по успешной реализации проекта.
GTD высвобождает ментальный ресурс для творческой деятельности, одновременно поддерживая успешный ход проектов. Этот подход особенно эффективен в сочетании с гибкой методологией управления проектами Agile.
В этой статье мы расскажем, как правильно применять шаблоны GTD, и покажем, как руководителям проектов использовать их в таких инструментах, как Confluence и Jira, чтобы достигать желаемых результатов.
Что такое шаблон Getting Things Done?
Шаблон GTD систематизирует принципы производительности, разработанные Дэвидом Алленом. Он воплощает в себе ключевые идеи методологии GTD и служит дорожной картой для ее быстрой и эффективной реализации с использованием проверенного пошагового подхода к управлению проектами.
С шаблоном GTD профильные специалисты могут не волноваться о будущем, сосредоточившись на настоящем. В шаблоне четко обозначены дальнейшие действия, поэтому agile-команды могут сохранять концентрацию и не превышать лимиты задач в работе.
Типы шаблонов GTD
Шаблоны GTD универсальны. Руководители проектов адаптируют их к потребностям своей команды, заинтересованных сторон и самого проекта. Однако некоторые стандартные шаблоны должны быть включены в любую систему GTD. Вот примеры таких шаблонов.
Ежедневные списки заданий
В GTD ежедневные списки заданий составляются в форме шаблона «Дальнейшие действия». Пользователи GTD получают удобный путеводитель по текущим задачам и могут в нужный момент приступать к важным делам. Пользователи фиксируют задания на день в общем шаблоне «Календарь» и выносят элементы в отдельный список «Дальнейшие действия».
Недельные планы
Шаблон плана на неделю необходим для согласования ежедневных заданий с масштабными обязательствами. Опытные пользователи GTD проводят еженедельные сеансы планирования для переоценки списка «Дальнейшие действия» и изменения его структуры, чтобы каждое задание соответствовало общим целям.
Шаблоны для упорядочивания проектов
Если темы и пункты повестки дня перечислены на основе приоритетов или актуальности для целей собрания, повестка приобретает четкую структуру и помогает провести продуктивное обсуждение.
Используйте гибкие макеты страниц Confluence, чтобы изложить и упорядочить пункты повестки дня.
Входящие
Прелесть этого шаблона в том, что можно свободно выразить все мысли, идеи, концепции и грандиозные задумки в одном месте. Мастера GTD также называют эти записи «хаотичными повседневными заметками». Другие просто зовут их «всячина». В этом случае разрозненные элементы, связанные с проектом, попадают во «Входящие». Ниже описан процесс перемещения элементов из «Входящих» в соответствующие разделы других шаблонов.
1. Составьте список. Первый шаг в работе с шаблоном «Входящие» — составить список, предназначенный для так называемой «разгрузки мозга».
2. Отсортируйте элементы списка. Поместите их в правильную категорию. Как определить, куда относится элемент? С помощью рабочего процесса GTD.
Задание нужно выполнить?
Да: поместите такие элементы в один из следующих списков.
- Список ожидания. Включайте элементы в него, если для выполнения действия вам нужно привлечь кого-либо еще.
- Список дальнейших действий. Сюда вносите элементы, если для них установлены четкие сроки и для их завершения нужно выполнить еще хотя бы один шаг.
Нет: отправляйте элементы, не требующие принятия мер, в корзину, список «Когда-нибудь» или справочный список.
- Список «Когда-нибудь». Сюда относятся элементы, которые пока неактуальны, но станут актуальны в будущем. Например, для элемента нет конкретной даты выполнения или по нему нельзя сделать что-либо в данный момент.
- Справочный список. Состоит не из действий, а из важных сведений, необходимых для выполнения элементов в списке ожидания и списке «Дальнейшие действия».
Reference List
The Reference List is your go-to for storing essential information and context. This might include contact details, notes, or useful documents. Use it to link important information to tasks on other lists, ensuring you have all the necessary context.
Calendar List
The Calendar List captures essential dates and scheduled tasks. Assign dates to items from the Next Actions List and Waiting List, and update it regularly to keep your workflow in sync with your schedule.
Как использовать шаблоны GTD
После сортировки путь задачи продолжается. Многие элементы из «Входящих» попадут в список «Проекты». Каждый проект включает в себя план еженедельного анализа.
Для проведения анализа воспользуйтесь следующим контрольным списком.
- Освободите физическое и цифровое пространство, чтобы сосредоточиться на рассматриваемом проекте.
- Запишите и структурируйте все проекты, запросы обновлений и действия, которых еще нет в плане проектов.
- Просмотрите список «Календарь». Убедитесь, что вы внесли каждое действие в расписание раньше или позже, чем планировалось.
- Изучите список «Дальнейшие действия». Отметьте все выполненные элементы как завершенные. Просмотрите остальные действия и решите, выделить ли их в отдельные проекты или оставить в списке.
- Добавьте идеи или нововведения, которые хотелось бы опробовать.
- Вспомните, что прошло хорошо.
- Запишите, что и как можно было бы улучшить.
Теперь давайте вкратце остановимся на каждом списке в проекте GTD.
Принципы GTD
Capture
На этом этапе излагаются все возможные идеи. Его цель — собрать в своеобразной папке «Входящие» идеи, требования и проблемы, связанные с определенной функцией, человеком или проектом. Это могут быть задания, проекты, идеи, обязательства и что угодно еще, что занимает ваши мысли. Собрав все в одном месте, вы освободите голову и точно ничего не упустите.
Уточните
Разделите идеи на категории в зависимости от важности, необходимых действий и участников (если понадобится привлечь кого-то еще). Рассматривайте этот этап как фильтр: ваша задача не выбрасывать идеи, а поместить их в правильный контекст.
Организуйте
Здесь проекты начинают обретать более ясные очертания. Происходит дальнейшая сортировка элементов, которые из идей превращаются в проекты, отправляются в очередь ожидания или сохраняются в качестве справочной информации.
Сделайте выводы
Время от времени задавайтесь вопросом: «Это все еще актуально?» Одни проводят ревизию раз в неделю, другие — каждый день. Так вы сможете держать задания под контролем и одновременно уменьшить нагрузку на участников команды, использующих GTD.
Ценную аналитическую информацию на этом этапе можно получить из agile-отчетов.
Вовлекайте
Пришло время приступать к работе. После уточнения, упорядочивания и анализа всех элементов пользователи могут выполнять задания по отдельности, пока не завершат свои проекты.
На этапе выполнения методология управления проектами GTD дает участникам команды спокойствие. С GTD они знают, что работают над нужным заданием в нужное время и смогут достичь желаемых результатов.
Resource planning template
Effective resource management is critical to keeping projects on time and within budget, and the resource planning template makes it easy. This template provides a structured framework for organizing human, financial, and material resources, ensuring that workloads are balanced and bottlenecks are avoided. Project managers can make informed decisions and adjust allocations as needed by gaining a clear overview of resource availability.
With real-time editing and visual timelines, this template enhances collaboration and integrates seamlessly with tools like Jira, making resource management dynamic and efficient. Use the Resource Planning Template to allocate resources accurately, track progress, and ensure smooth project execution.
SMART goals template
Setting clear, focused goals is crucial to project success, and the SMART goals template provides a structured framework to help teams craft practical, results-driven objectives. The SMART method—Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Time-bound—ensures your goals are well-defined and aligned with business benefits and stakeholder needs.
Using this template, teams can create quantifiable, realistic, and deadline-driven goals, helping to improve productivity and collaboration. Whether your goals are ambitious or modest, this template helps ensure they are achievable and contribute to meaningful project outcomes.
SWOT analysis template
A SWOT analysis template is an essential tool for businesses looking to prioritize projects, assess market conditions, and stay ahead of competitors. By analyzing your company’s strengths, weaknesses, opportunities, and threats, this template helps you make informed decisions and focus on strategic planning. Whether you’re evaluating new projects, product lines, or market expansions, the SWOT template streamlines the process, allowing you to organize critical insights and take action quickly.
Confluence’s free SWOT analysis template enhances collaboration by enabling teams to contribute in real-time, ensuring everyone stays aligned and ready to respond to market changes. Use this template to make smarter, data-driven decisions that support long-term business success.
Как выбрать правильный шаблон GTD
Эта методика проста, но вместе с тем дает определенную гибкость, позволяющую учитывать следующие моменты.
Личные предпочтения
Например, список дальнейших действий можно пересматривать ежедневно, а список проектов — еженедельно. А можно запланировать проверки важных и неотложных проектов дважды в неделю, если вам так удобнее.
Планирование таких проверок дает пользователям уверенность и позволяет целиком сосредоточиться на текущей задаче, не боясь упустить что-то важное.
Требования к рабочему процессу
Руководители проектов знают, что требования заинтересованных сторон часто меняются. С шаблонами GTD адаптироваться к этим требованиям будет легко, но только при наличии хороших вспомогательных ресурсов.
В Confluence есть ряд настраиваемых шаблонов GTD, которые дадут вам свободно маневрировать, не замедляя проект.