Максимизируйте производительность с помощью шаблонов GTD
Каждый хочет быть на шаг впереди, принимать разумные решения и иметь преимущество. В мире, который с каждым днем становится все более единообразным, для успеха необходимо выделяться. С помощью шаблонов GTD руководители проектов управляют прогрессом, а не распыляются по мелочам.
Шаблоны GTD — это готовое решение в ситуации, когда время на вес золота. Они основаны на методе Дэвида Аллена GTD (Getting Things Done, «доведение дел до завершения») и представляют собой четкую дорожную карту по успешной реализации проекта.
GTD высвобождает ментальный ресурс для творческой деятельности, одновременно поддерживая успешный ход проектов. Этот подход особенно эффективен в сочетании с гибкой методологией управления проектами Agile.
В этой статье мы расскажем, как правильно применять шаблоны GTD, и покажем, как руководителям проектов использовать их в таких инструментах, как Confluence и Jira, чтобы достигать желаемых результатов.
Что такое шаблон Getting Things Done?
Шаблон GTD систематизирует принципы производительности, разработанные Дэвидом Алленом. Он воплощает в себе ключевые идеи методологии GTD и служит дорожной картой для ее быстрой и эффективной реализации с использованием проверенного пошагового подхода к управлению проектами.
С шаблоном GTD профильные специалисты могут не волноваться о будущем, сосредоточившись на настоящем. В шаблоне четко обозначены дальнейшие действия, поэтому agile-команды могут сохранять концентрацию и не превышать лимиты задач в работе.
Значение шаблонов GTD
Традиционные методики управления проектами, будь то каскадная модель, Agile или их сочетание, построены в первую очередь на выполнении заданий. Задания — это последний этап планирования, перед тем как профильные специалисты возьмутся за работу.
Список дел одним своим видом угнетающе действует на загруженных творческих профессионалов. Именно здесь вам особенно пригодятся шаблоны GTD. Они не только устраняют факторы стресса и прокрастинации, обеспечивая ясность, концентрацию и условия для максимально эффективной работы профильных специалистов, но и значительно улучшают тайм-менеджмент и приоритизацию заданий.
Собирая, уточняя, упорядочивая и анализируя задания в структурированном формате с помощью шаблонов GTD, можно эффективнее распоряжаться временем. Заданиям назначается приоритет с учетом их важности и срочности. Таким образом самые важные вопросы решаются немедленно, а менее насущные откладываются на потом.
Кроме того, шаблоны GTD стимулируют упреждающий подход к управлению заданиями — так меньше шансов оставить важные дела без внимания. Благодаря оптимальному порядку и четкой картине заданий, ожидающих выполнения, вы можете рационально распределять время и ресурсы, что повышает производительность и снижает стресс.
Принципы GTD
GTD строится на пяти основных принципах: сбор, уточнение, упорядочивание, анализ и выполнение.
Capture
На этом этапе излагаются все возможные идеи. Его цель — собрать в своеобразной папке «Входящие» идеи, требования и проблемы, связанные с определенной функцией, человеком или проектом. Это могут быть задания, проекты, идеи, обязательства и что угодно еще, что занимает ваши мысли. Собрав все в одном месте, вы освободите голову и точно ничего не упустите.
Уточните
Разделите идеи на категории в зависимости от важности, необходимых действий и участников (если понадобится привлечь кого-то еще). Рассматривайте этот этап как фильтр: ваша задача не выбрасывать идеи, а поместить их в правильный контекст.
Организуйте
Здесь проекты начинают обретать более ясные очертания. Происходит дальнейшая сортировка элементов, которые из идей превращаются в проекты, отправляются в очередь ожидания или сохраняются в качестве справочной информации.
Сделайте выводы
Время от времени задавайтесь вопросом: «Это все еще актуально?» Одни проводят ревизию раз в неделю, другие — каждый день. Так вы сможете держать задания под контролем и одновременно уменьшить нагрузку на участников команды, использующих GTD.
Ценную аналитическую информацию на этом этапе можно получить из agile-отчетов.
Вовлекайте
Пришло время приступать к работе. После уточнения, упорядочивания и анализа всех элементов пользователи могут выполнять задания по отдельности, пока не завершат свои проекты.
На этапе выполнения методология управления проектами GTD дает участникам команды спокойствие. С GTD они знают, что работают над нужным заданием в нужное время и смогут достичь желаемых результатов.
Типы шаблонов GTD
Шаблоны GTD универсальны. Руководители проектов адаптируют их к потребностям своей команды, заинтересованных сторон и самого проекта. Однако некоторые стандартные шаблоны должны быть включены в любую систему GTD. Вот примеры таких шаблонов.
Ежедневные списки заданий
В GTD ежедневные списки заданий составляются в форме шаблона «Дальнейшие действия». Пользователи GTD получают удобный путеводитель по текущим задачам и могут в нужный момент приступать к важным делам. Пользователи фиксируют задания на день в общем шаблоне «Календарь» и выносят элементы в отдельный список «Дальнейшие действия».
Недельные планы
Шаблон плана на неделю необходим для согласования ежедневных заданий с масштабными обязательствами. Опытные пользователи GTD проводят еженедельные сеансы планирования для переоценки списка «Дальнейшие действия» и изменения его структуры, чтобы каждое задание соответствовало общим целям.
Шаблоны для упорядочивания проектов
Если темы и пункты повестки дня перечислены на основе приоритетов или актуальности для целей собрания, повестка приобретает четкую структуру и помогает провести продуктивное обсуждение.
Используйте гибкие макеты страниц Confluence, чтобы изложить и упорядочить пункты повестки дня.
Входящие
Прелесть этого шаблона в том, что можно свободно выразить все мысли, идеи, концепции и грандиозные задумки в одном месте. Мастера GTD также называют эти записи «хаотичными повседневными заметками». Другие просто зовут их «всячина». В этом случае разрозненные элементы, связанные с проектом, попадают во «Входящие». Ниже описан процесс перемещения элементов из «Входящих» в соответствующие разделы других шаблонов.
1. Составьте список. Первый шаг в работе с шаблоном «Входящие» — составить список, предназначенный для так называемой «разгрузки мозга».
2. Отсортируйте элементы списка. Поместите их в правильную категорию. Как определить, куда относится элемент? С помощью рабочего процесса GTD.
Задание нужно выполнить?
Да: поместите такие элементы в один из следующих списков.
- Список ожидания. Включайте элементы в него, если для выполнения действия вам нужно привлечь кого-либо еще.
- Список дальнейших действий. Сюда вносите элементы, если для них установлены четкие сроки и для их завершения нужно выполнить еще хотя бы один шаг.
Нет: отправляйте элементы, не требующие принятия мер, в корзину, список «Когда-нибудь» или справочный список.
- Список «Когда-нибудь». Сюда относятся элементы, которые пока неактуальны, но станут актуальны в будущем. Например, для элемента нет конкретной даты выполнения или по нему нельзя сделать что-либо в данный момент.
- Справочный список. Состоит не из действий, а из важных сведений, необходимых для выполнения элементов в списке ожидания и списке «Дальнейшие действия».
Как использовать шаблоны GTD
После сортировки путь задачи продолжается. Многие элементы из «Входящих» попадут в список «Проекты». Каждый проект включает в себя план еженедельного анализа.
Для проведения анализа воспользуйтесь следующим контрольным списком.
- Освободите физическое и цифровое пространство, чтобы сосредоточиться на рассматриваемом проекте.
- Запишите и структурируйте все проекты, запросы обновлений и действия, которых еще нет в плане проектов.
- Просмотрите список «Календарь». Убедитесь, что вы внесли каждое действие в расписание раньше или позже, чем планировалось.
- Изучите список «Дальнейшие действия». Отметьте все выполненные элементы как завершенные. Просмотрите остальные действия и решите, выделить ли их в отдельные проекты или оставить в списке.
- Добавьте идеи или нововведения, которые хотелось бы опробовать.
- Вспомните, что прошло хорошо.
- Запишите, что и как можно было бы улучшить.
Теперь давайте вкратце остановимся на каждом списке в проекте GTD.
Список дальнейших действий
Просмотрите каждый элемент в этом списке и оцените его по следующим критериям.
Можно ли выполнить элемент за один шаг? Если ответ утвердительный и выполнение элемента займет меньше двух минут, выполните его и отметьте его как готовый.
Для выполнения элемента требуется несколько шагов? Преобразуйте его в Проект и перечислите шаги по его выполнению.
Элемент выполняется за один шаг, но дольше двух минут? Оставьте его в списке дальнейших действий и сдвиньте срок выполнения на более позднее время.
Примечание. Не беспокойтесь, что забудете об отложенных элементах. Методика GTD предполагает периодические проверки всех списков. При их выполнении специалисты по GTD могут менять статус элементов, перенося их из одного списка в другой, пока они не будут завершены, оставлены на потом или удалены.
Список ожидания
Для каждого элемента этого списка укажите имя пользователя, ответственного за его выполнение. Установите даты выполнения элементов и контролируйте их до самого завершения.
Список «Когда-нибудь»
Это список элементов без определенных действий и жестких сроков. Не забывайте периодически пересматривать этот список: в нем могут оказаться проекты либо элементы, которые можно выполнить за одно действие или делегировать.
Справочный список
Без этого списка работа не пойдет. Его можно назвать базой знаний или каталогом с контекстом для каждого элемента. Свяжите каждый элемент справочного списка хотя бы с одним элементом любого другого. Примером справочного списка может быть дата рождения пользователя, его контактные данные, мысли о проекте после собрания, цитата из книги, фрагмент текста или ссылка на файл PDF.
Календарный список
Специалисты по GTD хранят здесь важные даты, связанные с элементами списков. Так, элементы списков дальнейших действий и ожидания обычно привязываются к датам. Именно эти даты и хранятся в календарном списке.
Во время периодических проверок даты можно сдвигать, подстраивая рабочий процесс под свои возможности.
Как выбрать правильный шаблон GTD
Эта методика проста, но вместе с тем дает определенную гибкость, позволяющую учитывать следующие моменты.
Личные предпочтения
Например, список дальнейших действий можно пересматривать ежедневно, а список проектов — еженедельно. А можно запланировать проверки важных и неотложных проектов дважды в неделю, если вам так удобнее.
Планирование таких проверок дает пользователям уверенность и позволяет целиком сосредоточиться на текущей задаче, не боясь упустить что-то важное.
Требования к рабочему процессу
Руководители проектов знают, что требования заинтересованных сторон часто меняются. С шаблонами GTD адаптироваться к этим требованиям будет легко, но только при наличии хороших вспомогательных ресурсов.
В Confluence есть ряд настраиваемых шаблонов GTD, которые дадут вам свободно маневрировать, не замедляя проект.
Воспользуйтесь шаблонами GTD из Confluence и Jira
Jira и базы данных Confluence помогают руководителям проектов централизовать всю работу по принципам GTD. Базы данных Confluence обеспечивают структурированное хранение, объединение и организацию различных типов информации. Помимо синхронизации и структурирования данных в реальном времени, в базах данных Confluence можно задавать отношения между данными, создавать пользовательские представления и размещать ссылки на информацию из баз данных в любом месте страниц Confluence.
Например, можно создать базы данных для централизованного отслеживания требований к проекту, хранения протоколов собраний, управления заданиями команды и организации исследований клиентов. При этом поддерживаются различные типы полей, в числе которых текст, даты, пользователи и страницы. Благодаря такой гибкости информацию можно моделировать под конкретные цели.
Более того, тесная интеграция баз данных Confluence с Jira делает рабочий процесс управления проектами намного эффективнее. Задачи Jira можно синхронизировать с базами данных Confluence, что дает целостное представление о статусе, приоритетах и зависимостях проекта. Все обновления связанных задач Jira автоматически отражаются в базе данных, поэтому информация всегда будет актуальной. Эта интеграция устраняет разделение между планированием в Confluence и выполнением в Jira.
Продуманные системы для сложных проектов
Органичное сочетание Confluence и Jira упрощает выполнение сложных проектов. С помощью досок Jira можно расставлять приоритеты задач, отслеживать их и управлять работой от начала до конца. Интеллектуальные ссылки между Confluence и Jira позволяют эффективно управлять проектами с помощью обоих инструментов.
Главное преимущество такого сочетания в том, что в интерфейсе Jira будет представлен четкий и согласованный план поставки для сложных элементов списков GTD. А еще прозрачность действий между обоими инструментами дает полное представление об изменениях статусов и оптимизирует циклы проверок.
Также Confluence поддерживает такие элементы страниц, как таблицы, статусы, списки задач, даты, исполнители и решения.
Шаблоны GTD: часто задаваемые вопросы
Как часто стоит обновлять шаблоны GTD?
В процессе периодических проверок запрашивайте обратную связь о структуре шаблонов списков Getting Things Done. Подумайте, собираете ли вы достаточно информации для выполнения проектов, и адаптируйте шаблоны под потребности своей команды.
В чем разница между методикой GTD и фреймворком Agile?
Хотя GTD и Agile в чем-то похожи, это принципиально разные методики. GTD — это система повышения производительности, направленная на сбор информации, обработку, систематизацию, обдумывание и эффективное выполнение задач без стресса. Agile — это система управления проектами, предназначенная для итеративной разработки продуктов короткими циклами (спринтами) с упором на командную работу и адаптивность.
Но у этих методик есть и точки соприкосновения. Например, это «критерии готовности», мозговые штурмы (Agile) и разгрузки мозга (GTD) для выработки идей, а также разбиение элементов на пользовательские истории (Agile) или проекты (GTD).