Шаблон реестра заинтересованных сторон

Поддерживайте взаимодействие и участие заинтересованных сторон проекта от его начала и до конца.

Успешность проекта зависит от понимания того, кем являются заинтересованные стороны и как они влияют на вашу работу. Систематизированный реестр заинтересованных сторон поможет вам отслеживать ключевых игроков, управлять взаимодействием и обеспечивать информирование всех участников на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Без такого реестра команды рискуют не учесть важные данные, упустить из виду ключевых лиц, принимающих решения, или неправильно распределить ожидания, что может привести к задержкам и несогласованности целей.

Хотите оптимизировать управление заинтересованными сторонами?

Создайте реестр заинтересованных сторон бесплатно в Confluence.

Что такое реестр заинтересованных сторон?

Это актуальный документ, в котором собрана важная информация обо всех, кто заинтересован в успехе вашего проекта. В управлении проектами этот инструмент используется для того, чтобы понять, кто задействован в проекте, что интересует участников и как сохранить их интерес.

Понимание отношений с заинтересованными сторонами и управление ими не должны строиться на предположениях. Используя упорядоченный подход, например шаблон реестра заинтересованных сторон, вы не упустите важные детали, от которых может зависеть успех проекта.

Что такое шаблон реестра заинтересованных сторон?

Шаблон реестра заинтересованных сторон — это предварительно разработанный документ для сбора и отслеживания важной информации о ключевых участниках проекта. Теперь сведения можно хранить в структурированном формате, чтобы не начинать каждый раз заново. Это позволяет экономить время и сохранять согласованность всей проектной документации.

Зачем использовать шаблон реестра заинтересованных сторон?

На создание реестра заинтересованных сторон с нуля может уйти много времени, и есть риск упустить важные детали. Шаблон реестра облегчает этот процесс в рамках проекта благодаря готовой к использованию структуре, отвечающей лучшим методикам теории заинтересованных сторон.

В этом шаблоне можно последовательно собрать всю необходимую информацию, поддерживая при этом культуру совместной работы за счет организованного вовлечения заинтересованных сторон.

Что следует включить в шаблон реестра заинтересованных сторон

Шаблон реестра заинтересованных сторон должен содержать исчерпывающую информацию обо всех вовлеченных людях, включая следующее.

Имя и роль в организации или за ее пределами. Укажите имя и официальную должность заинтересованного лица. Обязательно уточните, кем является сотрудник — участником внутренней команды, внешним партнером или представителем другой организации.
Контактная информация и предпочтительные способы связи. Укажите рабочие адреса электронной почты, номера телефонов и резервные контактные данные. Чтобы обеспечить эффективную связь, отметьте предпочитаемый способ получения информации — электронная почта, запланированные вызовы или личные встречи.
Степень влияния и заинтересованности в проекте. Укажите, какой вес имеют голоса заинтересованных сторон в контексте проектных решений и насколько они заинтересованы в результатах. Это поможет вам расставить приоритеты и понять, кому нужны консультации для принятия тех или иных решений.
Основные опасения и ожидания. Зафиксируйте, что наиболее важно для всех заинтересованных сторон и каковы их ожидания от проекта. Своевременное понимание их приоритетов и возможных опасений поможет вам решить проблемы заблаговременно.
Стратегия вовлечения и частота общения. Определите, как часто и по каким каналам вы будете общаться с заинтересованными сторонами. На основании их ролей и степени заинтересованности определите, нужны ли им ежедневные уведомления, еженедельные проверки или оповещения об основных событиях.

Шаблон реестра заинтересованных сторон: преимущества использования

Систематизация сведений о заинтересованных сторонах

Шаблон реестра заинтересованных сторон — это единый достоверный источник информации о заинтересованных сторонах проекта. Такая организация упрощает участникам команды поиск и использование информации о заинтересованных сторонах, что способствует эффективной совместной работе и координации проекта.

Улучшение коммуникации

Общение становится эффективнее, когда вы знаете, кому какая информация нужна и как тот или иной участник предпочитает ее получать. Чтобы сообщения доходили до нужных людей в нужное время, используйте вместе с реестром заинтересованных сторон инструменты совместной работы над проектами.

Изучите шаблон связи с заинтересованными сторонами, чтобы сохранять последовательность при общении с ключевыми фигурами.

Точное выявление рисков

Подробные сведения о заинтересованных сторонах помогут вам решать проблемы до того, как они усугубятся. Такой упреждающий подход к управлению рисками позволяет эффективно следить за ходом проекта.

Ознакомьтесь с шаблоном оценки рисков для разработки подробных планов управления рисками.

Оптимизация планирования проекта

Правильно составленный реестр помогает эффективно планировать проект, поскольку дает четкое представление о вовлеченности заинтересованных сторон и их пожеланиях на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Используйте шаблон отчета о статусе проекта, чтобы быстро информировать команды о проектах на любой стадии.

Обеспечивает единообразие

Используйте стандартный документ для управления заинтересованными сторонами, чтобы принимать взвешенные решения и поддерживать профессиональные отношения в рамках нескольких проектов.

Как создать реестр заинтересованных сторон

Определите заинтересованные стороны

Перечислите всех людей и группы, которые могут повлиять на проект или оказаться затронутыми им. Воспользуйтесь нашим шаблоном для составления карты заинтересованных сторон, чтобы наглядно представить взаимоотношения и степени влияния.

Классифицируйте заинтересованные стороны

Сгруппируйте заинтересованные стороны по их ролям, степени влияния и заинтересованности в проекте. При такой систематизации приоритет отдается стратегиям вовлечения и усилиям по налаживанию связи.

Соберите информацию о заинтересованных сторонах

Соберите важную информацию обо всех заинтересованных сторонах, включая контактные данные, роли и предпочтительные способы связи.

Оцените влияние заинтересованных сторон

Оцените степень влияния и участия заинтересованных сторон, чтобы определить подходящие стратегии вовлечения.

Задокументируйте ожидания и опасения

Зафиксируйте, чего ожидают от проекта все заинтересованные стороны и какие опасения они выражают.

Разработайте план вовлечения

Создайте конкретные стратегии взаимодействия с различными группами заинтересованных сторон. Запланируйте, как вы будете информировать и привлекать их к работе с помощью эффективных командных собраний и других каналов связи.

Пересматривайте и обновляйте

Регулярно пересматривайте и обновляйте реестр заинтересованных сторон, отражая в нем изменения в характере взаимодействия и динамику проекта.

Кому следует создавать реестр заинтересованных сторон?

Обычно реестр заинтересованных сторон составляют руководители проектов, но для всестороннего учета они часто работают совместно с руководителями групп и другими ключевыми участниками команды. Сотрудник, ответственный за взаимодействие с заинтересованными сторонами, должен регулярно пополнять и корректировать реестр.

Пример реестра заинтересованных сторон

Предположим, вы запускаете новую программную систему для всей компании. В ваш реестр заинтересованных сторон могут входить следующие люди.

Кураторы проекта (высокое влияние, высокая заинтересованность)
Руководители отделов (высокое влияние, различная заинтересованность)
Конечные пользователи (низкое влияние, высокая заинтересованность)
Участники ИТ-команды (высокое влияние, высокая заинтересованность)
Внешние поставщики (различное влияние, высокая заинтересованность)

В этом случае вы будете отслеживать опасения заинтересованных сторон, предпочтительные способы связи и стратегии вовлечения.

Такой реестр заинтересованных сторон непосредственно помогает достичь целей проекта и плавно внедрить новую программную систему. Благодаря отслеживанию заинтересованных сторон можно своевременно устранять возможные затруднения и оперативно решать поставленные задачи. Кроме того, этот документ помогает достигать ключевых точек проекта, сохраняя при этом заинтересованность всех сторон.

Создайте реестр заинтересованных сторон с помощью Confluence

Создайте реестр заинтересованных сторон проекта в Confluence, чтобы упорядочить важную информацию и упростить к ней доступ. Создайте страницу Confluence, на которой ваша команда сможет легко отслеживать информацию о заинтересованных сторонах, делать заметки, вносить изменения и делиться аналитикой. Благодаря тегам и уведомлениям все участники будут в курсе важных обновлений. Вы также можете изучить наш репозиторий шаблонов, выбрать готовый вариант и настроить его в соответствии со своими потребностями.

В Confluence сотрудничество всегда идет гладко. Участники команды могут совместно работать над реестром заинтересованных сторон, добавляя информацию и примечания по ходу проекта. Любое изменение автоматически отслеживается, и вы будете точно знать, кто его внес. Таким образом ваша команда будет располагать точной информацией о заинтересованных сторонах на протяжении всего проекта.

Создайте реестр заинтересованных сторон бесплатно в Confluence.

Связанные шаблоны и ресурсы

План проекта

Составьте план организационной работы по проекту заранее.

повестки еженедельных совещаний

Гарантируйте продуктивность, эффективность и наличие записей регулярных совместных собраний

Связь с заинтересованными сторонами

Информируйте заинтересованные стороны о ходе работы над проектом