Confluence для руководителей проектов: оптимизация совместной работы и обмена знаниями

Как руководители проектов могут извлечь максимальную пользу из Confluence

На любом проекте (не важно, маленький он или большой) будут свои взлеты и падения. Но хороший руководитель проекта может предвосхитить препятствия, наладив общение между участниками.

Confluence служит центральным хранилищем проектной документации и обновлений. С такой единой базой данных ваша команда всегда будет знать, где можно найти нужную информацию.

Вот как руководители проектов могут извлечь максимальную пользу из Confluence.

Создавать планы проектов вместе

Заручитесь поддержкой заинтересованных сторон на старте проекта, и вы проложите путь к его гладкой реализации.

Одна из распространенных проблем заключается в том, чтобы выяснить требования заинтересованных сторон, как в асинхронном режиме, так и в ходе совещаний. В Confluence можно собрать всех в виртуальной комнате, а затем сформировать план в реальном времени с помощью досок.

Доски дают вам богатые возможности для продуктивного мозгового штурма: рисуйте от руки, добавляйте иллюстрации и редактируйте в реальном времени прямо в Confluence. На них можно создавать технологические схемы, карты заинтересованных сторон, записки с заметками и многое другое. По завершении сеанса его итоги не придется выискивать среди личных заметок или длинных цепочек электронных писем — их можно будет сохранить в документах Confluence.

Разумеется, старт проекта — это лишь первый шаг, но Confluence поможет командам сохранять организованность и на всем остальном пути. После подготовки плана проекта все файлы и сведения можно держать в одном, доступном каждому участнику месте. Например, отдел DevOps компании Riverty опирается на возможности Confluence, чтобы составлять планы проектов и реализовывать их прямо на досках Scrum и Kanban.

Организовать активы с помощью баз данных

Другая распространенная трудность при управлении проектами — отслеживать все связанные активы. Там ведь столько файлов и столько версий!

В Confluence все ресурсы можно распределить по разделам. Команда ServiceChannel выделяет под каждый релиз продукта отдельную страницу в Confluence, чтобы объединить усилия технических и нетехнических групп, занимающихся его реализацией. В дальнейшем эта страница служит центром для их еженедельных встреч. Благодаря надежным средствам поиска и организации в Confluence критически важная информация о проекте всегда будет у вас под рукой.

Но можно пойти и дальше. Базы данных позволяют еще больше оптимизировать управление активами и ресурсами. Если раньше информация хранилась в различных папках на компьютерах участников команды или в облаке, то теперь последние версии документов всегда можно найти в базе данных и передать их в другие инструменты, используемые на проекте.

В базах данных под каждый проект отводится собственная страница, где команда может хранить файлы — требования к дизайну, руководства по стилю или сравнения с конкурентами. Никто больше не будет просить вас отправить файл, который вы уже отправили. (Ладно, это мы загнули. Но вы хотя бы сможете легко показать, где найти этот файл.)

Помимо этого, можно создавать разные представления для разных уровней участников. «Информируемым» можно дать наглядную сводку по проекту, а «ответственным» — предоставить более подробные данные.

Поставить сводки о состоянии на поток

Одна из главных сложностей при управлении проектами — информирование и координация действий всех участников, особенно в распределенных командах. Согласовать графики обновлений по проекту бывает непросто, а составление отчетов вручную отнимает много времени.

Confluence — решение этих проблем, которое можно сделать центром для коммуникации по проектам и обмена новостями в реальном времени. Проверяющие участники могут комментировать или задавать вопросы прямо в файле, что упрощает подтверждение и переход к следующему этапу.

Создавайте дашбоарды в Confluence, на которых будет отображаться ход проекта, сроки и ключевые показатели. По ним вся команда сможет в любое время узнать, что происходит на проекте.

Или пусть они обмениваются видеороликами Loom, размещая их на страницах Confluence. Участники команды могут добавлять короткие видеоролики с комментариями к файлам по дизайну, заявкам в Jira, дополнительным ресурсам и прочей документации. Из них дизайнеры и разработчики получают необходимый контекст, чтобы приступить к работе или показать ее итоги. Так каждый участник сможет просматривать новости в удобное время, а ресурс останется доступным, и на него можно будет ссылаться в дальнейшем.