Tips and tricks for getting the most out of Confluence databases
With remote working becoming the rule, not the exception, workers now want tools that enable easy, asynchronous collaboration.
According to a recent Microsoft survey, a majority of workers aren’t happy with how these tools serve them:
- 59% say their collaboration tools don’t align with their teams’ work preferences
- 72% say the incompatibility of their collaboration tools makes it difficult to collaborate across different teams
If you’re looking for a way to end laborious cross-team collaboration, Confluence databases might be just what you need. Think of Confluence databases as an ultimate work library, allowing teams to create, manage, and contextualize vital data across all teams in one, centralized location.
Let’s take a deep dive into Confluence databases. We’ll discuss what they are, how to use them, and go through some tips and tricks that can help your team get the most out of them.
What are Confluence databases and how do they work?
Confluence databases are repositories built into the Confluence platform, helping you store and manage a plethora of data across all your organization’s teams. They make it easy for your teams to not just structure and organize information, but also make the data easy to reference, share, display, and connect with other data, making cross-functional collaboration incredibly efficient.
Think of it as a centralized hub. You can populate them with any type of external and internal data (links, tools, videos, documents, etc.) and organize that data efficiently. You can also create a customized view of the data that coincides with each of your team’s specific knowledge management needs.
Les équipes peuvent utiliser les bases de données Confluence pour créer un dépôt d'informations complet et agréger des outils, des liens et des données provenant de sources internes et externes. Cette vue consolidée peut être personnalisée pour répondre à des besoins spécifiques, car elle sert de hub centralisé pour accéder au contenu et le gérer.
Confluence databases make it easy to:
- Efficiently connect and structure data for multiple teams, using structured formats and predefined field types to ensure consistency and clarity across entries.
- Curate your view of work by integrating all necessary information from various sources such as Jira tasks, Confluence pages, and even external tools, helping your team to attack goals and objectives with laser focus.
- Customize data displays by utilizing sorting and filtering options to create personalized views, enhancing data visualization across tables, cards, or boards.
- Provide real-time updates to all stakeholders at any time and with no manual work, thanks to real-time automated syncing features and intuitive sharing options.
If your team struggles with tool sprawl, information overload, and multiple sources of truth, Confluence databases could be a perfect solution for streamlining and enhancing collaboration across the board. It’s also super-easy to use.
Pour obtenir des instructions de base concernant les bases de données Confluence (créer une base de données, ajouter des types de champs, et bien plus encore), consultez ce guide pas-à-pas.
Intéressons-nous également à certaines fonctionnalités et bonnes pratiques plus avancées qui permettent d'utiliser au mieux les bases de données Confluence.
Conseils et astuces pour les bases de données Confluence
Pour mieux comprendre de quelles fonctionnalités nous parlons, nous allons commencer par un tour d'horizon de l'interface des bases de données.
- Les vues de base de données vous permettent de personnaliser l'affichage de votre base de données lorsqu'elle est partagée avec d'autres utilisateurs. Vous pouvez les utiliser pour définir la mise en page, le filtrage, le tri et les champs visibles de la base de données.
- La recherche rapide permet de retrouver rapidement des entrées dans la base de données.
- Le menu Plus permet d'effectuer des actions sur la base de données, par exemple, annuler, rétablir, verrouiller ou copier la structure, importer, exporter, obtenir de l'aide et envoyer du feedback.
- Les mises en page déterminent l'affichage de la base de données. Vous pouvez opter pour un affichage sous forme de tables, de cartes ou de tableaux.
- Les entrées de filtre permettent de définir des critères spécifiques pour l'affichage des données. Si vous définissez plusieurs filtres, vous pouvez choisir de tous les appliquer ou d'en appliquer seulement certains pour l'affichage des entrées.
- Le tri par champ vous permet de définir l'ordre des entrées en fonction des valeurs des champs, par exemple dans l'ordre croissant (flèche vers le haut) ou décroissant (flèche vers le bas).
- Le masquage des champs permet de désélectionner des champs afin de les masquer dans la vue.
Maintenant que nous avons passé en revue les principales options relatives aux bases de données, voyons plus en détail comment les utiliser.
Ajout de champs pour les pages Confluence et les tickets Jira
La structure de chaque base de données Confluence est définie par les types de champs configurés.
Utilisez les types de champs pour définir le type de données d'un champ spécifique (texte, chiffres, dates, images). À l'aide des types de champs, vous pouvez facilement trier, filtrer et rechercher des informations spécifiques dans votre base de données.
Nous vous avons montré comment créer des champs dans la ressource « Mise en route » et comment ajouter des données de base telles que du texte, une image, la date et l'utilisateur.
Voyons maintenant les types de champs que vous utiliserez le plus dans les bases de données Confluence.
Champs de page
Les champs de page vous permettent d'associer vos bases de données à des pages Confluence pertinentes.
Utilisez des champs de lien de page pour associer des entrées à des pages Confluence ou créer des pages à la volée, directement dans votre base de données. Par exemple, lorsque vous gérez des projets, vous pouvez créer et connecter une page spécifique au projet plus détaillée, avec chaque entrée de projet directement dans la base de données.
Une fois le champ de lien de page créé, vous n'avez plus qu'à rechercher et ajouter la page Confluence que vous souhaitez associer à votre base de données.
Informations de la page
Le champ d'informations de la page permet d'afficher les métadonnées d'une page Confluence associée. Il peut par exemple mettre en évidence l'auteur et la date de création d'une page ou afficher du texte riche à partir de votre macro Excerpt.
Vous pouvez également modifier l'état de n'importe quel champ des bases de données en cliquant sur le champ d'état de la page et en choisissant l'un des états personnalisés ou suggérés.
Une fois l'état modifié dans les bases de données, le changement sera également appliqué sur la page Confluence correspondante.
Champs JIRA
Utilisez le champ de ticket Jira pour associer les entrées de la base de données à un ou plusieurs tickets Jira et créer une feuille de route des tickets à gérer.
Cliquez dans la case « FIELD NAME » (NOM DU CHAMP) et sélectionnez « Jira issue Field » (Champ de ticket Jira).
Dans la liste déroulante « JIRA INSTANCE » (INSTANCE JIRA), sélectionnez « System Jira » (Jira système).
Cette action crée dans la base de données un champ de ticket Jira dans lequel vous pouvez retrouver un ticket Jira existant et l'associer à la base de données.
Le champ d'informations des tickets Jira permet d'afficher les informations des champs Jira provenant d'un ticket Jira associé dans une entrée afin de faciliter la gestion des tickets. Par exemple, vous pouvez configurer ce champ pour qu'il indique la date de dernière mise à jour de chaque ticket Jira.
Cet état change automatiquement lorsqu'un ticket est mis à jour.
Création de mises en page personnalisées
Vous pouvez facilement personnaliser les bases de données Confluence afin que chaque équipe ou chaque utilisateur puisse créer une vue parfaitement adaptée à ses besoins.
Vous pouvez faire votre choix parmi les trois mises en pages suivantes :
Vue sous forme de cartes :
Vue sous forme de tableaux :
Vue sous forme de tables :
Pour basculer entre ces trois vues, cliquez sur l'icône de vue et sélectionnez la mise en page souhaitée.
Une fois que vous avez choisi votre vue, vous pouvez poursuivre la personnalisation en réorganisant les lignes, les colonnes, les tableaux et les cartes. Cliquez simplement sur l'icône du champ à déplacer dans le menu supérieur (menu déroulant), puis fais-la glisser vers l'emplacement souhaité.
Vous pouvez déplacer tous les champs que vous avez créés sur les lignes et les colonnes pour trouver l'emplacement idéal dans la vue sous forme de cartes, de tableaux ou de tables.
Vue enregistrées
La fonction Save view (Enregistrer la vue) permet de créer et d'afficher des vues personnalisées accessibles à tous (ou aux utilisateurs de votre choix). Il vous suffit de sélectionner l'option « Save view » (Enregistrer la vue), puis de cliquer sur « Save as new view » (Enregistrer en tant que nouvelle vue).
Vous êtes ensuite invité à donner un nom à la vue créée afin d'y accéder facilement par la suite depuis le menu déroulant « All entries » (Toutes les entrées).
Pour partager la nouvelle vue enregistrée avec un membre de votre organisation, il vous suffit de cliquer sur le bouton de copie et d'envoyer l'URL copiée.
Tri et filtrage
Les bases de données vous permettent d'afficher les données de la manière qui vous semble la plus logique. Vous pouvez utiliser le tri ou le filtrage pour afficher les informations les plus pertinentes dans chaque base de données que vous créez.
Vous pouvez trier la vue en fonction du champ de lien de page et des étiquettes que vous avez créées.
Vous pouvez également créer des filtres. Par exemple, vous pouvez filtrer les données de façon à afficher les entrées appartenant à un utilisateur donné.
