Modèle de périmètre de travail
Standardisez les grandes lignes du périmètre de travail (SOW), en détaillant les responsabilités et les dates limites de chaque projet.
À chaque fois qu'un projet implique plusieurs équipes ou personnes, il y a toujours un risque de malentendu. Cela peut entraîner des tâches dupliquées ou manquées, ce qui peut conduire à des retards et des coûts supplémentaires. L'approche habituelle pour corriger des erreurs consiste à ajouter des tâches supplémentaires, ce qui peut entraîner une dérive des objectifs. C'est une terrible nouvelle pour vos clients, qui doivent redéfinir leur budget et leur chronologie, mais cela nuit également à votre réputation en tant que prestataire de services.
Comment s'assurer que les tâches et les dates limites sont définies et que toutes les parties prenantes sont sur la même longueur d'onde ? La réponse est un document sur le périmètre de travail (SOW), qui suit idéalement la même structure pour chaque projet. En utilisant le même modèle pour chaque brouillon de périmètre de travail, vous et vos collègues savez instantanément où trouver les détails des tâches, par exemple, qui fait quoi et quand.
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Avantages de l'utilisation d'un modèle de périmètre de travail
Assure la cohérence
Les modèles SOW garantissent que la documentation de chaque projet suit une structure et un format cohérents. Cela se traduit par un contenu, une terminologie et une présentation cohérents, ce qui minimise les ambiguïtés et les risques de malentendus.
Fait gagner du temps
Les modèles prédéfinis accélèrent considérablement le processus de création du SOW en fournissant une structure prête à l'emploi, des sections préremplies et des instructions de guidage. Cela élimine la tâche fastidieuse qui consiste à concevoir le document à partir de zéro, ce qui permet aux responsables de projet de consacrer plus de temps aux activités principales, telles que la planification, l'exécution et le suivi. En fin de compte, les modèles améliorent l'efficacité globale des projets et réduisent les retards potentiels.
Améliore la clarté
En décrivant les résultats, les tâches et les dates limites, les modèles SOW déterminent ce qui doit être réalisé, comment et quand le terminer. Cela élimine toute ambiguïté et favorise une compréhension partagée, en minimisant les erreurs d'interprétation. Des inclusions et des exclusions claires empêchent toute dérive des objectifs en fixant des limites claires à ce qui est inclus et ne l'est pas dans le projet.
Améliore la communication
Les modèles servent de point de référence partagé pour les discussions en fournissant un framework standardisé que toutes les parties prenantes peuvent comprendre et auquel elles peuvent se référer. Cela garantit que tout le monde est sur la même longueur d'onde en ce qui concerne le périmètre du projet, les résultats, les délais et les responsabilités. Cette base claire de communication réduit le risque de conflits liés à des interprétations ou à des attentes différentes. Si des revers surviennent pour des raisons externes, un plan commun aide les deux parties à les surmonter en collaboration sans attribuer de faute.
Atténue les risques
Comme les modèles SOW agissent comme des checklists complètes avec des instructions et un format structuré, ils réduisent le risque de négliger des informations cruciales. De plus, bien qu'un modèle ne soit pas juridiquement contraignant, il constitue la base d'un SOW complet qui devient légalement exécutoire une fois que toutes les parties l'ont signé. En fin de compte, la clarté dans la spécification des détails essentiels du projet protège tout le monde.
Consultez le modèle gratuit d'évaluation des risques pour en savoir plus sur la planification et l'atténuation des risques.
