Maximise la productivité avec les modèles GTD
Une longueur d'avance, des avantages déloyaux, des décisions intelligentes. C'est ce que tout le monde souhaite. Dans un monde de plus en plus uniforme, ceux qui se démarquent sont ceux qui réussissent. Avec les modèles GTD, les chefs de projet se concentrent sur l'avancement au lieu de se perdre dans les détails.
Un modèle GTD propose une solution prête à l'emploi lorsque le temps presse. Sur la base du processus GTD (Getting Things Done) de David Allen, il fournit une feuille de route claire pour mener à bien un projet.
À la base, la méthodologie GTD permet au cerveau de laisser libre cours à sa créativité tout en permettant de mener à bien les projets. Elle peut être particulièrement efficace lorsqu'elle est associée à des pratiques de gestion de projet Agile.
Dans cet article, nous expliquerons comment appliquer correctement les modèles GTD et comment les chefs de projet peuvent les utiliser pour transformer les projets en résultats souhaités à l'aide d'outils comme Confluence et Jira.
Qu'est-ce qu'un modèle GTD ?
Un modèle GTD structure les principes de productivité de David Allen. Le modèle décrit les principes clés de la méthodologie GTD et vous donne une feuille de route pour une implémentation rapide et efficace de cette méthodologie en utilisant une approche pas-à-pas éprouvée en matière de gestion de projet.
Un modèle GTD permet d'éviter de se demander ce qui va suivre, en donnant aux experts en la matière la liberté de se concentrer sur le présent. Les modèles GTD peuvent aider les équipes Agile à rester concentrées et à éviter de dépasser les limites WIP en proposant de prochaines actions claires.
L'importance des modèles GTD
Qu'il s'agisse d'une méthodologie en cascade, d'Agile ou d'une combinaison des deux, la gestion de projet traditionnelle repose principalement sur les tâches. Ces dernières constituent la dernière étape de planification avant qu'une PME ne puisse agir.
Une liste de choses à faire est synonyme de désastre pour les professionnels créatifs et occupés. C'est là que les modèles GTD font la différence. Non seulement ils suppriment les facteurs de stress et de procrastination, en les remplaçant par de la clarté, de la concentration et en permettant aux PME de créer le meilleur d'elles-mêmes, mais ils améliorent également de manière significative la gestion du temps et la priorisation des tâches.
Les modèles GTD vous aident à gérer votre temps plus efficacement en fournissant un framework structuré pour capturer, clarifier, organiser et examiner les tâches. Ils aident à prioriser les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence, en veillant à ce que les points les plus importants reçoivent une attention immédiate, tandis que les questions les moins urgentes sont planifiées pour plus tard.
De plus, les modèles GTD favorisent une approche proactive de la gestion des tâches, réduisant ainsi le risque que des tâches importantes passent entre les mailles du filet. Grâce à une meilleure organisation et à une meilleure visibilité des tâches en attente, vous pouvez prendre des décisions éclairées concernant l'allocation de votre temps et de vos ressources, afin de booster la productivité et de réduire le stress.
Les principes de la méthodologie GTD
GTD repose sur cinq principes fondamentaux : capturer, clarifier, organiser, réfléchir et engager.
Capture
C'est à cette étape que vous présentez toutes vos idées. L'objectif est de créer une boîte de réception de tâches contenant les idées, les exigences et les préoccupations concernant une fonction, une personne ou un projet spécifique. Il peut s'agir de tâches, de projets, d'idées, d'engagements ou de toute autre chose qui attire votre attention. En capturant tout cela au même endroit, vous libérez de l'espace mental et vous ne manquez rien.
Clarifier
Classez les idées par catégories en fonction de leur importance, des étapes nécessaires et de l'aide dont vous aurez besoin (le cas échéant). Considérez cette étape comme un filtre. L'objectif n'est pas de rejeter des idées, mais de les replacer dans le bon contexte.
Organisez
C'est là que vous commencerez à voir le ou les projets prendre forme, en continuant à trier les éléments qui étaient autrefois des idées et en les transformant en projets, en les envoyant dans une file d'attente ou en les enregistrant comme informations de référence.
Réflexion
Posez-vous la question : « Est-ce toujours d'actualité ? » à l'intervalle de votre choix. Certains préfèrent reconsidérer la question chaque semaine, tandis que d'autres le font tous les jours. Cette revue permet de maintenir les tâches en place tout en allégeant la pression sur les membres de l'équipe grâce à la méthodologie GTD.
Les rapports Agile peuvent fournir des informations précieuses au cours de cette étape de réflexion.
Impliquez
Il est grand temps de se mettre au travail. Une fois que les équipes ont clarifié, organisé et examiné tous les éléments, les utilisateurs peuvent effectuer des tâches individuellement jusqu'à ce qu'ils aient terminé leurs projets.
En utilisant GTD comme méthodologie de projet, les membres de l'équipe peuvent avoir l'esprit tranquille. Avec GTD, vous savez que vous travaillez sur la bonne tâche au bon moment pour obtenir les résultats souhaités.
Types de modèle GTD
Les modèles GTD sont polyvalents. Les chefs de projet les adaptent aux besoins de leur équipe, des parties prenantes et du projet lui-même. Cependant, certains modèles GTD sont standard et devraient faire partie de tous les systèmes GTD, notamment les suivants :
Listes de tâches quotidiennes
Dans GTD, les listes de tâches quotidiennes prennent la forme du modèle Prochaines actions. Cela donne aux utilisateurs GTD un point de référence rapide pour passer en revue les éléments d'action et accomplir ce qui compte lorsque c'est important. Les utilisateurs associent les tâches quotidiennes dans le modèle Calendrier et isolent les éléments d'action suivants pour les tâches quotidiennes.
Planificateurs hebdomadaires
Le modèle de planificateur hebdomadaire est essentiel pour aligner vos tâches quotidiennes sur des responsabilités plus larges. Les utilisateurs GTD avertis utilisent des sessions de planification hebdomadaires pour réévaluer et restructurer leur liste de prochaines actions, en veillant à ce que chaque tâche reste pertinente par rapport à leurs objectifs généraux.
Modèles d'organisation de projet
Pour garantir un ordre du jour bien structuré qui favorise des discussions productives, répertoriez les sujets ou les points à l'ordre du jour en fonction de leur priorité ou de leur pertinence par rapport aux objectifs de la réunion.
Utilisez les mises en page flexibles de Confluence pour exposer brièvement et organiser les points à votre ordre du jour.
Boîte de réception
La force du modèle de boîte de réception réside dans la liberté de partager l'ensemble de vos pensées, idées, concepts et projets ambitieux en un seul endroit. Les professionnels GTD considèrent également ces éléments comme des entrées aléatoires de la vie. D'autres appellent simplement les éléments des « trucs ». Dans ce cas, ces éléments disparates liés à un projet apparaissent dans la boîte de réception. Voici le processus pour déplacer les éléments de la boîte de réception vers leur emplacement pertinent dans d'autres modèles.
1. Créez la liste : la première étape pour utiliser le modèle de boîte de réception est de créer la liste, également appelée « mind sweep ».
2. Triez la liste : classez les éléments dans la bonne catégorie. Comment savoir quelle catégorie est la bonne ? Le workflow GTD détermine où vont les éléments de liste.
L'élément est-il exploitable ?
Oui : placez les éléments exploitables à l'un des deux emplacements suivants :
- La liste d'attente : envoyez des éléments ici si vous avez besoin de l'intervention de quelqu'un d'autre avant de terminer une action.
- La liste Prochaines actions : placez les éléments ici s'ils ont une date d'échéance et que vous devez accomplir au moins une autre étape avant de les marquer comme terminés.
Non : placez les éléments non exploitables à la poubelle, dans la liste Un jour ou dans la liste Références.
- La liste Un jour : placez les éléments dans cette liste s'ils ne sont pas pertinents maintenant, mais qu'ils le seront à l'avenir. Par exemple, un élément qui n'a pas de date d'échéance ni aucune action.
- La liste Références : bien que cette liste ne comporte aucune action, elle contient des informations essentielles pour compléter les éléments de la liste d'attente et de la liste Prochaines actions.
Comment utiliser les modèles GTD
Le parcours d'un élément ne s'arrête pas après le triage. De nombreux éléments de la boîte de réception seront ajoutés à la liste des projets. Chaque projet inclut un planificateur de revue hebdomadaire.
La checklist de revue hebdomadaire inclut ce qui suit :
- Un espace physique et numérique dégagé pour se concentrer sur le projet en cours.
- Notez et structurez tous les projets, les demandes de mises à jour et les éléments d'action qui ne figurent pas déjà dans le planificateur de projets.
- Consultez la liste Calendrier. Faites en sorte de planifier chaque élément d'action plus tôt ou plus tard que prévu.
- Consultez la liste Prochaines actions. Marquez tous les éléments finis comme terminés. Passez en revue les autres éléments d'action de la liste pour déterminer s'ils doivent devenir des projets distincts ou s'ils doivent rester dans la liste.
- Ajoutez des innovations et des idées que vous aimeriez tester.
- Réfléchissez à ce qui s'est bien passé.
- Documentez les voies d'amélioration.
À présent, nous allons jeter un œil à chaque liste d'un projet GTD.
La liste Prochaines actions
Passez en revue les éléments de cette liste et posez les questions suivantes pour faciliter leur achèvement :
Puis-je terminer cet élément en une seule étape ? Si la réponse est oui et que vous pouvez le terminer en moins de deux minutes, marquez-le comme terminé.
Est-ce que l'élément nécessite plusieurs étapes avant d'être terminé ? Faites-en un projet et dressez la liste des étapes à suivre pour le terminer.
L'élément ne comporte qu'une seule étape, mais vous ne pouvez pas la réaliser en moins de deux minutes ? Laissez-le sur la liste Prochaines actions et programmez l'achèvement de l'élément à une date ultérieure.
Remarque : vous ne perdrez pas la trace des éléments différés, car la méthodologie GTD prévoit des revues périodiques de toutes les listes. Ces revues permettent aux professionnels de cette méthodologie de modifier l'état d'un élément, en le déplaçant d'une liste à une autre jusqu'à ce qu'ils le terminent, le mettent en attente ou le suppriment.
La liste En attente
Pour les éléments de cette liste, indiquez le nom de la personne chargée de déplacer l'élément vers la liste des éléments déjà achevés. Indiquez une date d'échéance pour l'élément et effectuez un suivi jusqu'à ce qu'il soit terminé.
La liste Un jour
Cette liste contient des éléments qui n'ont pas d'action ou de délais serrés. Lors des revues périodiques, il est important de parcourir cette liste pour détecter les projets potentiels, les éléments en une étape et les éléments nécessitant l'aide d'une autre personne.
La liste Références
Sans cette liste, rien n'est réellement fait. Considérez cette liste comme la base de connaissances ou le répertoire qui donne du contexte à chaque élément. Associez les éléments de la liste Références à au moins un élément d'une autre liste. Un exemple d'élément de la liste Références peut être la date de naissance d'une personne, ses coordonnées, un aperçu d'un projet issu d'une réunion, une citation tirée d'un livre, un bloc de texte ou un lien vers un PDF.
La liste Calendrier
Les experts de la méthodologie GTD utilisent cette liste pour saisir les dates importantes liées aux éléments de la liste. Les éléments de la liste Prochaines actions et de la liste En attente doivent comporter des dates. Vous trouverez ces éléments dans la liste Calendrier.
Lors des revues périodiques, déplacez les dates au besoin pour que le workflow corresponde à vos capacités.
Comment choisir le bon modèle GTD
Cette méthodologie, bien que simple, offre une certaine flexibilité à l'utilisateur. Cette flexibilité s'accompagne de points à considérer comme :
Préférences personnelles
Par exemple, vous pouvez passer en revue les éléments de la liste Prochaines actions tous les jours et la liste des projets chaque semaine. Ou, si cela vous convient mieux, vous pouvez programmer des revues deux fois par semaine pour les projets urgents et essentiels.
Programmer ces revues donne aux utilisateurs la sécurité psychologique nécessaire pour se concentrer sur la tâche à accomplir, en sachant qu'ils n'ignoreront ni n'oublieront aucun élément.
Exigences relatives au workflow
Les chefs de projet savent que les exigences des parties prenantes changent. Avec les modèles GTD, il peut être facile de s'adapter à ces exigences, mais uniquement avec les bonnes ressources pour soutenir vos efforts.
Confluence propose une gamme de modèles GTD personnalisables pour vous aider à changer de cap sans perdre l'élan de votre projet.
Utiliser les modèles GTD de Confluence et de Jira
Avec les bases de données Jira et Confluence, les chefs de projet disposent d'un emplacement unique et uniforme pour s'organiser selon la méthodologie GTD. Les bases de données Confluence fournissent un moyen structuré de stocker, de connecter et de gérer différents types d'informations. Outre la synchronisation et l'organisation en temps réel, les bases de données Confluence vous permettent de définir des relations entre les données, de créer des vues personnalisées et de référencer les informations des bases de données n'importe où sur les pages Confluence.
Par exemple, vous pouvez créer des bases de données pour suivre les exigences des projets, stocker les notes de réunion, gérer les tâches de l'équipe et organiser les recherches clients au même endroit. Les bases de données prennent également en charge différents types de champs, y compris le texte, la date, les personnes et les pages. Cette flexibilité vous permet de modéliser les informations en fonction de votre cas d'utilisation spécifique.
De plus, l'intégration fluide entre les bases de données Confluence et Jira permet de créer un workflow de gestion de projet puissant. Vous pouvez synchroniser les tickets Jira avec une base de données Confluence pour avoir une idée complète de l'état, des priorités et des dépendances du projet. Toutes les mises à jour apportées aux tickets Jira associés sont automatiquement reflétées dans la base de données. Les informations sont ainsi constamment actualisées. Cette intégration comble le fossé entre la planification dans Confluence et l'exécution dans Jira.
Les projets complexes nécessitent des systèmes intelligents
Connecter Confluence à Jira simplifie l'exécution de projets complexes. Utilisez les tableaux Jira pour prioriser, suivre et gérer le travail du début à la fin. Par exemple, des liens intelligents relient Confluence et Jira pour une gestion de projet efficace via les deux outils.
Le principal avantage est de savoir que les éléments complexes des listes GTD bénéficieront d'un plan de livraison clair et coordonné via l'interface Jira. De plus, la visibilité des actions entre les deux outils permet des mises à jour complètes des états et des cycles de revue fluides.
Confluence inclut également des éléments de page, tels que des tableurs, des états, des éléments d'action, des dates, des responsables et des décisions.
Modèles GTD : questions fréquentes
À quelle fréquence dois-je mettre à jour mes modèles GTD ?
Lors de vos revues périodiques, sollicitez du feedback sur la structure des modèles des listes GTD. Demandez-vous si vous collectez suffisamment d'informations pour mener à bien des projets et modifiez les modèles en fonction des besoins de votre équipe.
Quelle est la différence entre la méthodologie GTD et le framework Agile ?
Bien que GTD et Agile présentent certaines similitudes, ce sont des méthodologies fondamentalement différentes. GTD est un système de productivité qui vise à aider les individus à saisir, à clarifier, à organiser et à étudier leurs tâches, et à s'y impliquer afin de réduire le stress et de gagner en efficacité. En revanche, Agile est un framework de gestion de projet conçu pour permettre aux équipes de développer des produits de manière itérative selon des cycles courts appelés sprints, en mettant fortement l'accent sur la collaboration et l'adaptabilité.
Cependant, les deux méthodologies s'alignent d'une certaine manière, par exemple en clarifiant la « définition de “Terminé” », en utilisant le brainstorming (Agile) et le « mind sweep » (GTD) pour générer des idées, et en classant les éléments dans des user stories (Agile) ou des projets (GTD).