Maximise la productivité avec les modèles GTD
Une longueur d'avance, des avantages déloyaux, des décisions intelligentes. C'est ce que tout le monde souhaite. Dans un monde de plus en plus uniforme, ceux qui se démarquent sont ceux qui réussissent. Avec les modèles GTD, les chefs de projet se concentrent sur l'avancement au lieu de se perdre dans les détails.
Un modèle GTD propose une solution prête à l'emploi lorsque le temps presse. Sur la base du processus GTD (Getting Things Done) de David Allen, il fournit une feuille de route claire pour mener à bien un projet.
À la base, la méthodologie GTD permet au cerveau de laisser libre cours à sa créativité tout en permettant de mener à bien les projets. Elle peut être particulièrement efficace lorsqu'elle est associée à des pratiques de gestion de projet Agile.
Dans cet article, nous expliquerons comment appliquer correctement les modèles GTD et comment les chefs de projet peuvent les utiliser pour transformer les projets en résultats souhaités à l'aide d'outils comme Confluence et Jira.
Qu'est-ce qu'un modèle GTD ?
Un modèle GTD structure les principes de productivité de David Allen. Le modèle décrit les principes clés de la méthodologie GTD et vous donne une feuille de route pour une implémentation rapide et efficace de cette méthodologie en utilisant une approche pas-à-pas éprouvée en matière de gestion de projet.
Un modèle GTD permet d'éviter de se demander ce qui va suivre, en donnant aux experts en la matière la liberté de se concentrer sur le présent. Les modèles GTD peuvent aider les équipes Agile à rester concentrées et à éviter de dépasser les limites WIP en proposant de prochaines actions claires.
Types de modèle GTD
Les modèles GTD sont polyvalents. Les chefs de projet les adaptent aux besoins de leur équipe, des parties prenantes et du projet lui-même. Cependant, certains modèles GTD sont standard et devraient faire partie de tous les systèmes GTD, notamment les suivants :
Listes de tâches quotidiennes
Dans GTD, les listes de tâches quotidiennes prennent la forme du modèle Prochaines actions. Cela donne aux utilisateurs GTD un point de référence rapide pour passer en revue les éléments d'action et accomplir ce qui compte lorsque c'est important. Les utilisateurs associent les tâches quotidiennes dans le modèle Calendrier et isolent les éléments d'action suivants pour les tâches quotidiennes.
Planificateurs hebdomadaires
Le modèle de planificateur hebdomadaire est essentiel pour aligner vos tâches quotidiennes sur des responsabilités plus larges. Les utilisateurs GTD avertis utilisent des sessions de planification hebdomadaires pour réévaluer et restructurer leur liste de prochaines actions, en veillant à ce que chaque tâche reste pertinente par rapport à leurs objectifs généraux.
Modèles d'organisation de projet
Pour garantir un ordre du jour bien structuré qui favorise des discussions productives, répertoriez les sujets ou les points à l'ordre du jour en fonction de leur priorité ou de leur pertinence par rapport aux objectifs de la réunion.
Utilisez les mises en page flexibles de Confluence pour exposer brièvement et organiser les points à votre ordre du jour.
Boîte de réception
La force du modèle de boîte de réception réside dans la liberté de partager l'ensemble de vos pensées, idées, concepts et projets ambitieux en un seul endroit. Les professionnels GTD considèrent également ces éléments comme des entrées aléatoires de la vie. D'autres appellent simplement les éléments des « trucs ». Dans ce cas, ces éléments disparates liés à un projet apparaissent dans la boîte de réception. Voici le processus pour déplacer les éléments de la boîte de réception vers leur emplacement pertinent dans d'autres modèles.
1. Créez la liste : la première étape pour utiliser le modèle de boîte de réception est de créer la liste, également appelée « mind sweep ».
2. Triez la liste : classez les éléments dans la bonne catégorie. Comment savoir quelle catégorie est la bonne ? Le workflow GTD détermine où vont les éléments de liste.
L'élément est-il exploitable ?
Oui : placez les éléments exploitables à l'un des deux emplacements suivants :
- La liste d'attente : envoyez des éléments ici si vous avez besoin de l'intervention de quelqu'un d'autre avant de terminer une action.
- La liste Prochaines actions : placez les éléments ici s'ils ont une date d'échéance et que vous devez accomplir au moins une autre étape avant de les marquer comme terminés.
Non : placez les éléments non exploitables à la poubelle, dans la liste Un jour ou dans la liste Références.
- La liste Un jour : placez les éléments dans cette liste s'ils ne sont pas pertinents maintenant, mais qu'ils le seront à l'avenir. Par exemple, un élément qui n'a pas de date d'échéance ni aucune action.
- La liste Références : bien que cette liste ne comporte aucune action, elle contient des informations essentielles pour compléter les éléments de la liste d'attente et de la liste Prochaines actions.
Reference List
The Reference List is your go-to for storing essential information and context. This might include contact details, notes, or useful documents. Use it to link important information to tasks on other lists, ensuring you have all the necessary context.
Calendar List
The Calendar List captures essential dates and scheduled tasks. Assign dates to items from the Next Actions List and Waiting List, and update it regularly to keep your workflow in sync with your schedule.
Comment utiliser les modèles GTD
Le parcours d'un élément ne s'arrête pas après le triage. De nombreux éléments de la boîte de réception seront ajoutés à la liste des projets. Chaque projet inclut un planificateur de revue hebdomadaire.
La checklist de revue hebdomadaire inclut ce qui suit :
- Un espace physique et numérique dégagé pour se concentrer sur le projet en cours.
- Notez et structurez tous les projets, les demandes de mises à jour et les éléments d'action qui ne figurent pas déjà dans le planificateur de projets.
- Consultez la liste Calendrier. Faites en sorte de planifier chaque élément d'action plus tôt ou plus tard que prévu.
- Consultez la liste Prochaines actions. Marquez tous les éléments finis comme terminés. Passez en revue les autres éléments d'action de la liste pour déterminer s'ils doivent devenir des projets distincts ou s'ils doivent rester dans la liste.
- Ajoutez des innovations et des idées que vous aimeriez tester.
- Réfléchissez à ce qui s'est bien passé.
- Documentez les voies d'amélioration.
À présent, nous allons jeter un œil à chaque liste d'un projet GTD.
Les principes de la méthodologie GTD
Capture
C'est à cette étape que vous présentez toutes vos idées. L'objectif est de créer une boîte de réception de tâches contenant les idées, les exigences et les préoccupations concernant une fonction, une personne ou un projet spécifique. Il peut s'agir de tâches, de projets, d'idées, d'engagements ou de toute autre chose qui attire votre attention. En capturant tout cela au même endroit, vous libérez de l'espace mental et vous ne manquez rien.
Clarifier
Classez les idées par catégories en fonction de leur importance, des étapes nécessaires et de l'aide dont vous aurez besoin (le cas échéant). Considérez cette étape comme un filtre. L'objectif n'est pas de rejeter des idées, mais de les replacer dans le bon contexte.
Organisez
C'est là que vous commencerez à voir le ou les projets prendre forme, en continuant à trier les éléments qui étaient autrefois des idées et en les transformant en projets, en les envoyant dans une file d'attente ou en les enregistrant comme informations de référence.
Réflexion
Posez-vous la question : « Est-ce toujours d'actualité ? » à l'intervalle de votre choix. Certains préfèrent reconsidérer la question chaque semaine, tandis que d'autres le font tous les jours. Cette revue permet de maintenir les tâches en place tout en allégeant la pression sur les membres de l'équipe grâce à la méthodologie GTD.
Les rapports Agile peuvent fournir des informations précieuses au cours de cette étape de réflexion.
Impliquez
Il est grand temps de se mettre au travail. Une fois que les équipes ont clarifié, organisé et examiné tous les éléments, les utilisateurs peuvent effectuer des tâches individuellement jusqu'à ce qu'ils aient terminé leurs projets.
En utilisant GTD comme méthodologie de projet, les membres de l'équipe peuvent avoir l'esprit tranquille. Avec GTD, vous savez que vous travaillez sur la bonne tâche au bon moment pour obtenir les résultats souhaités.
Resource planning template
Effective resource management is critical to keeping projects on time and within budget, and the resource planning template makes it easy. This template provides a structured framework for organizing human, financial, and material resources, ensuring that workloads are balanced and bottlenecks are avoided. Project managers can make informed decisions and adjust allocations as needed by gaining a clear overview of resource availability.
With real-time editing and visual timelines, this template enhances collaboration and integrates seamlessly with tools like Jira, making resource management dynamic and efficient. Use the Resource Planning Template to allocate resources accurately, track progress, and ensure smooth project execution.
SMART goals template
Setting clear, focused goals is crucial to project success, and the SMART goals template provides a structured framework to help teams craft practical, results-driven objectives. The SMART method—Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Time-bound—ensures your goals are well-defined and aligned with business benefits and stakeholder needs.
Using this template, teams can create quantifiable, realistic, and deadline-driven goals, helping to improve productivity and collaboration. Whether your goals are ambitious or modest, this template helps ensure they are achievable and contribute to meaningful project outcomes.
SWOT analysis template
A SWOT analysis template is an essential tool for businesses looking to prioritize projects, assess market conditions, and stay ahead of competitors. By analyzing your company’s strengths, weaknesses, opportunities, and threats, this template helps you make informed decisions and focus on strategic planning. Whether you’re evaluating new projects, product lines, or market expansions, the SWOT template streamlines the process, allowing you to organize critical insights and take action quickly.
Confluence’s free SWOT analysis template enhances collaboration by enabling teams to contribute in real-time, ensuring everyone stays aligned and ready to respond to market changes. Use this template to make smarter, data-driven decisions that support long-term business success.
Comment choisir le bon modèle GTD
Cette méthodologie, bien que simple, offre une certaine flexibilité à l'utilisateur. Cette flexibilité s'accompagne de points à considérer comme :
Préférences personnelles
Par exemple, vous pouvez passer en revue les éléments de la liste Prochaines actions tous les jours et la liste des projets chaque semaine. Ou, si cela vous convient mieux, vous pouvez programmer des revues deux fois par semaine pour les projets urgents et essentiels.
Programmer ces revues donne aux utilisateurs la sécurité psychologique nécessaire pour se concentrer sur la tâche à accomplir, en sachant qu'ils n'ignoreront ni n'oublieront aucun élément.
Exigences relatives au workflow
Les chefs de projet savent que les exigences des parties prenantes changent. Avec les modèles GTD, il peut être facile de s'adapter à ces exigences, mais uniquement avec les bonnes ressources pour soutenir vos efforts.
Confluence propose une gamme de modèles GTD personnalisables pour vous aider à changer de cap sans perdre l'élan de votre projet.